Tình trạng tài khoản hóa đơn điện tử bị khoá thường xuất phát từ nhiều nguyên nhân và là vấn đề gây khó khăn, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp. Trong bài viết này, Bizzi sẽ phân tích cụ thể những nguyên nhân chính dẫn đến việc tài khoản bị khoá, đồng thời đưa ra các hướng xử lý để lấy lại tài khoản hoá đơn điện tử bị khoá hiệu quả, nhanh chóng.
Nguyên nhân tài khoản hóa đơn điện tử bị khóa
Tài khoản bị khóa là lỗi phổ biến với hóa đơn điện tử, có thể vì các lý do sau:
- Sai mật khẩu nhiều lần do nhập quá số lần quy định của nhà cung cấp dịch vụ.
- Không gia hạn dịch vụ khi đã hết thời gian sử dụng.
- Vi phạm quy định pháp luật trong việc xuất hóa đơn điện tử, bị cơ quan thuế kiểm tra và tạm khóa.
- Thay đổi các thông tin của doanh nghiệp nhưng chưa cập nhật với đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử như MST, tên công ty, địa chỉ.
- Hệ thống bảo trì hoặc lỗi kỹ thuật từ nhà cung cấp dịch vụ, dẫn đến tài khoản tạm thời bị khóa.
Tài khoản hóa đơn điện tử bị khóa có ảnh hưởng gì không?
Khi tài khoản hóa đơn điện tử bị khóa, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh, kế toán và thuế. Dưới đây là các ảnh hưởng chính:
Ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh
- Không thể xuất hóa đơn: Doanh nghiệp không thể xuất hóa đơn cho khách hàng, gây gián đoạn giao dịch và có thể mất doanh thu.
- Gây mất uy tín với khách hàng: Khách hàng cần hóa đơn để hạch toán chi phí, nếu không có hóa đơn kịp thời sẽ ảnh hưởng đến họ và gây mất lòng tin.
Ảnh hưởng đến kế toán và thuế
- Không thể kê khai thuế đúng hạn: Nếu không có hóa đơn hợp lệ, doanh nghiệp không thể kê khai thuế GTGT đúng thời gian quy định.
- Rủi ro bị xử phạt từ cơ quan thuế: Nếu không thể xuất hóa đơn hoặc kê khai đúng hạn do tài khoản bị khóa, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính theo quy định của Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
- Ảnh hưởng đến báo cáo tài chính: Nếu tài khoản hoá đơn điện tử bị khóa trong thời gian dài, việc ghi nhận doanh thu, chi phí có thể bị sai lệch, gây khó khăn trong quản lý tài chính.
Ảnh hưởng đến hệ thống và quy trình nội bộ
- Gián đoạn quy trình kế toán: Bộ phận kế toán sẽ phải xử lý nhiều thủ tục bổ sung hoặc liên hệ nhà cung cấp để mở khóa tài khoản hóa đơn điện tử bị khóa.
- Mất thời gian và chi phí xử lý sự cố: Doanh nghiệp phải mất thời gian giải quyết vấn đề, có thể phải trả phí gia hạn hoặc thuê dịch vụ hỗ trợ.
Hướng dẫn cách lấy lại tài khoản hóa đơn điện tử bị khóa
Khi gặp phải tình trạng tài khoản hóa đơn điện tử bị khóa, bạn có thể khắc phục bằng nhiều cách khác nhau tùy thuộc vào nguyên nhân sự cố. Dưới đây là một số phương pháp xử lý đơn giản và phổ biến trong từng trường hợp mà bạn có thể áp dụng.
Trường hợp 1: Khắc phục nếu tài khoản hóa đơn điện tử bị khoá do nhập sai mật khẩu nhiều lần:
- Đợi một khoảng thời gian (thường 15 – 30 phút) rồi thử đăng nhập hệ thống lại.
- Sử dụng chức năng “Quên mật khẩu” để đặt lại.
- Gửi yêu cầu hỗ trợ đến nhà cung cấp hóa đơn điện tử để được cấp lại tài khoản để đăng nhập thành công.
Trường hợp 2: Nếu tài khoản hóa đơn điện tử bị khóa do hết hạn sử dụng:
- Kiểm tra email hoặc liên hệ nhà cung cấp để gia hạn dịch vụ.
- Thanh toán phí để kích hoạt lại tài khoản.
Trường hợp 3: Nếu bị khóa do vi phạm quy định thuế:
- Liên hệ với cơ quan thuế để kiểm tra nguyên nhân.
- Khắc phục sai sót (nếu có) và làm đơn đề nghị mở khóa tài khoản.
Trường hợp 4: Nếu bị khóa do thay đổi thông tin doanh nghiệp:
- Cập nhật thông tin với nhà cung cấp hóa đơn điện tử.
- Thực hiện các thủ tục thông báo thay đổi với cơ quan thuế nếu cần.
Trường họp 5: Nếu do lỗi hệ thống hóa đơn điện tử hoặc bảo trì
- Kiểm tra thông báo từ nhà cung cấp dịch vụ.
- Chờ đến khi hệ thống hoạt động lại hoặc liên hệ tổng đài hỗ trợ.
Cách phòng tránh tài khoản hóa đơn điện tử bị khóa
- Ghi nhớ mật khẩu và lưu trữ an toàn để tránh nhập sai nhiều lần.
- Gia hạn dịch vụ đúng hạn để không bị gián đoạn.
- Tuân thủ quy định về xuất hóa đơn điện tử để tránh bị khóa do vi phạm.
- Thường xuyên cập nhật thông tin doanh nghiệp với cơ quan thuế và nhà cung cấp dịch vụ.
- Sao lưu dữ liệu hóa đơn định kỳ để tránh mất mát khi tài khoản bị khóa.
- Sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp uy tín để đảm bảo hỗ trợ nhanh chóng khi có sự cố.
Phần mềm hóa đơn điện tử B-Invoice
B-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại, đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật và đáp ứng nghiệp vụ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC. Nếu quý doanh nghiệp đã tin dùng giải pháp tự động xử lý hóa đơn đầu vào của Bizzi, thì hãy thử ngay hóa đơn đầu ra để có trải nghiệm toàn diện với chi phí tối ưu nhất.
Hóa đơn điện tử B-Invoice bao gồm:
- Hóa đơn điện tử thông thường: B-Invoice đáp ứng đầy đủ các quy định hiện hành của Bộ Tài chính về hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác và hợp pháp.
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (POS): B-Invoice tích hợp với các loại máy tính tiền (POS) phổ biến trên thị trường, giúp doanh nghiệp dễ dàng xuất hóa đơn điện tử từ các giao dịch bán hàng tại điểm bán.
- Vé điện tử: B-Invoice cung cấp giải pháp vé điện tử chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp quản lý bán vé, lập hóa đơn bán vé điện tử một cách hiệu quả.
Tại sao doanh nghiệp nên chuyển sang sử dụng B-Invoice?
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều bên cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Để lựa chọn được giải pháp phù hợp cho tổ chức của mình, doanh nghiệp cần cân nhắc nhiều tiêu chí khác nhau. B-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế Việt Nam công nhận, mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp, cụ thể như sau:
- Đáp ứng đầy đủ yêu cầu, nghiệp vụ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC: B-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế công nhận, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ theo quy định của pháp luật, giúp doanh nghiệp yên tâm sử dụng mà không gặp phải các rủi ro về thuế.
- Chi phí tốt nhất khi khách hàng sử dụng cả hóa đơn đầu ra và đầu vào: B-Invoice cung cấp mức giá ưu đãi cho khách hàng sử dụng cả hóa đơn đầu ra và đầu vào.
- Tích hợp dễ dàng và tùy biến theo nhu cầu: B-Invoice có khả năng tích hợp với các hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP), phần mềm kế toán,… giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý hóa đơn.
- Kho mẫu hóa đơn đa dạng, thiết kế theo nhu cầu: B-Invoice cung cấp kho mẫu hóa đơn đa dạng, đáp ứng nhu cầu của mọi doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể thiết kế hóa đơn theo yêu cầu riêng.
- Lưu trữ hóa đơn trong 10 năm: B-Invoice lưu trữ hóa đơn trong 10 năm theo quy định của pháp luật, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu trữ hóa đơn.
- Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ theo yêu cầu của Thuế: B-Invoice tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ theo yêu cầu của Thuế, giúp doanh nghiệp luôn sử dụng đúng quy định.
- Hệ thống bảo mật theo tiêu chuẩn ISO 27001: B-Invoice được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại, đảm bảo an toàn thông tin cho hóa đơn của doanh nghiệp.
Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến việc tài khoản hoá đơn điện tử bị khoá và hướng xử lý hiệu quả. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều bên cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Để lựa chọn được giải pháp phù hợp cho tổ chức của mình, doanh nghiệp cần cân nhắc nhiều tiêu chí khác nhau.
B-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế công nhận, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ theo quy định của pháp luật. Hiện nay, Bizzi đã và đang được tin tưởng sử dụng bởi +1200 doanh nghiệp, tập đoàn lớn như Tiki, GS25, Circle K, PNJ, P&G, VNG, Grab, Ikea, Sabeco, Pharmacity,… Với những ưu điểm vượt trội như đã nêu trên, B-Invoice là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng và tiết kiệm chi phí.
- Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
Có thể bạn quan tâm: