Từ năm 2026, cách xác định nghĩa vụ hóa đơn của hộ kinh doanh không còn dựa trên việc hộ thuộc diện “kê khai” hay “khoán”. Hộ kinh doanh cần căn cứ vào doanh thu năm, phương pháp tính thuế GTGT, loại hoạt động và việc có bán trực tiếp đến người tiêu dùng hay không.
Điểm quan trọng là không phải hộ kinh doanh nào cũng áp dụng cùng một cách xuất hóa đơn. Tùy doanh thu, phương pháp tính thuế và mô hình bán hàng, hộ có thể tự lập hóa đơn trên phần mềm, sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền hoặc đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh. Phần hướng dẫn dưới đây sẽ giúp bạn xác định đúng trường hợp trước khi thực hiện.
Hai mốc pháp lý hộ kinh doanh cần nhớ trong năm 2026
Bỏ cơ chế thuế khoán
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chuyển sang kê khai và nộp thuế theo quy định mới. Vì vậy, hướng dẫn chia riêng “hộ kê khai” và “hộ khoán” không còn phù hợp để làm cấu trúc chính.
Khung hóa đơn điện tử mới có hiệu lực
Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC trở thành căn cứ chính về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
Hộ kinh doanh nào phải sử dụng hóa đơn điện tử?
| Tình huống | Nghĩa vụ hóa đơn | Hướng thực hiện |
|---|---|---|
| Doanh thu hằng năm trên 1 tỷ đồng | Thuộc nhóm phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử | Đăng ký HĐĐT có mã hoặc HĐĐT từ máy tính tiền tùy hoạt động |
| Doanh thu lũy kế trong năm vượt 1 tỷ đồng | Phải chuyển sang sử dụng HĐĐT trong thời hạn quy định | Đăng ký trong 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế có doanh thu lũy kế vượt ngưỡng |
| Doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống | Không mặc định bắt buộc theo ngưỡng doanh thu | Có thể đăng ký tự nguyện nếu đáp ứng điều kiện hoặc đề nghị cấp theo từng lần phát sinh trong trường hợp phù hợp |
| Bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng | Thuộc trường hợp cần xác định nghĩa vụ HĐĐT riêng | Đối chiếu hồ sơ giao dịch và thủ tục cấp hóa đơn tại cơ quan thuế |
| Bán lẻ, ăn uống, khách sạn, vận tải hành khách, giải trí hoặc dịch vụ trực tiếp người tiêu dùng và thuộc diện bắt buộc | Sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế | Kết nối phần mềm bán hàng/POS với giải pháp HĐĐT |
Ngưỡng doanh thu dùng để xác định nghĩa vụ hóa đơn không nên bị nhầm với việc hộ có hay không phải nộp từng sắc thuế. Hộ kinh doanh cần theo dõi doanh thu lũy kế theo kỳ để đăng ký đúng thời hạn khi vượt ngưỡng.
Hộ kinh doanh xuất hóa đơn bán hàng hay hóa đơn GTGT?
Câu trả lời phụ thuộc vào phương pháp tính thuế GTGT, không chỉ phụ thuộc vào tên loại hình hộ kinh doanh.
| Loại hóa đơn | Trường hợp sử dụng | Lưu ý |
|---|---|---|
| Hóa đơn bán hàng | Người bán tính thuế GTGT theo phương pháp tỷ lệ phần trăm trên doanh thu | Không trình bày khoản thuế GTGT đầu ra theo cấu trúc của hóa đơn GTGT |
| Hóa đơn GTGT | Người bán áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT theo quy định | Thể hiện giá chưa thuế, thuế suất, tiền thuế GTGT và tổng thanh toán |
| HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền | Hoạt động bán trực tiếp đến người tiêu dùng thuộc diện áp dụng | Dữ liệu được tạo tại điểm bán và kết nối, truyền đến cơ quan thuế |
| HĐĐT được cấp theo từng lần phát sinh | Trường hợp không sử dụng thường xuyên nhưng cần hóa đơn cho giao dịch cụ thể và thuộc diện được cơ quan thuế cấp | Phải hoàn thành hồ sơ, khai và nộp nghĩa vụ thuế liên quan trước hoặc theo quy trình cấp |
Người đọc cần kiến thức nền có thể xem thêm bài hóa đơn điện tử là gì.
Hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì trước khi đăng ký?
- Thông tin đăng ký hộ kinh doanh và mã số thuế đã đồng bộ, chính xác.
- Tài khoản giao dịch thuế điện tử và thông tin liên hệ đang sử dụng.
- Thiết bị có kết nối internet.
- Giải pháp hóa đơn điện tử hoặc phần mềm bán hàng có khả năng kết nối dữ liệu theo yêu cầu.
