Mẫu xác nhận đơn đặt hàng được bên bán dùng để phản hồi sau khi nhận đơn hoặc Purchase Order (PO) từ khách hàng. Nội dung thường xác nhận mã đơn, hàng hóa, số lượng, đơn giá, ngày giao, điều kiện thanh toán và những điểm cần điều chỉnh trước khi đơn được xử lý tiếp.
Doanh nghiệp có thể tải ngay mẫu Word để gửi thư/email hoặc mẫu Excel để đối chiếu nhiều dòng hàng. Nếu chỉ cần báo đã nhận đơn, nên dùng email ngắn; nếu đã kiểm tra và chấp thuận các điều kiện, nên dùng thư xác nhận đầy đủ; nếu có sai lệch so với PO, cần nêu rõ phần thay đổi và yêu cầu bên mua phản hồi.
Tải mẫu xác nhận đơn đặt hàng Word và Excel
Bizzi chuẩn bị hai file theo hai cách sử dụng khác nhau. File Word phù hợp để gửi thư hoặc email; file Excel phù hợp khi đơn có nhiều dòng hàng và cần kiểm tra số lượng, đơn giá, thành tiền hoặc sai lệch so với PO.
Mẫu thư xác nhận đơn đặt hàng Word
Gồm 3 mẫu: thư xác nhận B2B đầy đủ, email ngắn xác nhận đã nhận PO và mẫu song ngữ Việt – Anh.
Phiếu xác nhận đơn đặt hàng Excel
Có thông tin bên mua/bên bán, 10 dòng hàng, công thức thành tiền và tổng cộng, trạng thái xử lý, vùng ghi sai lệch so với PO và trang hướng dẫn sử dụng.
Chọn mẫu nào theo tình huống?
| Situation | Recommended model | Target |
|---|---|---|
| Mới nhận đơn/PO và chưa kiểm tra xong | Email xác nhận đã nhận đơn | Báo cho bên mua biết tài liệu đã được tiếp nhận, chưa đồng nghĩa với việc chấp thuận toàn bộ đơn. |
| Đã kiểm tra và có thể thực hiện đúng đơn | Thư xác nhận đơn đặt hàng B2B | Xác nhận các điều kiện chính như hàng hóa, số lượng, giá, lịch giao và thanh toán. |
| Có khác biệt so với PO | Thư xác nhận có điều chỉnh | Nêu rõ điểm thay đổi và yêu cầu bên mua xác nhận lại trước khi xử lý tiếp. |
| Cần gửi đối tác nước ngoài | Order Confirmation song ngữ | Thể hiện cùng một nội dung bằng tiếng Việt và tiếng Anh để giảm hiểu nhầm thuật ngữ. |
| Đơn có nhiều dòng hàng cần đối chiếu | Phiếu xác nhận Excel | Kiểm tra theo từng SKU, số lượng, đơn giá, thành tiền và phần sai lệch. |
Xác nhận đơn đặt hàng là gì?
Xác nhận đơn đặt hàng là thư, email hoặc phiếu do bên bán gửi sau khi nhận đơn của khách hàng để xác nhận đã tiếp nhận, chấp thuận hoặc phản hồi các điều kiện của đơn. Trong giao dịch B2B, tài liệu này thường tham chiếu trực tiếp đến mã PO để hai bên cùng đối chiếu.
Mục tiêu của xác nhận đơn hàng không phải là tạo một đơn đặt hàng mới. Bên bán cần làm rõ ba việc: đã nhận đúng đơn nào, chấp thuận những nội dung nào và có điểm nào cần bên mua xác nhận lại hay không.
Trong thực tế, người dùng có thể tìm cùng nhu cầu bằng các tên như mẫu xác nhận đơn đặt hàng, mẫu xác nhận đặt hàng, mẫu xác nhận đơn hàng, thư xác nhận đặt hàng, email xác nhận đơn hàng, phiếu xác nhận đơn hàng or order confirmation. Tên gọi khác nhau nhưng chức năng cốt lõi vẫn là phản hồi từ bên bán về một đơn hàng đã nhận.
Không nên đồng nhất xác nhận đơn đặt hàng với Purchase Order (PO). PO do bên mua phát hành để đặt hàng; bên bán tiếp nhận PO, kiểm tra dữ liệu rồi mới phản hồi hoặc tạo các chứng từ xử lý tiếp theo.
