Đơn đặt hàng (Purchase Order – PO) là chứng từ do bên mua lập và gửi cho nhà cung cấp để xác nhận nhu cầu mua hàng hóa hoặc dịch vụ theo các điều kiện cụ thể như số lượng, đơn giá, thời gian giao và điều kiện thanh toán.
Trong doanh nghiệp, PO không chỉ phục vụ việc đặt hàng mà còn là dữ liệu để bộ phận mua hàng, kho và kế toán theo dõi giao dịch, kiểm tra hàng thực nhận và đối chiếu hóa đơn trước khi thanh toán. Vì vậy, cần hiểu đúng PO là gì, ai lập PO, PO có giá trị pháp lý trong trường hợp nào và khác gì với PR, Sales Order, hóa đơn hay hợp đồng.
Đơn đặt hàng (PO/Purchase Order) là gì?
Purchase Order (PO), tiếng Việt thường gọi là đơn đặt hàng hoặc đơn mua hàng, là chứng từ do bên mua phát hành cho nhà cung cấp để đặt mua hàng hóa hoặc dịch vụ theo những điều kiện đã xác định.
Hiểu nhanh: PO cho biết doanh nghiệp đặt mua gì, từ nhà cung cấp nào, với số lượng, giá, thời gian giao và điều kiện thanh toán ra sao. Đây cũng là dữ liệu để kiểm tra hàng nhận và hóa đơn ở các bước sau.
Ví dụ, Công ty A đặt mua 100 màn hình từ Nhà cung cấp B. PO có thể ghi số PO, mã hàng, số lượng 100 chiếc, đơn giá, địa chỉ giao hàng, ngày giao dự kiến và thời hạn thanh toán. Khi đó, bộ phận mua hàng, kho, kế toán và nhà cung cấp có cùng một căn cứ để theo dõi giao dịch.
Đơn đặt hàng do bên nào lập?
Thông thường, bên mua là bên lập và phát hành PO. Nhu cầu mua có thể bắt đầu từ một yêu cầu nội bộ, sau đó được phê duyệt và chuyển cho bộ phận mua hàng để tạo PO gửi nhà cung cấp.
PO Number là gì?
PO Number là số hoặc mã nhận diện của đơn đặt hàng. Mã này giúp doanh nghiệp truy vết giao dịch và liên kết PO với dữ liệu nhận hàng, hóa đơn, thanh toán hoặc hồ sơ trên ERP.
Một đơn đặt hàng thường gồm những nội dung nào?
Một PO hữu ích cần đủ thông tin để bên mua, nhà cung cấp và kế toán nhận diện chính xác giao dịch, hàng hóa hoặc dịch vụ, điều kiện giao nhận và thanh toán. Không có một mẫu PO duy nhất bắt buộc cho mọi doanh nghiệp, nhưng thường nên có các nhóm thông tin sau.
| Nhóm thông tin | Nội dung thường có trên PO |
|---|---|
| Nhận diện PO | Số PO/PO Number, ngày lập, người lập hoặc bộ phận mua hàng. |
| Bên mua | Tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế, người liên hệ. |
| Nhà cung cấp | Tên nhà cung cấp, địa chỉ, mã số thuế và thông tin liên hệ. |
| Hàng hóa/dịch vụ | Mã hàng, tên hàng hoặc mô tả dịch vụ, quy cách, đơn vị tính. |
| Số lượng và giá | Số lượng, đơn giá, thành tiền, chiết khấu hoặc khoản phí liên quan nếu có. |
| Giao hàng | Ngày giao dự kiến, địa điểm giao, người nhận và điều kiện giao. |
| Thanh toán | Phương thức, thời hạn, mốc tính thời hạn và yêu cầu chứng từ. |
| Tham chiếu | Hợp đồng, báo giá, yêu cầu mua hàng hoặc tài liệu liên quan. |
Khi doanh nghiệp sử dụng ERP hoặc phần mềm mua hàng, PO có thể có thêm mã dự án, cost center, mã ngân sách, người phê duyệt, trạng thái PO hoặc lịch giao nhiều đợt. Đây là dữ liệu phục vụ quản trị nội bộ và không nhất thiết giống nhau giữa các doanh nghiệp.
PO có giá trị pháp lý không? Có phải là hợp đồng không?
PO có thể là một phần của quá trình giao kết hoặc là tài liệu giúp chứng minh nội dung giao dịch, nhưng không nên mặc định mọi PO đều tự động trở thành hợp đồng. Cần xem nội dung PO, cách nhà cung cấp chấp nhận, hợp đồng hoặc báo giá liên quan và quá trình các bên thực hiện giao dịch.
Đơn đặt hàng có cần ký hoặc đóng dấu không?
Không có một quy định chung yêu cầu mọi PO của doanh nghiệp đều phải đóng dấu. Khi xác nhận PO, doanh nghiệp nên kiểm tra thẩm quyền ký, quy chế phê duyệt nội bộ, hợp đồng với nhà cung cấp và yêu cầu riêng của giao dịch.
PO gửi qua email hoặc file PDF có được sử dụng không?
Việc PO được gửi dưới dạng điện tử không làm thông tin tự động mất giá trị pháp lý. Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Khi dùng PO điện tử, doanh nghiệp nên lưu phiên bản đã gửi, thời điểm gửi, người gửi/người nhận, phản hồi xác nhận và lịch sử thay đổi. Xem Luật Giao dịch điện tử 2023.
Phân biệt PO với PR, Sales Order, hóa đơn và hợp đồng
PO là chứng từ từ phía bên mua, còn PR, Sales Order, hóa đơn và hợp đồng có nhiệm vụ khác trong cùng chuỗi mua – bán. Phân biệt đúng giúp doanh nghiệp không dùng một chứng từ để thay cho chức năng của chứng từ khác.
| Tài liệu | Thường do ai lập? | Mục đích chính | Vị trí thường gặp |
|---|---|---|---|
| PR – Purchase Requisition | Bộ phận nội bộ bên mua | Đề nghị và xin phê duyệt nhu cầu mua | Trước PO |
| PO – Purchase Order | Bên mua | Đặt mua hàng hóa/dịch vụ | Sau phê duyệt nhu cầu |
| Sales Order – SO | Bên bán | Ghi nhận và xử lý đơn bán | Sau khi bên bán tiếp nhận đơn mua |
| Phiếu nhập kho/GR | Bên nhận hàng | Ghi nhận hàng thực tế nhận/nhập | Khi nhận hàng |
| Invoice – Hóa đơn | Bên bán | Lập hóa đơn cho giao dịch theo quy định áp dụng | Theo thời điểm lập hóa đơn |
| Hợp đồng | Các bên | Xác lập quyền, nghĩa vụ và điều kiện giao dịch | Trước hoặc trong quá trình giao kết |
PR và PO khác nhau thế nào?
PR là yêu cầu mua hàng trong nội bộ; PO là đơn đặt hàng gửi ra nhà cung cấp. Ví dụ, phòng IT lập PR mua 20 laptop để xin duyệt. Khi yêu cầu được chấp thuận, bộ phận mua hàng mới lập PO gửi nhà cung cấp.
PO và Sales Order khác nhau thế nào?
PO được tạo từ góc nhìn của bên mua; Sales Order được tạo từ góc nhìn của bên bán. Trong giao dịch B2B, nhà cung cấp có thể tiếp nhận PO của khách hàng rồi tạo Sales Order trên ERP để tổ chức xuất kho, giao hàng và theo dõi đơn bán. Nếu cần đi sâu vào bước này, có thể xem quy trình chuyển Purchase Order sang Sales Order.
PO và hóa đơn khác nhau thế nào?
PO thể hiện bên mua đã đặt gì và theo điều kiện nào; hóa đơn là chứng từ do bên bán lập cho giao dịch theo quy định áp dụng. Trước khi thanh toán, kế toán thường cần kiểm tra thêm dữ liệu hàng hóa hoặc dịch vụ thực tế đã nhận thay vì chỉ so PO với hóa đơn.
Các loại Purchase Order thường gặp
Standard Purchase Order – PO tiêu chuẩn
Dùng cho một lần mua cụ thể khi doanh nghiệp đã biết tương đối đầy đủ hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, giá, ngày giao và điều kiện thanh toán.
Blanket Purchase Order – PO khung
Phù hợp khi doanh nghiệp dự kiến mua nhiều lần từ cùng một nhà cung cấp trong một khoảng thời gian. Hai bên có thể thống nhất trước nhóm hàng, hạn mức, giá hoặc nguyên tắc giá và các điều kiện chung.
Contract Purchase Order – PO theo hợp đồng
Được phát hành dựa trên hợp đồng hoặc thỏa thuận khung đã có. PO thường tập trung vào lần mua cụ thể và dẫn chiếu hợp đồng liên quan.
Planned Purchase Order – PO kế hoạch
Dùng khi doanh nghiệp đã dự kiến nhu cầu mua trong tương lai nhưng chưa chốt toàn bộ lịch giao từng đợt. Một số thông tin được xác định trước, còn lịch giao có thể được cập nhật theo kế hoạch thực tế.
Service Purchase Order – PO dịch vụ
Dùng khi doanh nghiệp mua dịch vụ thay vì hàng hóa, chẳng hạn vận chuyển, bảo trì, tư vấn hoặc công nghệ. PO dịch vụ nên mô tả rõ phạm vi công việc, thời gian thực hiện, mốc nghiệm thu và cách tính phí.
Quy trình sử dụng PO trong doanh nghiệp
Quy trình PO thường bắt đầu từ nhu cầu mua, đi qua phê duyệt – đặt hàng – nhận hàng – nhận hóa đơn và kết thúc khi giao dịch được đối chiếu, thanh toán và đóng PO. Không nên xem việc tạo PO là toàn bộ quy trình mua hàng.
- Phát sinh nhu cầu: bộ phận sử dụng xác định hàng hóa/dịch vụ, số lượng, thời điểm cần và ngân sách dự kiến.
- Lập và phê duyệt yêu cầu mua: kiểm tra tính cần thiết, ngân sách và thẩm quyền duyệt.
- Lựa chọn nhà cung cấp: lấy báo giá, so sánh và thống nhất các điều kiện cần thiết.
- Lập và phê duyệt PO: PO phản ánh đúng nhu cầu và các điều kiện đã được duyệt.
- Gửi PO và nhận xác nhận: nhà cung cấp chấp thuận hoặc đề nghị điều chỉnh; các thay đổi quan trọng cần được lưu vết.
- Nhận hàng/dịch vụ: kiểm tra số lượng, chất lượng và ghi nhận dữ liệu thực nhận.
- Nhận hóa đơn và đối chiếu: so PO với dữ liệu nhận hàng và hóa đơn để xác định sai lệch cần xử lý.
- Thanh toán và đóng PO: thực hiện thanh toán theo điều kiện và cập nhật trạng thái hoàn tất.
Ở bước nhận hàng, kế toán và kho cần phân biệt rõ số lượng trên PO, số lượng theo chứng từ giao hàng và số lượng thực nhập. Nếu cần kiểm tra sâu hơn bước này, có thể xem hướng dẫn về phiếu nhập kho và cách đối chiếu theo Thông tư 99.
Mẫu PO/đơn đặt hàng nên có những trường nào?
Một mẫu PO cơ bản nên đủ để nhận diện giao dịch, bên mua – bên bán, hàng hóa/dịch vụ, số lượng – đơn giá, giao hàng, thanh toán và tài liệu tham chiếu. Doanh nghiệp có thể dùng cấu trúc dưới đây làm điểm bắt đầu rồi điều chỉnh theo quy trình nội bộ.
| Trường | Nội dung |
|---|---|
| Purchase Order | Tiêu đề đơn đặt hàng. |
| PO Number | Số/mã đơn đặt hàng. |
| PO Date | Ngày lập hoặc phát hành. |
| Buyer | Thông tin bên mua. |
| Supplier | Thông tin nhà cung cấp. |
| Ship To | Địa điểm giao hàng. |
| Item / Description | Mã hàng, tên hàng, quy cách hoặc mô tả dịch vụ. |
| Quantity | Số lượng. |
| Unit Price | Đơn giá. |
| Amount | Thành tiền. |
| Delivery Date | Ngày hoặc lịch giao dự kiến. |
| Payment Terms | Điều kiện thanh toán. |
| Reference | Hợp đồng, báo giá, yêu cầu mua hoặc tài liệu liên quan. |
Mẫu PO nên thống nhất với cách doanh nghiệp đang phê duyệt mua hàng và lưu dữ liệu trên ERP hoặc phần mềm kế toán. Không nên thêm trường chỉ để “đủ mẫu” nếu bộ phận vận hành không sử dụng hoặc không kiểm soát được dữ liệu đó.
Cách quản lý và đối chiếu PO trước khi thanh toán
PO chỉ phát huy giá trị kiểm soát khi dữ liệu trên PO tiếp tục được dùng ở bước nhận hàng và thanh toán. Trước khi duyệt chi, kế toán nên kiểm tra PO với chứng từ nhận hàng và hóa đơn thay vì chỉ kiểm tra từng tài liệu riêng lẻ.
- PO đã được phê duyệt đúng thẩm quyền chưa?
- Nhà cung cấp trên PO có đúng với hóa đơn và giao dịch thực tế không?
- Mã hàng, mô tả, đơn vị tính và số lượng có thống nhất không?
- Đơn giá trên hóa đơn có khớp với PO hoặc điều kiện đã được duyệt không?
- Số lượng trên hóa đơn có vượt số lượng thực tế đã nhận không?
- Thuế, chiết khấu, phí vận chuyển hoặc khoản bổ sung có đúng thỏa thuận không?
- Một PO có bị lập hóa đơn vượt giá trị hoặc ghi nhận trùng không?
- PO đã đóng nhưng vẫn phát sinh chứng từ mới hay không?
Với ít giao dịch, doanh nghiệp có thể kiểm tra thủ công. Khi số lượng PO, phiếu nhập và hóa đơn tăng, bước đối chiếu dễ trở thành điểm nghẽn vì kế toán phải tìm và ghép nhiều chứng từ từ email, file hoặc ERP.
Câu hỏi thường gặp về đơn đặt hàng PO
Purchase Order tiếng Việt là gì?
Purchase Order thường được dịch là đơn đặt hàng hoặc đơn mua hàng; viết tắt phổ biến là PO.
PO trong kế toán là gì?
PO là chứng từ thuộc quy trình mua hàng. Việc lập PO không tự động đồng nghĩa với việc đã phát sinh một nghiệp vụ kế toán. Kế toán thường dùng PO để kiểm tra hàng nhận và hóa đơn trước các bước ghi nhận hoặc thanh toán theo quy trình doanh nghiệp.
PO có thể thay thế hợp đồng không?
Không nên kết luận chung rằng PO luôn thay thế hoặc không bao giờ thay thế hợp đồng. Cần xem nội dung PO, cách các bên chấp nhận và thực hiện giao dịch, hợp đồng hoặc báo giá liên quan và yêu cầu về hình thức của giao dịch cụ thể.
Đơn đặt hàng có trước hay hợp đồng có trước?
Không có một thứ tự duy nhất. Nhiều doanh nghiệp ký hợp đồng khung trước rồi phát hành PO cho từng lần mua; giao dịch khác có thể bắt đầu từ báo giá, PO và quá trình xác nhận của hai bên.
Mẫu PO có bắt buộc theo một biểu mẫu cố định không?
Không có một mẫu PO duy nhất bắt buộc cho mọi doanh nghiệp. Mẫu cần đủ thông tin phục vụ giao dịch và phù hợp với quy trình phê duyệt, hợp đồng cũng như hệ thống quản trị mà doanh nghiệp đang sử dụng.
Khi số lượng PO, phiếu nhập và hóa đơn tăng, vấn đề không còn nằm ở việc lập PO mà ở khâu đối chiếu trước thanh toán. Bizzi hiện hỗ trợ đối khớp Hóa đơn – PO – GR để phát hiện sai lệch về số lượng, đơn giá và dữ liệu chứng từ, giúp kế toán tập trung vào các trường hợp cần kiểm tra.
