Quản lý công nợ là quá trình theo dõi, kiểm soát và xử lý các khoản phải thu và phải trả phát sinh trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhằm đảm bảo dòng tiền luôn ổn định, tối ưu chi phí tài chính và hạn chế rủi ro nợ xấu.
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều công cụ quản lý công nợ phổ biến, bài viết dưới đây sẽ liệt kê 14 phần mềm theo dõi công nợ hiệu quả và được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng nhất hiện nay.
Phần mềm quản lý công nợ là gì?
Quản lý công nợ bao gồm:
- Công nợ phải thu: Số tiền khách hàng còn nợ doanh nghiệp sau khi mua hàng hóa/dịch vụ.
- Công nợ phải trả: Số tiền doanh nghiệp còn nợ nhà cung cấp, dịch vụ, đối tác,…
Do đó, phần mềm quản lý công nợ là một công cụ số giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát và xử lý hiệu quả các khoản công nợ phải thu và phải trả với khách hàng, nhà cung cấp, đối tác,… nhằm đảm bảo dòng tiền ổn định, hạn chế rủi ro tài chính và nâng cao hiệu quả quản trị.
Chức năng chính của một công cụ quản lý công nợ gồm những gì?
Tùy theo phần mềm quản lý công nợ được thiết kế riêng mà các chức năng sẽ có sự khác nhau, nhưng nhìn chung, một phần mềm theo dõi công nợ thường bao gồm các tính năng chính như sau:
Theo dõi công nợ phải thu
- Tự động cập nhật nợ phát sinh từ hóa đơn bán hàng, hợp đồng.
- Theo dõi hạn thanh toán, công nợ theo từng khách hàng, đơn hàng.
Quản lý công nợ phải trả
- Ghi nhận nợ phát sinh từ hóa đơn mua hàng, dịch vụ.
- Theo dõi lịch thanh toán, cảnh báo nợ đến hạn.
Nhắc nợ – cảnh báo
- Gửi email, thông báo nội bộ các khoản nợ sắp đến hạn hoặc quá hạn.
- Giúp kế toán và kinh doanh chủ động làm việc với khách hàng.
Đối chiếu công nợ
- So sánh số liệu công nợ với khách hàng hoặc nhà cung cấp.
- Tạo biên bản đối chiếu, xác nhận công nợ.
Báo cáo công nợ
- Tổng hợp công nợ phải thu, phải trả, công nợ theo thời gian, khách hàng…
- Phân loại nợ theo hạn mức, theo tình trạng (đúng hạn, quá hạn…).
Tích hợp hệ thống khác
- Kết nối với phần mềm kế toán, ERP, phần mềm hóa đơn điện tử (như Bizzi) để đồng bộ dữ liệu và giảm thao tác thủ công.
Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý công nợ?
Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý công nợ vì đây là công cụ quan trọng giúp kiểm soát tài chính, đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả, hạn chế rủi ro nợ xấu và duy trì uy tín với đối tác. Dưới đây là những lý do chính:
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Tự động ghi nhận, theo dõi thay vì nhập liệu thủ công/Excel.
- Cập nhật thông minh, hạn chế sai sót tối đa: Dữ liệu được cập nhật rõ ràng, nhanh chóng, giảm lỗi tính toán.
- Đồng bộ dữ liệu: Lưu trữ, sao lưu tự động trên điện toán đám mây, truy cập nhất quán từ mọi thiết bị.
- Kiểm soát dòng tiền hiệu quả: Theo dõi khoản phải thu/phải trả chặt chẽ, đảm bảo thu hồi đúng hạn.
- Giảm thiểu rủi ro: Phát hiện sớm khoản nợ quá hạn, nợ xấu, cảnh báo thông minh để có biện pháp xử lý kịp thời.
- Hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng và chính xác: Cung cấp báo cáo, thống kê chi tiết dưới dạng biểu đồ, giúp đánh giá tình hình tài chính.
- Nâng cao hiệu suất kinh doanh tổng thể: Giải phóng nhân viên khỏi công việc thủ công, tập trung vào nhiệm vụ quan trọng hơn, cải thiện dịch vụ khách hàng.
Top 14 phần mềm quản lý công nợ hiệu quả nhất
Bizzi – Nền tảng quản lý công nợ tự động
Cung cấp mô hình quản lý chi phí “ba lớp phòng thủ” được thiết kế dựa trên các vấn đề quản lý chi phí, công nợ mà hầu hết các doanh nghiệp đang phải đối mặt, Bizzi là một trong công củ hàng đầu, tiêu biểu được ứng dụng nhiều nhất hiện nay.
Được tin dùng bởi các công ty vừa và lớn trong nhiều lĩnh vực, như TIKI, Circle K, PNJ, Mega Market, GS25,…Bizzi đưa đến bộ công cụ quản lý công nợ chặt chẽ, tinh gọn và hiệu quả, nổi bật là các tính năng:
- Tự động nhắc nợ đa kênh: Thiết lập quy trình nhắc nợ linh hoạt theo kịch bản, gửi email hoặc tin nhắn tự động đến khách hàng trước, trong và sau hạn thanh toán.
- Quản lý toàn diện chỉ số công nợ: Theo dõi và phân tích hiệu quả thu hồi nợ qua các chỉ số quan trọng như DSO (Days Sales Outstanding) và báo cáo tuổi nợ chi tiết.
- Theo dõi công nợ theo từng đối tác: Tự động ghi nhận, cập nhật và theo dõi tình hình công nợ của từng khách hàng và nhà cung cấp, giúp kiểm soát nợ phải thu và phải trả chính xác, kịp thời.
- Cảnh báo công nợ đến hạn/quá hạn: Hệ thống gửi cảnh báo khi khoản nợ sắp đến hạn hoặc đã quá hạn, giúp bộ phận tài chính chủ động xử lý và giảm rủi ro nợ xấu.
- Đối chiếu công nợ chính xác: Hỗ trợ thực hiện đối chiếu số dư công nợ với đối tác, tạo biên bản xác nhận minh bạch, tránh tranh chấp.
Báo cáo công nợ chi tiết và trực quan: Tạo các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích sâu theo khách hàng, thời gian, trạng thái nợ,… hỗ trợ ra quyết định tài chính kịp thời.
Không dừng lại ở đó, Bizzi còn hỗ trợ giúp nghiệp kiểm soát thu – chi, tối ưu dòng vốn trong một nền tảng với các sản phẩm khác như:
- Xử lý, đối chiếu và quản lý hóa đơn đầu vào IPA + 3way matching
- Bizzi Expense: Quản lý chi tiêu doanh nghiệp
- Bizzi Travel: Quản lý công tác phí
- B-invoice: Hóa đơn điện tử
Để được tư vấn và thiết kế giải pháp chuyên biệt cho doanh nghiệp của bạn, đăng ký ngay tại đây: https://bizzi.vn/quan-ly-cong-no/#arm_signup
Đây là công cụ quản lý công nợ khách hàng/nhà cung cấp, báo cáo chi tiết, nhắc nợ tự động, tích hợp chặt chẽ – phù hợp doanh nghiệp vừa. Các tính năng tiêu biểu của MISA AMIS gồm có:
- Cảnh báo thông minh
- Quản lý thông tin khách hàng tập trung
- Quản lý hóa đơn/phiếu thu/chi kiểm soát tài chính.
MISA AMIS CRM
Đây là công cụ quản lý công nợ khách hàng/nhà cung cấp, báo cáo chi tiết, nhắc nợ tự động, tích hợp chặt chẽ – phù hợp doanh nghiệp vừa. Các tính năng tiêu biểu của MISA AMIS gồm có:
- Cảnh báo thông minh
- Quản lý thông tin khách hàng tập trung
- Quản lý hóa đơn/phiếu thu/chi kiểm soát tài chính.
Sapo POS
Với Sapo, công cụ quản lý công nợ này hỗ trợ cập nhật theo đơn hàng, thiết lập hạn nợ, cảnh báo đến công nợ đến hạn, báo cáo theo khách hàng/hóa đơn/thời kỳ. Ngoài ra, Sapo còn hỗ trợ bán hàng đa kênh (tại quầy, online), đồng bộ đơn hàng-thu tiền-tồn kho-công nợ.
Phù hợp shop vừa/nhỏ bán đa kênh, quản lý công nợ đơn giản, cần tính năng quản lý công nợ đối tác vận chuyển.
KiotViet
Phần mềm quản lý công nợ KiotViet cung cấp giải pháp theo dõi lịch sử mua-trả-thu tiền, báo cáo công nợ đơn giản. Ưu điểm của công cụ quản lý công nợ này là giao diện đơn giản, dễ thao tác, phù hợp cửa hàng tạp hóa, nhà thuốc, shop nhỏ cần kiểm soát công nợ đơn giản, có thể kết hợp Excel.
Nhanh.vn
Phần mềm theo dõi công nợ Nhanh.vn tích hợp quản lý hàng hóa, tồn kho, bán hàng đa kênh, vận chuyển. Phù hợp doanh nghiệp vừa/nhỏ, bán lẻ, online. Người dùng có thể linh hoạt theo dõi nợ phải thu, quản lý công nợ chi tiết khách hàng/nhà cung cấp dựa vào hệ thống báo cáo tổng thể tình hình thanh toán/công nợ/dòng tiền.
1Office
Nổi bật với giao diện thân diện, dễ sử dụng, 1Office là phần mềm theo dõi công nợ toàn diện, tích hợp quản lý bán hàng (hóa đơn, đơn hàng, báo giá, thu/chi), quản lý khách hàng, quản lý kho/hàng hóa, báo cáo thống kê.
Công cụ quản lý công nợ 1Office phù hợp mọi quy mô, loại hình doanh nghiệp.
POS365
Chức năng chính của phần mềm quản lý công nợ POS365 là quản lý công nợ khách hàng/nhà cung cấp chi tiết, báo cáo công nợ, nhắc nợ đến hạn. Ngoài ra, phần mềm còn tích hợp quản lý hàng hóa, tồn kho, bán hàng đa kênh, phù hợp cho nhiều ngành hàng.
Trustsales
Phần mềm cung cấp giải pháp theo dõi công nợ nhà cung cấp, khách hàng, nhà vận chuyển thông qua báo cáo chi tiết công nợ. Bên cạnh đó, Trustsales còn tích hợp quản lý bán hàng và chăm sóc khách hàng, liên kết nhiều đơn vị vận chuyển, tích hợp sàn TMĐT.
Công cụ quản lý công nợ này sẽ phù hợp doanh nghiệp bán hàng online nhiều kênh.
CRMViet
Chức năng chính của phần mềm quản lý công nợ là CRMViet là tạo hóa đơn, phiếu thu/chi, theo dõi tình hình bán hàng, khách hàng/nhà cung cấp. Với giao diện trực quan, dễ sử dụng, CRMViet phù hợp chủ yếu với doanh nghiệp SME do tính năng còn hạn chế.
AccNet Cloud
Đây là phần mềm quản lý công nợ chuyên sâu cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Công cụ hỗ trợ theo dõi chi tiết đến từng hóa đơn, khách hàng/nhà cung cấp. Tính năng nổi bật gồm có:
- Tự động cập nhật, quản lý hạn mức tín dụng, cảnh báo.
- Báo cáo tuổi nợ, đối chiếu công nợ.
- Liên kết tự động đến kho, kế toán, bán hàng, công nợ.
Viindoo Invoice
Tương tự như các phần mềm theo dõi công nợ khác, Viindoo Invoice cung cấp giải pháp nhắc nợ tự động,hỗ trợ theo dõi một cách chi tiết theo thời gian, giá trị, đối soát dựa trên hóa đơn. Hệ thống sẽ tự động ghi nhận công nợ, hỗ trợ tìm kiếm, theo dõi tăng giảm doanh thu. Tất cả được phản ánh trên báo cáo đa chiều.
1C:Company
1C là phần mềm theo dõi công nợ tự động, quản lý phải thu/phải trả theo đối tác, hợp đồng, đơn hàng, chứng từ. Phân tích, kiểm soát công nợ theo thời hạn, tuổi nợ. Hệ thống báo cáo thông minh, trực quan.
Bên cạnh đó, 1C còn tích hợp ứng dụng di động, thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý công nợ mọi lúc mọi nơi.
Money Manager Ex
Ưu điểm nổi bật của công cụ quản lý công nợ này là giao diện thân thiện và các chứng năng hoàn toàn miễn phí. Người dùng có thể thực hiện các thao tác đơn giản như theo dõi thu chi, dư nợ thời gian thực, lưu trữ thông tin thẻ tín dụng, hóa đơn.
Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc cá nhân.
Bravo ERP
Phần mềm Bravo ERP có phân hệ công nợ chi tiết, linh hoạt, quản lý công nợ theo khách hàng, hợp đồng, đơn hàng, dự án, phòng ban. Trên giao diện phần mềm, bạn có thể theo dõi hạn nợ, ngày thanh toán, số ngày quá hạn, phân tích tuổi nợ. Tùy chỉnh báo cáo (biểu đồ, phân tích nợ xấu, khả năng thu hồi).
Ngoài ra, phần mềm theo dõi công nợ Bravo ERP còn tích hợp thu tiền, quản lý dòng tiền. Nhìn chung, Bravo ERP phù hợp doanh nghiệp lớn, tập đoàn cần quản lý công nợ phức tạp
Cách lựa chọn phần mềm quản lý công nợ phù hợp
Để lựa chọn phần mềm quản lý công nợ phù hợp, doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố sau nhằm đảm bảo hiệu quả vận hành, tiết kiệm chi phí và tối ưu dòng tiền:
- Xác định rõ nhu cầu quản lý (cơ bản hay chuyên sâu).
- Cân nhắc quy mô, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp.
- Xem xét các tính năng cần thiết (tích hợp kế toán, bán hàng đa kênh, báo cáo tuổi nợ…).
- Đánh giá khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có.
- Xem xét độ ổn định, giao diện thân thiện và bảo mật dữ liệu.
- Tìm hiểu về chi phí và các gói dịch vụ.
- Ưu tiên phần mềm có hỗ trợ trên nhiều thiết bị (PC, mobile).
Kết luận
Phần mềm quản lý công nợ là công cụ không thể thiếu giúp doanh nghiệp hiện đại hóa quy trình kế toán – tài chính, bảo vệ dòng tiền và nâng cao hiệu quả vận hành. Công cụ quản lý công nợ đóng giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát các khoản nợ phải thu và phải trả, từ đó giảm thiểu rủi ro, tối ưu hóa dòng tiền và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Tuỳ thuộc vào nhu cầu và đặc thù mô hình của từng doanh nghiệp mà các nhà quản lý lựa chọn phần mềm theo dõi công nợ phù hợp.
Trên đây là danh sách 14 công cụ theo dõi công nợ phổ biến và được sử dụng nhiều nhất. Nếu doanh nghiệp cần tư vấn để thiết kế giải pháp đáp ứng nhu cầu quản lý công nợ nói riêng và chi phí nói chung, hãy đặt lịch Demo với Bizzi ngay hôm nay!