Hóa đơn điện tử là chứng từ không thể thiếu trong hoạt động kế toán – tài chính của mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, sai sót trong quá trình lập và xuất hóa đơn là điều khó tránh khỏi. Từ việc nhập sai mã số thuế, tên hàng hóa, số tiền, đến những lỗi phức tạp hơn, mỗi trường hợp đều có cách xử lý riêng theo quy định pháp luật hiện hành.
Bài viết này của Bizzi sẽ là cẩm nang toàn diện, hướng dẫn bạn cách điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung một cách chính xác, tuân thủ tuyệt đối Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Hãy cùng tìm hiểu ngay để đảm bảo hóa đơn của doanh nghiệp luôn hợp lệ, tránh mọi rủi ro pháp lý không đáng có!
1. Quy định pháp luật về việc điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót
Phát hành hóa đơn sai nội dung có thể gây ra nhiều hệ lụy pháp lý, ảnh hưởng trực tiếp đến việc kê khai thuế, thanh toán và báo cáo tài chính. Do đó, pháp luật đã có những quy định rất rõ ràng về cách xử lý để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ.
1.1. Các văn bản pháp luật quan trọng cần nắm
Nghị định số 123/2020/NĐ-CP
- Ban hành ngày 19/10/2020, là văn bản pháp lý cốt lõi quy định về hóa đơn, chứng từ.
- Điều 19 của Nghị định này quy định cụ thể về nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, bao gồm 3 phương thức chính:
- Lập hóa đơn điều chỉnh: Sửa đổi một phần nội dung sai.
- Lập hóa đơn thay thế: Thay thế hoàn toàn hóa đơn cũ.
- Hủy hóa đơn và lập mới: Áp dụng cho trường hợp hóa đơn chưa gửi đi.
Thông tư số 78/2021/TT-BTC
- Ban hành ngày 17/9/2021, hướng dẫn chi tiết Nghị định 123.
- Khoản 1, Điều 7 của Thông tư này làm rõ các trường hợp sai sót cần điều chỉnh và cách xử lý tương ứng cho từng tình huống.
1.2. Tổng hợp các trường hợp sai sót và nguyên tắc xử lý
Dưới đây là bảng tóm tắt các tình huống sai sót thường gặp và phương án xử lý theo quy định:
| Trường hợp sai sót | Phương thức xử lý theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP | Lưu ý quan trọng |
|---|---|---|
| Sai thông tin người mua (tên, địa chỉ) nhưng không sai MST và không ảnh hưởng đến số tiền. | Người bán chỉ cần thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế. Không cần lập hóa đơn mới. | Phải thông báo cho người mua để hai bên cùng nắm thông tin. |
| Sai về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa không đúng quy cách. | Lựa chọn 1 trong 2: Lập hóa đơn điều chỉnh HOẶC Lập hóa đơn thay thế. | Phải có sự thống nhất giữa hai bên. Hóa đơn điều chỉnh/thay thế phải ghi rõ cho hóa đơn gốc số… |
| Sai toàn bộ nội dung hóa đơn (sai nghiêm trọng). | Nên Lập hóa đơn thay thế. | Hóa đơn thay thế phải có đầy đủ thông tin đúng và ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn số… ký hiệu… ngày…”. |
| Xuất hóa đơn nhưng chưa gửi cho người mua. | Hủy hóa đơn đã lập và xuất hóa đơn mới. | Thông báo hủy hóa đơn trên hệ thống theo Mẫu 04/SS-HĐĐT. |
| Hóa đơn đã kê khai thuế nhưng có sai sót. | Lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế và thực hiện kê khai bổ sung. | Việc kê khai bổ sung được thực hiện tại kỳ kê khai thuế hiện tại. |
1.3. Quy trình 5 bước xử lý hóa đơn sai sót chuẩn
Để đảm bảo tuân thủ tuyệt đối, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình 5 bước sau:
- Bước 1: Xác định loại sai sót: Phân tích kỹ hóa đơn để xác định chính xác lỗi sai thuộc trường hợp nào.
- Bước 2: Thỏa thuận với bên mua: Liên hệ và thống nhất với khách hàng về phương án xử lý (điều chỉnh hay thay thế), nên lập biên bản thỏa thuận.
- Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế hoặc hủy: Thực hiện nghiệp vụ trên phần mềm hóa đơn điện tử.
- Bước 4: Gửi thông báo sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT): Gửi thông báo đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
- Bước 5: Kê khai thuế bổ sung: Nếu sai sót ảnh hưởng đến số thuế phải nộp, cần thực hiện kê khai bổ sung cho kỳ thuế liên quan.
Tuân thủ đúng quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn duy trì sự minh bạch, chính xác trong sổ sách kế toán.
2. Hướng dẫn xử lý cho từng trường hợp sai sót hóa đơn cụ thể
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng tình huống sai sót mà doanh nghiệp có thể gặp phải:
2.1. Hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua
Phương án xử lý: Hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới thay thế.
Quy trình xử lý:
- Bước 1: Trên phần mềm hóa đơn điện tử, chọn chức năng “Hủy” hóa đơn sai sót.
- Bước 2: Lập thông báo hóa đơn sai sót gửi cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
- Bước 3: Lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để được cấp mã.
2.2. Hóa đơn đã gửi, sai tên, địa chỉ người mua (nhưng đúng MST và các thông tin khác)
Phương án xử lý: Không cần lập hóa đơn thay thế/điều chỉnh. Người bán chỉ cần thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế để ghi nhận.
2.3. Hóa đơn đã gửi, sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa…
Phương án xử lý: Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai cách sau (cần có sự thỏa thuận với người mua):
- Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh (tăng/giảm) … cho hóa đơn số… ký hiệu…”. Ghi rõ nội dung điều chỉnh (ví dụ: điều chỉnh giảm tiền hàng 1.000.000 VNĐ).
- Cách 2: Lập hóa đơn thay thế: Lập một hóa đơn mới với nội dung chính xác và ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn số… ký hiệu…”. Hóa đơn thay thế sẽ vô hiệu hóa hóa đơn cũ.
2.4. Phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ
Phương án xử lý: Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập (nếu giao dịch bị hủy bỏ hoàn toàn) và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT. Hai bên cần có thỏa thuận rõ ràng về việc hủy giao dịch này.
2.5. Xử lý hóa đơn giấy sai sót (lập trước khi chuyển đổi)
Phương án xử lý: Nếu doanh nghiệp đã chuyển sang hóa đơn điện tử theo TT78 nhưng phát hiện hóa đơn giấy cũ bị sai, việc xử lý vẫn tuân theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC. Hai bên lập biên bản và xuất hóa đơn điều chỉnh/thay thế (vẫn là hóa đơn giấy nếu còn tồn, hoặc thỏa thuận xử lý khác).
2.6. Khi cơ quan thuế phát hiện và thông báo sai sót
Phương án xử lý: Doanh nghiệp phải rà soát lại theo thông báo của cơ quan thuế và thực hiện việc lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế, sau đó gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT để phản hồi lại cho cơ quan thuế.
2.7. Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế tiếp tục có sai sót
Phương án xử lý: Các lần xử lý tiếp theo phải thực hiện theo hình thức đã áp dụng lần đầu. Ví dụ, nếu lần 1 đã lập hóa đơn điều chỉnh, lần 2 phát hiện sai tiếp thì vẫn phải lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn sai sót ban đầu.
2.8. Sai sót trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn
Phương án xử lý: Đối với doanh nghiệp không có mã CQT, nếu phát hiện sai sót trên bảng tổng hợp dữ liệu, người bán chỉ cần gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp đó.
3. Những lưu ý khi điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung
Để quá trình điều chỉnh diễn ra suôn sẻ, kế toán cần ghi nhớ những điểm quan trọng sau:
Thỏa thuận với khách hàng trước khi thực hiện
Đây là bước tiên quyết. Luôn trao đổi và lập biên bản thỏa thuận với người mua để thống nhất phương án xử lý. Điều này giúp tránh tranh chấp và đảm bảo tính minh bạch.
Thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT
Doanh nghiệp phải nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT có phát sinh hóa đơn điều chỉnh/thay thế. Nộp muộn có thể bị xử phạt hành chính.
Quy tắc ghi giá trị trên hóa đơn điều chỉnh
- Điều chỉnh TĂNG: Ghi dấu dương (+).
- Điều chỉnh GIẢM: Ghi dấu âm (-).
Ví dụ: Hóa đơn gốc 10 triệu, thực tế 9 triệu. Hóa đơn điều chỉnh sẽ ghi: Điều chỉnh giảm tiền hàng, giá trị: -1.000.000 VNĐ.
Bắt buộc kê khai bổ sung hồ sơ thuế nếu có ảnh hưởng
Mọi hóa đơn điều chỉnh/thay thế liên quan đến tiền hàng, tiền thuế đều làm thay đổi nghĩa vụ thuế. Kế toán phải thực hiện khai bổ sung hồ sơ khai thuế của kỳ gốc có hóa đơn sai sót.
Lưu trữ toàn bộ chứng từ liên quan
Hóa đơn sai sót, biên bản thỏa thuận, hóa đơn điều chỉnh/thay thế đều là chứng từ kế toán quan trọng. Doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ theo quy định của Luật Kế toán để phục vụ cho việc thanh tra, kiểm tra sau này.
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử thông minh
Để hạn chế tối đa sai sót, doanh nghiệp nên đầu tư vào một phần mềm hóa đơn điện tử uy tín. Các giải pháp như B-Invoice (của Bizzi), MISA, Viettel Invoice… không chỉ giúp kiểm tra lỗi trước khi phát hành mà còn hỗ trợ lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế nhanh chóng, đúng quy định.
4. Giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử Bizzi – Tự động hóa, giảm sai sót
B-Invoice của Bizzi là giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử được thiết kế để giải quyết triệt để những khó khăn trong việc quản lý và xử lý hóa đơn, giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm chi phí.
- Được Tổng cục Thuế công nhận: Tuân thủ 100% Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Tích hợp dễ dàng: Kết nối liền mạch với các phần mềm kế toán, phần mềm ERP phổ biến, giúp đồng bộ dữ liệu, tiết kiệm thời gian.
- Xử lý sai sót thông minh: Cung cấp các tính năng lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế, hủy bỏ chỉ với vài cú nhấp chuột, đảm bảo tuân thủ đúng quy trình của cơ quan Thuế.
- Lưu trữ an toàn 10 năm: Đảm bảo an toàn, bảo mật theo tiêu chuẩn ISO 27001 và đáp ứng quy định lưu trữ của Luật Kế toán.
- Tự động cập nhật: Luôn cập nhật các thay đổi mới nhất từ cơ quan Thuế, giúp doanh nghiệp an tâm tuân thủ pháp luật.
Hướng dẫn cách lập hóa đơn điều chỉnh trên phần mềm của Bizzi:
Áp dụng cho hóa đơn ở trạng thái “Đã phát hành”.
Bước 1: Tại menu “Quản lý hóa đơn” → “Hóa đơn bán hàng”, tìm hóa đơn cần xử lý và chọn chức năng “Điều chỉnh hóa đơn”.
Bước 2: Điền đầy đủ thông tin vào form hóa đơn điều chỉnh (chọn loại điều chỉnh, ghi lý do và giá trị điều chỉnh), sau đó nhấn “Tạo mới”.
Hệ thống sẽ tự động tạo một hóa đơn điều chỉnh mới với các thông tin cần thiết và chuyển về màn hình danh sách hóa đơn.
Bizzi đã được hơn 1.000 doanh nghiệp lớn tin tưởng sử dụng, bao gồm Grab, GS25, Circle K, Tiki, Guardian… với tổng giá trị hóa đơn xử lý hàng tháng đạt hơn 300 triệu USD.
5. Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Hóa đơn điều chỉnh/thay thế có cần chữ ký của người mua không?
Theo quy định hiện hành, trên hóa đơn điện tử điều chỉnh/thay thế không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua. Tuy nhiên, việc có biên bản thỏa thuận giữa hai bên là cần thiết để làm cơ sở pháp lý.
2. Lỡ xóa hóa đơn sai sót trên phần mềm thì phải làm sao?
Việc “xóa” hóa đơn đã phát hành là không đúng quy định. Bạn cần thực hiện nghiệp vụ “Hủy”, “Điều chỉnh” hoặc “Thay thế”. Nếu lỡ thao tác sai, hãy liên hệ nhà cung cấp phần mềm để được hỗ trợ và đảm bảo dữ liệu được báo cáo đúng lên cơ quan thuế.
3. Hóa đơn sai sót nhưng đã quá hạn kê khai thuế thì xử lý thế nào?
Bạn vẫn tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế ở thời điểm hiện tại. Sau đó, bạn phải lập tờ khai thuế GTGT bổ sung cho kỳ tính thuế có sai sót và nộp tiền thuế chênh lệch (nếu có) cùng tiền chậm nộp (nếu có).
4. Có thể lập 1 hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai sót không?
Không. Mỗi hóa đơn điều chỉnh/thay thế chỉ được lập cho MỘT hóa đơn sai sót duy nhất.
6. Kết luận
Việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót một cách chính xác và đúng luật là yếu tố then chốt để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật. Nắm vững quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP là yêu cầu bắt buộc đối với mọi kế toán.
Để đơn giản hóa quy trình và giảm thiểu rủi ro, việc ứng dụng các giải pháp công nghệ như phần mềm hóa đơn điện tử Bizzi là một lựa chọn thông minh. Bizzi không chỉ giúp doanh nghiệp tự động hóa việc xử lý hóa đơn mà còn đảm bảo an toàn, minh bạch, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa quy trình tài chính – kế toán.
Xem thêm: