Việc tra cứu hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế giúp kiểm tra tính hợp lệ, tránh rủi ro hóa đơn giả. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng dưới đây để đảm bảo quá trình tra cứu chính xác và hiệu quả.
Bài viết này của Bizzi sẽ hướng dẫn chi tiết cách thức tra cứu hoá đơn điện tử tổng cục Thuế cũng như những lưu ý quan trọng trong quá trình thực hiện để hạn chế sai sót.
Các loại hóa đơn và phương thức lưu trữ hóa đơn
Hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế hiện được chia thành nhiều loại như: hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), hóa đơn bán hàng, hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế. Mỗi loại hóa đơn phù hợp với từng phương pháp kê khai thuế và đối tượng sử dụng khác nhau.
Về phương thức lưu trữ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp bắt buộc phải lưu trữ dưới định dạng chuẩn (XML, PDF) trong hệ thống nội bộ hoặc lưu trữ trên nền tảng của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và tra cứu dễ dàng theo thời gian quy định của pháp luật.
Việc tuân thủ đúng loại hóa đơn và phương thức lưu trữ giúp doanh nghiệp kết nối hiệu quả với hệ thống của Tổng cục Thuế, hạn chế rủi ro trong kiểm tra, thanh tra thuế.
Các cách tra cứu hoá đơn điện tử tổng cục Thuế
- Cách 1: Tra cứu trên hệ thống hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế
- Bước 1: Truy cập website Hệ thống hóa đơn điện tử tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.
- Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin có dấu (*) màu đỏ:
- Mã số thuế (MST) người bán
- Loại hóa đơn (có mã/không mã)
- Ký hiệu hóa đơn (lưu ý bỏ bớt ký tự số ở đầu dãy ký hiệu, ví dụ: 1C22TYY >> C22TYY)
- Số hóa đơn
- Tổng tiền thanh toán
- Bước 3: Nhập Mã captcha và nhấn “Tìm kiếm”
- Bước 4: Kiểm tra kết quả thông tin về hóa đơn điện tử cần tra cứu.
- Hóa đơn hợp lệ: Hiển thị “Đã cấp mã hóa đơn”
- Hóa đơn không hợp lệ: Hiển thị “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”
- Cách 2: Tra cứu hóa đơn điện tử trên cổng thông tin của Tổng cục thuế
- Bước 1: Truy cập vào địa chỉ http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html
- Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin có đánh dấu (*) màu đỏ:
- Mã số thuế người bán HHDV
- Mẫu số
- Ký hiệu hóa đơn
- Số hóa đơn
- Bước 3: Nhập Mã xác thực và nhấn “Tìm kiếm”
- Bước 4: Kiểm tra kết quả thông tin về hóa đơn điện tử cần tra cứu.
Các thông tin cần thiết khi tra cứu hóa đơn điện tử tổng cục Thuế
Sau khi truy cập vào đường link tra cứu hoá đơn điện tử tổng cục thuế: https://hoadondientu.gdt.gov.vn, doanh nghiệp cần chú ý các thông tin sau đây:
- Mã số thuế người bán
- Mẫu số
- Ký hiệu hóa đơn
- Số hóa đơn
- Mã xác thực/Captcha
- Tổng tiền thanh toán
Lưu ý quan trọng khi tra cứu hoá đơn điện tử tổng cục Thuế
- Kiểm tra kỹ thông tin: Đảm bảo nhập chính xác các thông tin yêu cầu để tra cứu hóa đơn thành công. (Mã số thuế của bên bán, Ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, thời gian phát hành hóa đơn phải khớp với thông tin trên hóa đơn điện tử).
- Đối với ký hiệu hóa đơn: Cần bỏ bớt ký tự số ở đầu dãy ký hiệu khi nhập trên hệ thống.
- Liên hệ hỗ trợ: Nếu gặp khó khăn trong quá trình tra cứu, liên hệ trực tiếp với Tổng cục Thuế hoặc các nhà cung cấp hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử để được hỗ trợ.
- Sử dụng phần mềm uy tín: Nên sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử đã được kiểm nghiệm và khuyến nghị bởi cơ quan thuế để đảm bảo tính hợp lệ và an toàn.
Nếu hóa đơn không xuất hiện trên hệ thống, có thể do các nguyên nhân sau:
- Doanh nghiệp chưa gửi dữ liệu lên cơ quan thuế.
- Hóa đơn giả mạo hoặc chưa hợp lệ.
- Sai thông tin khi nhập tra cứu (cần kiểm tra lại).
- Chỉ các hóa đơn thuộc hệ thống hóa đơn điện tử có mã của Tổng cục Thuế mới có thể tra cứu trên trang này.
- Hóa đơn không có mã hoặc thuộc diện hóa đơn điện tử không cần gửi cơ quan thuế sẽ không xuất hiện trên hệ thống xác thực.
Nếu không tìm thấy hóa đơn, cần liên hệ với bên phát hành để xác minh.
Một số lỗi thường gặp khi tra cứu hoá đơn điện tử Tổng cục Thuế
Trong quá trình tra cứu hoá đơn điện tử trên tổng cục Thuế, người dùng đôi khi sẽ gặp phải một số trạng thái lỗi phổ biến như sau:
Không tìm thấy hóa đơn trên hệ thống:
- Doanh nghiệp chưa gửi dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế.
- Hóa đơn giả hoặc không hợp lệ.
- Sai thông tin khi nhập tra cứu.
Hóa đơn có trạng thái “Hủy” hoặc “Sai thông tin”:
- Do bên bán đã hủy hóa đơn và thay thế bằng hóa đơn mới.
- Cần liên hệ với bên phát hành để lấy hóa đơn chính xác.
Không vào được trang tra cứu:
- Cổng hoá đơn điện tử Tổng cục Thuế có thể bị quá tải, thử lại sau hoặc đổi trình duyệt.
- Kiểm tra kết nối mạng và đảm bảo nhập đúng địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn.
Cách đăng ký sử dụng hình thức tra cứu thông tin hoá đơn điện tử tổng cục Thuế
- Hình thức đăng ký:
- Trực tiếp
- Trực tuyến
- Dịch vụ bưu chính
- Thời hạn giải quyết: 02 ngày làm việc
- Hồ sơ đăng ký:
- Trường hợp 1: Đăng ký bằng hình thức thư điện tử:
- Mẫu số 01/CCTT-ĐK Đăng ký tài khoản truy cập Cổng thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử
- Trường hợp 2: Đăng ký bằng hình thức nhắn tin qua số điện thoại di động:
- Mẫu số 01/CCTT-NT: Đăng ký sử dụng hình thức nhắn tin tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử
- Trường hợp 1: Đăng ký bằng hình thức thư điện tử:
Lợi ích của việc sử dụng hoá đơn điện tử
- Tiết kiệm chi phí:
Doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí so với khi sử dụng hoá đơn giấy về mặt chi phí in hoá đơn, mực in, tiền vận chuyển hoá đơn cho khách hàng, mua thiết bị lưu trữ hoá đơn,…Từ đó cắt giảm chi phí phát hành và lưu trữ hóa đơn.
- Tiết kiệm thời gian, giảm thao tác:
Với việc sử dụng hoá đơn điện tử, bạn chỉ nhập vài thông tin cơ bản của người mua và nhấn gửi thì lập tức khách hàng sẽ nhận được thông báo phát hành hoá đơn điện tử từ doanh nghiệp bạn. Ngoài ra, bạn cũng sẽ tiết kiệm nhiều thời gian hơn khi tìm kiếm. Đồng thời, doanh nghiệp sẽ giảm thời gian lập báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn, tự động quản lý tài chính, không cần thiết gửi hồ sơ đăng ký sử dụng mẫu hoá đơn điện tử hay lập báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn điện tử cho cục Thuế.
- Quản lý chi phí dễ dàng hơn:
Với hoá đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ dễ dàng kiểm soát các hoá đơn đã lưu, đơn giản hóa quá trình xử lý và quản lý hoá đơn, đồng thời có thể kê khai thuế nhanh chóng hơn. Dễ dàng tra cứu, đối chiếu hóa đơn theo từng thời điểm. thuận tiện hạch toán, kế toán, đối chiếu dữ liệu, tránh mất mát và đơn giản hóa quyết toán thuế.
- Nâng cao tính an toàn và độ bảo mật:
Hóa đơn điện tử không thể bị làm giả, vì các hoá đơn điện tử luôn có mã xác thực của cơ quan thuế, đảm bảo an toàn và bảo mật cho người sử dụng và người nhận. Ngoài ra, khi sử dụng phần mềm để phát hành hoá đơn điện tử, bạn vẫn có thể sửa tên lại tên người mua, mã số thuế, địa chỉ, đơn hàng trong trường hợp viết sai.
- Hiện đại hóa công tác quản lý thuế:
Hóa đơn điện tử là bắt buộc theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC; được cơ quan thuế công nhận hợp lệ khi kê khai và quyết toán thuế.
Giải pháp của Bizzi cho việc tra cứu hóa đơn điện tử
Bizzi tự hào cung cấp phần mềm xử lý hóa đơn tự động cụ giúp các công ty giảm sai sót, tăng hiệu suất vì mỗi hóa đơn điện tử được xử lý, chiết xuất dữ liệu chưa đến 30 giây.
Ưu điểm khi sử dụng mềm xử lý và tra cứu hóa đơn đầu vào của Bizzi:
- Đầy đủ nghiệp vụ: Đáp ứng nghiệp vụ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Quản trị toàn diện: Phát hành, quản lý, báo cáo hóa đơn mọi lúc mọi nơi qua mọi nền tảng.
- Nghiệp vụ theo tiêu chuẩn Thuế: Ứng dụng công nghệ bảo mật nhiều lớp đảm bảo an toàn tuyệt đối, chống làm giả hóa đơn.
- Dễ dàng tích hợp:Tương thích đa nền tảng, dễ dàng tích hợp với các hệ thống quản trị và phần mềm bán hàng.
- Triển khai và hỗ trợ nhanh chóng: Được vận hành và hỗ trợ bởi đội ngũ Bizzi Việt Nam
Kể từ khi ra mắt, Bizzi đã thu hút khách hàng từ các doanh nghiệp tập đoàn quy mô lớn trong các lĩnh vực khác nhau như: Grab, GS25, Circle K, Tiki, Guardian, Medicare, Pharmacity, đến các doanh nghiệp SMEs cùng với hơn 4.000 nhà cung cấp sử dụng nền tảng này hằng ngày. Tính đến 10/2021 tổng giá trị hóa đơn xử lý hằng tháng thông qua nền tảng Bizzi đạt hơn 300 triệu USD.
Ngoài ra, Bizzi cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử B-Invoice với nhiều tính năng nổi bật:
- Kết xuất ra nhiều định dạng khác nhau: pdf, html, excel: Hệ thống Bizzi hỗ trợ người dùng tự động điền thông tin hóa đơn và kết xuất với nhiều định dạng. Người dùng linh hoạt và thuận tiện trong việc sử dụng, chia sẻ thông tin hóa đơn.
- Có mã QR Code thuận tiện cho kiểm tra nhanh: Mã kiểm tra QR hóa đơn giúp kiểm tra nhanh các thông tin và tăng tính tiện lợi cho người dùng nhờ đó giúp tiết kiệm thời gian tra cứu.
- Dễ dàng tìm kiếm và truy xuất hóa đơn gốc trên mọi thiết bị thông qua phương thức lưu trữ hóa đơn trong các hệ thống quản lý có tích hợp cơ chế tìm kiếm hiệu quả.
- Kho mẫu hóa đơn đa dạng, dễ dàng tùy biến với hơn 100+ mẫu hóa đơn theo nhu cầu quản trị của các doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề với đầy đủ thông tin theo quy định của Tổng cục Thuế.
- Lưu trữ hóa đơn an toàn và bảo mật dưới định dạng XML gốc trong 10 năm tại trung tâm lưu trữ dữ liệu chuẩn quốc tế.
- Hỗ trợ chữ ký số và các phương thức ký số, đảm bảo tính bảo mật và tính chính xác, tin cậy của các giao dịch ký số trong quá trình xử lý hóa đơn.
Trên đây là toàn bộ thông tin về việc tra cứu hoá đơn điện tử Tổng cục Thuế. Bizzi tự hào là phần mềm xử lý hóa đơn tổng thể và toàn diện ứng dụng công nghệ hiện đại mang lại giá trị thực sự và được công nhận không chỉ ở Việt Nam mà còn ở cộng đồng quốc tế. Đăng ký ngay để dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
Xem thêm: