Hướng dẫn khai thuế hộ kinh doanh mới nhất 2025

Quy định về thuế thường xuyên được cập nhật (ví dụ: Thông tư 40/2021/TT-BTC, Nghị định 126/2020/NĐ-CP và các sửa đổi). Do đó, việc hiểu rõ cách kê khai thuế hộ kinh doanh là vô cùng cần thiết để tránh trường hợp áp dụng sai phương pháp kê khai hoặc bỏ sót nghĩa vụ dẫn đến bị xử phạt hành chính, truy thu thuế và tính lãi chậm nộp.

Tổng quan về khai thuế hộ kinh doanh

Khai thuế là việc hộ kinh doanh (HKD) kê khai doanh thu, chi phí (nếu được phép), xác định số thuế phải nộp và nộp cho cơ quan thuế theo quy định.

HKD là một trong những đối tượng nộp thuế trực tiếp cho cơ quan thuế, khác với doanh nghiệp (nộp qua chế độ kế toán đầy đủ), đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế.

Tầm quan trọng của việc kê khai thuế hộ kinh doanh

Việc kê khai thuế hộ kinh doanh có vai trò cực kỳ quan trọng, không chỉ với cơ quan quản lý nhà nước mà còn trực tiếp ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, pháp lý và uy tín của hộ kinh doanh. Dưới đây là những điểm chính giải thích tầm quan trọng:

• Đảm bảo tuân thủ pháp luật

• • Nghĩa vụ bắt buộc: Theo quy định của Luật Quản lý Thuế, hộ kinh doanh phải kê khai và nộp thuế đầy đủ, đúng hạn.
  • Tránh rủi ro pháp lý: Việc không kê khai, kê khai sai hoặc chậm trễ có thể dẫn đến phạt vi phạm hành chính, truy thu thuế, thậm chí bị đình chỉ kinh doanh.

• Giúp quản lý và tối ưu chi phí

• • Nắm rõ tình hình doanh thu: Kê khai thuế đòi hỏi hộ kinh doanh ghi nhận doanh thu, chi phí, từ đó giúp kiểm soát hoạt động kinh doanh tốt hơn.
  • Tối ưu gánh nặng thuế: Kê khai đúng và đủ giúp tránh bị áp mức thuế khoán cao hơn thực tế (đặc biệt quan trọng từ năm 2026 khi bỏ thuế khoán, yêu cầu kê khai theo doanh thu thực).

• Tạo uy tín và hồ sơ tín dụng

• • Tăng độ tin cậy: Việc có hồ sơ thuế minh bạch giúp hộ kinh doanh tạo niềm tin với khách hàng, nhà cung cấp.
  • Hỗ trợ vay vốn, mở rộng kinh doanh: Khi cần vay ngân hàng hoặc hợp tác với đối tác lớn, chứng từ thuế là một trong những tài liệu chứng minh năng lực tài chính.
    

• Tránh rủi ro trong tương lai

• • Giảm thiểu tranh chấp: Có số liệu thuế rõ ràng sẽ giúp hộ kinh doanh giải trình khi cơ quan thuế thanh tra, tránh bị ấn định thuế bất lợi.
  • Bảo vệ quyền lợi: Trong trường hợp có chính sách hỗ trợ từ Nhà nước (miễn giảm thuế, hỗ trợ sau dịch bệnh…), hộ kê khai đầy đủ sẽ dễ dàng được hưởng.

• Đáp ứng xu hướng số hóa quản lý thuế

• • Nhà nước đang chuyển sang quản lý thuế điện tử, hóa đơn điện tử. Việc kê khai bài bản ngay từ đầu giúp hộ kinh doanh dễ dàng hòa nhập, giảm sai sót khi phải chuyển đổi sang hệ thống mới.

Các phương pháp kê khai thuế hộ kinh doanh 

Để kê khai thuế hộ kinh doanh chính xác, đúng pháp luận, chủ doanh nghiệp cần nắm vững bản nhất một số phương pháp kê khai điển hình như:

Phương pháp Kê khai

• • Đối tượng: HKD quy mô lớn (doanh thu trên 3 tỷ hoặc 10 tỷ đồng tùy lĩnh vực, hoặc sử dụng từ 10 lao động trở lên). HKD chưa đáp ứng quy mô lớn nhưng tự nguyện lựa chọn.

• Đặc điểm: 

• • Phải thực hiện chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ theo hướng dẫn tại Thông tư 88/2021/TT-BTC.

• • Kỳ khai thuế: theo tháng hoặc quý.

• Lưu ý quan trọng: Từ 01/01/2026, phương pháp khoán sẽ bị bãi bỏ hoàn toàn và tất cả HKD sẽ chuyển sang nộp thuế theo phương pháp kê khai hoặc từng lần phát sinh.

Phương pháp Khai thuế theo từng lần phát sinh

• Đối tượng: Cá nhân kinh doanh không thường xuyên, không có địa điểm kinh doanh cố định.
• Đặc điểm: Chỉ kê khai khi sử dụng hóa đơn điện tử cấp lẻ theo từng lần phát sinh.

Nghĩa vụ kê khai thuế của hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ sau:

Nghĩa vụ	Nội dung chi tiết
Đăng ký thuế	Đăng ký mã số thuế khi bắt đầu kinh doanh (Điều 30, Luật Quản lý Thuế 2019).
Kê khai thuế định kỳ	Kê khai doanh thu, chi phí (nếu có) để xác định số thuế phải nộp, gồm: thuế GTGT, thuế TNCN, lệ phí môn bài (nếu doanh thu > 100 triệu đồng/năm).
Nộp thuế đúng hạn	Nộp thuế theo thông báo của cơ quan thuế hoặc theo tờ khai tự kê khai.
Lưu giữ chứng từ	Lưu giữ hóa đơn, chứng từ liên quan đến hoạt động kinh doanh để phục vụ thanh tra, kiểm tra.
Quyết toán thuế	Thực hiện quyết toán khi cơ quan thuế yêu cầu hoặc khi ngừng, tạm ngừng kinh doanh.

Cơ sở pháp lý kế khai thuế hộ kinh doanh

Nghĩa vụ kê khai thuế của hộ kinh doanh được quy định rõ trong các văn bản pháp luật:

• Luật Quản lý Thuế 2019
  

• • Điều 16: Nghĩa vụ của người nộp thuế.
  • Điều 30: Đăng ký thuế.
  • Điều 42, 43: Kê khai, tính thuế.
  • Điều 55: Thời hạn nộp thuế.
    

• Nghị định 126/2020/NĐ-CP

• • Quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý Thuế, hướng dẫn về kê khai thuế, nộp thuế, xử phạt vi phạm.
    

• Nghị định 139/2016/NĐ-CP (và sửa đổi tại Nghị định 22/2020/NĐ-CP)

• • Quy định về lệ phí môn bài và mức thu áp dụng cho hộ kinh doanh.

• Thông tư 40/2021/TT-BTC

• • Hướng dẫn cụ thể phương pháp tính thuế GTGT, TNCN đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (kê khai theo doanh thu thực tế hoặc khoán).

• Thông tư 88/2021/TT-BTC

• • Quy định về hóa đơn điện tử áp dụng cho hộ kinh doanh.

Lưu ý khi kê khai thuế hộ kinh doanh

Trước khi kê khai thuế hộ kinh doanh, chủ doanh nghiệp cần nắm rõ một vài lưu ý sau: 

• Hộ kinh doanh doanh thu ≤ 100 triệu/năm → được miễn thuế GTGT, TNCN, và lệ phí môn bài.
• Từ 2026 → nhiều khả năng bỏ thuế khoán, hộ kinh doanh phải kê khai doanh thu thực tế hàng tháng/quý (theo lộ trình số hóa ngành thuế).
• Cơ quan thuế có quyền ấn định thuế nếu hộ kinh doanh không kê khai hoặc kê khai không trung thực

Hướng dẫn chi tiết khai thuế hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai (áp dụng từ 2026)  

Dưới đây là hướng dẫn các bước khai thuế hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai:

• Hồ sơ khai thuế hộ kinh doanh gồm có:
  • Tờ khai thuế (mẫu số 01/CNKD).
  • Phụ lục Bảng kê hoạt động kinh doanh (mẫu số 01-2/BK-HĐKD).

• Nơi và hình thức nộp hồ sơ
  • Nơi nộp: Cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
  • Hình thức nộp điện tử: Cổng thông tin Thuế điện tử (thuedientu.gdt.gov.vn), Cổng Dịch vụ công Quốc gia, ứng dụng eTax Mobile.

• Thời hạn nộp kê khai thuế hộ kinh doanh
  • Hồ sơ: Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng sau (nếu kê khai theo tháng) hoặc ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau (nếu kê khai theo quý).
  • Nộp thuế: Chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế.

• Mốc thời gian & các mẫu tham khảo

Việc cần làm	Mốc thời gian
Chuyển đổi phương pháp (hộ khoán→ kê khai)	Chậm nhất ngày thứ 10 kể từ khi bắt đầu áp dụng kê khai.
Nộp tờ khai (theo tháng)	Ngày 20 tháng sau tháng phát sinh thuế
Nộp tờ khai (theo quý)	Cuối tháng đầu của quý sau quý phát sinh.

• Mẫu Tờ khai 01/CNKD – Tờ khai thuế dành cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh kê khai theo Thông tư 40/2021/TT-BTC. 
• Phụ lục 01-2/BK-HĐKD – Bảng kê hoạt động kinh doanh trong kỳ

Hướng dẫn khai thuế điện tử (ví dụ trên Cổng thông tin Thuế điện tử)

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để khai thuế điện tử trên Cổng thông tin Thuế điện tử (https://thuedientu.gdt.gov.vn/) – áp dụng cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân có mã số thuế:

Chuẩn bị trước khi khai thuế điện tử

Trước khi bắt đầu, bạn cần chuẩn bị:

• Mã số thuế & mật khẩu đăng nhập cổng Thuế điện tử.
• Chữ ký số (USB Token) còn hạn sử dụng, đã đăng ký với cơ quan thuế.
• Phần mềm HTKK hoặc iHTKK để lập tờ khai, hoặc dùng trực tuyến ngay trên cổng.
• Kết nối Internet ổn định và máy tính đã cài phần mềm Java/driver chữ ký số.

Đăng nhập Cổng thông tin Thuế điện tử

• Truy cập: https://thuedientu.gdt.gov.vn
• Chọn Doanh nghiệp (hoặc Cá nhân nếu bạn khai thuế cá nhân).
  Nhập:
  • Mã số thuế (hoặc MST + phụ lục nếu có chi nhánh).
  • Mật khẩu.
  • Mã xác thực (CAPTCHA).
    
• Bấm Đăng nhập.

Lưu ý: Nếu quên mật khẩu, chọn “Quên mật khẩu” để nhận lại qua email đăng ký.

Lập và gửi tờ khai thuế điện tử

Có 2 cách để tạo tờ khai: 

• Cách 1 – Nộp tờ khai từ file HTKK

• • Vào menu Khai thuế → Nộp tờ khai.
  • Chọn Chọn tệp tờ khai → tải file XML đã kết xuất từ phần mềm HTKK.
  • Hệ thống hiển thị thông tin tờ khai → bấm Ký điện tử → nhập PIN chữ ký số.
  • Bấm Nộp tờ khai → hệ thống báo “Nộp tờ khai thành công”.

• Cách 2 – Lập tờ khai trực tuyến

• • Vào Khai thuế → Lập tờ khai trực tuyến.
  • Chọn loại tờ khai (VD: 01/GTGT – Tờ khai thuế GTGT theo tháng/quý).
  • Nhập số liệu trực tiếp trên form điện tử.
  • Bấm Hoàn thành kê khai → hệ thống tự động kiểm tra lỗi.
  • Ký điện tử và nộp như bước trên.

Tra cứu tình trạng tờ khai

• Vào Tra cứu → Tờ khai.
• Chọn khoảng thời gian và loại tờ khai để xem trạng thái:
  • Đã nộp (hợp lệ).
  • Chưa nộp / Lỗi (cần nộp lại).
• Có thể tải lại tờ khai (file PDF/XML) để lưu trữ.

Nộp tiền thuế điện tử (nếu có)

Sau khi nộp tờ khai, nếu có số thuế phải nộp:

• Vào Nộp thuế → Lập giấy nộp tiền.
• Chọn: Tài khoản ngân hàng đã đăng ký, cơ quan thuế, khoản nộp NSNN.
• Ký điện tử → xác nhận nộp.
• Theo dõi trạng thái nộp tiền trong mục Tra cứu → Giấy nộp tiền.

Quy định về Hóa đơn Điện tử cho Hộ kinh doanh

Từ ngày 01/6/2025, một số hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế trong các trường hợp sau: 

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu hằng năm từ 1 tỷ đồng trở lên.
• Hộ có sử dụng máy tính tiền.
• Hộ kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đạt từ mức cao nhất theo tiêu chí doanh nghiệp siêu nhỏ, áp dụng phương pháp kê khai thuế.
• Hộ kinh doanh trong các ngành nghề cụ thể, đặc biệt là bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân mà có cung cấp trực tiếp đến người tiêu dùng.

Từ 01/6/2025, HKD có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử kết nối với cơ quan thuế. Việc phát hành HĐĐT cần được thực hiện qua tổ chức cung cấp dịch vụ được Tổng cục Thuế xác nhận.

Tại sao doanh nghiệp cần chú trọng về quản lý hoá đơn điện tử?

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Trong đó quy định bắt buộc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế cho hộ kinh doanh nếu doanh thu ≥ 1 tỉ đồng/năm hoặc đã sử dụng máy tính tiền, hoặc đáp ứng tiêu chí doanh thu/ lao động của doanh nghiệp siêu nhỏ.

Việc xóa thuế khoán và chuyển sang kê khai thuế theo doanh thu thực (doanh thu + chi phí) cũng làm cho hóa đơn điện tử càng quan trọng, vì bạn cần chứng từ chứng minh doanh thu thực tế và chi phí hợp lệ. Bên cạnh đó, ngành thuế đang phát triển các hệ thống tự động dựa trên dữ liệu hóa đơn điện tử để lập tờ khai thuế, nhắc hạn nộp thuế, hỗ trợ người nộp thuế kê khai nhanh hơn.

Vai trò của Bizzi.vn trong Nghiệp vụ Hóa đơn Điện tử

Với các quy định mới (theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP), hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là nền tảng quan trọng để kê khai thuế đúng, minh bạch và tránh rủi ro pháp lý. Đặc biệt, từ 01/6/2025, nhiều nhóm hộ kinh doanh có doanh thu ≥ 1 tỷ đồng/năm hoặc sử dụng máy tính tiền sẽ bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.

Trong bối cảnh đó, việc lựa chọn một giải pháp chuẩn pháp lý, tiết kiệm chi phí, bảo mật cao như B-Invoice của Bizzi sẽ giúp hộ kinh doanh:

• Yên tâm tuân thủ pháp luật và tránh bị xử phạt.
• Tối ưu quy trình quản lý hóa đơn và kê khai thuế.
• Tiết kiệm chi phí, thời gian, thay vì tự xây dựng hệ thống phức tạp.

Lý do doanh nghiệp nên ứng dụng giải pháp B-Invoice:

Không chỉ là công cụ phát hành, đơn giản hóa cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh nói riêng và doanh nghiệp nói chung, B-Invoice còn mang đến cho hộ kinh doanh một hệ thống quản lý tài chính – thuế toàn diện. Giải pháp này giúp đơn giản hóa thao tác, tiết kiệm thời gian, giảm chi phí vận hành và tạo ra trải nghiệm minh bạch, chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng và đối tác.

Pháp lý & tuân thủ tuyệt đối

• Được Tổng cục Thuế công nhận: B-Invoice đáp ứng đầy đủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, giúp doanh nghiệp yên tâm tuân thủ mà không lo rủi ro về thuế.
• Cập nhật tự động khi có thay đổi quy định: hệ thống luôn đồng bộ với chính sách mới, tránh sai sót khi kê khai, xuất hóa đơn.

Chi phí tối ưu

• Giá ưu đãi khi dùng cả hóa đơn đầu ra và đầu vào – tiết kiệm ngân sách cho doanh nghiệp.
• Giảm chi phí lưu trữ: hóa đơn được lưu trữ điện tử 10 năm, tuân thủ luật nhưng không tốn chi phí kho lưu trữ vật lý.

Tích hợp công nghệ & bảo mật

• Dễ tích hợp: kết nối mượt mà với ERP, phần mềm kế toán hiện có, giúp kế toán tiết kiệm thời gian nhập liệu.
• Bảo mật ISO 27001:2022 đảm bảo an toàn dữ liệu hóa đơn và thông tin khách hàng.

Trải nghiệm sử dụng tiện lợi

• Kho mẫu hóa đơn đa dạng và khả năng thiết kế theo nhận diện riêng của doanh nghiệp.
• Hệ thống hiện đại, dễ thao tác, giúp kế toán và quản lý dễ dàng tra cứu, kiểm tra, xuất báo cáo khi cần.

Kết luận

Việc hiểu rõ và thực hiện đúng các nghiệp vụ khai thuế là yếu tố then chốt cho sự phát triển bền vững của hộ kinh doanh. Với sự thay đổi chính sách và xu hướng số hóa, giải pháp như B-Invoice mang lại giải pháp thực dụng để đáp ứng các yêu cầu này mà không cần tự xây dựng hệ thống phức tạp, giúp tiết kiệm chi phí & thời gian, đặc biệt với hộ kinh doanh nhỏ lẻ.

Liên hệ Bizzi ngay hôm nay để được tư vấn giải pháp B-Invoice phù hợp với quy mô và ngành nghề của doanh nghiệp bạn.