Việc tải và lưu trữ hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành yêu cầu bắt buộc và là bước khởi đầu quan trọng trong toàn bộ quy trình quản lý chi phí doanh nghiệp. (Cập nhật theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tính đến năm 2025).
Có 4 cách tải hóa đơn điện tử chính tại Việt Nam: qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế, qua email người bán gửi, qua portal của nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT, hoặc website tra cứu riêng của doanh nghiệp. Nắm vững các phương pháp này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn là nền tảng để xây dựng một hệ thống quản lý tài chính minh bạch, kiểm soát chặt chẽ các khoản chi và tối ưu hóa quy trình thanh toán.
Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng cách tải hóa đơn điện tử, phân biệt rõ giá trị pháp lý của file XML và PDF, đồng thời chỉ ra các lỗi thường gặp và giải pháp lưu trữ an toàn, hiệu quả, giúp doanh nghiệp đặt những viên gạch đầu tiên cho việc quản lý chi tiêu hiệu quả.
1. 04 Cách Tải Hóa Đơn Điện Tử Phổ Biến và Dễ Dàng Nhất
Để doanh nghiệp có thể thực hiện cách tải hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng, tạo tiền đề cho việc quản lý chi phí hiệu quả, Bizzi hướng dẫn 4 phương pháp phổ biến nhất hiện nay:
1.1. Cách tải hóa đơn điện tử từ Cổng Tổng cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn)
Đây là phương pháp chính thống và đảm bảo độ tin cậy cao nhất, do thông tin được lấy trực tiếp từ cơ quan thuế, là nguồn dữ liệu gốc cho mọi hoạt động kiểm toán và kiểm soát chi phí sau này.
Điều kiện cần có:
- Tài khoản đăng nhập vào hệ thống Thuế điện tử (đã được cơ quan thuế cấp quyền).
- Cài đặt plugin ký số (ví dụ: HDDT Plugin) để xác thực khi cần.
Các bước thực hiện:
- Bước 1: Truy cập trang web chính thức:
hoadondientu.gdt.gov.vn. - Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản Thuế điện tử của doanh nghiệp.
- Bước 3: Điều hướng đến mục “Tra cứu” và chọn “Tra cứu hóa đơn”.
- Bước 4: Nhập đầy đủ thông tin tra cứu: Mã số thuế người bán, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, và các thông tin yêu cầu khác.
- Bước 5: Nhấn “Tìm kiếm”. Hệ thống sẽ hiển thị kết quả hóa đơn tương ứng.
- Bước 6: Chọn hóa đơn bạn muốn tải về và nhấn nút “Tải về”.
- Bước 7: Lựa chọn định dạng tải về (bắt buộc tải file XML và có thể tải thêm PDF để xem).
Ưu điểm:
- Thông tin chính xác, đáng tin cậy, là nguồn dữ liệu gốc từ cơ quan thuế.
- Đảm bảo 100% tính pháp lý của hóa đơn, làm cơ sở vững chắc cho việc ghi nhận chi phí.
Nhược điểm:
- Quy trình tra cứu thủ công, tốn thời gian, có thể trở thành nút thắt cổ chai trong quy trình thanh toán nếu số lượng hóa đơn lớn.
- Giao diện chưa thực sự thân thiện với người dùng.
1.2. Cách tải hóa đơn điện tử từ hệ thống nhà cung cấp (MISA, Viettel, VNPT, BKAV…)
Hầu hết người bán đều sử dụng dịch vụ của một nhà cung cấp HĐĐT. Việc tải hóa đơn qua các cổng này là một phần không thể thiếu trong luồng tương tác và thanh toán với nhà cung cấp.
Các bước thực hiện:
- Bước 1: Mở email thông báo phát hành hóa đơn từ người bán và nhấp vào đường link tra cứu được cung cấp.
- Bước 2: Nhập “Mã tra cứu hóa đơn” (mã này thường được gửi kèm trong email hoặc in trên bản thể hiện PDF của hóa đơn).
- Bước 3: Sau khi nhập mã, hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết hóa đơn. Bạn chỉ cần chọn tùy chọn tải về định dạng XML và PDF.
Ưu điểm:
- Rất phổ biến, tiện lợi và nhanh chóng cho người mua.
Nhược điểm:
- Mỗi nhà cung cấp có một giao diện khác nhau, tạo ra sự phân mảnh trong việc thu thập chứng từ chi phí.
- Phụ thuộc vào việc người bán có gửi link tra cứu hay không, có thể gây chậm trễ trong việc ghi nhận chi phí.
1.3. Cách tải hóa đơn điện tử từ Email giao dịch
Đây là phương thức đơn giản nhất, tuy nhiên cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro cho việc quản lý chi phí tập trung nếu không có một quy trình xử lý email tự động.
- Hình thức: Người bán đính kèm file hóa đơn (thường có cả định dạng .XML và .PDF) trong email xác nhận giao dịch.
- Các bước thực hiện: Mở email -> Tìm đến file đính kèm -> Nhấn nút tải về và lưu vào hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp.
- Ưu điểm: Cực kỳ nhanh chóng, không cần thực hiện thêm thao tác tra cứu.
- Nhược điểm: Dễ bị thất lạc, bỏ sót, dẫn đến việc ghi nhận thiếu chi phí. Cần kiểm tra kỹ tính hợp lệ của hóa đơn trước khi đưa vào quy trình thanh toán.
- Lưu ý bảo mật: Luôn kiểm tra kỹ địa chỉ email người gửi để tránh các email lừa đảo, gây rủi ro tài chính cho doanh nghiệp.
1.4. Cách tải hóa đơn điện tử từ Website/Cổng tra cứu riêng của Người bán
Nhiều nhà cung cấp lớn xây dựng cổng tra cứu riêng, giúp khách hàng chủ động hơn trong việc thu thập chứng từ, một yếu tố quan trọng để đảm bảo dòng chảy thông tin chi phí không bị gián đoạn.
- Hình thức: Người bán cung cấp một cổng thông tin trên website của họ.
- Các bước thực hiện: Truy cập website của người bán -> Tìm đến mục tra cứu hóa đơn -> Nhập thông tin xác thực (mã đơn hàng, mã khách hàng…) -> Tìm và tải hóa đơn.
- Ưu điểm: Chủ động, có thể tra cứu lại bất cứ lúc nào, hữu ích khi giao dịch thường xuyên với một nhà cung cấp.
- Nhược điểm: Không phải doanh nghiệp nào cũng có hệ thống này, và việc phải truy cập nhiều hệ thống khác nhau làm tăng gánh nặng quản trị.
2. Phân Biệt Định Dạng File Hóa Đơn Điện Tử (XML vs. PDF): Tải File Nào Mới Đúng Chuẩn?
Khi thực hiện cách tải hóa đơn điện tử, việc lựa chọn đúng định dạng file không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tự động hóa và phân tích dữ liệu chi phí sau này.
2.1. Phân Biệt Rõ Ràng Hai Định Dạng File Quan Trọng
| Tiêu chí | File XML (.xml) | File PDF (.pdf) |
| Bản chất | Là file dữ liệu gốc, có cấu trúc, chứa toàn bộ thông tin theo chuẩn của Tổng cục Thuế. Đây là nguồn dữ liệu “sạch” cho các hệ thống quản lý chi phí. | Là bản thể hiện trực quan nội dung của hóa đơn, giúp người dùng đọc và in ấn dễ dàng. |
| Giá trị pháp lý | Có giá trị pháp lý cao nhất. Đây là file bắt buộc phải lưu trữ để phục vụ công tác kê khai thuế và là cơ sở cho việc hạch toán kế toán. | Chỉ có giá trị tham khảo, không đủ giá trị pháp lý để thay thế file XML khi quyết toán thuế. |
| Khả năng đọc | Cần phần mềm chuyên dụng để đọc và trích xuất dữ liệu, tạo điều kiện cho tự động hóa. | Dễ dàng mở bằng các phần mềm thông dụng. |
| Mục đích sử dụng | Lưu trữ, kê khai thuế, hạch toán, và quan trọng nhất là làm đầu vào cho các hệ thống tự động xử lý và phân tích chi phí. | Xem, in ấn, đối chiếu nhanh thông tin. |
2.2. Vậy Cần Tải Định Dạng Nào Là Đúng và Đủ?
- Bắt buộc: Luôn phải tải và lưu trữ file XML. Đây là chứng từ gốc và là nguồn dữ liệu vàng cho việc số hóa tài chính.
- Nên có: Tải kèm file PDF để tiện cho việc xem nhanh và lưu hành nội bộ.
Lưu trữ cả hai file là thực tiễn tốt nhất, giúp doanh nghiệp vừa tuân thủ pháp luật, vừa tối ưu hóa quy trình quản lý chi phí nội bộ.
3. Hướng Dẫn Kiểm Tra Tính Hợp Lệ Của Hóa Đơn Điện Tử Sau Khi Tải Về
Sau khi đã áp dụng cách tải hóa đơn điện tử, việc xác minh tính hợp lệ là một bước kiểm soát rủi ro quan trọng trong quy trình quản lý chi tiêu, đảm bảo doanh nghiệp không thanh toán cho các chứng từ không hợp lệ.
Bước 1: Kiểm Tra Tính Toàn Vẹn và Chữ Ký Số trên File XML
Sử dụng phần mềm iTaxViewer hoặc các nền tảng quản lý chi phí tự động để mở file XML. Hệ thống sẽ tự động kiểm tra:
- Chữ ký số: Đảm bảo chữ ký số của người bán còn hiệu lực.
- Tính toàn vẹn: Xác minh hóa đơn không bị chỉnh sửa, đảm bảo dữ liệu chi phí là chính xác.
Bước 2: Tra Cứu Thông Tin Hóa Đơn Trên Cổng Của Tổng Cục Thuế
Đây là bước đối chiếu chéo quan trọng nhất để xác thực một khoản chi:
- Truy cập
https://hoadondientu.gdt.gov.vn/. - Nhập các thông tin trên hóa đơn vào mục tra cứu.
- Nhấn “Tra cứu”.
Kết quả trả về từ cơ quan thuế là bằng chứng cuối cùng về tính hợp pháp của hóa đơn.
Bước 3: Đối Chiếu Thông Tin Giữa File Hóa Đơn và Kết Quả Tra Cứu
So sánh các thông tin quan trọng (MST, tổng tiền, thuế suất…). Mọi thông tin phải trùng khớp tuyệt đối để đảm bảo khoản chi được ghi nhận chính xác.
4. Tại Sao Phải Tải và Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Đúng Quy Định?
Việc tải và lưu trữ HĐĐT đúng cách không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là nền tảng cốt lõi của việc quản lý tài chính và kiểm soát chi phí hiệu quả.
4.1. Đối với Người Mua (Doanh nghiệp chi trả)
- Làm căn cứ hạch toán chi phí đầu vào: Hóa đơn là chứng từ gốc để ghi nhận chi phí, cung cấp dữ liệu đầu vào cho việc phân tích và báo cáo chi tiêu.
- Chứng minh chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN: Đây là yếu tố then chốt để đảm bảo mọi khoản chi đều là chi phí hợp lý hợp lệ, giúp tối ưu hóa nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.
- Làm căn cứ kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Giảm số thuế phải nộp, trực tiếp tác động đến dòng tiền của công ty.
- Lưu trữ phục vụ thanh tra, kiểm tra thuế: Cung cấp bằng chứng hợp pháp, tránh các rủi ro phạt tài chính.
- Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp: Đảm bảo tính chính xác trong quy trình thanh toán cho nhà cung cấp, tránh thanh toán sai hoặc trùng lặp.
4.2. Đối với Người Bán
- Lưu trữ bản sao hóa đơn đã phát hành: Tuân thủ quy định về lưu trữ chứng từ kế toán.
- Phục vụ công tác quản trị nội bộ: Dễ dàng kiểm tra, đối soát doanh thu, công nợ và tình hình kinh doanh.
5. Các Vấn Đề Thường Gặp Khi Tải Hóa Đơn Điện Tử và Hướng Dẫn Xử Lý
Các sự cố trong quá trình thực hiện cách tải hóa đơn điện tử có thể gây gián đoạn và làm chậm trễ toàn bộ quy trình xử lý chi phí. Dưới đây là các vấn đề phổ biến và giải pháp:
- Không nhận được email/link tra cứu: Liên hệ ngay với người bán. Sự chậm trễ này ảnh hưởng đến việc ghi nhận chi phí đúng kỳ.
- Nhập mã tra cứu báo lỗi: Kiểm tra kỹ lại thông tin. Sai sót này có thể làm đình trệ việc xác minh hóa đơn.
- Tải về chỉ có file PDF, không có XML: Yêu cầu người bán cung cấp bổ sung file XML để đảm bảo tính hợp lệ cho việc hạch toán và khấu trừ thuế.
- File XML bị lỗi, không mở được: Yêu cầu người bán gửi lại file chuẩn để đảm bảo dữ liệu chi phí có thể được xử lý tự động.
- Chữ ký số báo không hợp lệ/hết hạn: Thông báo ngay cho người bán. Một hóa đơn không hợp lệ sẽ bị loại khỏi quy trình thanh toán. Tham khảo thêm về quy định hủy hóa đơn điện tử để xử lý.
- Khó khăn khi phải tải thủ công từ nhiều nguồn: Đây là vấn đề lớn nhất của bộ phận kế toán, gây tốn thời gian và tăng nguy cơ sai sót. Giải pháp tối ưu là tự động hóa toàn bộ quy trình xử lý hóa đơn đầu vào.
Doanh nghiệp có thể tiết kiệm đến 80% thời gian bằng cách tìm hiểu cách Bizzi giúp tự động phát hiện và xử lý hóa đơn lỗi. Đăng ký dùng thử ngay!
6. Quy Định Về Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử An Toàn, Đúng Pháp Luật
Sau khi đã hoàn tất cách tải hóa đơn điện tử, việc lưu trữ một cách có hệ thống là bước cuối cùng để đảm bảo dữ liệu chi phí luôn sẵn sàng cho việc tra cứu, kiểm toán và phân tích.
Yêu cầu pháp lý và thực tiễn tốt nhất:
- Định dạng lưu trữ: Bắt buộc lưu trữ file gốc XML.
- Thời gian lưu trữ: Tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Kế toán.
- Phương tiện lưu trữ: Các dịch vụ lưu trữ đám mây được khuyến khích vì tính an toàn và khả năng truy cập linh hoạt.
- An toàn và toàn vẹn: Hệ thống lưu trữ phải đảm bảo an toàn, bảo mật và cho phép trích xuất dữ liệu dễ dàng khi cần.
Thực Tiễn Tốt Khi Lưu Trữ:
- Tổ chức thư mục khoa học: Sắp xếp hóa đơn theo nhà cung cấp, tháng, quý, năm để dễ dàng truy vết các khoản chi.
- Đặt tên file rõ ràng: Giúp việc tìm kiếm chứng từ nhanh chóng hơn.
- Sao lưu (Backup) định kỳ: Là yêu cầu bắt buộc để phòng ngừa rủi ro mất mát dữ liệu tài chính quan trọng.
7. Tự Động Hóa Cách Tải Hóa Đơn Điện Tử và Quản Lý Chi Phí Toàn Diện Với Bizzi
Việc tải thủ công từng hóa đơn chỉ là bước đầu. Để thực sự kiểm soát chi phí, doanh nghiệp cần một giải pháp tự động hóa toàn diện. Bizzi không chỉ dừng lại ở việc thu thập hóa đơn mà còn cung cấp một nền tảng quản lý chi phí tổng thể.
7.1. Giải Pháp Thông Minh Cho Việc Quản Lý Hóa Đơn và Chi Phí
Bizzi biến quy trình xử lý hóa đơn thủ công thành một luồng công việc tự động, thông minh và minh bạch:
- Tự động thu thập hóa đơn đầu vào từ mọi nguồn: Bizzi tự động lấy hóa đơn từ email, portal nhà cung cấp, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ khoản chi phí nào.
- Kiểm tra và đối chiếu tự động: Hệ thống tự động đối chiếu hóa đơn với đơn mua hàng, hợp đồng và kiểm tra tính hợp lệ với cơ quan thuế.
- Lưu trữ tập trung và an toàn: Tất cả chứng từ chi phí được lưu trữ trên một nền tảng duy nhất, dễ dàng tìm kiếm và phục vụ kiểm toán.
- Tạo và duyệt đề nghị thanh toán tự động: Dữ liệu từ hóa đơn được sử dụng để tự động tạo phiếu đề nghị thanh toán và gửi đi theo luồng phê duyệt đã được thiết lập sẵn.
- Tích hợp liền mạch với ERP/phần mềm kế toán: Bizzi giúp đồng bộ dữ liệu hai chiều, loại bỏ hoàn toàn việc nhập liệu thủ công, đảm bảo số liệu chi phí luôn chính xác.
7.2. Lợi ích nổi bật mà Bizzi mang lại
Tự động hóa cách tải hóa đơn điện tử và toàn bộ quy trình xử lý chi phí với Bizzi giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 80% thời gian, giảm 90% sai sót, cung cấp cái nhìn 360 độ về tình hình chi tiêu và đảm bảo tuân thủ 100% quy định pháp luật.
FAQs – Câu Hỏi Thường Gặp
Câu 1: Tải hóa đơn điện tử có mất phí không?
Hoàn toàn không. Việc tra cứu và tải hóa đơn là miễn phí. Chi phí chỉ có thể phát sinh khi doanh nghiệp đầu tư vào các giải pháp tự động hóa để quản lý và xử lý các hóa đơn này một cách hiệu quả hơn.
Câu 2: Chỉ lưu file PDF có được không?
Không. Theo quy định, file có giá trị pháp lý duy nhất là file XML. Đây là cơ sở để ghi nhận chi phí hợp lệ và khấu trừ thuế.
Câu 3: Làm thế nào để mở file XML hóa đơn điện tử?
Bạn cần sử dụng phần mềm chuyên dụng như iTaxViewer, hoặc các nền tảng quản lý chi phí như Bizzi. Các công cụ này không chỉ hiển thị mà còn giúp trích xuất dữ liệu từ file XML.
Câu 4: Mã tra cứu hóa đơn lấy ở đâu?
Mã tra cứu thường được in trên bản PDF của hóa đơn hoặc gửi kèm trong email thông báo phát hành hóa đơn.
Câu 5: Nếu làm mất hóa đơn điện tử đã tải thì phải làm sao?
Bạn có thể liên hệ lại với người bán để xin cấp lại hoặc tự tra cứu và tải lại. Việc sử dụng một hệ thống lưu trữ tập trung như Bizzi sẽ giúp loại bỏ hoàn toàn rủi ro này.
Câu 6: Có thể tải hàng loạt hóa đơn điện tử không?
Các cổng thông tin thông thường không hỗ trợ tải hàng loạt. Để thu thập và xử lý hàng nghìn hóa đơn một cách tự động, doanh nghiệp cần đến các giải pháp chuyên biệt như Bizzi.
Kết Luận
Nắm vững các cách tải hóa đơn điện tử và lưu trữ file XML đúng quy định là yêu cầu cơ bản. Tuy nhiên, để nâng tầm quản trị, doanh nghiệp cần nhìn xa hơn: tự động hóa quy trình này chính là chìa khóa để giải phóng nguồn lực, giảm thiểu rủi ro và xây dựng một hệ thống quản lý chi phí thông minh, hiệu quả.
Trải nghiệm ngay giải pháp xử lý hóa đơn và quản lý chi phí tự động của Bizzi để biến bộ phận kế toán từ trung tâm chi phí thành đối tác chiến lược của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp đăng ký dùng thử tại: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
Liên hệ với Bizzi ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết về tự động hóa quy trình tài chính – kế toán, giúp doanh nghiệp bạn tiến nhanh hơn trong kỷ nguyên số hóa!