- Phương thức ký điện tử/chữ ký số phù hợp với loại hóa đơn và quy trình đăng ký.
- Thông tin người đại diện hộ kinh doanh để thực hiện xác thực sinh trắc học khi đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT.
- Danh mục hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; giá bán; chính sách thuế và thông tin khách hàng thường xuyên.
Hộ cần lựa chọn giải pháp dựa trên loại hóa đơn, số lượng giao dịch, mô hình bán tại quầy hay bán B2B, khả năng kết nối máy tính tiền và hỗ trợ xử lý hóa đơn sai sót. Xem thêm hướng dẫn về đăng ký hóa đơn điện tử.
Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
-
Xác định hình thức hóa đơn
Chọn hóa đơn có mã của cơ quan thuế, hóa đơn từ máy tính tiền hoặc cơ chế cấp theo từng lần phát sinh dựa trên doanh thu, ngành nghề và phương pháp tính thuế.
-
Chọn phần mềm hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ
Kiểm tra khả năng kết nối cơ quan thuế, lập đúng loại hóa đơn, tích hợp POS, ký điện tử, lưu XML và xử lý điều chỉnh hoặc thay thế.
-
Lập tờ khai đăng ký
Thực hiện Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT thuộc Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC trên hệ thống của cơ quan thuế hoặc qua nhà cung cấp dịch vụ.
-
Xác thực người đại diện và gửi đăng ký
Kiểm tra thông tin định danh, thực hiện xác thực sinh trắc học theo yêu cầu và gửi hồ sơ điện tử.
-
Nhận thông báo của cơ quan thuế
Nếu được chấp nhận, hộ cấu hình mẫu hóa đơn, ký hiệu, danh mục hàng hóa và người dùng. Nếu không được chấp nhận, đọc rõ lý do, sửa dữ liệu và gửi lại.
Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh trên phần mềm
Giao diện giữa các nhà cung cấp có thể khác nhau, nhưng quy trình nghiệp vụ thường gồm 6 bước sau.
-
Bước 1: Chọn loại hóa đơn và tạo mới
Chọn đúng hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn từ máy tính tiền theo hình thức đã đăng ký. Không dùng mẫu hóa đơn khác với phương pháp thuế của hộ.
-
Bước 2: Nhập thông tin người mua
Nhập tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua khi có hoặc khi giao dịch yêu cầu. Với khách hàng là doanh nghiệp, cần kiểm tra mã số thuế trước khi phát hành.
-
Bước 3: Nhập hàng hóa, dịch vụ
Ghi đúng tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, khoản giảm giá, thành tiền và thông tin thuế theo loại hóa đơn.
-
Bước 4: Kiểm tra thời điểm và nội dung
Đối chiếu đơn hàng, phiếu giao hàng, biên bản nghiệm thu hoặc dữ liệu máy tính tiền. Kiểm tra đặc biệt tên người mua, mã số thuế, số tiền và loại thuế.
-
Bước 5: Ký, gửi cấp mã hoặc phát hành từ máy tính tiền
Thực hiện ký điện tử theo quy trình của hệ thống. Với hóa đơn có mã, dữ liệu được gửi cơ quan thuế để cấp mã; với hóa đơn từ máy tính tiền, dữ liệu được khởi tạo tại điểm bán và truyền theo chuẩn kết nối.
-
Bước 6: Gửi người mua và lưu trữ
Gửi đường dẫn, file PDF hoặc phương thức điện tử phù hợp cho người mua; đồng thời lưu bản XML và dữ liệu liên quan để tra cứu, đối chiếu.
Xem quy trình chung tại bài cách xuất hóa đơn điện tử.
Cách xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phù hợp với hoạt động có số lượng giao dịch lớn và bán trực tiếp đến người tiêu dùng như bán lẻ, ăn uống, khách sạn, vận tải hành khách, vui chơi giải trí hoặc dịch vụ cá nhân thuộc diện áp dụng.
- Phần mềm bán hàng ghi nhận giao dịch tại quầy.
- Thu ngân kiểm tra hàng hóa, số lượng, giá, khoản giảm giá và phương thức thanh toán.
- Hệ thống tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
- Dữ liệu hóa đơn được kết nối, truyền đến cơ quan thuế.
- Người mua nhận hóa đơn qua mã tra cứu, QR, email hoặc phương thức điện tử khác.
Hộ kinh doanh nên kiểm tra khả năng xử lý khi mất kết nối, giao dịch hoàn trả, giảm giá sau bán và hóa đơn sai. Xem thêm bài hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Hộ kinh doanh đề nghị cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh như thế nào?
Cơ chế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh dành cho các trường hợp thuộc phạm vi được cơ quan thuế cấp, thường dùng khi người bán không sử dụng hóa đơn thường xuyên nhưng cần hóa đơn cho một giao dịch cụ thể.
Chuẩn bị hồ sơ giao dịch
Hợp đồng, biên bản giao nhận/nghiệm thu, thông tin bên mua, giá trị và tài liệu chứng minh nguồn gốc giao dịch.
Đề nghị cấp hóa đơn
Thực hiện thủ tục điện tử theo biểu mẫu và hướng dẫn đang hiển thị trên hệ thống thuế tại thời điểm nộp.
Khai và nộp thuế
Hoàn thành nghĩa vụ khai, nộp thuế phát sinh theo yêu cầu của cơ quan thuế.
Nhận hóa đơn có mã
Kiểm tra dữ liệu hóa đơn được cấp, gửi người mua và lưu hồ sơ giao dịch.
Thời điểm hộ kinh doanh phải lập hóa đơn
| Giao dịch | Thời điểm cần xác định |
|---|---|
| Bán hàng hóa | Khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa |
| Cung cấp dịch vụ | Khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ; trường hợp thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp thì xác định theo quy định về thời điểm thu tiền và ngoại lệ liên quan |
| Giao hàng hoặc nghiệm thu từng phần | Lập hóa đơn cho phần hàng hóa, dịch vụ được giao hoặc nghiệm thu tương ứng |
| Bán trực tiếp qua máy tính tiền | Tạo hóa đơn tại thời điểm giao dịch bán hàng trên hệ thống bán hàng |
Công ty xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh như thế nào?
Khi doanh nghiệp bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho một hộ kinh doanh, doanh nghiệp vẫn lập hóa đơn như giao dịch bán hàng thông thường. Phần người mua nên ghi theo thông tin đăng ký thực tế của hộ:
- Tên hộ kinh doanh.
- Địa chỉ địa điểm kinh doanh hoặc địa chỉ đăng ký phù hợp.
- Mã số thuế của hộ kinh doanh nếu đã được cấp và thuộc trường thông tin cần ghi.
- Email hoặc phương thức nhận hóa đơn.
Không ghi tên cá nhân đại diện thay cho tên hộ nếu chứng từ mua hàng, hợp đồng và thông tin đăng ký sử dụng tên hộ kinh doanh. Trước khi phát hành, nên đối chiếu mã số thuế và tên người mua để tránh phải điều chỉnh.
Hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh cần có thông tin gì?
Nội dung cụ thể phụ thuộc loại hóa đơn. Trước khi phát hành, hộ nên kiểm tra tối thiểu:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua khi thuộc trường hợp phải thể hiện.
- Tên hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền.
- Khoản chiết khấu, giảm giá hoặc điều chỉnh nếu có.
- Thông tin thuế phù hợp với loại hóa đơn.
- Tổng tiền thanh toán.
- Thời điểm lập hóa đơn.
- Mã cơ quan thuế, mã tra cứu, QR hoặc dữ liệu nhận diện theo loại hóa đơn.
Xử lý hóa đơn điện tử sai như thế nào?
| Sai sót | Việc cần làm | Không nên làm |
|---|---|---|
| Sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng mã số thuế đúng | Xác định trường hợp thông báo sai sót theo quy định và gửi thông tin cho người mua | Tự ý xóa dữ liệu hóa đơn đã phát hành |
| Sai mã số thuế, số tiền, loại thuế, hàng hóa hoặc dịch vụ | Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo trường hợp áp dụng | Lập thêm hóa đơn mới nhưng không liên kết hóa đơn sai |
| Hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối cấp mã | Đọc mã lỗi, sửa dữ liệu đăng ký hoặc nội dung hóa đơn rồi gửi lại | Gửi lặp lại nhiều lần khi chưa sửa nguyên nhân |
| Giao dịch bị hủy hoặc trả lại | Căn cứ hồ sơ giao dịch và quy định xử lý hóa đơn đã lập để điều chỉnh dữ liệu | Dùng “hủy hóa đơn” như giải pháp chung cho mọi trường hợp |
Quy trình sai sót đã thay đổi theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Xem hướng dẫn chuyên sâu về điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung và nguyên nhân hóa đơn điện tử bị từ chối cấp mã.
Cách tra cứu hóa đơn điện tử đã phát hành
- Truy cập cổng tra cứu hóa đơn điện tử của cơ quan thuế hoặc chức năng tra cứu trên phần mềm đang sử dụng.
- Nhập mã số thuế người bán, ký hiệu mẫu, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn và thông tin xác thực.
- Đối chiếu trạng thái, mã cơ quan thuế và dữ liệu người bán.
- Lưu file XML làm dữ liệu gốc; PDF chỉ là bản thể hiện để đọc và chia sẻ.