Nếu nhu cầu của bạn là tạo đơn đặt hàng để gửi nhà cung cấp, thay vì xác nhận một đơn đã nhận, có thể dùng bộ mẫu đơn đặt hàng Word và Excel riêng của Bizzi.
4 mẫu thư và email xác nhận đơn hàng theo tình huống
Các mẫu dưới đây có thể sao chép trực tiếp. Hãy thay nội dung trong ngoặc vuông bằng dữ liệu thực tế và chỉ dùng câu chữ thể hiện “chấp thuận” sau khi các điều kiện quan trọng của đơn đã được kiểm tra.
Mẫu 1: Thư xác nhận chấp thuận đơn đặt hàng B2B
V/v: Xác nhận đơn đặt hàng [Mã PO/đơn đặt hàng]
Kính gửi [Tên công ty/bên mua],
Chúng tôi xác nhận đã nhận được đơn đặt hàng [mã PO/đơn] ngày [dd/mm/yyyy]. Sau khi kiểm tra thông tin, chúng tôi xác nhận tiếp nhận đơn hàng theo các nội dung sau:
- Mã PO/đơn: [ ]
- Hàng hóa/dịch vụ: [ ]
- Số lượng: [ ]
- Tổng giá trị: [ ]
- Ngày giao dự kiến: [ ]
- Địa điểm giao hàng: [ ]
- Điều kiện thanh toán: [ ]
Sai lệch so với PO (nếu có): [Không có / Mô tả nội dung thay đổi].
Nếu các nội dung trên phù hợp, vui lòng phản hồi xác nhận trước [thời hạn]. Nếu có điểm cần điều chỉnh, vui lòng thông báo để hai bên thống nhất trước khi tiếp tục xử lý đơn hàng.
Best regards,
[Tên người gửi – Chức vụ – Doanh nghiệp]
Mẫu 2: Email ngắn xác nhận đã nhận đơn/PO
Title: Xác nhận đã nhận đơn đặt hàng [Mã PO/Đơn] – [Tên bên bán]
Kính gửi [Anh/Chị/Tên công ty],
Chúng tôi xác nhận đã nhận được đơn đặt hàng [mã PO/đơn] ngày [dd/mm/yyyy]. Đơn hàng hiện đang được [kiểm tra dữ liệu/kiểm tra tồn kho/chờ phê duyệt/đã xác nhận xử lý].
Thông tin chính đã ghi nhận: mã PO [ ], giá trị [ ], ngày giao yêu cầu [ ], địa điểm giao [ ], điều kiện thanh toán [ ].
Chúng tôi dự kiến phản hồi trạng thái tiếp theo trước [thời điểm]. Nếu có thông tin cần điều chỉnh, vui lòng phản hồi email này hoặc liên hệ [người phụ trách – số điện thoại].
Best regards,
[Tên người gửi – Chức vụ – Doanh nghiệp]
Mẫu 3: Xác nhận đơn hàng có điều chỉnh so với PO
Title: Phản hồi PO [Mã PO] – Đề nghị xác nhận nội dung điều chỉnh
Kính gửi [Tên khách hàng],
Chúng tôi đã kiểm tra PO [mã PO] và có thể tiếp nhận đơn hàng với các điều chỉnh dưới đây:
- [Mã hàng/SKU]: số lượng xác nhận [ ] thay cho [ ] theo PO.
- Đơn giá xác nhận: [ ] thay cho [ ].
- Ngày giao dự kiến: [ ] thay cho [ ].
- Nội dung khác: [ ].
Vui lòng phản hồi xác nhận các thay đổi trên trước [thời hạn]. Chúng tôi sẽ tiếp tục xử lý đơn sau khi nhận được phản hồi của Quý Công ty.
Best regards,
[Tên người gửi – Chức vụ – Doanh nghiệp]
Mẫu 4: Order Confirmation song ngữ Việt – Anh
Subject / Tiêu đề: Order Confirmation [PO No.] / Xác nhận đơn đặt hàng [Mã PO]
Kính gửi [Tên khách hàng], / Dear [Customer name],
Chúng tôi xác nhận đã nhận và chấp thuận xử lý đơn đặt hàng [Mã PO] ngày [dd/mm/yyyy], theo các thông tin dưới đây.
We confirm that we have received and accepted Purchase Order [PO No.] dated [date], subject to the details below.
Ngày giao dự kiến / Expected delivery date: [ ]
Địa điểm giao hàng / Delivery location: [ ]
Điều kiện thanh toán / Payment terms: [ ]
Tổng giá trị đơn hàng / Total order value: [ ]
Nếu có bất kỳ sai lệch nào so với PO, vui lòng phản hồi trước [thời hạn] để hai bên thống nhất.
If any detail differs from your Purchase Order, please reply by [deadline] so both parties can align before further processing.
Một xác nhận đơn đặt hàng nên có những thông tin gì?
Không có một danh sách trường bắt buộc giống nhau cho mọi giao dịch. Về mặt vận hành, xác nhận nên có đủ dữ liệu để bên mua nhận ra đúng đơn, kiểm tra các điều kiện thương mại và phát hiện sai lệch trước khi đơn đi tiếp sang giao hàng hoặc lập hóa đơn.
| Information Group | Content should include | Purpose of the inspection |
|---|---|---|
| Tham chiếu đơn | Mã PO/đơn, ngày PO, số xác nhận | Tránh nhầm giữa các đơn của cùng khách hàng. |
| Bên mua/bên bán | Tên doanh nghiệp, người liên hệ, email/điện thoại | Xác định đúng đầu mối chịu trách nhiệm. |
| Dòng hàng | Mã hàng/SKU, mô tả, đơn vị tính, số lượng | Kiểm tra đúng sản phẩm và số lượng. |
| Value | Đơn giá, thành tiền, thuế/phí nếu áp dụng, tổng cộng | Phát hiện sai giá hoặc sai tổng giá trị. |
| Delivery | Ngày giao dự kiến, địa điểm, điều kiện giao hàng | Thống nhất khả năng đáp ứng và lịch giao. |
| Pay | Điều kiện, thời hạn hoặc phương thức theo thỏa thuận | Tránh khác biệt so với hợp đồng hoặc PO. |
| Discrepancies | Thay đổi so với PO và thời hạn phản hồi | Làm rõ nội dung cần bên mua xác nhận lại. |
Quy trình kiểm tra trước khi gửi xác nhận đơn đặt hàng
Với đơn B2B, thư xác nhận chỉ thực sự hữu ích khi dữ liệu quan trọng đã được kiểm tra. Nếu doanh nghiệp mới chỉ nhận được tài liệu mà chưa đối chiếu, nên ghi rõ trạng thái “đã nhận đơn” thay vì dùng câu chữ có thể được hiểu là đã chấp thuận toàn bộ.
- Đối chiếu mã PO và khách hàng
Kiểm tra số PO, ngày PO, tên/mã khách hàng, người liên hệ và địa chỉ giao hàng. - Kiểm tra từng dòng hàng
So sánh mã hàng/SKU, mô tả, đơn vị tính và số lượng với dữ liệu doanh nghiệp đang sử dụng. - Kiểm tra giá và điều kiện thương mại
Xác nhận đơn giá, chiết khấu nếu có, điều kiện thanh toán và điều kiện giao hàng. - Kiểm tra khả năng đáp ứng
Xác nhận ngày giao dự kiến, số lượng có thể đáp ứng và trường hợp cần chia lịch giao. - Ghi rõ sai lệch trước khi chấp thuận
Nếu có khác biệt, nêu chính xác trường thay đổi và yêu cầu bên mua phản hồi trước khi xử lý tiếp.
PO, xác nhận đơn hàng, Sales Order và thông báo giao hàng khác nhau thế nào?
Bốn tài liệu hoặc trạng thái này thường xuất hiện gần nhau trong quy trình bán hàng nhưng phục vụ các công việc khác nhau. Phân biệt đúng giúp tránh dùng nhầm mẫu, đặc biệt là nhầm email “đơn đã được vận chuyển” với email xác nhận vừa nhận đơn.
| Tài liệu/trạng thái | Bên thường tạo | Time | Main role |
|---|---|---|---|
| Purchase Order (PO) | Buyer | Khi đặt hàng | Gửi yêu cầu mua theo các điều kiện cụ thể. |
| Order Confirmation | Seller | Sau khi nhận đơn | Xác nhận đã nhận, chấp thuận hoặc phản hồi điều chỉnh. |
| Sales Order (SO) | Seller | Sau khi tiếp nhận và kiểm tra PO | Ghi nhận đơn bán để tiếp tục xử lý trên ERP hoặc hệ thống quản lý đơn hàng. |
| Shipping Confirmation | Bên bán/đơn vị vận chuyển | Khi hàng đã được xuất hoặc gửi | Thông báo trạng thái vận chuyển và thông tin theo dõi nếu có. |
Thư xác nhận đơn đặt hàng có bắt buộc phải có chữ ký hai bên không?
Không nên mặc định mọi thư xác nhận đơn đặt hàng đều phải có chữ ký của cả hai bên. Cách xác nhận phụ thuộc loại giao dịch, hợp đồng khung, thỏa thuận giữa các bên và yêu cầu pháp luật áp dụng cho giao dịch cụ thể.
Điều 24 Luật Thương mại 2005 quy định hợp đồng mua bán hàng hóa có thể được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc được xác lập bằng hành vi cụ thể; với loại hợp đồng mà pháp luật yêu cầu phải lập thành văn bản thì phải tuân theo yêu cầu đó. Vì vậy, các mẫu trong trang này nên được dùng như công cụ vận hành và đối chiếu, không nên coi là một mẫu pháp lý áp dụng giống nhau cho mọi giao dịch.
Bạn có thể kiểm tra quy định tại National database of legal documents. Với giao dịch có giá trị lớn, điều khoản đặc thù hoặc yêu cầu hình thức riêng, doanh nghiệp nên đối chiếu hợp đồng và quy định áp dụng trước khi sử dụng mẫu.
Câu hỏi thường gặp về xác nhận đơn đặt hàng
Xác nhận đơn đặt hàng có phải là Purchase Order (PO) không?
Không. PO thường do bên mua phát hành để đặt hàng. Xác nhận đơn đặt hàng là phản hồi của bên bán sau khi nhận đơn/PO.
Order confirmation là gì?
Order confirmation là xác nhận đơn hàng do bên bán gửi sau khi nhận đơn. Tùy trạng thái xử lý, nội dung có thể chỉ xác nhận đã nhận đơn hoặc xác nhận đã chấp thuận các điều kiện sau khi kiểm tra.
Order confirmation và shipping confirmation có giống nhau không?
Không. Order confirmation dùng ở giai đoạn tiếp nhận hoặc chấp thuận đơn; shipping confirmation được gửi khi hàng đã được xuất hoặc bàn giao cho đơn vị vận chuyển.
Thư đặt hàng và thư xác nhận đặt hàng khác nhau thế nào?
Thư đặt hàng thể hiện yêu cầu mua từ phía bên mua; thư xác nhận đặt hàng là phản hồi của bên bán sau khi nhận yêu cầu đó. Hai tài liệu nằm ở hai phía khác nhau của giao dịch.
Nên dùng Word hay Excel để xác nhận đơn hàng?
Word phù hợp khi cần thư hoặc email formal. Excel phù hợp khi đơn có nhiều dòng hàng và cần kiểm tra số lượng, đơn giá, thành tiền hoặc sai lệch so với PO.
Phiếu xác nhận đơn hàng phù hợp khi nào?
Phiếu xác nhận phù hợp khi cần đối chiếu có cấu trúc theo từng SKU, số lượng, đơn giá, thành tiền và phần sai lệch. Với trao đổi đơn giản, email xác nhận thường gọn hơn.
Nếu không thể đáp ứng đúng PO thì có nên gửi xác nhận không?
Có thể gửi phản hồi, nhưng cần ghi rõ những nội dung không thể đáp ứng và phương án thay thế như số lượng, giá hoặc ngày giao. Nên yêu cầu bên mua xác nhận lại trước khi xử lý đơn theo nội dung đã thay đổi.
Email xác nhận đã nhận PO có đồng nghĩa với việc đã chấp thuận toàn bộ đơn không?
Không nhất thiết. Nếu doanh nghiệp mới chỉ xác nhận đã nhận tài liệu, nên nói rõ đơn đang được kiểm tra. Chỉ dùng câu chữ thể hiện “chấp thuận” khi các điều kiện quan trọng đã được xác nhận theo quy trình của doanh nghiệp.
