Quy chế chi tiêu nội bộ: Nền tảng quản lý tài chính hiệu quả trong cơ quan, đơn vị

Quy chế chi tiêu nội bộ là văn bản do cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp ban hành nhằm quy định cụ thể các nguyên tắc, định mức và quy trình chi tiêu trong phạm vi được giao tự chủ tài chính. Đây là công cụ quản lý tài chính nội bộ giúp sử dụng ngân sách một cách minh bạch, tiết kiệm và hiệu quả.

Bài viết dưới đây của Bizzi sẽ đề xuất xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ để doanh nghiệp có thể chủ động phân bổ nguồn lực nội bộ một cách linh hoạt, phù hợp với thực tiễn hoạt động.

Giới thiệu tổng quan về Quy chế chi tiêu nội bộ

Quy chế chi tiêu nội bộ là văn bản quy định các nguyên tắc, định mức, chế độ, tiêu chuẩn chi tiêu tài chính trong một đơn vị, tổ chức. Nó hướng đến mục tiêu sử dụng hiệu quả, tiết kiệm và minh bạch nguồn kinh phí, đồng thời nâng cao trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận liên quan trong việc quản lý tài chính.

Khái niệm và vai trò

Quy chế chi tiêu nội bộ là văn bản quy định nguyên tắc, căn cứ, nội dung các khoản chi kinh phí quản lý hành chính được giao để thực hiện chế độ tự chủ về tài chính; đồng thời quy định chế độ quản lý và sử dụng tài sản công được áp dụng thống nhất trong cơ quan, đơn vị.

Vai trò quan trọng của quy chế chi tiêu nội bộ:

• Nhằm thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế, kinh phí quản lý hành chính.
• Tạo quyền chủ động cho Thủ trưởng cơ quan trong quản lý và chi tiêu ngân sách, đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ.
• Sử dụng tài sản công đúng mục đích và có hiệu quả.
• Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và chống tham nhũng trong quản lý, sử dụng ngân sách nhà nước.
• Thúc đẩy việc sắp xếp bộ máy hoạt động hiệu quả, nâng cao tính chủ động và cải thiện đời sống cho công chức, người lao động.

Đối tượng và phạm vi điều chỉnh quy chế chi tiêu nội bộ

• Quy chế chi tiêu nội bộ áp dụng thống nhất trong cơ quan, đơn vị.
• Đối tượng điều chỉnh bao gồm công chức và người lao động theo hợp đồng làm việc tại các đơn vị thuộc cơ quan, những người được hưởng theo quỹ lương của Văn phòng quản lý.
• Người lao động hưởng lương ngân sách thuộc các đơn vị trực thuộc hoặc các cơ quan khác đang làm việc theo chế độ biệt phái tại cơ quan cũng được hưởng quyền lợi từ nguồn kinh phí tiết kiệm quy định trong Quy chế này, tương ứng với thời gian biệt phái (trừ các trường hợp biệt phái trong nội bộ cơ quan).

Nguyên tắc và cơ sở xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ

Dưới đây là phần “Nguyên tắc và cơ sở xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ”, có thể sử dụng trong văn bản chính thức hoặc tài liệu nội bộ:

Các nguyên tắc cơ bản:

• Hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
• Không tăng kinh phí quản lý hành chính được giao, trừ một số trường hợp đặc biệt được quy định.
• Quản lý, sử dụng kinh phí tiết kiệm, hiệu quả; thực hiện công khai, dân chủ và bảo đảm quyền lợi hợp pháp của cán bộ, công chức và người lao động.
• Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch hoạt động từng năm của cơ quan.
• Không vượt quá chính sách, chế độ chi tiêu hiện hành do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, trừ khi có sự đồng ý của cấp có thẩm quyền trong trường hợp đặc biệt.
• Các khoản chi phải đảm bảo có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành (trừ các hình thức khoán chi).

Căn cứ quy định mức chi:

• Dự toán chi ngân sách nhà nước trong năm được giao thực hiện chế độ tự chủ.
• Các chính sách, chế độ tiêu chuẩn, định mức chi hiện hành do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành.
• Tình hình chi tiêu ngân sách nhà nước và sử dụng tài sản công qua các năm liền kề.

Các nội dung chính trong mẫu quy chế chi tiêu nội bộ

Dưới đây là các nội dung chính trong một mẫu Quy chế chi tiêu nội bộ, áp dụng phổ biến cho đơn vị hành chính sự nghiệp, tổ chức công lập, doanh nghiệp có cơ chế tự chủ tài chính.

Chi phí công tác:

• Chi và thanh toán công tác phí: Quy định căn cứ, điều kiện, thủ tục và các trường hợp không được thanh toán công tác phí. Thời hạn thanh toán là 5 ngày làm việc từ khi nhận đủ giấy tờ hợp lệ.
• Thanh toán tiền phương tiện đi công tác: Bao gồm chi phí đi lại từ nhà đến sân bay/ga tàu/bến xe và ngược lại. Quy định rõ đối tượng được thanh toán vé máy bay và mức thanh toán cho các phương tiện khác hoặc trường hợp tự túc phương tiện.
• Thanh toán tiền thuê phòng nghỉ: Áp dụng theo hình thức khoán (mức cụ thể cho từng thành phố, khu vực) hoặc theo hóa đơn thực tế (tiêu chuẩn 2 người/phòng, mức tối đa khác nhau tùy địa điểm).
• Thanh toán tiền phụ cấp lưu trú: Mức 120.000 đồng/ngày cho công tác trong ngày và 180.000 đồng/ngày cho công tác lưu trú qua đêm.
• Thanh toán khoán tiền công tác phí theo tháng: Áp dụng cho các đơn vị có người lao động thường xuyên đi công tác trên 10 ngày/tháng, với các định mức khác nhau tùy chức danh.
• Chi phí phục vụ đoàn đi công tác nước ngoài: Bao gồm thủ tục chuẩn bị kinh phí, chi công tác phí (vé máy bay, hộ chiếu, giấy tờ khác), chi mua quà tặng đối ngoại, và chi phiên dịch.

Chi phí tiếp khách và hội nghị:

• Chi đón tiếp khách nước ngoài: Căn cứ chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt và quy định của Bộ Tài chính. Quy định mức chi phục vụ nước uống, hoa quả, bánh kẹo cho từng cấp hạng khách.
• Chi đón tiếp khách trong nước: Đảm bảo trang trọng, không phô trương. Mức chi tối đa cho nước uống, hoa quả và chi mời cơm thân mật.
• Chi tiền họp: Áp dụng cho các cuộc họp nội bộ quan trọng, họp liên ngành với mức chi tiền nước uống tối đa. Chứng từ thanh toán là giấy mời/triệu tập họp, bảng kê mua hàng hóa, hóa đơn.
• Chi hội nghị: Thực hiện theo quy định hiện hành và chế độ của Tòa án nhân dân tối cao. Nguyên tắc không phô trương hình thức, không kết hợp tham quan nghỉ mát, không chi quà tặng/lưu niệm. Quy định hỗ trợ tiền ăn, thuê chỗ nghỉ, tiền tàu xe cho đại biểu không hưởng lương từ ngân sách Nhà nước.

Quản lý tài sản công và các khoản chi khác

• Định mức sử dụng vật tư văn phòng: Khoán theo quý cho văn phòng phẩm, cấp mực in và mực máy phô tô theo nhu cầu thực tế và số lượng bản in. Thủ tục cấp phát theo giấy đề nghị. Quy định định mức khoán sử dụng trà nước theo quý cho từng chức danh.
• Cấp phát sách, báo, bản tin: Khuyến khích sử dụng internet để tiết kiệm giấy và bưu chính. Định mức cấp phát báo chí và tạp chí. Thủ tục cấp sách và tài liệu theo đề nghị.
• Quản lý và sử dụng công sở: Thực hiện theo Luật Quản lý, sử dụng tài sản công và các Nghị định, Thông tư hướng dẫn.
• Sử dụng xe ô tô: Nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả. Tiêu chuẩn sử dụng xe cho từng chức danh, trách nhiệm của người sử dụng, Văn phòng và lái xe. Quy định định mức sử dụng xăng, dầu và quy trình quản lý, sửa chữa xe.
• Quản lý và sử dụng điện, nước: Công chức, người lao động có trách nhiệm tiết kiệm điện, nước; tắt thiết bị không cần thiết; tận dụng ánh sáng tự nhiên; sử dụng điều hòa hợp lý. Bộ phận bảo vệ quản lý hệ thống chiếu sáng và tắt điện khu vực không có người.
• Quản lý, sử dụng điện thoại và cước phí bưu chính: Quy định về điện thoại cá nhân (trang bị, khoán cước) và điện thoại tại cơ quan (mục đích sử dụng, khoán cước phí đến từng máy/phòng, xử lý vượt định mức). Cước phí bưu chính phải được quản lý chặt chẽ, tận dụng chuyển văn bản qua mạng.
• Trang bị và quản lý thiết bị, máy móc, phương tiện làm việc: Thực hiện theo quy định hiện hành về tiêu chuẩn, định mức. Người lao động có trách nhiệm quản lý, bảo vệ tài sản công, xử lý khi mất mát hoặc hư hỏng.
• Chi đặc thù Tây Nguyên và phục vụ tình hình chính trị tại địa phương: Các khoản chi nhân dịp lễ, tết, thăm hỏi gia đình chính sách, chúc tết đơn vị kết nghĩa, chi phí giao lưu văn hóa, thể thao.

Thanh toán qua tài khoản cá nhân và chi phí liên quan đến người lao động

• Thanh toán qua tài khoản cá nhân: Các khoản như tiền lương, tiền công, phụ cấp, tiền thưởng, phúc lợi tập thể, chi bổ sung thu nhập, tiền khoán cước điện thoại, tiền khoán công tác phí.
• Thanh toán tiền làm thêm ngoài giờ: Nguyên tắc làm thêm giờ khi thực sự cần thiết, đảm bảo không vượt quá 200 giờ/năm/người và thủ tục thanh toán chi tiết.
• Nghiệp vụ phí: Gồm sách tài liệu chuyên môn, in ấn, trang phục, phiên tòa lưu động, khoán tống đạt giấy báo cho thư ký, khoán tiền tàu xe cho nhân chứng.
• Thanh toán tiền nghỉ phép hàng năm: Nguyên tắc Thủ trưởng đơn vị bố trí nghỉ phép, không chi trả bồi dưỡng nếu không có nhu cầu nghỉ. Nội dung chi và mức thanh toán tiền phụ cấp đi đường, tiền phương tiện đi lại. Điều kiện và thủ tục thanh toán yêu cầu đơn xin nghỉ phép, xác nhận của chính quyền địa phương hoặc cơ sở y tế.

Sử dụng kinh phí quản lý hành chính tiết kiệm

• Xác định kinh phí quản lý hành chính tiết kiệm: Là phần chênh lệch khi số chi thực tế thấp hơn dự toán kinh phí quản lý hành chính được giao sau khi đã hoàn thành các nhiệm vụ.
• Các nội dung sử dụng kinh phí tiết kiệm: Bổ sung thu nhập cho người lao động (gắn với hiệu quả và chất lượng công việc), chi cho hoạt động phúc lợi, chi trợ cấp khó khăn đột xuất, chi khen thưởng, lập Quỹ ổn định thu nhập.
• Phân bổ nguồn kinh phí tiết kiệm và cơ sở phân phối tăng thu nhập: Tạm trích kinh phí tiết kiệm để chi bổ sung thu nhập hàng tháng/quý. Phân bổ dựa vào kết quả đánh giá mức độ tiết kiệm của các bộ phận (phân loại A, B), đảm bảo gắn với hiệu quả, kết quả công việc, không chia cào bằng. Áp dụng cho cán bộ, công chức, hợp đồng thuộc quỹ lương quản lý nhà nước của Văn phòng Tòa án nhân dân tỉnh.

Quy trình xây dựng, thực hiện và kiểm soát Quy chế chi tiêu nội bộ

Dưới đây là nội dung chi tiết về quy trình xây dựng, thực hiện và kiểm soát Quy chế chi tiêu nội bộ, áp dụng được cho các cơ quan hành chính sự nghiệp, tổ chức công lập, doanh nghiệp có cơ chế tự chủ.

 Xây dựng dự thảo Quy chế chi tiêu nội bộ:

• Nghiên cứu và thu thập thông tin:
  • Nghiên cứu các quy định pháp luật liên quan đến quản lý tài chính, hóa đơn, chứng từ, thuế (ví dụ: Thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và các quy định khác có liên quan.
  • Tham khảo các quy chế chi tiêu nội bộ của các doanh nghiệp tương đồng hoặc các đơn vị khác (nếu có).
  • Thu thập thông tin về tình hình chi tiêu thực tế của doanh nghiệp trong thời gian gần đây, các khoản chi thường xuyên và đột xuất.
  • Khảo sát, lấy ý kiến từ các phòng ban, bộ phận liên quan về nhu cầu và đề xuất của họ.

• Xác định phạm vi và đối tượng áp dụng:

• • Quy định rõ phạm vi áp dụng của quy chế (ví dụ: toàn công ty, một số phòng ban, bộ phận).
  • Xác định rõ đối tượng áp dụng (ví dụ: toàn thể nhân viên, ban lãnh đạo, một số vị trí cụ thể).

• Xây dựng nội dung chi tiết:

• • Quy định về quản lý, sử dụng tài sản, công cụ, dụng cụ.
  • Quy định rõ các khoản chi được phép, không được phép, mức chi tối đa, định mức chi, quy trình thanh toán, chứng từ, hóa đơn cần thiết.
  • Quy định về kiểm soát chi tiêu, trách nhiệm của các bên liên quan.
  • Quy định về xử lý vi phạm.

• Soạn thảo văn bản:

• • Sử dụng ngôn ngữ chính xác, rõ ràng, dễ hiểu.
  • Đảm bảo tính logic và hệ thống của các điều khoản.
  • Trình bày văn bản theo đúng thể thức văn bản pháp luật.

Lấy ý kiến đóng góp:

• Gửi dự thảo cho các phòng ban, bộ phận:

• • Gửi dự thảo quy chế cho các phòng ban, bộ phận liên quan để lấy ý kiến đóng góp.
  • Tổ chức các buổi họp, hội thảo để trao đổi, thảo luận về dự thảo.

• Tổng hợp ý kiến:
  • Ghi nhận, tổng hợp tất cả các ý kiến đóng góp.
  • Phân loại, đánh giá các ý kiến để xem xét, điều chỉnh dự thảo.

• Hoàn thiện dự thảo:

• • Chỉnh sửa, bổ sung dự thảo dựa trên các ý kiến đóng góp.
  • Đảm bảo dự thảo phù hợp với tình hình thực tế và các quy định pháp luật

Ban hành Quy chế:

• Trình ban lãnh đạo:
  • Trình dự thảo quy chế đã được hoàn thiện cho ban lãnh đạo phê duyệt.
• Ban hành quy chế:
  • Ký ban hành quy chế chính thức.
  • Công bố rộng rãi quy chế cho toàn thể nhân viên được biết.
• Lưu trữ:
  • Lưu trữ quy chế và các tài liệu liên quan một cách khoa học, dễ tìm kiếm.

Triển khai thực hiện:

• Tổ chức đào tạo, hướng dẫn:

• • Tổ chức các buổi đào tạo, hướng dẫn về quy chế cho nhân viên.
  • Giải đáp thắc mắc, hỗ trợ nhân viên trong quá trình thực hiện.

• Phổ biến, tuyên truyền:

• • Đăng tải quy chế trên các kênh thông tin nội bộ (ví dụ: website, bảng tin, email).
  • Tổ chức các hoạt động tuyên truyền, phổ biến về quy chế

• Thực hiện theo quy chế:

• • Các phòng ban, bộ phận và nhân viên thực hiện đúng các quy định trong quy chế.
  • Đảm bảo các khoản chi được thực hiện đúng mục đích, hợp lý và hợp lệ.

Tối ưu hóa quản lý quy chế chi tiêu nội bộ bằng công nghệ với bộ giải pháp từ Bizzi

Bizzi Travel & Expense không chỉ là công cụ theo dõi chi phí – mà là nền tảng giúp doanh nghiệp thiết lập hệ thống tài chính nội bộ kỷ luật, minh bạch và linh hoạt, sẵn sàng thích ứng với mọi quy định và mở rộng quy mô.

Thách thức trong quản lý xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ truyền thống

• Quy trình thủ công dễ phát sinh sai sót, thiếu minh bạch.
• Khó khăn trong việc đối chiếu hóa đơn, kiểm soát ngân sách theo thời gian thực.
• Quy trình phê duyệt chậm trễ, ảnh hưởng đến hiệu suất công việc.
• Nguy cơ lãng phí và tham nhũng cao do thiếu công cụ giám sát hiệu quả.

Ứng dụng giải pháp Bizzi trong quản lý quy chế chi tiêu nội bộ

Giải pháp Bizzi Travel & Expense giúp doanh nghiệp thiết lập, kiểm soát và tối ưu quy chế chi tiêu nội bộ một cách toàn diện – từ thiết lập chính sách đến giám sát ngân sách và duyệt chi minh bạch.

• Thiết lập quy chế chi tiêu chi tiết theo từng danh mục:

Hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng xây dựng các chính sách chi tiêu riêng cho từng loại hoạt động như:

• • Mua hàng
  • Đặt vé máy bay
  • Công tác – di chuyển
  • Tiếp khách
  • Quà tặng khách hàng…

Mỗi danh mục có thể thiết lập hạn mức theo cá nhân, phòng ban hoặc cấp bậc, giúp kiểm soát chi phí sát với thực tế vận hành.

• Phân quyền phê duyệt linh hoạt

Bizzi cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh luồng phê duyệt theo giá trị chi tiêu. Ví dụ:

• • Dưới 2 triệu đồng: Trưởng nhóm duyệt
  • Từ 2–5 triệu đồng: Trưởng phòng duyệt
  • Trên 5 triệu đồng: Cần cấp quản lý cấp cao hoặc Giám đốc tài chính phê duyệt

Luồng duyệt có thể phân theo danh mục chi tiêu, phòng ban, dự án hoặc cấp bậc nhân sự, giúp doanh nghiệp quản lý minh bạch, giảm sai sót và phân rõ trách nhiệm. Hệ thống sẽ thông báo real-time đến người duyệt khi có yêu cầu mới.

• Theo dõi trạng thái duyệt theo từng bước: đang chờ – đã duyệt – bị từ chối.
• Giám sát ngân sách & cảnh báo vượt chi

Sau khi thiết lập chính sách, Bizzi hỗ trợ doanh nghiệp:

• • Phân bổ ngân sách phù hợp cho từng phòng ban/dự án
  • Tự động theo dõi chi tiêu theo thời gian thực

• Tự động đối chiếu chi tiêu thực tế với ngân sách đã giao.

• Cảnh báo khi chi phí vượt ngân sách hoặc sai hạn mức cho phép

• Ghi nhận & xử lý chi tiêu tự động

• • Nhân viên có thể gửi yêu cầu chi trước khi phát sinh giao dịch hoặc sau khi chi tiêu.
  • Tích hợp thẻ doanh nghiệp giúp ghi nhận tự động mọi giao dịch phát sinh.
  • Tự động gắn chi phí với người dùng, phòng ban, dự án, danh mục.

• Quản lý hóa đơn & chứng từ hợp lệ 

Với mỗi tài khoản đăng nhập Bizzi sẽ cung cấp một email nhận hóa đơn cho từng cá nhân với định dạng @hoadon.me, nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn điện tử đến email này. Khi có nhu cầu xuất hóa đơn, người dùng có thể chia sẻ thông tin xuất hóa đơn ngay trên app với nhiều ứng dụng khác nhau như: Zalo, Messenger, Instagram, Gmail,…..

• Tự động nhận diện, trích xuất và đối chiếu hóa đơn điện tử.
  • Kiểm tra hợp lệ theo quy định của Luật kế toán – thuế GTGT.
  • Lưu trữ chứng từ điện tử tập trung, dễ truy xuất khi kiểm toán, quyết toán.

• Báo cáo & phân tích chi tiêu

• • Tạo báo cáo chi tiết theo danh mục, thời gian, nhân sự, phòng ban, dự án…
  • So sánh ngân sách – chi tiêu – xu hướng phát sinh để tối ưu dòng tiền.
  • Trích xuất dữ liệu dễ dàng kết nối với phần mềm kế toán, ERP hoặc BI.

• Khả năng tích hợp hệ thống mở rộng

• • Tích hợp với thẻ doanh nghiệp (credit/debit) từ nhiều ngân hàng.
  • Kết nối với phần mềm ERP, kế toán, HRM, DMS.
  • Đồng bộ dữ liệu 2 chiều giúp kế toán không cần nhập liệu thủ công.

Kết luận

Quy trình xây dựng, thực hiện và kiểm soát quy chế chi tiêu nội bộ cần được tổ chức bài bản, minh bạch và phù hợp thực tiễn. Việc thực hiện tốt quy trình này không chỉ đảm bảo chi tiêu hợp lý mà còn nâng cao hiệu quả tài chính, tăng tính tự chủ và trách nhiệm trong toàn bộ đơn vị.

Trong bối cảnh số hóa hiện nay, việc ứng dụng các giải pháp công nghệ như Bizzi sẽ giúp các cơ quan, đơn vị tối ưu hóa quy trình quản lý chi tiêu, từ đó nâng cao hơn nữa hiệu quả tài chính và tính minh bạch. Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ bằng các phần mềm quản lý chi phí không chỉ là xu hướng, mà còn là giải pháp thông minh giúp đơn vị tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu rủi ro tài chính.

• Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
• Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/