Đối với kế toán và chủ doanh nghiệp, việc nhận được một hóa đơn điện tử đầu vào luôn đi kèm với câu hỏi: “Làm thế nào để biết hóa đơn này có hợp lệ không?” hoặc “Làm sao để kiểm tra nhanh một hóa đơn để đưa vào kê khai thuế?”.
Kể từ khi Thông tư 78/2021/TT-BTC yêu cầu 100% doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, việc tra cứu và xác minh tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào đã trở thành một nghiệp vụ bắt buộc. Bỏ qua bước này có thể dẫn đến nhiều rủi ro nghiêm trọng. Bài viết này Bizzi sẽ hướng dẫn bạn 3 cách tra cứu hóa đơn điện tử thông dụng, từ thủ công đến tự động, giúp bạn đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa tài chính.
Tại sao cần tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào?
- Xác minh tính hợp lệ của hóa đơn
Kiểm tra hóa đơn có hợp pháp không: Xác định xem hóa đơn có được phát hành bởi doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh hợp pháp hay không. Tránh rủi ro sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn khống: Nếu sử dụng hóa đơn không hợp lệ, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế hoặc xử phạt theo quy định của pháp luật.
- Nắm rõ thông tin về đối tác cung cấp
Tra cứu hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp nắm rõ các thông tin liên quan như: Tình trạng hoạt động của nhà cung cấp, Mã số thuế doanh nghiệp và đăng ký kinh doanh, Lịch sử vi phạm thuế (nếu có), Tính xác thực của hóa đơn
- Đảm bảo việc kê khai thuế chính xác
Nếu doanh nghiệp không tra cứu hóa đơn điện tử kỹ lưỡng có thể mất quyền khấu trừ VAT. Trường hợp kê khai hóa đơn không hợp lệ, doanh nghiệp còn bị loại khỏi danh sách hoàn thuế hoặc bị phạt. Đó là lý do doanh nghiệp cần một hệ thống kê khai và đối soát hóa đơn hiệu quả như Bizzi.
- Đáp ứng yêu cầu tuân thủ pháp luật và kế toán
Tránh bị phạt do vi phạm quy định về hóa đơn: Theo quy định của cơ quan thuế, doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn hợp lệ để kê khai thuế. Đáp ứng yêu cầu kiểm toán và báo cáo tài chính: Khi kiểm toán hoặc quyết toán thuế, các hóa đơn không hợp lệ có thể dẫn đến truy thu thuế hoặc điều chỉnh báo cáo tài chính.
- Hạn chế gian lận tài chính và thất thoát ngân sách
Dựa vào việc tra cứu hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể quản lý giao dịch tài chính không minh bạch, khai khống chi phí, lập hóa đơn giả để rút tiền doanh nghiệp. Việc tra cứu giúp tăng cường tính minh bạch, đảm bảo rằng tất cả hóa đơn đầu vào đều phản ánh đúng giao dịch thực tế.
- Hỗ trợ kiểm soát dòng tiền và quản lý chi phí hiệu quả
Thông qua việc tra cứu hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ phác họa được bức tranh tài chính chính xác, xác định chi phí thực tế, tránh các khoản chi không hợp lý, từ đó quyết định tài chính tốt hơn.
3 cách tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào nhanh và chính xác nhất
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước cho 3 phương pháp tra cứu, phù hợp với các nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp.
Cách 1: Tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ trên trang tra cứu hóa đơn
Bước 1: Truy cập hệ thống tra cứu hóa đơn
- Mở trình duyệt và truy cập vào đường dẫn:
https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html - Giao diện chính của trang web sẽ hiển thị các tùy chọn để tra cứu hóa đơn.
Bước 2: Chọn loại hóa đơn cần tra cứu. Hệ thống sẽ cung cấp hai phương thức tra cứu:
- Tra cứu một hóa đơn (Dành cho tra cứu từng hóa đơn cụ thể)
- Tra cứu nhiều hóa đơn (Dành cho tra cứu hàng loạt hóa đơn)
Bước 3: Nhập thông tin hóa đơn cần tra cứu
- Mã số thuế người bán (doanh nghiệp phát hành hóa đơn)
- Loại hóa đơn (Chọn “Hóa đơn giá trị gia tăng” hoặc loại hóa đơn khác)
- Ký hiệu hóa đơn (Ví dụ: AA/22E)
- Số hóa đơn (Tra cứu hóa đơn điện tử theo số hóa đơn).
- Mã xác thực (Captcha) (Nhập đúng mã hiển thị trên màn hình).
Bước 4: Nhấn “Tìm kiếm” để tra cứu
- Sau khi nhập đầy đủ thông tin, nhấn nút “Tìm kiếm” để hệ thống xử lý.
- Kết quả tra cứu sẽ hiển thị thông tin chi tiết của hóa đơn nếu hợp lệ.
Bước 5: Kiểm tra kết quả tra cứu
- Nếu hóa đơn hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị các thông tin được khấu trừ thuế
- Tên người bán, mã số thuế, địa chỉ doanh nghiệp phát hành hóa đơn.
- Ngày phát hành hóa đơn.
- Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn.
- Giá trị hóa đơn và tiền thuế.
- Trạng thái kiểm tra hóa đơn (Hợp lệ, đã hủy, đã thay thế, hoặc không hợp lệ).
Cách 2: Cách tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ trên trang Thuế
Cổng thông tin Tổng cục Thuế (GDT) cung cấp công cụ để tra cứu hóa đơn điện tử do doanh nghiệp phát hành, giúp kiểm tra tính hợp pháp và thông tin liên quan. Cách thực hiện:
Bước 1: Truy cập Cổng tra cứu hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
Bước 2: Chọn mục “Tra cứu hóa đơn”
Bước 3: Nhập các thông tin cần thiết
- Mã số thuế người bán
- Số hóa đơn
- Mã tra cứu hóa đơn (nếu có) để xác minh hóa đơn dễ dàng hơn.
- Ngày phát hành hóa đơn
Bước 4: Nhập mã captcha và nhấn “Tra cứu”.
Cách 3: Tra cứu hóa đơn điện tử trên Bizzi
Nếu doanh nghiệp của bạn phải xử lý hàng chục, hàng trăm, hoặc hàng nghìn hóa đơn mỗi tháng, việc tra cứu thủ công từng hóa đơn là không khả thi. Đây là lúc các giải pháp tự động như Bizzi phát huy tác dụng, giúp tiết kiệm đến 80% thời gian và giảm thiểu 90% sai sót.
Với Bizzi, bạn có thể kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ bằng file có đuôi *.xml của bất kỳ nguồn cung cấp hóa đơn điện tử. Các bước tra cứu hóa đơn điện tử tại website của Bizzi được cụ thể hóa như sau:
- Bước 1: Truy cập trang và Tải thông tin hóa đơn điện tử lên hệ thống e-invoice Bizzi (file có đuôi *.xml để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn.
Sau khi nhận được thông tin của hóa đơn, Bizzi sẽ tiến hành xử lý tự động bao gồm việc đọc hóa đơn, kiểm tra thông tin hoá đơn với Tổng cục thuế, kiểm tra thông tin người bán và các thông tin khác liên quan. Thời gian xử lý một hoá đơn điện tử sẽ mất từ 10 đến 30s thay vì 5 đến 10 phút cho việc xử lý thủ công.
Sau khi xử lý Bizzi sẽ thông báo cho người dùng biết tình trạng hóa đơn: Đã xử lý, Hoá đơn trùng, Hoá đơn bị lỗi (Không tải được hoá đơn XML, file XML không hợp lệ, không có thông tin tra cứu,…)
- Bước 2: Kiểm tra thông tin hóa đơn.
Các hoá đơn đã xử lý sẽ được tự động đẩy vào menu Hoá đơn mua vào. Người dùng có thể xem chi tiết thông tin hoá đơn bằng cách nhấn chuột vào số hoá đơn.
– Thông tin chi tiết hoá đơn:
Ngoài việc kiểm tra thông tin hóa đơn, người dùng cũng có thể dán nhãn và đính kèm các thông tin khác như hợp đồng, chứng từ, ghi chú… cho hóa đơn này.
- Bước 3: Hệ thống trả kết quả kiểm tra hóa đơn:
| Kết quả kiểm tra hóa đơn |
Kiểm tra với hệ thống Tổng cục thuế |
|
|
- Bước 4: Xuất dữ liệu.
Các thông tin của hóa đơn được kết xuất theo các định dạng phổ biến trên thị trường như MISA, FAST, SmartPro. Để xuất được file dữ liệu này, bạn nhấn chọn nút góc trên bên phải màn hình tại Menu Hóa đơn mua vào, sau đó chọn định dạng theo nhu cầu
Lưu ý quan trọng khi tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào
Sai sót nhỏ trong thông tin nhập vào có thể khiến hệ thống không tìm thấy hóa đơn. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn nhập đúng mã số thuế, số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và chọn đúng loại hóa đơn (Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng,…) khi tra cứu hóa đơn điện tử.
- Luôn đảm bảo thông tin nhập vào chính xác: Một ký tự sai trong mã số thuế hoặc số hóa đơn cũng sẽ khiến hệ thống không tìm thấy kết quả.
- Hóa đơn không tìm thấy? Liên hệ ngay với người bán: Nếu bạn chắc chắn đã nhập đúng thông tin nhưng không tìm thấy hóa đơn, có thể do bên bán chưa gửi dữ liệu lên cơ quan thuế. Hãy yêu cầu họ xác nhận ngay lập tức.
- Hiểu rõ các trạng thái của hóa đơn:
- Hợp lệ: Có thể sử dụng để kê khai.
- Bị hủy: Hóa đơn không còn giá trị, không được sử dụng.
- Bị thay thế/điều chỉnh: Cần tìm hóa đơn mới nhất để kê khai.
- Lưu trữ kết quả tra cứu và hóa đơn: Theo quy định, hóa đơn và các bằng chứng liên quan phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu sau này. Các nền tảng như Bizzi sẽ tự động lưu trữ an toàn cho bạn.
- Đảm bảo thông tin nhập vào chính xác tuyệt đối
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Câu hỏi: Làm gì khi phát hiện hóa đơn đầu vào là giả hoặc không hợp lệ?
Trả lời: Tuyệt đối không sử dụng hóa đơn đó để kê khai thuế. Hãy liên hệ ngay với nhà cung cấp để yêu cầu họ xuất lại hóa đơn đúng. Nếu nghi ngờ gian lận, bạn có thể báo cáo với cơ quan thuế để bảo vệ chính mình.
Câu hỏi: Mất bao lâu để hóa đơn xuất hiện trên hệ thống của Tổng cục Thuế?
Trả lời: Thông thường, sau khi xuất hóa đơn, doanh nghiệp bán phải gửi dữ liệu lên cơ quan thuế trong ngày. Tuy nhiên, có thể có độ trễ. Nếu sau 24 giờ vẫn không tra cứu được, bạn cần liên hệ với bên bán.
Câu hỏi: Sử dụng phần mềm tự động như Bizzi có an toàn không?
Trả lời: Có. Các giải pháp như Bizzi được xây dựng trên nền tảng công nghệ bảo mật cao, tuân thủ các tiêu chuẩn về an toàn thông tin và đảm bảo dữ liệu của doanh nghiệp được lưu trữ, xử lý một cách riêng tư và an toàn.
Tổng kết
Tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào là bước quan trọng trong quản lý tài chính và kế toán doanh nghiệp. Việc kiểm tra hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ kế toán mà còn hỗ trợ quản lý tài chính hiệu quả và tránh các rủi ro pháp lý liên quan đến thuế.
Dựa trên những nhu cầu thiết yếu của thị trường, Bizzi đã xây dựng và phát triển phần mềm xử lý hóa đơn hỗ trợ cho doanh nghiệp trong đó bước đầu tiên là phần mềm xử lý hóa đơn tự động thay thế cho giải pháp kiểm tra và nhập liệu truyền thống. Thay vì tra cứu hóa đơn giấy thủ công, sử dụng e-invoice giúp công ty giảm sai sót, tăng hiệu suất chỉ trong 30 giây với Bizzi.
Giải pháp của Bizzi giúp doanh nghiệp tự động hoá khoảng 90% quy trình xử lý hoá đơn từ nhà cung cấp như tải hoá đơn, đọc hóa đơn, kiểm tra thông tin hoá đơn, giúp giảm 80% thời gian và tiết kiệm phí xử lý còn khoảng 1 ly trà đá/ mỗi hóa đơn.
- Bizzi cung cấp cho doanh nghiệp 1 email riêng, miễn phí để nhận hóa đơn điện tử
- Bizzi tự động tải xuống và đọc hóa đơn điện tử
- Tra cứu trực tuyến 24/7
- Tự động tính kiểm tra hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn
- Tự động trích xuất dữ liệu phù hợp với phần mềm kế toán và ERP
- Truy xuất lịch sử tra cứu và tìm kiếm dễ dàng với hệ thống lưu trữ 10 năm
Đọc thêm: