Lập bảng theo dõi công nợ bằng Excel đã và đang là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp bởi Excel là công cụ sẵn có, không tốn phí mua phần mềm chuyên dụng, có thể tùy chỉnh theo nhu cầu. Bên cạnh những ưu điểm như giao diện đơn giản, dễ sử dụng, mẫu file excel quản lý công nợ cũng sẽ còn tồn động nhiều nhược điểm, gây khó khăn trong quá trình đối chiếu và theo dõi.
Bài viết dưới đây của Bizzi sẽ cung cấp một số mẫu file excel quản lý công nợ phổ biết và góc nhìn khách quan về ưu – nhược điểm của bảng theo dõi công nợ khách hàng bằng Excel.
Theo dõi công nợ là gì?
Công nợ được chia ra 02 loại là công nợ phải thu và công nợ phải trả.
- Công nợ phải thu: Các khoản tiền mà khách hàng còn nợ doanh nghiệp sau khi mua hàng hóa, dịch vụ.
- Công nợ phải trả: Các khoản tiền mà doanh nghiệp còn nợ nhà cung cấp sau khi nhận hàng hóa, dịch vụ.
Do đó, theo dõi công nợ được hiểu là quá trình ghi nhận, quản lý và kiểm soát các khoản phải thu (công nợ khách hàng) và phải trả (công nợ nhà cung cấp) của doanh nghiệp trong từng kỳ kế toán, nhằm đảm bảo việc thanh toán đúng hạn và giữ dòng tiền ổn định.
Việc kiểm soát dòng tiền có thể thông qua bảng theo dõi công nợ hoặc file theo dõi công nợ. Mẫu file excel quản lý công nợ là công cụ phổ biến mà nhiều doanh nghiệp nhỏ, start-up lựa chọn để quản lý.
Mục đích của bảng theo dõi công nợ khách hàng/doanh nghiệp:
- Tránh bị quên hoặc mất dấu các khoản chưa thanh toán.
- Chủ động trong việc thu hồi nợ, thanh toán đúng hạn.
- Quản lý dòng tiền hiệu quả.
- Hạn chế rủi ro về nợ xấu, chậm thanh toán.
Nguyên tắc lập file theo dõi công nợ là gì?
Việc lập mẫu file excel quản lý công nợ thường phụ thuộc vào nhu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. Dưới đây là một số lưu ý giúp cho bảng theo dõi công nợ bảo phản ánh đúng bản chất:
- Phân loại rõ ràng: Theo dõi riêng công nợ phải thu và phải trả, hoặc chia theo khách hàng – nhà cung cấp.
- Chi tiết từng giao dịch: Ghi rõ ngày phát sinh, hóa đơn, hợp đồng, số tiền, hạn thanh toán.
- Theo dõi theo thời gian thực: Cập nhật liên tục các khoản phát sinh và thanh toán.
- Có cột đối chiếu: Cần thể hiện số tiền đã thu/trả, còn lại, tình trạng công nợ (đúng hạn, quá hạn).
- Lưu trữ chứng từ liên quan: Hóa đơn, phiếu thu/chi, hợp đồng… để dễ đối chiếu khi cần.
Tổng hợp mẫu theo dõi tổng hợp công nợ bằng Excel
Dưới đây là những gợi ý mẫu giúp doanh nghiệp tạo một File quản lý công nợ bằng Excel nhanh chóng & trực quan, đáp ứng nhu cầu theo dõi & kiểm soát công nợ phải thu, phải chi cơ bản trong doanh nghiệp. Có 2 mẫu file quản lý công nợ bạn cần quan tâm bao gồm: Mẫu theo dõi công nợ phát sinh, đến hạn và quá hạn; Mẫu theo dõi công nợ phải thu và trả.
- Mẫu file excel quản lý công nợ phải thu, phải trả: Bảng theo dõi công nợ này được thiết kế để quản lý thông tin danh mục khách hàng/ nhà cung cấp bao gồm tên, địa chỉ, số liệu khi bắt đầu sử dụng phần mềm, mã khách hàng/ nhà cung cấp, số điện thoại….
- Mẫu theo dõi công nợ bằng excel, quản phát sinh – đến hạn – quá hạn: Sử dụng mẫu này quản lý các báo cáo chi tiết về tình hình bán hàng, thu tiền của nhân viên Sales; tình hình mua bán hàng hóa đối với khách hàng & nhà cung cấp; công nợ đối với từng khách hàng,nhà cung cấp, từng đơn hàng và trong từng thời điểm.
- Mẫu file excel quản lý công nợ chi tiết: File theo dõi công nợ hay sổ chi tiết công nợ này giúp doanh nghiệp nắm bắt sát sao công nợ từng khách hàng, khách hàng lấy hàng ngày nào, tổng thu bao nhiêu…
Ưu nhược điểm của việc tạo bảng theo dõi công nợ bằng Excel
Dưới đây là phân tích chi tiết của mẫu theo dõi công nợ bằng Excel, bao gồm cả ưu điểm, hạn chế và đề xuất khi nào doanh nghiệp nên chuyển sang phần mềm chuyên dụng:
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| Chi phí thấp Excel là phần mềm phổ biến, thường đã được cài sẵn trong máy tính, không mất thêm chi phí đầu tư phần mềm.Dễ sử dụng Kế toán có thể dễ dàng nhập liệu, tính toán bằng công thức cơ bản mà không cần đào tạo sâu. Tùy chỉnh linh hoạt
Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ |
Dễ sai sót trong tính toán Một lỗi công thức hoặc nhầm ô có thể dẫn đến sai lệch nghiêm trọng trong dữ liệu công nợ.Không tự động hóa Excel không có tính năng tự động nhắc nợ, đối chiếu hay cảnh báo công nợ đến hạn. Kế toán phải làm thủ công hoàn toàn. Không đồng bộ dữ liệu
Khó mở rộng quy mô
Không bảo mật
Không hỗ trợ báo cáo phân tích chuyên sâu |
Khi nào nên chuyển từ mẫu theo dõi công nợ bằng Excel sang phần mềm quản lý công nợ?
- Khi doanh nghiệp có từ 50 khách hàng hoặc giao dịch công nợ mỗi tháng trở lên
- Khi cần đối chiếu công nợ với PO, hóa đơn, phiếu thu, ngân hàng…
- Khi doanh nghiệp muốn tối ưu dòng tiền và tăng tỷ lệ thu hồi nợ
- Khi kế toán phải báo cáo nhanh và chính xác cho lãnh đạo theo thời gian thực
Bizzi – Giải pháp chuyên biệt giúp doanh nghiệp quản lý công nợ chuyên nghiệp
Với những hạn chế của Excel, nhiều doanh nghiệp có xu hướng chuyển sang sử dụng các phần mềm quản lý công nợ chuyên biệt.
Bizzi cung cấp một hệ thống kiểm soát chi phí toàn diện cho doanh nghiệp, hoạt động như một trợ lý AI cho phòng tài chính – kế toán trong việc tự động hóa quy trình thu – chi.
- Nhắc nợ tự động: Tạo quy trình nhắc nợ theo kịch bản qua email, tin nhắn.
- Quản lý công nợ: Theo dõi, đối soát công nợ và các chỉ số như DSO, báo cáo tuổi nợ.
- Theo dõi công nợ khách hàng và nhà cung cấp: Tự động ghi nhận và theo dõi công nợ của từng khách hàng, từng nhà cung cấp.
- Cảnh báo nợ đến hạn: Cung cấp các cảnh báo khi công nợ gần đến hạn thanh toán hoặc có dấu hiệu quá hạn.
- Đối chiếu công nợ: So sánh và xác nhận số dư công nợ với khách hàng và nhà cung cấp.
- Tạo báo cáo công nợ: Tạo báo cáo chi tiết về tình hình công nợ của doanh nghiệp.
Kết luận
Việc quản lý công nợ là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của mọi tổ chức và doanh nghiệp. File Excel quản lý công nợ là một công cụ hữu ích và miễn phí, đáp ứng được các yêu cầu cơ bản về tổng hợp công nợ phải thu, phải trả, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ.
Tuy nhiên, khi khối lượng thông tin lớn hoặc nghiệp vụ phức tạp, Excel bộc lộ nhiều hạn chế như dễ sai sót do nhập liệu thủ công, tính bảo mật kém, và khó khăn trong việc theo dõi chi tiết tuổi nợ. Do đó, việc cân nhắc chuyển từ bảng theo dõi công nợ sang sử dụng các phần mềm quản lý công nợ chuyên nghiệp như Bizzi là một giải pháp tối ưu hơn, giúp doanh nghiệp quản lý công nợ một cách chính xác, hiệu quả, tự động hóa và đảm bảo an toàn dữ liệu, từ đó duy trì sự ổn định tài chính và thúc đẩy tăng trưởng.
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp chuyên biệt để giải quyết các vấn đề đang gặp phải, liên hệ ngay với Bizzi để được tư vấn và dùng thử sản phẩm:
- Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo