Thông thường mỗi kế toán sẽ mất từ 10-15p để có thể xử lý hóa đơn đầu vào một cách chính xác với điều kiện lý tưởng là hóa đơn đó không có sai sót xảy ra. Tuy nhiên việc sử dụng phương pháp thủ công để làm việc với số rủi ro sai sót là điều không tránh khỏi.
Xử lý hóa đơn đầu vào “sai một li đi một dặm”
Kế toán là bộ phận không thể thiếu trong bộ máy vận hành của một công ty. Những đầu việc quan trọng của nhân viên kế toán: lập hóa đơn, xử lý công nợ, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn,… tốn không ít thời gian.
Xử lý hóa đơn – công việc tưởng chừng đơn giản nhưng rất dễ sai sót như ghi sai mã số thuế, tên doanh nghiệp, khiến nhiều kế toán phải ghi đi ghi lại nhiều lần, tốn kém hóa đơn. Do vậy công việc này đòi hỏi sự tỉ mỉ cẩn thận và chính xác từng con số. Vậy nếu xảy ra sai sót hậu quả sẽ như thế nào?
Một hóa đơn sai giá trị nhỏ “cuốn bay” ngay vài triệu đồng nếu giá trị đơn hàng lớn, thất thoát gấp chục lần là điều không tránh khỏi.
File hóa đơn được giao dịch bằng bản cứng không tránh khỏi việc thất lạc và khó khăn trong việc lưu trữ ngoài ra việc xử lý hóa đơn điện tử file XML cũng khiến không ít doanh nghiệp đau đầu.
Chi phí cho việc triển khai nhân sự tốn kém vì cần nhân viên thực hiện quy trình 100% thủ công cần đầu tư thời gian và sự tập trung tuyệt đối.
Quy trình xử lý hóa đơn đầu vào thủ công của phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ
Nỗi khổ của kế toán khi nhận hóa đơn đầu vào là mất nhiều thời gian và rất phiền vì lúc đó họ chưa quen với hóa đơn điện tử. Sau khi kiểm tra xong phải lưu trữ các hóa đơn. Với doanh nghiệp nhỏ không có “server” (máy chủ) để lưu trữ thì họ sẽ trữ trên Google Drive hoặc trong hòm mail. Điều này dẫn tới việc khó khăn khi tìm kiếm, gặp các rủi ro liên quan đến thuế.
Quy trình xử lý hóa đơn thủ công:
- Nhận email hóa đơn
- Tải và lưu trữ hóa đơn
- Kế toán dò từng thông tin trên hóa đơn
- Kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số, số hóa đơn
- Nhập liệu hóa đơn bằng tay lên phần mềm kế toán
Xem thêm Start-up Bizzi: gọi vốn thành công 3 triệu USD
Bizzi bot quản lý hóa đơn, doanh nghiệp hưởng lợi, kế toán giảm tải
Chỉ với 3 bước sử dụng, Bizzi cung cấp cho mỗi công ty một địa chỉ email riêng và có một bot tự động lấy các hóa đơn về nền tảng để xử lý, sau đó kế toán chỉ thực hiện thao tác duyệt hoặc hủy kết quả mà Bizzi bot tự động trả về mà không cần can thiệp thủ công.
Ngoài ra Hóa đơn điện tử được lưu trữ với danh sách hiển thị trực quan, cho phép các doanh nghiệp tìm kiếm theo nhiều tiêu thức khác nhau như số hóa đơn, nhà cung cấp, ngày hóa đơn…
Quy trình xử lý hóa đơn đầu vào của Bizzi
- Tự động tải và kiểm tra thông tin từ hóa đơn trong email
- Tự động đối chiếu Mã số thuế với Tổng cục thuế
- Tự động kiểm tra tính hợp lệ chữ ký số
- Cảnh báo hóa đơn không hợp lệ
- Tự động nhập liệu lên phần mềm kế toán
Khi hóa đơn được gửi tới con bot sẽ giúp kế toán xử lý hóa đơn này, chỉ trong vòng 10s các công việc “mất thời gian” nhưng “không tạo ra giá trị” của kế toán sẽ được triển khai theo hướng tự động, rút ngắn quy trình làm việc tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.
Hàng triệu con bot sẽ giúp kế toán tải hóa đơn, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn… và sẽ báo hiệu xanh nếu hóa đơn được duyệt và báo đỏ nếu hóa đơn nằm trong diện “rủi ro”, tự động đối chiếu 3 chiều giữa các hóa đơn khi mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu giao hàng v.v…
Bizzi bot – trợ lý “vàng” trong làng kế toán, xử lý hóa đơn đầu vào tự động
Theo thống kê của Bizzi cho thấy trung bình một doanh nghiệp sẽ tốn từ 5.000 đồng đến 8.000 đồng/hóa đơn nếu làm thủ công. Nếu doanh nghiệp dùng giải pháp chuyển đổi số cho kế toán của Bizzi thì chi phí này chỉ còn 1.000 đồng/hóa đơn, Bizzi cam kết giảm ít nhất 50% chi phí cho doanh nghiệp.
Với AI bot thông minh xử lý hàng triệu hóa đơn trong vòng 10 giây, tương tự như có triệu kế toán ngồi làm việc. Ngoài ra, bot có thể làm 24/7, không kể lễ, Tết…cho thấy lợi ích của công nghệ tự động hóa một cách rõ ràng nhất.
Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ hưởng lợi nhiều nhất, kế toán sẽ giảm bớt các công việc mang tính thủ công, lặp đi lặp lại, để dành thời gian cho những việc có giá trị hơn, đúng nghiệp vụ chuyên môn của họ như quản lý tài chính, quản lý chi phí, hỗ trợ kế hoạch kinh doanh.
Tặng gói xử lý tự động 500 hóa đơn hoàn toàn miễn phí với Bizzi
Đăng ký ngay FORM ĐĂNG KÝ
Theo dõi các bài viết khác trên Fanpage Bizzi
