Chứng từ kế toán là bằng chứng pháp lý và là căn cứ duy nhất để ghi sổ kế toán, phản ánh mọi nghiệp vụ kinh tế – tài chính đã phát sinh và hoàn thành. Chính vì vậy, việc hiểu rõ và áp dụng cách quản lý chứng từ kế toán đúng đắn không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn là nền tảng cho một hệ thống tài chính minh bạch, vững mạnh. Nắm vững quy trình này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa vận hành, kiểm soát rủi ro và là bước khởi đầu cho việc quản lý chi phí doanh nghiệp một cách chiến lược.
Cùng Bizzi tìm hiểu chi tiết về cách quản lý chứng từ kế toán chuyên nghiệp và hiệu quả, qua đó xây dựng một hệ thống kiểm soát chi phí vững chắc cho doanh nghiệp của bạn.
Chứng từ kế toán là gì?
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin (như hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho,…) ghi nhận nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế toán. Đây là tài liệu gốc, có tính pháp lý cao, chứng minh cho mọi giao dịch và chi tiêu của doanh nghiệp.
Vai trò của việc quản lý chứng từ kế toán hiệu quả trong doanh nghiệp
Một cách quản lý chứng từ kế toán hiệu quả mang lại nhiều lợi ích chiến lược, đặc biệt trong việc kiểm soát dòng tiền và chi phí:
- Cung cấp thông tin chính xác: Là nguồn dữ liệu gốc để ghi nhận thông tin, đảm bảo tính trung thực và chính xác cho toàn bộ hệ thống báo cáo tài chính.
- Cơ sở pháp lý vững chắc: Chứng từ hợp lệ là bằng chứng pháp lý bảo vệ doanh nghiệp trong các hoạt động thanh tra, kiểm toán, quyết toán thuế và giải quyết các tranh chấp kinh tế.
- Công cụ kiểm soát nội bộ: Giúp nhà quản trị giám sát chặt chẽ các hoạt động thu chi, phát hiện sai sót và ngăn chặn gian lận. Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất để kiểm soát chi tiêu nội bộ, đảm bảo mọi khoản chi đều hợp lệ và nằm trong ngân sách.
- Nền tảng ra quyết định: Dữ liệu từ chứng từ cung cấp thông tin đầu vào tin cậy để phân tích hiệu quả hoạt động, đánh giá các khoản chi phí, từ đó hoạch định chiến lược kinh doanh và tối ưu hóa ngân sách.
Quy định pháp luật về cách quản lý chứng từ kế toán
Luật Kế toán 2015 và các văn bản hướng dẫn quy định rất chặt chẽ về cách quản lý chứng từ kế toán mà mọi doanh nghiệp phải tuân thủ để đảm bảo tính hợp lệ của mọi chi phí.
1. Quy định về việc lập chứng từ
- Tính duy nhất: Mỗi nghiệp vụ kinh tế chỉ được lập một chứng từ kế toán duy nhất.
- Tính kịp thời và đầy đủ: Doanh nghiệp phải lập chứng từ ngay khi nghiệp vụ phát sinh, điền đầy đủ, rõ ràng, chính xác các nội dung theo mẫu quy định.
- Tính minh bạch: Nội dung không được viết tắt, tẩy xóa, sửa chữa. Khi viết sai, phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo và lập lại chứng từ mới.
- Tính trách nhiệm: Người lập, người duyệt và các bên liên quan phải ký tên và chịu hoàn toàn trách nhiệm về nội dung trên chứng từ.
2. Quy định về chữ ký
- Chứng từ phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định, ký bằng bút mực không phai. Nghiêm cấm sử dụng mực đỏ hoặc dấu chữ ký khắc sẵn.
- Chứng từ chi tiền phải được người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) ký trước khi thực hiện.
- Chứng từ điện tử phải có chữ ký số hợp lệ theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
3. Quy định về thời hạn lưu trữ
Doanh nghiệp phải lưu trữ chứng từ kế toán để phục vụ công tác thanh tra, kiểm toán. Thời hạn lưu trữ được quy định rõ ràng:
| Loại chứng từ | Thời hạn lưu trữ tối thiểu | Ví dụ |
|---|---|---|
| Chứng từ không trực tiếp dùng để ghi sổ, thanh toán | 5 năm | Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của phòng kế toán. |
| Chứng từ kế toán dùng để ghi sổ, quyết toán | 10 năm | Hóa đơn mua bán hàng hóa, báo cáo tài chính năm, báo cáo quyết toán, hồ sơ liên quan đến thanh lý tài sản. |
| Chứng từ có tính lịch sử, ý nghĩa lâu dài | Vĩnh viễn | Các tài liệu liên quan đến thành lập, giải thể, phá sản, chia tách doanh nghiệp; hồ sơ kiểm toán nhà nước. |
Tham khảo 7 mẫu hóa đơn điện tử theo quy định để đảm bảo tính hợp lệ ngay từ khâu lập chứng từ.
Các yếu tố bắt buộc phải có trên chứng từ kế toán
Theo Điều 16 Luật Kế toán 2015, một chứng từ kế toán hợp lệ phải bao gồm đầy đủ 7 yếu tố cơ bản sau:
- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán.
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ.
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ.
- Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Số lượng, đơn giá và tổng số tiền ghi bằng số; tổng số tiền (đối với phiếu thu/chi) ghi bằng cả số và chữ.
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan.
Ngoài ra, tùy thuộc vào loại hình nghiệp vụ, chứng từ có thể có thêm các yếu tố bổ sung như: phương thức thanh toán, định khoản kế toán, địa điểm giao nhận,…
Phân loại các chứng từ kế toán phổ biến
Để cách quản lý chứng từ kế toán khoa học, kế toán viên thường phân loại chúng theo các tiêu chí sau:
- Theo công dụng: Chứng từ mệnh lệnh (Lệnh chi tiền), chứng từ chấp hành (Hóa đơn GTGT), chứng từ thủ tục (Bảng kê), và chứng từ liên hợp.
- Theo trình tự lập: Chứng từ gốc (lập lần đầu) và chứng từ tổng hợp (tổng hợp từ nhiều chứng từ gốc).
- Theo nội dung kinh tế: Chứng từ về tiền tệ, về hàng tồn kho, về bán hàng, về tài sản cố định, về lao động tiền lương.
- Theo hình thức: Chứng từ giấy (truyền thống) và chứng từ điện tử (dữ liệu điện tử, có chữ ký số).
Quy trình 4 bước về cách quản lý chứng từ kế toán chuẩn
Quy trình quản lý và luân chuyển chứng từ kế toán gồm 4 bước cốt lõi, đảm bảo thông tin được xử lý chính xác, liên tục và an toàn, đặc biệt là các chứng từ liên quan đến các khoản phải trả.
Bước 1: Lập và tiếp nhận chứng từ
Mọi nghiệp vụ kế toán phát sinh đều phải được lập chứng từ ngay lập tức. Bộ phận kế toán tiếp nhận chứng từ, đặc biệt là hóa đơn đầu vào, để bắt đầu quy trình xử lý và thanh toán.
Bước 2: Kiểm tra và hoàn thiện chứng từ
Kế toán viên kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý của chứng từ. Giai đoạn này cực kỳ quan trọng để ngăn chặn các khoản thanh toán sai, thanh toán cho hóa đơn không hợp lệ, trực tiếp bảo vệ tài chính của doanh nghiệp và là cốt lõi của việc quản lý các khoản phải trả.
Bước 3: Sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán
Sau khi xác nhận hợp lệ, kế toán viên sử dụng chứng từ làm căn cứ để hạch toán, định khoản và ghi vào các sổ kế toán. Việc này giúp phản ánh chính xác các khoản chi phí và tình hình công nợ của công ty.
Bước 4: Lưu trữ, bảo quản và hủy chứng từ
Chứng từ sau khi ghi sổ phải được sắp xếp và lưu trữ an toàn. Việc số hóa và lưu trữ trên nền tảng đám mây không chỉ giúp bảo quản an toàn mà còn tối ưu hóa việc tra cứu khi cần đối soát chi phí hoặc phục vụ kiểm toán.
