Giảm chi phí logistics doanh nghiệp không chỉ là cắt giảm, mà là quản trị thông minh, giúp doanh nghiệp vừa tối ưu lợi nhuận, vừa nâng cao hiệu quả vận hành và bền vững lâu dài.
Dưới đây là 10 chiến lược hiệu quả góp giúp doanh nghiệp không chỉ giảm chi phí trực tiếp mà còn tăng giá trị thương hiệu, đáp ứng yêu cầu ESG và phát triển lâu dài.
Chi phí logistics – Gánh nặng khiến lợi nhuận doanh nghiệp bị “ăn mòn”
Tại Việt Nam, chi phí logistics đang chiếm 16–20% GDP, cao hơn đáng kể so với mức 10–12% của các nước ASEAN. Điều này khiến các doanh nghiệp sản xuất – phân phối trở thành nhóm chịu tác động nặng nề nhất, đặc biệt ở chi phí vận tải và chi phí tồn kho.
Tuy nhiên, phần lớn CFO và đội tài chính chỉ nhìn thấy những khoản chi phí “trên sổ sách” như:
- Phí vận chuyển
- Phí kho bãi
- Phí xử lý đơn hàng
Mà không nhìn thấy lớp chi phí ẩn bên dưới – thứ âm thầm bào mòn lợi nhuận hàng tháng:
- Thời gian chờ xe, chờ lấy hàng
- Phí phạt chậm giao hoặc giao sai
- Hàng hoàn – hủy vì lưu kho quá hạn
- Phí rủi ro vận hành
- Chi phí cơ hội từ mất đơn, mất khách
Doanh nghiệp chỉ có thể tăng lợi nhuận bền vững khi tối ưu logistics bằng dữ liệu và cơ chế kiểm soát tự động. Quản trị chi phí kinh doanh không phải cắt giảm – mà là tối ưu vận hành để mỗi đồng bỏ ra tạo ra nhiều giá trị hơn.
Chi phí logistics bao gồm những gì? – Phân tích cấu phần để biết nên cắt ở đâu
Để tối ưu và giảm chi phí logistics doanh nghiệp, CFO cần nhìn rõ toàn bộ cấu trúc chi phí – thay vì chỉ tập trung vào giá vận chuyển. Mỗi cấu phần đều có cơ hội tối ưu nếu được đo lường bằng dữ liệu thay vì phán đoán cảm tính.
1. Chi phí vận tải (Transportation)
Đây là nhóm chi phí lớn nhất trong toàn bộ hoạt động logistics và cũng là nơi doanh nghiệp dễ bị “rò rỉ chi phí” nhất.
Bất kỳ sai lệch nhỏ nào trong lộ trình, lịch trình, mức tiêu hao nhiên liệu hay giá thuê ngoài đều có thể tạo ra mức chênh lệch rất lớn khi nhân lên hàng ngàn chuyến xe mỗi tháng. Chi phí vận tải chiếm 50–60% tổng chi phí logistics.
Bao gồm:
- Nhiên liệu
- Lương & phụ cấp tài xế
- Khấu hao & bảo dưỡng phương tiện
- Phí cầu đường, bến bãi, lưu xe
- Phí thuê ngoài vận chuyển (3PL)
Điểm rò rỉ thường gặp
- Xe chạy rỗng nhiều km
- Trễ chuyến → bị phạt SLA
- Chọn tuyến đường không tối ưu, lãng phí nhiên liệu
- Không kiểm soát giá thuê ngoài theo COD/lượt/tấn-km
2. Chi phí kho bãi & tồn kho (Warehouse & Inventory)
Kho bãi vừa là tài sản, vừa là nguồn rủi ro tài chính lớn. Tồn kho cao làm “chết vốn”, nhưng tồn kho thấp lại gây đứt hàng.
Việc không có hệ thống dự báo – đo lường – kiểm soát theo thời gian thực khiến doanh nghiệp thường xuyên chịu thêm các chi phí ngầm như hao hụt, chậm xử lý đơn, sai lệch số liệu, và chi phí tồn kho kém luân chuyển. Đây là nhóm chi phí ít được nhìn thấy nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và biên lợi nhuận.
Chi phí kho bãi & tồn kho chiếm khoảng 20–25%.
Bao gồm:
- Thuê/mua mặt bằng kho
- Nhân sự vận hành kho
- Năng lượng, an ninh, bảo hiểm
- Chi phí hàng tồn chậm luân chuyển
- Hư hỏng do bảo quản kém
Điểm rò rỉ
- Dự báo sai → tồn kho cao → tăng chi phí vốn
- Bố trí kho không khoa học → thời gian xử lý đơn chậm → tăng chi phí nhân công
- Báo cáo tồn kho thủ công → sai lệch số liệu
3. Chi phí đóng gói & xử lý (Packaging & Handling)
Mặc dù chỉ chiếm 5–10%, nhóm chi phí này lại là phần doanh nghiệp dễ bỏ qua nhất nhưng lãng phí nhiều nhất.
Không chuẩn hóa vật tư, không kiểm soát quy trình đóng gói, dựa quá nhiều vào nhân công thủ công khiến chi phí đóng gói tăng mà hiệu suất không cải thiện. Với doanh nghiệp có số lượng đơn hàng lớn, tối ưu nhóm chi phí này giúp giảm đáng kể tổng chi phí logistics.
Bao gồm:
- Bao bì, vật tư đóng gói
- Nhân công xử lý đơn
- Thiết bị quấn, băng keo, pallet
Điểm rò rỉ
- Không chuẩn hóa vật tư → lãng phí 10–20% bao bì
- Quá nhiều quy trình thủ công → năng suất thấp
4. Chi phí quản lý & thủ tục
Đây là nhóm chi phí liên quan đến giấy tờ, thủ tục, pháp lý và kết nối hệ thống — vốn không lớn trên từng đơn hàng nhưng khi xảy ra lỗi, hậu quả kéo theo rất nặng nề.
Chậm một chứng từ có thể làm trễ một container, kéo theo hàng loạt chi phí lưu bãi, phạt chậm, chậm giao, mất khách hàng. Doanh nghiệp không có quy trình tiêu chuẩn và hệ thống quản lý hồ sơ số thường gặp rủi ro ở nhóm chi phí này nhất.
Bao gồm:
- Hải quan, C/O, kiểm định
- Bảo hiểm hàng hóa
- Phí chứng từ: vận đơn, giấy tờ kiểm tra
- Hệ thống IT, EDI, phần mềm kết nối
Điểm rò rỉ
- Chậm một chứng từ → trễ một chuyến hàng → tăng chi phí dây chuyền
- Không chuẩn hóa hồ sơ → mất thời gian đối soát
5. Chi phí ẩn (Invisible Costs) — thứ bào mòn lợi nhuận
Trên thực tế, không phải lúc nào doanh nghiệp cũng thất thoát vì những khoản chi rõ ràng. Nhiều “vết cắt” trong vận hành đến từ những chi phí mà chúng ta không nhìn thấy ngay lập tức, nhưng lại âm thầm bào mòn biên lợi nhuận từng ngày.
Đó là những khoản chi nhỏ nhưng tích tụ liên tục, không được đo lường, không được cảnh báo và không được kiểm soát đúng lúc.
- Hàng tồn quá hạn → tăng chi phí vốn & giảm vòng quay
- Xe chờ bốc dỡ quá lâu → tăng idle time & nhân công
- Xe chạy rỗng chiều về → lãng phí tới 30% chi phí nhiên liệu
- Sai hóa đơn vận chuyển → mất thời gian đối soát → chậm thanh toán
- Mất đơn hàng vì chậm giao → chi phí cơ hội
Nhiều doanh nghiệp thất thoát 10–15% lợi nhuận chỉ vì chi phí ẩn mà họ không đo lường được.
Vì sao chi phí logistics của doanh nghiệp Việt luôn cao hơn khu vực?
Chi phí logistics tại Việt Nam đang ở mức 16–20% GDP, cao hơn đáng kể so với các nước ASEAN (10–12%). Nguyên nhân đến từ sự kết hợp của yếu tố khách quan và nội tại doanh nghiệp.
1. Nguyên nhân khách quan
Dưới đây là một số nguyên nhân khách quan:
| Yếu tố | Ảnh hưởng |
| Cơ sở hạ tầng logistics chưa đồng bộ | Đường bộ, đường sắt, cảng biển thiếu kết nối; việc vận chuyển liên phương thức tốn thời gian và chi phí cao. |
| Giá nhiên liệu & chi phí container tăng liên tục | Giá xăng dầu, chi phí thuê container, phí cầu đường và phí cảng biến động, trực tiếp làm chi phí vận tải đội lên. |
| Phí cảng, phí dịch vụ vận tải cao | Hệ thống cảng và dịch vụ logistics chưa cạnh tranh mạnh, dẫn đến chi phí dịch vụ tăng, ảnh hưởng vào chi phí đầu cuối. |
2. Nguyên nhân nội tại doanh nghiệp
Một vài nguyên nhân nội tại doanh nghiệp khiến chi phí logistics của doanh nghiệp Việt luôn cao hơn khu vực:
| Yếu tố | Ảnh hưởng |
| Thiếu hệ thống theo dõi real-time | Không kiểm soát được chi phí từng chặng, dẫn đến thất thoát nhiên liệu, chi phí phạt trễ giao hàng, xe chạy rỗng. |
| Quản lý kho thủ công, tồn kho không chính xác | Hàng tồn chậm luân chuyển, chi phí vốn tăng, sai sót hạch toán tài chính, mất cơ hội bán hàng. |
| Thiếu liên kết giữa logistics – kế toán – tài chính | Không biết chi phí phát sinh ở đâu, khó đối soát, dễ xảy ra thất thoát và chi phí ẩn. |
| Không có KPI đo hiệu suất | Không đo lường cost per order, OTD% (On Time Delivery), vòng quay tồn kho → khó xác định điểm rò rỉ và cơ hội tối ưu. |
Nhiều doanh nghiệp nhìn vào chi phí vận tải và kho bãi trên sổ sách, nhưng không nhận ra lớp chi phí ẩn bên dưới, khiến lợi nhuận bị “ăn mòn” âm thầm.
Để giảm chi phí logistics doanh nghiệp về mức tối ưu như các nước ASEAN, doanh nghiệp cần tích hợp dữ liệu logistics – kho – kế toán, thiết lập KPI đo lường hiệu quả thực tế, và tối ưu từng khâu bằng công nghệ & tự động hóa.
Cắt chi phí vận chuyển – Đòn bẩy đầu tiên giúp giảm 10–15% tổng chi phí logistics
Chi phí vận chuyển chiếm 50–60% tổng chi phí logistics, do đó tối ưu vận tải là bước đầu tiên và dễ đo lường hiệu quả. Có nhiều cách để giảm chi phí logistics doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ:
1. Tối ưu tuyến đường (Route Optimization)
- Sử dụng phần mềm định tuyến thông minh (AI, thuật toán tối ưu quãng đường, thời gian, mật độ giao hàng).
- Lợi ích: giảm 10–12% chi phí nhiên liệu, tiết kiệm 20% thời gian vận chuyển.
- Ví dụ: AI tính toán lộ trình giao hàng ưu tiên, tránh giờ cao điểm, tận dụng tối đa xe tải.
2. Kết hợp đơn hàng (Order Consolidation)
- Ghép các lô hàng nhỏ thành lô lớn → tận dụng tải trọng xe tối đa, giảm số chuyến đi rỗng.
- Hạn chế xe chạy rỗng, giảm hao phí nhiên liệu và chi phí nhân công.
- Lợi ích: giảm 5–10% chi phí vận tải nếu triển khai đúng.
3. Đa dạng phương thức vận tải (Hybrid Logistics)
- Kết hợp road – sea – air để chọn giải pháp kinh tế nhất.
- Thuê ngoài 3PL trong mùa cao điểm → giảm chi phí cố định và rủi ro.
- Ví dụ: chuyển phần hàng cồng kềnh bằng đường biển, hàng nhanh bằng đường bộ.
4. Logistics xanh (Green Logistics)
- Sử dụng xe điện hoặc xe tiết kiệm nhiên liệu, giám sát tiêu hao qua IoT.
- Lợi ích: giảm 5–8% chi phí vận hành, đồng thời nâng cao hình ảnh bền vững.
Giảm chi phí kho bãi và tồn kho – Cắt “chi phí chết” trong lưu kho
Chi phí kho bãi & tồn kho chiếm 20–25% tổng chi phí logistics. Nhiều doanh nghiệp vẫn lãng phí lớn do quản lý tồn kho thủ công, không tối ưu không gian và thiếu công cụ đo lường hiệu quả. Để “cắt chi phí chết” trong lưu kho, có thể áp dụng các giải pháp sau:
1. Quản lý tồn kho khoa học
- Just-In-Time (JIT): Giảm lượng hàng dư thừa, chỉ nhập kho khi cần.
- ABC Analysis: Phân loại hàng nhanh – chậm luân chuyển để ưu tiên quản lý và tối ưu vốn.
- Lợi ích: giảm chi phí vốn, hạn chế hàng lỗi mốt hoặc hết hạn.
2. Tối ưu không gian kho
- Bố trí kho theo tần suất xuất nhập: Giảm thời gian di chuyển, tăng hiệu suất thao tác.
- Giá kệ thông minh & cảm biến IoT: Kiểm kê tự động, giảm sai sót, giảm nhân công thủ công.
3. Ứng dụng công nghệ
- Hệ thống WMS: Theo dõi tồn kho real-time, báo cáo nhanh số lượng, vị trí, lô hàng.
- Cross-docking: Hàng ra – vào nhanh, giảm thời gian lưu kho, hạn chế chi phí lưu trữ dài hạn, giảm chi phí logistics doanh nghiệp.
4. KPI quan trọng để đo hiệu quả
- Inventory Turnover: Vòng quay tồn kho
- Days on Hand: Số ngày tồn kho trung bình
- Occupancy Rate: Tỷ lệ sử dụng diện tích kho
Có thể thấy hầu hết các chi phí thuê kho, điện, bảo hiểm, vệ sinh kho thường rải rác và khó tổng hợp. Khi tối ưu kho bãi và tồn kho, doanh nghiệp không chỉ giảm chi phí mà còn giảm vốn lưu động, nâng cao dòng tiền và hiệu suất vận hành.
Tự động hóa quy trình logistics – Cách giảm 20–30% chi phí mà vẫn tăng tốc vận hành
Để giảm chi phí và đồng thời tăng tốc vận hành, nhiều doanh nghiệp đang ứng dụng công nghệ số và tự động hóa. Giải pháp không chỉ cắt giảm chi phí logistics doanh nghiệp trực tiếp mà còn giảm chi phí ẩn, nâng cao hiệu suất toàn chuỗi logistics.
1. Ứng dụng công nghệ số
| Công nghệ | Ứng dụng | Lợi ích |
| AI & RPA | Xử lý chứng từ, hóa đơn vận tải, tracking container tự động | Tiết kiệm thời gian kiểm tra, giảm sai sót, đối soát nhanh |
| IoT | Gắn cảm biến đo nhiệt độ, vị trí, cảnh báo trễ chuyến | Giám sát real-time, chủ động xử lý vấn đề, giảm chi phí phạt trễ |
| Big Data / Predictive Analytics | Dự báo nhu cầu, luồng vận chuyển | Giảm tồn kho, tối ưu tuyến đường, tăng tỷ lệ giao hàng đúng hẹn |
2. Thuê ngoài dịch vụ logistics (3PL, 4PL)
- Giảm chi phí đầu tư hạ tầng: kho, xe, công nghệ.
- Tận dụng mạng lưới vận tải và kho sẵn có của nhà cung cấp 3PL.
- Doanh nghiệp tập trung vào cốt lõi: sản xuất, bán hàng, marketing.
- Lợi ích: tiết kiệm 10–15% chi phí vận hành so với tự đầu tư hạ tầng.
3. Tối ưu đóng gói
- Giảm khối lượng kiện hàng, sử dụng vật liệu tái chế, chuẩn hóa bao bì.
- Giảm phí vận chuyển trực tiếp 3–5% và giảm chi phí kho bãi do diện tích lưu kho nhỏ hơn.
4. Đào tạo nhân sự logistics số
- Nhân viên vận hành TMS/WMS, hiểu KPI về chi phí – hiệu suất.
- Giảm lỗi thao tác thủ công, tăng năng suất và độ chính xác.
Cắt giảm chi phí logistics doanh nghiệp bằng dữ liệu – Góc nhìn CFO hiện đại
Trong nhiều doanh nghiệp, tối ưu vận hành không đồng nghĩa với kiểm soát chi phí. Rất nhiều CFO chỉ nhìn thấy chi phí trên sổ sách mà không đo được hiệu quả thực tế, dẫn đến thất thoát ẩn và quyết định đầu tư thiếu chính xác.
Để quản lý và giảm chi phí logistics doanh nghiệp một cách hiệu quả, minh bạch và dựa trên dữ liệu, cần tập trung vào các giải pháp sau:
1. Tạo bộ KPI logistics – tài chính
Một số KPI quan trọng để CFO theo dõi:
- Cost per ton-km: Chi phí vận tải trên mỗi tấn-kilomet
- Cost per Order: Chi phí vận hành trên mỗi đơn hàng
- Logistics Cost Ratio (%): Tỷ lệ chi phí logistics/doanh thu
KPI này giúp doanh nghiệp thấy chi phí ở đâu đang vượt hoặc thấp hơn chuẩn, từ đó tối ưu chi phí theo từng tuyến, từng loại hàng, từng dự án.
2. So sánh thực chi với ngân sách (Budget vs Actual)
- Theo dõi chi phí logistics theo thời gian thực và so sánh với ngân sách kế hoạch.
- Xác định các khoản lệch, nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời.
3. Đánh giá ROI đầu tư công nghệ
- Các khoản đầu tư TMS/WMS, phần mềm tự động hóa vận hành cần được đánh giá dựa trên lợi ích tài chính thực tế: tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian giao hàng, giảm sai sót.
- ROI càng rõ ràng, CFO càng dễ thuyết phục Ban giám đốc mở rộng ứng dụng công nghệ.
Với Bizzi Expense, CFO có thể:
- Gắn từng giao dịch logistics vào cost center tương ứng
- Theo dõi tỷ lệ chi phí logistics / doanh thu theo thời gian thực
- Nhận cảnh báo tự động khi chi phí vận tải vượt ngân sách định mức
Nhờ dữ liệu trực tuyến và KPI rõ ràng, CFO hiện đại không chỉ kiểm soát chi phí mà còn ra quyết định chiến lược, tối ưu vận hành và nâng cao lợi nhuận doanh nghiệp.
Bizzi – Tự động hóa kiểm soát chi phí logistics cho doanh nghiệp
Chi phí logistics thường rải rác, khó tổng hợp và dễ phát sinh thất thoát ẩn. Bizzi giúp doanh nghiệp tự động hóa kiểm soát, đối soát và minh bạch chi phí logistics, từ vận tải, kho bãi đến chi phí liên quan.
1. Tự động xử lý hóa đơn logistics
- Hóa đơn thuê kho, phí vận tải, cầu đường… được Bizzi Bot tự động tải, đọc và kiểm tra hợp lệ.
- Loại bỏ thao tác thủ công, giảm sai sót và thời gian xử lý.
2. Đối soát 3 chiều (3-Way Match)
- So sánh Hóa đơn ↔ PO ↔ Phiếu nhập (GR)
- Phát hiện:
- Sai sót hóa đơn
- Hóa đơn trùng
- Chênh lệch giá cước
- Giúp CFO và kế toán nhanh chóng xác nhận chi phí chính xác.
3. Kiểm tra nhà cung cấp
- Tự động tra cứu Mã số thuế và trạng thái doanh nghiệp vận tải trên hệ thống thuế.
- Đảm bảo chi phí hợp pháp và hợp lệ theo quy định.
4. Kiểm soát ngân sách & chi tiêu
- Phân bổ ngân sách cho từng tuyến, kho hoặc dự án logistics.
- Hệ thống cảnh báo vượt chi và tạo báo cáo real-time cho CFO.
- Dễ dàng theo dõi tỷ lệ chi phí/logistics revenue theo thời gian thực.
5. Kết quả thực tế
- Giảm 70–80% thời gian xử lý hóa đơn logistics.
- Minh bạch chi phí đến từng đơn hàng, tuyến hoặc nhà cung cấp.
- Giảm chi phí vận hành tài chính 20–25%, giúp doanh nghiệp tối ưu dòng tiền và lợi nhuận.
Logistics bền vững – Giảm chi phí và giảm phát thải song hành
Ngày nay, doanh nghiệp không chỉ quan tâm đến chi phí logistics, mà còn đến tác động môi trường. Áp dụng Green Logistics giúp doanh nghiệp vừa tiết kiệm chi phí, vừa nâng cao uy tín ESG.
1. Green Logistics
- Dùng phương tiện tiết kiệm nhiên liệu, tối ưu tải trọng.
- Giảm phát thải CO₂, giảm chi phí nhiên liệu và vận hành.
2. Paperless Logistics
- Loại bỏ chứng từ giấy, chuyển toàn bộ sang hóa đơn và chứng từ điện tử.
- Giảm chi phí hành chính, tăng tốc độ đối soát, giảm sai sót.
3. Circular Logistics
- Tái sử dụng bao bì, pallet, vật liệu đóng gói.
- Giảm chi phí vật tư, chi phí kho bãi và chi phí xử lý rác thải.
4. Carbon KPI
- Theo dõi chi phí CO₂ trên mỗi đơn hàng như một chỉ số hiệu suất.
- Giúp CFO và Ban Giám đốc đánh giá song song hiệu quả kinh tế và môi trường.
Bizzi không chỉ giúp cắt giảm chi phí logistics doanh nghiệp mà còn tăng tốc độ và minh bạch vận hành logistics, biến dữ liệu chi phí thành công cụ chiến lược cho CFO. Hóa đơn và chứng từ số hóa hoàn toàn giúp doanh nghiệp:
- Minh bạch chi phí
- Đối soát real-time
- Đáp ứng tiêu chí ESG và compliance
- Kết hợp quản lý tài chính với chiến lược bền vững.
Kết luận
Chi phí logistics chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí hoạt động của doanh nghiệp, từ vận tải, kho bãi, tồn kho, đóng gói đến chi phí quản lý ẩn. Tuy nhiên, việc cắt giảm chi phí logistics doanh nghiệp mù quáng không giúp tối ưu lợi nhuận – ngược lại, có thể ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và tốc độ vận hành.
Cắt giảm chi phí logistics doanh nghiệp không phải bằng cách giảm nhân sự hay xe, mà bằng việc tối ưu từng dòng chi phí dựa trên dữ liệu thực tế và tự động hóa quy trình.
Để giảm chi phí hiệu quả và bền vững, doanh nghiệp cần:
- Tối ưu từng dòng chi phí dựa trên dữ liệu thực tế, thay vì đoán mò.
- Ứng dụng công nghệ & tự động hóa trong vận tải, kho bãi, hóa đơn và đối soát.
- Đặt KPI và đo lường hiệu suất logistics song song với chi phí và ROI đầu tư.
- Kết hợp chiến lược bền vững (Green Logistics, Paperless, Circular) để giảm phát thải và chi phí vật tư.
Với Bizzi, doanh nghiệp có thể tự động hóa quản lý chi phí logistics để minh bạch hóa chi phí, kiểm soát ngân sách theo tuyến/kho/dự án, phát hiện chi phí ẩn, đồng thời tạo cơ sở dữ liệu để ra quyết định chiến lược nhanh và chính xác.
- Khám phá cách Bizzi giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí logistics theo thời gian thực – từ hóa đơn vận tải đến báo cáo tài chính: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
- Xem thêm bài viết về Top 27 Phần mềm quản lý chi phí tại đây