Việc quản lý tài chính hiệu quả và kiểm soát chi phí chặt chẽ luôn đóng vai trò quan trọng đối với sự sống còn và phát triển bền vững của mọi doanh nghiệp.
Phương pháp 50/30/20 như một nguyên tắc quản lý tài chính cá nhân phổ biến, nhưng tcác nguyên lý cốt lõi của nó có thể được áp dụng linh hoạt và mang lại những bài học quý giá cho việc kiểm soát chi phí và tối ưu hóa tài chính ở cấp độ doanh nghiệp.
Bài viết này của Bizzi sẽ hướng dẫn doanh nghiệp có thể học hỏi và áp dụng sự kỷ luật tài chính từ quy tắc này để đạt được hiệu quả trong quản lý chi phí.
Lập ngân sách theo phương pháp 50/30/20 là gì?
Xét trên phương diện cá nhân, lập ngân sách theo phương pháp 50/30/20 là việc phân bổ thu nhập sau thuế thành ba nhóm chi tiêu chính: 50% cho nhu cầu thiết yếu, 20% cho tiết kiệm và đầu tư, 30% còn lại dành cho chi tiêu cá nhân và giải trí. Đây là một công thức đơn giản, dễ áp dụng, giúp hình thành thói quen quản lý tài chính lành mạnh.
Phép chiếu sang ngữ cảnh doanh nghiệp: Mặc dù được thiết kế cho cá nhân, những nguyên tắc cơ bản về phân bổ ngân sách, kiểm soát chi tiêu và lập kế hoạch dài hạn của 50/30/20 lại vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp. Chúng ta có thể diễn giải các nhóm chi tiêu này cho doanh nghiệp như sau:
- “Nhu cầu thiết yếu” (50%) – Chi phí vận hành cốt lõi: Tương ứng với các khoản chi phí bắt buộc, không thể thiếu để duy trì hoạt động kinh doanh hàng ngày. Ví dụ:
- Chi phí lương và phúc lợi nhân viên.
- Tiền thuê văn phòng/nhà xưởng, điện nước, internet.
- Chi phí nguyên vật liệu, sản xuất, và các dịch vụ cơ bản.
- Các khoản thanh toán cố định khác như bảo hiểm doanh nghiệp.
- Nguyên tắc quan trọng: Doanh nghiệp cần kiểm soát nhóm chi phí này không vượt quá 50% tổng doanh thu hoặc ngân sách vận hành để duy trì sự ổn định.
- “Tiết kiệm và Đầu tư” (20%) – Chi phí tái đầu tư và dự phòng chiến lược: Dành cho việc xây dựng các quỹ tài chính và các khoản đầu tư nhằm gia tăng giá trị và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Ví dụ:
-
- Quỹ dự phòng rủi ro/khẩn cấp (đảm bảo khả năng chống chịu khi thị trường biến động hoặc phát sinh sự cố không lường trước).
- Tái đầu tư vào công nghệ, nghiên cứu & phát triển (R&D) để nâng cao năng lực cạnh tranh.
- Mở rộng thị trường, đầu tư vào tài sản cố định.
- Trả các khoản nợ chiến lược (ngoài các khoản tối thiểu bắt buộc) để cải thiện sức khỏe tài chính.
- “Chi tiêu linh hoạt/Phát triển” (30%) – Chi phí thúc đẩy tăng trưởng và nâng cao trải nghiệm: Phân bổ cho các hoạt động giúp thúc đẩy tăng trưởng, xây dựng thương hiệu, và nâng cao trải nghiệm làm việc cho nhân viên, dù không bắt buộc nhưng lại quan trọng cho động lực và sự phát triển. Ví dụ:
-
- Chi phí marketing và quảng cáo.
- Đào tạo nâng cao kỹ năng cho nhân viên.
- Phúc lợi bổ sung, các hoạt động xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
- Các sáng kiến mới mang tính đột phá nhưng có thể điều chỉnh hoặc cắt giảm nếu cần mà không ảnh hưởng đến hoạt động cốt lõi.
Lợi ích khi doanh nghiệp áp dụng lập ngân sách theo phương pháp 50/30/20 là gì?
Phương pháp lập ngân sách 50/30/20 là một nguyên tắc quản lý tài chính phổ biến. Mặc dù phương pháp này thường được áp dụng để lập ngân sách startup, doanh nghiệp nhỏ hoặc cá nhân cũng có thể linh hoạt áp dụng nguyên tắc tương tự trong quản lý ngân sách. Dưới đây là những lợi ích khi doanh nghiệp áp dụng lập ngân sách theo phương pháp 50/30/20:
- Thiết lập kỷ luật tài chính: Giúp doanh nghiệp hình thành thói quen phân bổ nguồn lực có kế hoạch, tránh lãng phí và bội chi.
- Kiểm soát chi phí chặt chẽ: Tạo ra một khuôn khổ rõ ràng để giám sát và đánh giá từng khoản chi tiêu, từ đó dễ dàng phát hiện và điều chỉnh những khoản chi không hiệu quả.
- Đảm bảo sự ổn định tài chính: Việc dành 20% cho tiết kiệm và đầu tư giúp doanh nghiệp xây dựng quỹ dự phòng vững chắc và có nguồn lực cho các mục tiêu dài hạn, giảm thiểu áp lực tài chính khi gặp biến cố.
- Thúc đẩy tăng trưởng bền vững: Phân bổ hợp lý cho các hoạt động phát triển (30%) đảm bảo doanh nghiệp có đủ nguồn lực để đổi mới, mở rộng và duy trì lợi thế cạnh tranh.
- Dễ dàng theo dõi và điều chỉnh: Tương tự như cá nhân, doanh nghiệp có thể thường xuyên ghi chép, so sánh chi tiêu thực tế với ngân sách và điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
- Tính thích ứng cao: Doanh nghiệp có thể linh hoạt điều chỉnh tỷ lệ phần trăm tùy thuộc vào ngành nghề, giai đoạn phát triển, hay tình hình thị trường.
Thách thức trong việc áp dụng lập ngân sách theo phương pháp 50/30/20 tại doanh nghiệp
Việc áp dụng lập ngân sách theo phương pháp 50/30/20 trong quản lý ngân sách doanh nghiệp – dù mang lại nhiều lợi ích – vẫn tồn tại một số thách thức lớn, đặc biệt khi mô hình này vốn được thiết kế cho cá nhân. Dưới đây là những thách thức chính mà doanh nghiệp thường gặp khi áp dụng:
- Sự phức tạp của giao dịch: Khác với tài chính cá nhân, doanh nghiệp có quy mô giao dịch lớn, đa dạng loại hình chi phí, và liên quan đến nhiều phòng ban.
- Yêu cầu về tính minh bạch và tuân thủ: Mọi khoản chi đều phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ, tuân thủ quy định pháp luật và chính sách nội bộ.
- Phê duyệt và kiểm soát: Cần có quy trình phê duyệt chi tiêu rõ ràng, tự động để tránh tắc nghẽn và đảm bảo tính hiệu quả.
- Thiếu công cụ hỗ trợ: Việc quản lý thủ công các khoản mục chi phí lớn và phức tạp này dễ dẫn đến sai sót, lãng phí thời gian và nguồn lực.
Giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp chi tiêu ngân sách hiệu quả
Để giúp doanh nghiệp vượt qua các thách thức và áp dụng sự kỷ luật tài chính như quy tắc 50/30/20, Bizzi cung cấp một hệ thống kiểm soát chi phí toàn diện và tự động.
Bizzi là trợ lý AI cho phòng tài chính – kế toán trong việc tự động hóa quy trình thu – chi. Bizzi là nền tảng tích hợp hơn 30+ tính năng giúp doanh nghiệp tinh gọn và tự động hóa quy trình quản lý chi phí, thu hồi công nợ và thanh toán B2B.
Tính năng lập và quản lý ngân sách của Bizzi Travel & Bizzi Expense – “Trợ thủ” áp dụng quy tắc 50/30/20
Nếu quy tắc 50/30/20 giúp doanh nghiệp định hình cách phân bổ nguồn lực hợp lý, thì Bizzi Travel & Bizzi Expense chính là công cụ hiện thực hóa nguyên tắc đó trong vận hành hàng ngày.
- Lập ngân sách linh hoạt theo từng “lọ” chi phí
- Tạo ngân sách riêng cho từng phòng ban, dự án hoặc chiến dịch, gắn vào các nhóm chi tiêu 50/30/20.
- Điều chỉnh hạn mức theo kỳ để phù hợp với chiến lược và tình hình kinh doanh.
- Giám sát và cảnh báo chi tiêu theo thời gian thực
- Mọi khoản chi từ Bizzi Travel (công tác phí) và Bizzi Expense (chi phí vận hành) đều được cập nhật tức thời và đối chiếu với ngân sách.
- Cảnh báo tự động khi gần chạm hoặc vượt ngân sách.
- Quy trình phê duyệt thông minh
- Phê duyệt nhiều cấp theo hạn mức hoặc loại chi phí, đảm bảo kiểm soát trước khi phát sinh.
- Nhanh gọn nhưng vẫn minh bạch.
- Báo cáo ngân sách và phân tích xu hướng
- So sánh ngân sách dự kiến với chi tiêu thực tế cho từng nhóm 50/30/20.
- Phân tích xu hướng và đưa khuyến nghị điều chỉnh.
Kết hợp phương pháp 50/30/20 với Bizzi Travel & Expense, doanh nghiệp không chỉ có nguyên tắc rõ ràng mà còn có công cụ giám sát tự động, đảm bảo mỗi đồng chi tiêu đều đúng mục tiêu.
Ngoài tính năng lập và quản lý ngân sách trên Bizzi Travel & Expense, Bizzi còn cung cấp một hệ sinh thái giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu từng “lọ” chi phí trong mô hình 50/30/20:
- Bizzi Travel & Expense – Giải pháp hợp nhất quản lý công tác phí và chi tiêu vận hành, cho phép doanh nghiệp thiết lập ngân sách theo phòng ban, dự án hoặc từng chuyến công tác. Hệ thống phê duyệt tự động và cảnh báo vượt ngân sách theo thời gian thực giúp kiểm soát chặt chẽ nhóm 50% chi phí thiết yếu và 30% chi tiêu linh hoạt. Đồng thời, tính năng báo cáo chi tiết giúp nhà quản lý dễ dàng phân tích, điều chỉnh kế hoạch ngân sách để tối ưu hiệu quả sử dụng vốn.
- Xử lý, đối chiếu hóa đơn đầu vào (IPA + 3-way matching) – Tự động nhận, đọc và đối chiếu hóa đơn từ nhà cung cấp với đơn đặt hàng và phiếu nhập kho. Điều này không chỉ giảm thiểu sai sót mà còn đảm bảo tính minh bạch cho các khoản chi trong nhóm 50% chi phí vận hành.
Hóa đơn điện tử (B-invoice) – Tích hợp phát hành, lưu trữ và tra cứu hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật. Giải pháp này giúp doanh nghiệp nâng cao tính tuân thủ, đồng thời tạo nền tảng minh bạch cho cả chi phí vận hành và chi phí đầu tư. - Quản lý công nợ (ARM) – Tự động hóa quy trình thu hồi công nợ và theo dõi dòng tiền vào, đảm bảo nguồn lực tài chính luôn sẵn sàng cho nhóm 20% tiết kiệm và đầu tư. Việc quản lý công nợ hiệu quả còn giúp giảm áp lực vốn lưu động và tăng khả năng tái đầu tư.
Khi kết hợp tất cả các giải pháp trên, Bizzi không chỉ giúp doanh nghiệp áp dụng nguyên tắc 50/30/20 một cách chính xác mà còn tự động hóa toàn bộ vòng đời quản lý chi phí, từ lập ngân sách, phê duyệt, chi tiêu, đến đối chiếu và phân tích hiệu quả.
Qua bài viết về việc lập ngân sách theo phương pháp 50/30/20 trên đây của Bizzi, có thể thấy dù quản lý tài chính cá nhân hay doanh nghiệp, việc áp dụng các nguyên tắc sẽ là chìa khóa để đạt được sự ổn định và phát triển bền vững. Kiểm soát chi phí một cách có hệ thống với sự trợ giúp của các các giải pháp công nghệ như Bizzi giúp doanh nghiệp đơn tự động hóa, tinh gọn quy trình, giảm thiểu sai sót, phát hiện rủi ro.
Đó là bí quyết để tối ưu hóa chi phí và tài chính, cho phép doanh nghiệp phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn để đạt được các mục tiêu kinh doanh. Nếu doanh nghiệp đang muốn nâng cao hiệu quả quản lý chi phí một cách vượt trội, xây dựng một hệ thống tài chính vững mạnh tương tự như nguyên tắc lập ngân sách theo phương pháp 50/30/20, đăng ký ngay tại đây để nhận tư vấn miễn phí từ đội ngũ chuyên gia: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/