Xem thêm hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống cơ quan thuế.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh có bắt buộc xuất hóa đơn điện tử không?
Hộ có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm thuộc nhóm phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Hộ từ 1 tỷ đồng trở xuống có thể đăng ký tự nguyện nếu đáp ứng điều kiện hoặc sử dụng cơ chế cấp theo từng lần phát sinh trong trường hợp phù hợp.
Hộ kinh doanh doanh thu dưới 1 tỷ đồng có được xuất hóa đơn không?
Có. Không bắt buộc theo ngưỡng doanh thu không đồng nghĩa bị cấm sử dụng. Hộ có thể đăng ký tự nguyện hoặc đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn cho giao dịch cụ thể nếu thuộc trường hợp được cấp.
Hộ kinh doanh có xuất hóa đơn VAT được không?
Cần xác định phương pháp tính thuế GTGT. Hộ tính thuế theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu thường dùng hóa đơn bán hàng; trường hợp áp dụng phương pháp khấu trừ sử dụng hóa đơn GTGT.
Hộ kinh doanh có cần chữ ký số để xuất hóa đơn không?
Yêu cầu ký phụ thuộc loại hóa đơn và phương thức lập. Hộ cần chuẩn bị phương thức ký điện tử phù hợp; hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có cơ chế lập và truyền dữ liệu riêng. Xem thêm hướng dẫn về chữ ký số trên hóa đơn điện tử.
Hộ mới kinh doanh vượt doanh thu 1 tỷ đồng phải đăng ký khi nào?
Hộ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế có doanh thu lũy kế trên 1 tỷ đồng.
Công ty có xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh được không?
Có. Công ty lập hóa đơn cho giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ và ghi thông tin người mua theo đăng ký thực tế của hộ kinh doanh, gồm tên, địa chỉ và mã số thuế khi có.
Hộ kinh doanh còn phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn không?
Hóa đơn điện tử được truyền và quản lý trên hệ thống dữ liệu. Nghĩa vụ báo cáo riêng cần xác định theo loại hóa đơn và yêu cầu của cơ quan thuế tại thời điểm áp dụng; không tiếp tục dùng máy móc quy trình báo cáo hóa đơn giấy cũ.
B-Invoice hỗ trợ hộ kinh doanh lập và quản lý hóa đơn
B-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử của Bizzi. Theo thông tin trên trang sản phẩm, hệ thống hỗ trợ hóa đơn điện tử thông thường, hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, ký số, mã QR, tìm kiếm hóa đơn, lưu trữ XML và tích hợp với phần mềm bán hàng hoặc hệ thống quản trị.
Phát hành hóa đơn
Lập, ký và quản lý hóa đơn điện tử trên một hệ thống.
Kết nối máy tính tiền
Hỗ trợ luồng hóa đơn điện tử phát sinh tại điểm bán.
Tra cứu và lưu trữ
Tìm kiếm hóa đơn, lưu dữ liệu XML và kết xuất nhiều định dạng.
Tích hợp hệ thống
Kết nối phần mềm bán hàng và hệ thống quản trị theo nhu cầu triển khai.
Lưu ý: Các quy định về hóa đơn điện tử đã thay đổi từ ngày 01/07/2026. Trước khi triển khai, hộ kinh doanh nên trao đổi với đội ngũ Bizzi để xác nhận phiên bản B-Invoice đang cung cấp hỗ trợ đúng loại hóa đơn, phương thức kết nối và quy trình phù hợp với mô hình kinh doanh của mình.
Kết luận
Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh năm 2026 cần bắt đầu bằng việc xác định doanh thu, loại hoạt động và phương pháp tính thuế GTGT. Hộ có doanh thu trên 1 tỷ đồng phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử; hộ bán trực tiếp đến người tiêu dùng thuộc diện áp dụng cần triển khai hóa đơn từ máy tính tiền. Hộ có doanh thu từ 1 tỷ đồng trở xuống vẫn có thể đăng ký tự nguyện hoặc đề nghị cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh khi đủ điều kiện.
Trước khi phát hành, hộ cần kiểm tra đúng loại hóa đơn, thông tin người mua, thời điểm lập và trạng thái cấp mã. Khi sai sót phát sinh, phải thực hiện thông báo, điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định mới, thay vì tự ý xóa hoặc hủy dữ liệu hóa đơn.
Căn cứ tham khảo
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
- Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
- Nghị định 141/2026/NĐ-CP sửa đổi chính sách thuế đối với hộ, cá nhân kinh doanh.
Nội dung mang tính hướng dẫn chung. Hộ kinh doanh cần đối chiếu phương pháp thuế, ngành nghề, doanh thu và thông báo của cơ quan thuế quản lý trực tiếp đối với tình huống cụ thể.