5 sai sót thường gặp khi quản lý chứng từ kế toán và giải pháp khắc phục
Những sai sót trong quản lý chứng từ có thể dẫn đến thất thoát tài chính và rủi ro pháp lý. Dưới đây là các lỗi phổ biến và cách phòng tránh:
- Thiếu chữ ký hoặc chữ ký không đúng thẩm quyền: Khiến các khoản chi không được kiểm soát chặt chẽ. Giải pháp: Xây dựng quy trình duyệt chi điện tử với luồng phê duyệt rõ ràng cho từng cấp bậc, từng loại chi phí.
- Ghi sai thông tin, tẩy xóa, sửa chữa: Dẫn đến thanh toán sai hoặc bị loại trừ chi phí khi quyết toán thuế. Giải pháp: Áp dụng công nghệ OCR để trích xuất dữ liệu tự động, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.
- Làm mất, hỏng chứng từ: Gây rủi ro thanh toán trùng lặp, mất bằng chứng ghi nhận chi phí. Giải pháp: Số hóa toàn bộ chứng từ và lưu trữ trên nền tảng đám mây an toàn như Bizzi.
- Lưu trữ không khoa học: Gây mất thời gian tra cứu, khó khăn khi cần đối chiếu công nợ hoặc kiểm toán. Giải pháp: Sử dụng phần mềm quản lý cho phép tìm kiếm, lọc chứng từ theo nhiều tiêu chí một cách nhanh chóng.
- Không tuân thủ thời hạn lưu trữ: Có thể bị xử phạt hành chính. Giải pháp: Xây dựng một quy chế chi tiêu nội bộ và lưu trữ tài liệu, trong đó quy định rõ thời gian lưu cho từng loại chứng từ.
Ứng dụng công nghệ vào cách quản lý chứng từ kế toán
Trong kỷ nguyên số, cách quản lý chứng từ kế toán thủ công không còn hiệu quả và tiềm ẩn nhiều rủi ro. Việc ứng dụng giải pháp tự động hóa không chỉ là xu hướng mà còn là yêu cầu cấp thiết để tối ưu hóa việc quản lý chi phí.
Bizzi – Trợ lý AI cho phòng tài chính – kế toán, cung cấp một hệ thống kiểm soát chi phí toàn diện, tự động hóa quy trình từ thu thập, xử lý đến lưu trữ chứng từ, giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để các bài toán quản lý.
- Tự động hóa xử lý hóa đơn đầu vào: Bizzi Bot tự động thu thập, kiểm tra tính hợp lệ, và thực hiện đối chiếu 3 chiều (hóa đơn – đơn đặt hàng – phiếu nhập kho). Đây là giải pháp cốt lõi cho việc tự động hóa xử lý hóa đơn, giúp giảm 80% thời gian và ngăn chặn 99% sai sót.
- Quản lý chi tiêu doanh nghiệp thông minh: Cho phép thiết lập ngân sách, tạo và duyệt đề nghị chi tiêu online, theo dõi chi phí theo thời gian thực, đảm bảo mọi khoản chi đều được kiểm soát.
- Lưu trữ điện tử an toàn: Tất cả chứng từ, hóa đơn được số hóa và lưu trữ an toàn trên nền tảng đám mây trong 10 năm, dễ dàng tra cứu, truy xuất phục vụ kiểm toán.
- Tích hợp linh hoạt: Bizzi dễ dàng tích hợp với các giải pháp ERP kế toán và phần mềm kế toán phổ biến, đồng bộ dữ liệu liền mạch, loại bỏ nhập liệu thủ công.
Tóm lại, cách quản lý chứng từ kế toán không chỉ là một nghiệp vụ tuân thủ mà còn là một hoạt động quản trị chiến lược, là nền móng của việc quản lý chi phí hiệu quả. Việc xây dựng một quy trình chặt chẽ, kết hợp với công nghệ hiện đại như Bizzi sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, giảm thiểu rủi ro thất thoát và tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững.