Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ giúp tiết kiệm chi phí và thời gian. Hiểu rõ hoá đơn điện tử là gì, phân loại, cách khởi tạo, phát hành và sử dụng là điều bắt buộc trong doanh nghiệp, dù thuộc quy mô nào.
Trong bài viết này, Bizzi sẽ cung cấp góc nhìn đa chiều về để giải đáp thắc mắc hóa đơn điện tử là gì cùng với những thông tin liên quan.
Hóa đơn điện tử là gì? Cách sử dụng hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp?
Hóa đơn điện tử là một loại chứng từ được tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hoàn toàn bằng phương tiện điện tử. Nó đóng vai trò trung tâm trong nhiều hệ thống và quy trình kinh doanh hiện đại:
- Là một thành phần cốt lõi của hệ thống quản lý tài chính doanh nghiệp.
- Là chứng từ quan trọng xác nhận giao dịch mua bán, đặc biệt trong hệ thống thương mại điện tử.
- Đóng vai trò thiết yếu trong việc số hóa chuỗi cung ứng.
- Thường được tích hợp chặt chẽ vào các hệ thống ERP (Quản trị nguồn lực doanh nghiệp) để quản lý tổng thể hoạt động.
- Được kết nối và tích hợp vào hệ thống quản lý thuế điện tử của cơ quan thuế để phục vụ công tác quản lý và tuân thủ thuế.
Như vậy, hóa đơn điện tử không chỉ là một chứng từ tài chính đơn thuần mà còn là một mắt xích quan trọng liên kết các hệ thống quản lý khác nhau của doanh nghiệp và cơ quan quản lý nhà nước.
Phân loại hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử được phân loại dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau, bao gồm tính pháp lý, mục đích sử dụng, và loại hình doanh nghiệp. Tại Điều 5, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, chính thức có hiệu lực áp dụng từ ngày 01/11/2018, Chính Phủ đã quy định và phân loại chi tiết hóa đơn điện tử.
Dưới đây là các cách phân loại phổ biến:
Phân loại theo nội dung hóa đơn
- Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT): Dành cho tổ chức, doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ.
- Hóa đơn bán hàng: Dành cho tổ chức, cá nhân kê khai và nộp thuế online theo phương pháp trực tiếp.
- Hóa đơn xuất khẩu: Áp dụng cho doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài.
- Hóa đơn đặc thù: Các lĩnh vực đặc biệt như xăng dầu, điện, nước, viễn thông, tài chính.
Phân loại theo hình thức sử dụng
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Doanh nghiệp cần gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để cấp mã trước khi sử dụng.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Dành cho doanh nghiệp đủ điều kiện tự khởi tạo hóa đơn mà không cần mã xác thực.
Phân loại theo chức năng
- Hóa đơn gốc (hóa đơn ban đầu): Hóa đơn chính thức được phát hành trong giao dịch.
- Hóa đơn điều chỉnh: Sử dụng để sửa đổi nội dung sai sót của hóa đơn gốc.
- Hóa đơn thay thế: Được lập để thay thế hóa đơn gốc khi có sai sót nghiêm trọng.
- Hóa đơn hủy: Hóa đơn bị hủy do không còn giá trị sử dụng.
Phân loại theo định dạng
- Hóa đơn PDF có chữ ký số: Được lưu trữ và tự động gửi cho người mua qua email nhưng không thể chỉnh sửa.
- Hóa đơn XML: Định dạng chuẩn để gửi đến cơ quan thuế và hệ thống kế toán.
Bản thể hiện hóa đơn điện tử là gì?
Bản thể hiện hóa đơn điện tử là phiên bản hiển thị của hóa đơn điện tử gốc dưới dạng có thể đọc được, thường là file PDF hoặc in ra giấy. Bản thể hiện giúp người dùng (doanh nghiệp, khách hàng, cơ quan thuế) dễ dàng kiểm tra nội dung hóa đơn, nhưng không có giá trị pháp lý nếu thiếu các yếu tố xác thực.
| Tiêu chí | Hóa Đơn Điện Tử Gốc | Bản Thể Hiện Hóa Đơn Điện Tử |
| Định dạng | File XML (dữ liệu số) | PDF, hình ảnh hoặc bản in giấy |
| Giá trị pháp lý | Có giá trị pháp lý nếu có chữ ký điện tử, mã số của cơ quan thuế (nếu cần) | Không có giá trị pháp lý nếu thiếu chữ ký số, chỉ mang tính tham khảo |
| Sử dụng để kê khai thuế | Được sử dụng | Không được sử dụng |
| Chỉnh sửa, lưu trữ | Được lưu trữ trên hệ thống phần mềm kế toán và cơ quan thuế | Có thể in ra hoặc lưu trữ trên máy tính nhưng không có giá trị pháp lý nếu không kèm file XML gốc |
| Tra cứu, kiểm tra | Chỉ đọc được bằng phần mềm chuyên dụng | Dễ đọc, dễ kiểm tra thông tin bằng mắt thường |
Tóm lại cần hiểu được hóa đơn điện tử là gì và phân biệt với bản thể hiện của hoá đơn điện tử. Hóa đơn điện tử gốc có giá trị pháp lý được sử dụng làm căn cứ để giao dịch, thanh toán, hạch toán, thanh tra, kiểm tra. Trong khi đó, Bản thể hiện của hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.
Điều kiện để hóa đơn điện tử được công nhận
Để hóa đơn điện tử (HĐĐT) có giá trị pháp lý và được công nhận trong giao dịch, doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ các quy định sau:
- Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử
- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
- Về định dạng, hóa đơn điện tử phải được lập dưới định dạng chuẩn XML do Tổng cục Thuế quy định. Có thể có bản thể hiện dưới dạng PDF nhưng XML là bản gốc hợp pháp
- Khi có thay đổi về hệ thống hóa đơn, doanh nghiệp phải cập nhật thông tin với cơ quan thuế.
Các nội dung cần thiết của hoá đơn điện tử
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
- Thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có).
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.
- Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn.
- Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt.
Hóa đơn điện tử theo Nghị định 123
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, tổ chức muốn khởi tạo hóa đơn điện tử cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ HĐĐT.
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng HĐĐT theo quy định.
- Có chữ ký số trong giao dịch thương mại theo quy định của pháp luật.
- Có phần mềm bán hàng hoá, phần mềm quản lý khách hàng và dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán doanh nghiệp, đảm bảo dữ liệu của HĐĐT bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu điện tử theo quy định pháp luật.
Cách phát hành hóa đơn điện tử
- Doanh nghiệp phải có quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử, gửi tới cơ quan quản lý, gửi lên trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế.
- Tiến hành ký số vào hóa đơn mẫu rồi gửi tới cơ quan quản lý thuế.
Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử
- Bước 1: Khởi tạo hóa đơn điện tử.
- Bước 2: Gửi hóa đơn điện tử đến người mua hàng hóa, dịch vụ.
- Bước 3: Xử lý hóa đơn điện tử sai sót.
Có nên chuyển sang hóa đơn điện tử?
Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn điện tử khác gì so với hóa đơn giấy truyền thống?
Hóa đơn điện tử nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và an toàn hơn so với hóa đơn giấy truyền thống, với các đặc điểm như:
- Dữ liệu điện tử (file PDF, XML)
- Lưu trữ trên hệ thống máy tính, phần mềm kế toán hoặc hệ thống của cơ quan thuế
- Tự động cập nhật với cơ quan thuế
Hóa đơn điện tử có bắt buộc sử dụng không?
Có. Từ ngày 1/7/2022, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, mọi doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy. Một số trường hợp đặc biệt (hộ kinh doanh nhỏ lẻ, vùng chưa có điều kiện hạ tầng CNTT) có thể được gia hạn áp dụng theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Làm thế nào để tạo và sử dụng hóa đơn điện tử?
- Bước 1: Đăng Ký Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử
- Bước 2: Chọn Nhà Cung Cấp Phần Mềm HĐĐT
- Bước 3: Cấu Hình Và Khởi Tạo Hóa Đơn
- Bước 4: Gửi và lưu trữ Hóa Đơn
Hóa đơn điện tử có an toàn và bảo mật không?
Có. Hóa đơn điện tử an toàn hơn hóa đơn giấy nhờ vào các cơ chế bảo mật như Chữ ký số giúp đảm bảo tính toàn vẹn, không thể chỉnh sửa; Mã hóa dữ liệu ngăn chặn việc làm giả hoặc đánh cắp thông tin. Được quản lý chặt chẽ từ cơ quan thuế, giúp giảm gian lận thuế và hóa đơn khống.
Tra cứu hóa đơn điện tử ở đâu? Có dễ dàng tra cứu mọi lúc mọi nơi không?
Bạn có thể dễ dàng tra cứu hóa đơn điện tử ở bất kỳ đâu, chỉ cần có internet. Dưới đây là 2 cách để bạn tham khảo:
- Cách 1: Tra cứu trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế
Truy cập: https://hoadondientu.gdt.gov.vn
- Cách 2: Tra cứu trên trang web hệ thống tra cứu hóa đơn
Truy cập: https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html
Tiêu chí lựa chọn đơn vị đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
- Nhà cung cấp phải nằm trong danh sách được Tổng cục Thuế cấp phép, đảm bảo hệ thống tuân thủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp HĐĐT đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn.
- Có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia.
- Bảo mật cao & Độ tin cậy: Chữ ký số hợp lệ, đảm bảo mã hóa thông tin, chống giả mạo và truy cập trái phép; Hệ thống sao lưu & phục hồi ít nhất 10 năm theo quy định pháp luật, tránh mất mát dữ liệu.
- Có chương trình phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận HĐĐT đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đáp ứng các nội dung theo quy định.
- Đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.
- Có chi phí minh bạch, hợp lý, không phát sinh phí ẩn, có nhiều gói dịch vụ linh hoạt theo nhu cầu doanh nghiệp.
B-Invoice – Giải pháp hóa đơn điện tử tích hợp máy bán hàng
B-Invoice là giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế công nhận, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, B-Invoice còn mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp.
Hóa đơn điện tử B-Invoice bao gồm:
- Hóa đơn điện tử thông thường: Đáp ứng đầy đủ các quy định hiện hành của Bộ Tài chính về hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác và hợp pháp.
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (POS):Dễ dàng xuất hóa đơn điện tử từ các giao dịch bán hàng tại điểm bá khi B-Invoice tích hợp với các loại máy tính tiền (POS) phổ biến trên thị trường.
- Vé điện tử: Doanh nghiệp có thể quản lý bán vé, lập hóa đơn bán vé điện tử một cách hiệu quả.
Ưu điểm của hóa đơn điện từ B-Invoice:
- Mẫu đa dạng, thiết kế theo nhu cầu của doanh nghiệp
- Tích hợp dễ dàng và tùy biến với các hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP), phần mềm kế toán,…
- Dễ dàng tìm kiếm và truy xuất hóa đơn gốc, tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý.
- Hỗ trợ chữ ký số và các phương thức ký số
- Bảo mật theo tiêu chuẩn ISO 27001, đảm bảo an toàn thông tin cho doanh nghiệp.
- Lưu trữ hóa đơn trong 10 năm theo quy định của pháp luật.
Để chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp, doanh nghiệp cần ưu tiên tính hợp pháp, bảo mật, tích hợp tốt với phần mềm kế toán, và chi phí hợp lý. Dựa trên những nhu cầu thiết yếu của thị trường, Bizzi đã xây dựng và phát triển phần mềm xử lý hóa đơn hỗ trợ cho doanh nghiệp trong đó bước đầu tiên là phần mềm xử lý hóa đơn tự động thay thế cho giải pháp kiểm tra và nhập liệu truyền thống.
Kể từ khi ra mắt, Bizzi đã thu hút khách hàng từ các doanh nghiệp tập đoàn quy mô lớn trong các lĩnh vực khác nhau như: Grab, GS25, Circle K, Tiki, Guardian, Medicare, Pharmacity, đến các doanh nghiệp SMEs cùng với hơn 4.000 nhà cung cấp sử dụng nền tảng này hằng ngày. Tính đến 10/2021 tổng giá trị hóa đơn xử lý hằng tháng thông qua nền tảng Bizzi đạt hơn 300 triệu USD.
- Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
Có thể bạn quan tâm: