Tầm quan trọng của việc ứng dụng giải pháp xử lý tự động các khoản phải trả?

Xử lý tự động các khoản phải trả là gì? 

Giải pháp xử lý tự động các khoản phải trả cho phép người dùng quản lý việc lập hoá đơn, xử lý thanh toán dễ dàng  ngay trên một nền tảng duy nhất với các phê duyệt nhanh chóng, khả năng hiển thị và kiểm soát tốt hơn đối với các quy trình và dữ liệu tài chính quan trọng. Giải pháp này giúp các doanh nghiệp giảm bớt các công việc thủ công và giải phóng dòng tiền. 

Vai trò của xử lý tự động

Theo báo cáo thông tin chi tiết về Khoản phải trả của PayStream Advisors, có hơn 55% doanh nghiệp xử lý dữ liệu báo cáo tài chính theo cách thủ công. Bên cạnh đó, đã có 40% doanh nghiệp vừa và nhỏ mong muốn sẽ ứng dụng công nghệ tự động và số hoá cho tổ chức của mình. 

Xử lý tự động các khoản phải trả đem đến nhiều lợi ích trong việc quản lý hóa đơn nhờ việc tìm kiếm hóa đơn, trích thông tin nhà cung cấp và các thông tin khác từ hóa đơn được thực hiện dễ dàng hơn rất nhiều. 

1. Tiết kiệm thời gian 

Theo phương pháp truyền thống, hóa đơn sẽ nằm trên bàn làm việc hoặc đợi trong hộp thư đến email để được phê duyệt. Do đó quá trình xử lý tự động các khoản phải trả giúp loại bỏ những sự chậm trễ đó và thúc đẩy quy trình phê duyệt nhanh chóng . Quy trình tự động hoá sẽ bao gồm các quy tắc cụ thể có thể được áp dụng cho quy trình làm việc để người phù hợp tự động nhận hóa đơn vào đúng thời điểm với lời nhắc có thể lập trình. Theo Aberdeen Group, xử lý tự động các khoản phải trả giúp giảm khoảng 18% số ngày phải trả (DPO). Điều đó đó tương đương với việc tiết kiệm trung bình khoảng 5,55 ngày.

2. Giảm thiểu chi phí xử lý hoá đơn 

Tự động hóa quy trình kinh doanh giúp tiết kiệm chi phí lao động và cắt giảm các chi phí cứng, chẳng hạn như vật tư văn phòng và bưu phí cho thư liên thông. Theo dữ liệu từ Mạng APP2P, chi phí trung bình hàng tháng để xử lý 5.000 hóa đơn theo cách thủ công là 64.500 USD. Xử lý cùng một số lượng hóa đơn trong một hoạt động tự động sẽ tốn khoảng 8.850 đô la, giúp tiết kiệm được khoảng 85% chi phí. 

Thống kê của Bizzi cho thấy trung bình một doanh nghiệp sẽ tốn từ 5,000 đồng đến 8,000 đồng/hóa đơn nếu làm thủ công. Nếu doanh nghiệp dùng giải pháp chuyển đổi số cho kế toán của Bizzi thì chi phí này chỉ còn 1,000 đồng/hóa đơn.  Do đó, khi sử dụng bộ giải pháp quản lý chi phí tinh gọn cho doanh nghiệp hỗ trợ xử lý tự động các khoản phải trả giúp giảm chi phí xử lý hóa đơn trung bình 80%.

Tầm quan trọng của việc ứng dụng giải pháp xử lý tự động các khoản phải trả?

3. Tăng độ chính xác và hạn chế rủi ro

Giải pháp giúp xử lý tự động các khoản phải trả được thiết kế để bảo vệ bạn khỏi một số lỗi phổ biến nhất: kiểm tra tính hợp lệ của các thông tin trên hoá đơn, tự động đối chiếu với hệ thông tra cứu hoá đơn của thuế.  Với Công nghệ AI và RPA của Bizzi giúp tự động hóa toàn bộ các thao tác từ “tiếp nhận hóa đơn” cho tới “kiểm tra xác thực thông tin với Tổng Cục Thuế” đều được bot phần mềm thực hiện chỉ trong 10 giây/mỗi hóa đơn, chi phí bằng một ly trà đá với độ chính xác đến 99,9% giúp kế toán nhẹ nhàng, an tâm và tránh những rủi ro về thuế cho doanh nghiệp.

4. Lưu trữ và bảo mật dữ liệu hiệu quả 

Theo HMRC, doanh nghiệp của bạn nên lưu giữ hồ sơ trong sáu năm kể từ khi kết thúc năm tài chính cuối cùng của công ty. Nhưng qua mỗi năm số lượng chứng từ, hoá đơn và các giấy tờ thủ tục khác sẽ tăng lên chóng mặt, khiến bạn có thể đảm bảo hiệu quả công tác lưu trữ cũng như bảo mật. 

Thông qua tính năng xử lý tự động các khoản phải trả, nền tảng quản lý chi phí tinh gọn cho doanh nghiệp Bizzi giúp giảm tối đa việc thất lạc hoá đơn và các sai sót trong quá trình nhập liệu. Đồng thời, các doanh nghiệp quản lý chứng từ dễ dàng hơn với các dịch vụ lưu trữ đám mây giúp giải quyết nỗi lo mất, hư hỏng hoá đơn. Hơn nữa, Bizzi đảm bảo quy trình mã hoá dữ liệu theo chuẩn các công ty kế toán hàng đầu thế giới. Ngoài ra, Bizzi cũng áp dụng tiêu chuẩn quốc tế về quản lý thông tin ISO 27001. Tiêu chuẩn này vạch ra phương pháp để đánh giá các hệ thống quản lý an ninh thông tin và chứng nhận đạt chuẩn cho hệ thống đó. 

5. Tích hợp với các phần mềm kế toán hiện có 

Một lợi ích khác của giải pháp tự động hoá là dễ dàng tích hợp với hệ thống ERP, cơ sở dữ liệu và các hệ thống/phần mềm kế toán  khác của doanh nghiệp bạn. Bizzi hỗ trợ tự động chiết xuất dữ liệu để import vào các phần mềm kế toán thông dụng Fast, Misa, Oracle,… 

quản lý chi phí tinh gọn cho doanh nghiệp 06

Kể từ khi ra mắt, Bizzi đã thu hút khách hàng từ các doanh nghiệp tập đoàn quy mô lớn trong các lĩnh vực khác nhau như: Grab, GS25, Circle K, Tiki, Guardian, Medicare, Pharmacity, đến các doanh nghiệp SMEs cùng với hơn 4.000 nhà cung cấp sử dụng nền tảng này hằng ngày. 

Lấy khách hàng làm trọng tâm mang lại nhiều sản phẩm, dịch vụ chất lượng và hỗ trợ hết mình trong vấn đề sản phẩm để gắn bó phát triển cùng doanh nghiệp Việt, Bizzi mong muốn mang lại một giải pháp giúp xử lý tự động các khoản phải trả một các hiệu quả nhất. 

– Hotline: 028 6275 0321 

– Email: [email protected]



 

Ngọc Nhân

Tự động hóa khoản phải trả

Giảm 80% thời gian và 50% chi phí xử lý, kiểm tra, đối soát, nhập liệu liên quan đến quản lý công nợ phải trả.
Đăng ký Demo