Mẫu đơn đặt hàng Excel phù hợp khi doanh nghiệp cần lập Purchase Order (PO), tính giá trị đơn hàng và theo dõi trạng thái giao nhận trên cùng một file. Với nhu cầu in, ký hoặc gửi nhà cung cấp xác nhận, có thể dùng thêm mẫu Word.
Bộ mẫu 2026 dưới đây được thiết kế theo hướng sử dụng thực tế: file Excel có công thức, trạng thái PO và bảng theo dõi; file Word có phần xác nhận của bên mua và nhà cung cấp. Các mẫu là biểu mẫu quản trị mua hàng, không phải mẫu kế toán bắt buộc do cơ quan nhà nước ban hành.
1. Tải mẫu đơn đặt hàng Excel, Word 2026
1.1. Mẫu đơn đặt hàng Excel có công thức
Workbook gồm PO Form, PO Tracker và Hướng dẫn. File tự tính thành tiền, VAT, tổng thanh toán; có trường Revision, hợp đồng tham chiếu, ngày giao và trạng thái đơn đặt hàng.
- Phù hợp cho công ty mua hàng từ nhà cung cấp.
- Có dropdown trạng thái PO, nhận hàng, hóa đơn và thanh toán.
- Có khu vực xác nhận nhà cung cấp trên PO Form.
1.2. Mẫu đơn đặt hàng file Word
Mẫu Word trình bày gọn trên một trang, gồm thông tin bên mua, nhà cung cấp, chi tiết hàng hóa hoặc dịch vụ, điều kiện giao hàng, thanh toán và phần xác nhận của hai bên.
- Dễ chỉnh sửa và in.
- Có trường hợp đồng tham chiếu.
- Phù hợp khi cần gửi PO dạng văn bản.
1.3. Mẫu đơn đặt hàng Anh – Việt
Phù hợp khi doanh nghiệp làm việc với nhà cung cấp nước ngoài hoặc cần PO có thuật ngữ tiếng Anh. Nên rà lại điều kiện giao hàng, loại tiền, thuế và điều khoản thương mại theo giao dịch thực tế.
| Nhu cầu | Mẫu phù hợp | Gợi ý sử dụng |
|---|---|---|
| Tạo PO và tự tính tổng tiền | Excel 2026 | Dùng PO Form; theo dõi nhiều PO tại PO Tracker. |
| In hoặc gửi nhà cung cấp ký/xác nhận | Word 2026 | Điền thông tin đã được phê duyệt và lưu cùng hồ sơ mua hàng. |
| PO theo hợp đồng nguyên tắc | Excel hoặc Word + HĐ tham chiếu | Ghi số hợp đồng khung và các điều kiện riêng của lần đặt hàng. |
| PO cần nhà cung cấp xác nhận | Word hoặc Excel 2026 | Dùng khu vực Supplier Confirmation và thống nhất cách xác nhận với đối tác. |
| Nhà cung cấp nước ngoài | Song ngữ Anh – Việt | Kiểm tra loại tiền, điều kiện giao hàng và thuật ngữ hợp đồng trước khi phát hành. |
2. Một mẫu đơn đặt hàng chuẩn nên có những thông tin nào?
PO không cần có cùng một bố cục ở mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, để bộ phận mua hàng, kho và kế toán có thể sử dụng cùng một dữ liệu, mẫu nên có đủ thông tin nhận diện đơn hàng, nhà cung cấp, hàng hóa hoặc dịch vụ, điều kiện giao nhận và phê duyệt.
| Nhóm thông tin | Trường gợi ý | Mục đích kiểm soát |
|---|---|---|
| Nhận diện PO | Số PO, ngày PO, Revision, trạng thái. | Truy xuất đúng phiên bản và tránh dùng nhầm PO đã bị thay thế. |
| Bên mua | Tên doanh nghiệp, MST, địa chỉ, người liên hệ. | Xác định đơn vị phát hành và đầu mối xử lý. |
| Nhà cung cấp | Tên NCC, MST, địa chỉ, người liên hệ. | Đảm bảo PO được gửi đúng đối tác. |
| Hợp đồng tham chiếu | Số hợp đồng/hợp đồng nguyên tắc, báo giá hoặc thỏa thuận liên quan. | Liên kết PO với điều kiện khung của giao dịch. |
| Hàng hóa/dịch vụ | Mã hàng, tên, quy cách, ĐVT, số lượng, đơn giá, chiết khấu. | Giảm sai lệch khi giao hàng và đối chiếu hóa đơn. |
| Thuế và giá trị | Giá trước thuế, VAT, phí khác, tổng thanh toán. | Kiểm tra giá trị cam kết mua và dữ liệu đối chiếu sau này. |
| Giao hàng | Ngày giao, địa điểm, điều kiện giao, yêu cầu đóng gói/kỹ thuật nếu có. | Làm căn cứ kiểm tra thực nhận. |
| Thanh toán | Điều kiện thanh toán, loại tiền, thông tin hồ sơ cần cung cấp. | Thống nhất kỳ hạn và căn cứ thanh toán. |
| Phê duyệt/xác nhận | Người đề nghị, người mua, người duyệt, xác nhận nhà cung cấp nếu áp dụng. | Phân biệt người lập, người phê duyệt và bên chấp nhận đơn hàng. |
Nếu cần tìm hiểu sâu về vai trò, loại PO và bản chất của Purchase Order, tham khảo bài đơn đặt hàng (Purchase Order – PO) là gì.
3. Cách điền mẫu đơn đặt hàng Excel 2026
-
Điền thông tin bên mua và nhà cung cấp
Thay toàn bộ dữ liệu minh họa trong PO Form bằng thông tin thực tế. Kiểm tra đặc biệt tên pháp lý, mã số thuế, địa chỉ và người liên hệ của nhà cung cấp.
-
Đặt số PO và quản lý Revision
Nên dùng quy tắc đánh số thống nhất, ví dụ
PO-2026-001. Khi thay đổi nội dung sau khi PO đã được gửi, tăng Revision thay vì ghi đè mà không lưu lịch sử. -
Nhập từng dòng hàng hóa hoặc dịch vụ
Điền mã hàng, tên, quy cách, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, chiết khấu và VAT theo giao dịch thực tế. File Excel sẽ tính tiền trước thuế và tổng giá trị từng dòng.
-
Kiểm tra giao hàng và thanh toán
Điền ngày giao dự kiến, địa điểm giao, điều kiện giao hàng, loại tiền và điều kiện thanh toán. Với PO theo hợp đồng nguyên tắc, ghi số hợp đồng tại trường “HĐ tham chiếu”.
-
Phê duyệt trước khi gửi nhà cung cấp
Kiểm tra người đề nghị, bộ phận, người mua và người duyệt. Chỉ gửi PO sau khi các điều kiện mua hàng đã được phê duyệt theo quy trình nội bộ.
-
Cập nhật trạng thái trên PO Tracker
Sau khi phát hành, theo dõi trạng thái PO, nhận hàng, hóa đơn và thanh toán để biết đơn nào đang chờ giao, có chênh lệch hoặc đã hoàn tất.
4. PO, PR, Sales Order, phiếu nhập kho và hóa đơn khác nhau thế nào?
Nhiều lỗi trong quy trình mua hàng xuất phát từ việc dùng một biểu mẫu cho nhiều mục đích. PO chỉ là một mắt xích trong chuỗi chứng từ mua hàng.
| Chứng từ | Ai lập/phát hành | Mục đích chính | Vị trí trong quy trình |
|---|---|---|---|
| PR – Purchase Requisition | Bộ phận có nhu cầu mua | Đề nghị và xin phê duyệt nhu cầu mua. | Trước PO. |
| PO – Purchase Order | Bên mua | Đặt hàng nhà cung cấp theo điều kiện cụ thể. | Sau khi nhu cầu mua được phê duyệt. |
| SO – Sales Order | Bên bán | Ghi nhận/xử lý đơn bán trên phía nhà cung cấp. | Sau khi bên bán tiếp nhận đơn. |
| GR/GRN – Phiếu nhận/nhập hàng | Kho hoặc bộ phận nhận hàng | Xác nhận số lượng thực tế đã nhận. | Khi giao nhận hàng. |
| Invoice – Hóa đơn | Nhà cung cấp | Ghi nhận nghiệp vụ hóa đơn theo quy định và giao dịch thực tế. | Sau/đồng thời với các mốc nghiệp vụ theo quy định. |
| Hợp đồng | Các bên | Thỏa thuận quyền, nghĩa vụ và điều kiện giao dịch. | Có thể là cơ sở khung trước các PO cụ thể. |
Trong quy trình Procure-to-Pay, Bizzi đang mô tả luồng dữ liệu theo chuỗi PR → PO → GR → Invoice → Payment. Xem thêm lưu đồ quy trình mua hàng và bài phiếu nhập kho là gì.
5. Đơn đặt hàng có thể thay thế hợp đồng mua bán không?
Không nên áp dụng một câu trả lời tuyệt đối cho mọi giao dịch. PO không mặc nhiên tương đương với một hợp đồng mua bán độc lập. Giá trị ràng buộc của PO phụ thuộc vào nội dung PO, cách nhà cung cấp chấp nhận, thỏa thuận hoặc hợp đồng liên quan và yêu cầu về hình thức của giao dịch cụ thể.
Điều 24 Luật Thương mại 2005 quy định hợp đồng mua bán hàng hóa có thể được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc được xác lập bằng hành vi cụ thể; với trường hợp pháp luật yêu cầu hình thức văn bản thì phải tuân thủ yêu cầu đó. Bộ luật Dân sự 2015 cũng quy định về đề nghị giao kết và chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng.
5.1. Vì sao không dùng Thông tư 39/2015/TT-BTC làm căn cứ cho vấn đề này?
Thông tư 39/2015/TT-BTC quy định về trị giá hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Vì vậy, văn bản này không phải căn cứ chung để kết luận một Purchase Order có hay không thể thay thế hợp đồng mua bán trong mọi giao dịch.
5.2. Có “mẫu đơn đặt hàng theo Thông tư 99” không?
Không nên gắn nhãn file PO trong bài là “mẫu theo Thông tư 99”. Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực từ 01/01/2026 và hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp; bộ mẫu trong bài là biểu mẫu quản trị mua hàng do doanh nghiệp có thể tùy chỉnh theo quy trình và giao dịch thực tế.
6. Mẫu PO theo hợp đồng nguyên tắc nên dùng như thế nào?
Khi hai bên đã có hợp đồng nguyên tắc, PO thường được dùng để cụ thể hóa từng lần mua hàng: mặt hàng, số lượng, đơn giá, thời gian giao và các điều kiện riêng của đợt đặt hàng.
| Nội dung | Hợp đồng nguyên tắc | PO từng đợt |
|---|---|---|
| Nguyên tắc hợp tác | Điều khoản khung, trách nhiệm, giải quyết tranh chấp. | Tham chiếu số hợp đồng, không cần chép lại toàn bộ. |
| Hàng hóa/dịch vụ | Có thể quy định nhóm hoặc phạm vi chung. | Ghi cụ thể mặt hàng, mã hàng, quy cách. |
| Số lượng | Có thể chưa xác định từng đợt. | Ghi số lượng thực tế cần đặt. |
| Đơn giá | Có thể quy định bảng giá/cơ chế xác định giá. | Ghi giá áp dụng cho lần đặt hàng. |
| Giao hàng | Nguyên tắc chung. | Ngày và địa điểm cụ thể. |
Bizzi đã có trang chuyên biệt cho intent này: tải mẫu đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc.
7. Đơn đặt hàng nằm ở đâu trong quy trình mua hàng?
PO phát huy giá trị tốt nhất khi được nối với chứng từ trước và sau nó. Trong quy trình mua hàng doanh nghiệp, PO thường nằm giữa yêu cầu mua đã được phê duyệt và bước nhận hàng.
Ở bước kiểm soát trước thanh toán, doanh nghiệp có thể đối chiếu PO với chứng từ nhận hàng và hóa đơn. Xem chi tiết tại bài 3-way matching là gì.
8. Checklist trước khi gửi PO cho nhà cung cấp
- Số PO và Revision đã đúng quy tắc nội bộ.
- Nhà cung cấp và mã số thuế được chọn đúng.
- Mã hàng, tên hàng và quy cách đủ để nhà cung cấp hiểu chính xác yêu cầu.
- Số lượng, đơn vị tính và đơn giá khớp báo giá/thỏa thuận được duyệt.
- Thuế suất được xác định theo giao dịch thực tế, không sao chép máy móc từ PO cũ.
- Loại tiền và tổng giá trị được kiểm tra lại.
- Ngày giao và địa chỉ giao hàng rõ ràng.
- Điều kiện thanh toán và hồ sơ cần cung cấp đã thống nhất.
- Số hợp đồng tham chiếu đúng nếu PO phát hành theo hợp đồng nguyên tắc.
- Người có thẩm quyền đã phê duyệt trước khi PO được gửi đi.
9. Những lỗi thường gặp khi lập đơn đặt hàng
| Lỗi | Rủi ro | Cách kiểm soát |
|---|---|---|
| Không quản lý Revision | Nhà cung cấp và nội bộ sử dụng hai phiên bản PO khác nhau. | Gắn Revision và lưu lịch sử phiên bản. |
| Mô tả hàng hóa quá chung | Giao sai quy cách hoặc khó xác định lỗi thuộc bên nào. | Ghi mã hàng, specification và tài liệu tham chiếu khi cần. |
| Không ghi ngày/địa điểm giao | Khó theo dõi chậm giao và điều phối kho. | Đặt ngày giao, địa chỉ và đầu mối nhận hàng. |
| PO và báo giá khác đơn giá | Hóa đơn sau này dễ lệch PO. | Kiểm tra giá trước khi phê duyệt và lưu nguồn tham chiếu. |
| Không cập nhật trạng thái sau khi gửi | Không biết PO đã được nhà cung cấp xác nhận hay đã giao một phần. | Theo dõi trạng thái tại PO Tracker hoặc hệ thống mua hàng. |
| Dùng PO như một form độc lập, không nối với GR/Invoice | Kế toán phải đối chiếu thủ công khi thanh toán. | Dùng cùng PO Number xuyên suốt các chứng từ liên quan. |
Nếu cần một tài liệu riêng để nhà cung cấp phản hồi đồng ý với đơn hàng, tham khảo các mẫu thư xác nhận đơn đặt hàng.
10. Khi nào Excel không còn đủ để quản lý đơn đặt hàng?
Excel phù hợp khi số PO còn ít, người xử lý không nhiều và doanh nghiệp có thể kiểm soát phiên bản bằng quy trình đơn giản. Điểm nghẽn thường xuất hiện khi một PO liên quan nhiều lần nhận hàng, nhiều hóa đơn hoặc nhiều bộ phận cùng cập nhật trạng thái.
| Yếu tố | Excel phù hợp khi | Nên cân nhắc hệ thống khi |
|---|---|---|
| Số lượng PO | Ít PO, ít người xử lý. | Nhiều PO và nhiều nhà cung cấp. |
| Phê duyệt | Luồng duyệt ngắn và dễ kiểm soát. | Nhiều cấp duyệt hoặc nhiều ngoại lệ. |
| Nhận hàng | Một PO thường giao một lần. | Một PO giao nhiều đợt hoặc nhiều kho. |
| Hóa đơn | Có thể đối chiếu thủ công. | 1 PO liên quan nhiều hóa đơn hoặc ngược lại. |
| Kiểm soát | Chênh lệch ít. | Cần phát hiện lệch số lượng, đơn giá, chứng từ trước thanh toán. |
11. Bizzi hỗ trợ đối khớp PO – GR – Invoice như thế nào?
Mẫu Excel giúp doanh nghiệp chuẩn hóa dữ liệu PO. Khi số lượng giao dịch tăng, bài toán tiếp theo là nối PO với hàng thực nhận và hóa đơn nhà cung cấp trước khi thanh toán.
Theo phạm vi tính năng Bizzi đang công bố, giải pháp xử lý hóa đơn hỗ trợ đối chiếu 3 chiều giữa Invoice – PO – GR, xử lý các quan hệ một hoặc nhiều PO, hóa đơn và phiếu nhận hàng; phát hiện sai lệch; tự động lấy số PO từ hóa đơn, email hoặc file và tích hợp dữ liệu với ERP/phần mềm kế toán.
Khi PO Excel bắt đầu phát sinh nhiều ngoại lệ
Doanh nghiệp có thể tiếp tục dùng mẫu Excel để chuẩn hóa đầu vào; khi việc đối chiếu PO với hàng nhận và hóa đơn tốn nhiều thời gian, có thể đánh giá giải pháp tự động hóa ở bước kiểm soát trước thanh toán.
12. Câu hỏi thường gặp về mẫu đơn đặt hàng Excel và PO
Mẫu đơn đặt hàng Excel dùng để làm gì?
File Excel giúp bên mua lập PO, tính giá trị đơn hàng và theo dõi trạng thái sau khi phát hành. Với workbook trong bài, doanh nghiệp có thể dùng PO Form để lập từng đơn và PO Tracker để quản lý nhiều đơn đặt hàng.
Đơn đặt hàng do bên nào lập?
Trong quy trình mua hàng thông thường, Purchase Order do bên mua lập và gửi nhà cung cấp sau khi nhu cầu mua đã được phê duyệt theo quy trình của doanh nghiệp.
PO có bắt buộc nhà cung cấp ký xác nhận không?
Không nên áp dụng một yêu cầu chữ ký giống nhau cho mọi giao dịch. Doanh nghiệp cần căn cứ quy trình nội bộ, thỏa thuận với nhà cung cấp, hợp đồng liên quan và hình thức chấp nhận đơn hàng đang sử dụng. Mẫu trong bài có sẵn khu vực Supplier Confirmation khi cần.
PO có thể thay hợp đồng mua bán không?
PO không mặc nhiên thay thế hợp đồng trong mọi trường hợp. Giá trị ràng buộc phụ thuộc nội dung PO, cách bên nhận chấp nhận, thỏa thuận/hợp đồng liên quan và yêu cầu về hình thức của giao dịch cụ thể.
Có mẫu đơn đặt hàng theo Thông tư 99 không?
Không nên gọi file PO trong bài là mẫu theo Thông tư 99. Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp và có hiệu lực từ 01/01/2026; PO trong bài là biểu mẫu quản trị mua hàng để doanh nghiệp tùy chỉnh theo nhu cầu.
PO và phiếu đề xuất mua hàng khác nhau thế nào?
Phiếu đề xuất mua hàng (PR) được lập để xin phê duyệt nhu cầu mua trong nội bộ. Purchase Order (PO) được bên mua phát hành sau đó để đặt hàng nhà cung cấp theo điều kiện đã được duyệt.
Mẫu PO theo hợp đồng nguyên tắc cần ghi gì?
Nên ghi số hợp đồng tham chiếu, hàng hóa/dịch vụ, số lượng, giá áp dụng, lịch giao và các điều kiện riêng của đợt đặt hàng. Các điều khoản khung đã có trong hợp đồng nguyên tắc không nhất thiết phải chép lại toàn bộ nếu hai bên không có yêu cầu khác.
Purchase Order tiếng Anh là gì?
Purchase Order, viết tắt là PO, là đơn đặt hàng do bên mua phát hành cho nhà cung cấp. Trong giao dịch quốc tế, mẫu thường có thêm currency, delivery terms, payment terms và các điều kiện thương mại phù hợp với giao dịch.
