Bizzi

Hướng dẫn về Hóa đơn Điện tử file XML: Cách Tải, Đọc, Kiểm tra và Lưu trữ Hiệu quả cho Doanh nghiệp

Hà Phương

Hoá đơn điện tử file XML chứa đầy đủ thông tin cần thiết như tên doanh nghiệp, mã số thuế, danh sách sản phẩm/dịch vụ, tổng giá trị và VAT, được xem là định dạng chuẩn để truyền dữ liệu hóa đơn điện tử lên Tổng Cục Thuế.

Trong bài viết này của Bizzi, hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về cách đọc và sử dụng hiệu quả hoá đơn điện tử file XML.

Hóa đơn Điện tử file XML là gì?

Hóa đơn điện tử file XML là một tập tin chứa dữ liệu hóa đơn theo định dạng XML (Extensible Markup Language).

Mục đích chính của hoá đơn điện tử file XML là truyền tải và trao đổi thông tin hóa đơn một cách minh bạch, đồng bộ giữa các hệ thống và ứng dụng công nghệ thông tin. Cụ thể hơn:

Đặc điểm của hóa đơn điện tử file XML

Giá trị pháp lý của hoá đơn điện tử file XML

Cách tải hóa đơn điện tử file XML

Hiện nay có 4 phương pháp phổ biến nhất được áp dụng trong việc tải hoá đơn điện tử file XML, dưới đây là hướng dẫn chi tiết: 

Tải hóa đơn điện tử file XML từ Cổng Tổng cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn)

hóa đơn điện tử file XML
Tải hóa đơn điện tử file XML từ Cổng Tổng cục Thuế

Tải hóa đơn điện tử file XML từ hệ thống nhà cung cấp (MISA, Viettel, VNPT, BKAV…)

Ví dụ về giao diện hóa đơn điện tử file XML từ hệ thống nhà cung cấp VNPT

Tải hóa đơn điện tử file XML từ Email giao dịch

Giao diện tải hóa đơn điện tử file XML từ Email giao dịch

Tải hóa đơn điện tử file XML từ Website/Cổng tra cứu riêng của Người bán

Tải hóa đơn điện tử file XML từ Website/Cổng tra cứu riêng của Người bán

Cách đọc hóa đơn điện tử file XML

Nhìn chung với các hình thức tải hoá đơn điện tử file XML kể trên, bạn có thể tuỳ chọn xem dưới dạng PDF. Nếu vẫn muốn tải xuống hoá đơn điện tử file XML để tiện cho việc lưu trữ sau này, bạn cần mã hoá file đó bằng cách sử dụng các phần mềm đọc hóa đơn. Dưới đây là tổng hợp một số hình thức phổ biến nhất:

Mở trực tiếp bằng trình duyệt

Click chuột phải vào file, chọn “Open with” và chọn trình duyệt (ví dụ: Internet Explorer, Microsoft Edge). Tuy nhiên, cách này thường chỉ hiển thị dữ liệu dưới dạng code.

Dùng phần mềm đọc hóa đơn file XML

Hướng dẫn kiểm tra tính hợp lệ của Hóa đơn Điện tử file XML

Đây là bước quan trọng để chắc chắn hóa đơn bạn nhận là thật – hợp lệ – được Cơ quan Thuế chấp nhận. 

Quy định và Cách thức Lưu trữ Hóa đơn Điện tử file XML

Hiểu đúng về quy định & cách lưu trữ file XML là cực kỳ quan trọng, vì đây là chứng từ gốc mà cơ quan thuế yêu cầu. 

Quy định pháp luật về lưu trữ

Theo Luật Kế toán 2015, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn của Tổng cục Thuế:

Nếu doanh nghiệp không lưu trữ hoặc làm mất file XML → khi cơ quan thuế yêu cầu xuất trình sẽ bị coi là không có chứng từ hợp lệ (có thể bị loại chi phí, phạt hành chính).

Các phương pháp lưu trữ hoá đơn điện tử file XML an toàn:

Tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý hoá đơn điện tử file XML với Bizzi

Ứng dụng Bizzi giúp doanh nghiệp tự động hóa hoàn toàn quy trình lưu trữ, tra cứu, kiểm tra và hạch toán từ file XML, giảm rủi ro thất lạc, tiết kiệm thời gian – chi phí, và đảm bảo tuân thủ quy định thuế. Tại sao nói như vậy? Hãy cùng xem bảng phân tích các tiêu chí dưới đây để thấy sự khác biệt giữa phương thức quản lý truyền thống và khi ứng dụng Bizzi:

Tiêu chí Hóa đơn điện tử file XML (truyền thống) Giải pháp tự động hóa Bizzi
Bản chất Một tập tin dữ liệu, chỉ là vật chứa thông tin hóa đơn. Một hệ thống thông minh, xử lý và quản lý tập tin hóa đơn.
Vai trò chính Cung cấp dữ liệu thô, yêu cầu xử lý thủ công hoặc bán tự động. Tự động hóa toàn bộ quy trình, từ tiếp nhận đến lưu trữ và tích hợp dữ liệu.
Tiếp nhận hóa đơn Kế toán hoặc nhân viên phải tải từng file XML từ email hoặc trang web. Bizzi Bot tự động quét và tải hàng loạt file XML từ nhiều nguồn khác nhau.
Kiểm tra tính hợp lệ Thực hiện thủ công bằng cách mở file, kiểm tra chữ ký số qua phần mềm, đối chiếu trên trang web của Tổng cục Thuế. Tự động kiểm tra định dạng, cấu trúc, và tính hợp lệ của chữ ký số trong file XML ngay khi tiếp nhận.
Đối chiếu dữ liệu Nhân viên kế toán phải đối chiếu thủ công từng thông tin trong file XML với PO và GR. Tự động đối chiếu thông tin trong file XML với PO và GR theo thời gian thực, phát hiện sai lệch.
Xử lý & nhập liệu Kế toán phải nhập liệu thủ công các thông tin từ file XML vào hệ thống kế toán hoặc ERP. Tự động trích xuất dữ liệu từ file XML và đồng bộ trực tiếp vào phần mềm kế toán hoặc ERP.
Lưu trữ Lưu trữ thủ công trên máy tính, ổ cứng, hoặc email. Dễ bị thất lạc, khó truy xuất và không đảm bảo an toàn. Tự động lưu trữ trên nền tảng đám mây an toàn, tuân thủ quy định pháp luật. Dữ liệu được sắp xếp khoa học, dễ dàng tìm kiếm và truy xuất.
Tạo hóa đơn đầu ra Sử dụng phần mềm riêng để tạo và xuất hóa đơn định dạng XML. Tự động tạo hóa đơn đầu ra theo chuẩn XML của cơ quan thuế, hỗ trợ tạo hóa đơn hàng loạt.

 

Bizzi hỗ trợ người dùng tự động điền thông tin hóa đơn và kết xuất với nhiều định dạng

Tóm lại, sản phẩm hoá đơn điện tử B-invoice của Bizzi sở hữu nhiều ưu điểm, đưa đến lợi thế vượt trội cho doanh nghiệp khi tận dụng tối đa các tính năng:

Kết luận

Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến hoá đơn điện tử file XML. Việc lưu trữ hoá đơn điện tử file XML là đặc biệt quan trọng bởi khi cơ quan thuế, kiểm toán, hoặc thanh tra yêu cầu, bạn cần cung cấp file XML để chứng minh tính hợp lệ của hóa đơn. Do vậy, hầu hết các doanh nghiệp đều lựa chọn việc quản lý, lưu trữ hoá đơn điện tử thông qua các giải pháp công nghệ. 

Với B-invoice, doanh nghiệp có thể xử lý và đối soát số hoá đơn gấp 10 lần hiện tại nhưng vẫn giảm tải được đến 95% thời gian và nhân lực. Giờ đây, bộ phận kế toán sẽ yên tâm về tính chính xác và minh bạch khi quản lý hoá đơn, hạn chế tối đa các rủi ro về thuế. Để được tư vấn cụ thể hơn, đăng ký đặt lịch ngay tại đây: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/

Exit mobile version