5 chi phí nhân sự “vô hình” doanh nghiệp cần cắt giảm ngay lập tức

Trong hoạt động kinh doanh, chi phí nhân sự luôn là một trong những khoản chi lớn nhất, đặc biệt với các doanh nghiệp vừa, nhỏ và startup tại Việt Nam. Nếu không được kiểm soát và tối ưu hiệu quả, khoản chi này có thể trở thành gánh nặng tài chính, kìm hãm sự phát triển bền vững.

Vậy chi phí nhân sự bao gồm những gì và làm thế nào để tối ưu mà không cần cắt giảm lương hay nhân sự? Hãy cùng Bizzi Vietnam tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

I. Chi phí nhân sự là gì?

Chi phí nhân sự là toàn bộ các khoản chi liên quan đến nhân viên trong doanh nghiệp, bao gồm lương, thưởng, phúc lợi, chi phí đào tạo, tuyển dụng, và các khoản liên quan đến vận hành nhân sự.

Đối với hầu hết doanh nghiệp, đặc biệt là SME, đây là khoản chi chiếm tỷ trọng cao nhất trong ngân sách. Vì vậy, tối ưu chi phí nhân sự là chìa khóa đảm bảo hiệu quả tài chính, giúp doanh nghiệp vừa duy trì chất lượng đội ngũ, vừa nâng cao khả năng cạnh tranh mà không phải cắt giảm nhân sự.

Trong bài viết này, Bizzi Vietnam giúp doanh nghiệp nhận diện các khoản chi phí nhân sự “vô hình” và gợi ý giải pháp tối ưu hiệu quả, đảm bảo phát triển bền vững.

II. 5 Chi Phí Nhân Sự “Vô Hình” Doanh Nghiệp Cần Cắt Giảm

Không phải chỉ lương hay thưởng mới là chi phí nhân sự. Thực tế, có nhiều khoản chi “vô hình” gây lãng phí mà doanh nghiệp ít khi nhận ra.

1. Chi phí thời gian

• Nguyên nhân: Các cuộc họp kéo dài, quy trình làm việc rườm rà, nhiều bước lặp lại.
• Ảnh hưởng: Lãng phí hàng giờ làm việc mỗi ngày, giảm năng suất và khiến doanh nghiệp mất cơ hội kinh doanh.

Ví dụ: Một cuộc họp kéo dài 2 tiếng với 10 nhân viên tham gia tương đương 20 giờ lao động bị tiêu tốn mà chưa chắc mang lại kết quả rõ rệt.

2. Chi phí tuyển dụng và giữ chân nhân viên

• Nguyên nhân: Tỷ lệ nghỉ việc cao, quy trình tuyển dụng phức tạp, tốn chi phí quảng cáo và đào tạo nhân sự mới.
• Ảnh hưởng: Gây mất ổn định đội ngũ, tốn kém nguồn lực và ảnh hưởng tinh thần nhân viên hiện tại.

Theo khảo sát của Gallup, chi phí thay thế một nhân viên có thể lên tới 50-150% lương hàng năm của họ.

3. Chi phí làm thêm giờ (OT) không hiệu quả

• Nguyên nhân: Bố trí công việc thiếu hợp lý, thiếu công cụ hỗ trợ tự động hóa quy trình.
• Ảnh hưởng: Lương OT tăng cao nhưng hiệu quả công việc không cải thiện, đồng thời tạo áp lực và căng thẳng cho nhân viên.

4. Chi phí cho công việc thủ công, lặp lại

• Nguyên nhân: Nhân viên phải nhập liệu, xử lý hóa đơn, đối chiếu số liệu thủ công.
• Ảnh hưởng: Nhân sự bị “chôn chân” trong các nhiệm vụ không tạo ra giá trị, thay vì tập trung vào công việc chiến lược.

Điểm nghẽn phổ biến: Kế toán dành 30-40% thời gian chỉ để nhập liệu, trong khi công việc này hoàn toàn có thể tự động hóa bằng phần mềm.

5. Chi phí cơ sở vật chất và văn phòng

• Nguyên nhân: Văn phòng sử dụng không hiệu quả, chi phí điện nước, văn phòng phẩm và bảo trì thiết bị tăng cao.
• Ảnh hưởng: Tạo thêm gánh nặng tài chính mà không trực tiếp đóng góp vào doanh thu.

III. Các nguyên nhân khiến chi phí nhân sự tăng cao

Chi phí nhân sự không chỉ bao gồm tiền lương và phúc lợi, mà còn chịu tác động từ nhiều yếu tố bên ngoài. Nếu doanh nghiệp không nhận diện sớm, khoản chi này có thể tăng nhanh ngoài tầm kiểm soát, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và lợi nhuận.

Dưới đây là 4 nguyên nhân phổ biến khiến chi phí nhân sự tăng cao:

1. Tiền tăng ca (OT) tăng mạnh

Theo Bộ Luật Lao động Việt Nam, khi nhân viên làm thêm giờ, doanh nghiệp phải trả:

• 150% lương vào ngày thường,
• 200% lương vào ngày nghỉ hàng tuần,
• 300% lương vào ngày lễ, Tết.

Nếu doanh nghiệp không tối ưu quy trình làm việc, dẫn đến nhân viên thường xuyên OT, chi phí nhân sự sẽ đội lên rất cao, nhưng hiệu suất thực tế lại không tăng tương xứng.

Ví dụ: Một doanh nghiệp có 50 nhân viên, mỗi nhân viên OT trung bình 10 giờ/tháng với mức lương 50.000 VNĐ/giờ → Tổng chi phí OT có thể lên đến 25 triệu VNĐ/tháng, tương đương 300 triệu VNĐ/năm.

2. Thay đổi quy định về làm thêm giờ và phúc lợi

Các chính sách lao động của Nhà nước liên tục được điều chỉnh để bảo vệ quyền lợi người lao động. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ phải:

• Trả thêm tiền OT cho nhiều đối tượng nhân viên hơn.
• Tăng phúc lợi bắt buộc như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, nghỉ phép năm…

Nếu doanh nghiệp không cập nhật kịp thời hoặc không có kế hoạch dự trù ngân sách, chi phí nhân sự sẽ phình to bất ngờ, gây khó khăn cho dòng tiền.

3. Mức lương cơ bản tăng theo thị trường

Hằng năm, Nhà nước điều chỉnh mức lương tối thiểu vùng, kéo theo:

• Lương cơ bản tăng,
• Các khoản đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp tăng theo.

Ngoài ra, trong bối cảnh cạnh tranh nhân sự khốc liệt, doanh nghiệp cũng buộc phải tăng lương và phúc lợi để giữ chân nhân viên giỏi, dẫn đến chi phí nhân sự ngày càng cao.

4. Các khoản phúc lợi và chăm sóc nhân viên

Nhằm xây dựng môi trường làm việc hấp dẫn, nhiều doanh nghiệp đầu tư mạnh vào:

• Chương trình chăm sóc sức khỏe,
• Du lịch, team building,
• Tiền thưởng, trợ cấp đi lại, ăn trưa…

Dù mang lại lợi ích lâu dài, nếu không được kiểm soát hợp lý, những khoản chi này có thể chiếm tới 20-30% tổng chi phí nhân sự, gây áp lực lên ngân sách.

Việc nhận diện rõ nguyên nhân giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát và dự trù ngân sách nhân sự, tránh tình trạng vượt chi và ảnh hưởng đến lợi nhuận.

IV. Giải pháp tối ưu chi phí nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

Chi phí nhân sự luôn là khoản chi lớn trong tổng ngân sách của doanh nghiệp, chiếm 25 – 50% chi phí vận hành tùy mô hình kinh doanh. Để tối ưu mà không ảnh hưởng đến chất lượng nhân sự, doanh nghiệp cần tiếp cận theo cả chiều rộng (tuyển dụng, đào tạo, vận hành) và chiều sâu (chính sách, văn hóa, công nghệ).

Dưới đây là 9 giải pháp đã được nhiều doanh nghiệp áp dụng thành công:

1. Hoạch định ngân sách nhân sự rõ ràng

Hoạch định ngân sách nhân sự là bước đầu tiên và quan trọng nhất để tránh thất thoát chi phí.

Cách triển khai:

• Xác định mục tiêu kinh doanh → nhu cầu nhân sự:

Ví dụ: Doanh thu dự kiến tăng 30% → cần mở rộng bộ phận bán hàng thêm 10 nhân viên.

• Phân loại chi phí nhân sự:
  • Cố định: Lương, bảo hiểm, phúc lợi tối thiểu.
  • Biến đổi: OT, thưởng KPI, tuyển dụng mùa vụ.
• Lập ngân sách dự phòng rủi ro:

Dự trù 5 – 10% tổng quỹ lương cho các tình huống: biến động nhân sự, thay đổi chính sách BHXH, tăng ca đột xuất.

• Đánh giá và điều chỉnh định kỳ:

Kiểm tra hàng quý để đảm bảo ngân sách phù hợp với tình hình thực tế.

Gợi ý: Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý ngân sách nhân sự để theo dõi chi tiêu theo thời gian thực.

2. Tối ưu chi phí tuyển dụng

Tuyển dụng là khoản đầu tư dài hạn nhưng cũng là nguồn chi phí lớn nếu không quản lý hiệu quả.

Giải pháp:

• Định biên nhân sự khoa học:

• • • Chỉ tuyển đúng số lượng cần thiết, dựa trên dữ liệu hiệu suất làm việc.
      

• Xây dựng chân dung ứng viên (Candidate Persona):

• • • Xác định rõ kỹ năng, kinh nghiệm, văn hóa phù hợp.
      

• Tận dụng kênh tuyển dụng chi phí thấp:

• • • Referral nội bộ với mức thưởng hợp lý (rẻ hơn headhunter 40 – 50%).
    • Các group ngành nghề trên LinkedIn, Facebook.
      

• Ứng dụng ATS (Applicant Tracking System):

• • Giúp lọc hồ sơ, đánh giá ứng viên nhanh chóng, giảm thời gian phỏng vấn.
• Tập trung ngân sách vào kênh tuyển dụng hiệu quả, ví dụ: LinkedIn, Facebook Ads, hoặc referral nội bộ.

Lợi ích: Giảm 30-40% chi phí tuyển dụng và tăng chất lượng nhân sự đầu vào.

3. Tối ưu chi phí đào tạo

Đào tạo là khoản đầu tư lâu dài, nhưng nếu triển khai sai cách sẽ đốt ngân sách mà không mang lại hiệu quả.

Giải pháp tiết kiệm:

• Đào tạo online:
  • Sử dụng Zoom, Google Meet hoặc nền tảng E-learning → tiết kiệm chi phí thuê phòng, in tài liệu, di chuyển.

• Tận dụng nguồn lực nội bộ:
  • Nhân viên kỳ cựu đào tạo nhân sự mới, kết hợp mentoring để giữ kiến thức trong tổ chức.

• Chia sẻ chi phí đào tạo với đối tác:
  • Ví dụ: Doanh nghiệp sản xuất thép có thể phối hợp với nhà cung cấp thiết bị để tổ chức đào tạo chung.

• Tập trung đào tạo kỹ năng cốt lõi:
  • Ưu tiên nhóm kỹ năng trực tiếp tạo ra doanh thu hoặc giảm chi phí, tránh các khóa học dàn trải.

Kết quả:

• Giảm 40 – 50% chi phí đào tạo.
• Nhân sự được học đúng nội dung cần thiết, tăng hiệu quả công việc.

4. Cải thiện quy trình làm việc

Quy trình rườm rà làm lãng phí thời gian và nhân lực, dẫn đến chi phí OT cao và tinh thần nhân viên giảm sút.

Các bước cải thiện:

• Đánh giá quy trình hiện tại:
  • Liệt kê tất cả các bước → xác định điểm nghẽn → loại bỏ bước không cần thiết.

• Chuẩn hóa bằng SOP (Standard Operating Procedure):
  • SOP rõ ràng giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh, giảm thời gian đào tạo.

• Tự động hóa khâu thủ công:
  • Ví dụ: Dùng phần mềm Bizzi tự động nhập liệu hóa đơn, thay vì nhập tay.

• Giảm số lượng cuộc họp:
  • Áp dụng nguyên tắc: “Cuộc họp chỉ diễn ra khi có mục tiêu rõ ràng và kết quả cụ thể”.

5. Tối ưu thời gian làm việc

Quản lý thời gian khoa học giúp giảm lãng phí nguồn lực và OT không cần thiết.

Cách triển khai:

• Ứng dụng phần mềm chấm công tự động:
  • Kết nối trực tiếp với hệ thống tính lương, tránh gian lận.

• Phân ca thông minh:
  • Dùng dữ liệu doanh thu hoặc lưu lượng khách hàng để sắp xếp ca linh hoạt.

• Theo dõi năng suất:
  • Đánh giá hiệu quả từng nhân viên dựa trên KPI, không chỉ giờ làm việc.

6. Xây dựng chính sách lương thưởng minh bạch

Một chính sách lương thưởng hợp lý sẽ giữ chân nhân sự giỏi mà vẫn kiểm soát được ngân sách.

Các mô hình phổ biến:

• Trả lương theo sản phẩm/doanh thu:
  • Phù hợp với sales, sản xuất.

• Mô hình 3P:
  • Position (vị trí) + Person (năng lực) + Performance (kết quả).
  • Giúp phân bổ ngân sách công bằng, khuyến khích hiệu suất.

• Thưởng linh hoạt:
  • Thưởng theo dự án hoặc giai đoạn cao điểm thay vì thưởng cố định hàng tháng.

7. Thuê ngoài các hoạt động không cốt lõi (Outsourcing)

Tập trung vào hoạt động cốt lõi, thuê ngoài các công việc phụ trợ để tiết kiệm chi phí cố định.

Các hoạt động nên thuê ngoài:

• Tuyển freelancer hoặc part-time cho mùa cao điểm.
• Thuê công ty công nghệ thay vì tự xây dựng đội ngũ nội bộ.
• Thuê dịch vụ kế toán, nhân sự hoặc IT support theo gói.

Lợi ích:

• Giảm chi phí lương, bảo hiểm và phúc lợi dài hạn.
• Linh hoạt mở rộng hoặc thu hẹp nguồn lực theo nhu cầu.

8. Sử dụng công nghệ quản lý nhân sự=

Công nghệ là giải pháp lâu dài để giảm chi phí và tăng hiệu quả.

Ứng dụng công nghệ giúp:

• Ứng dụng công nghệ trong sản xuất kinh doanh: Tự động hóa quy trình để nhân viên tập trung vào công việc quan trọng hơn, giảm nhu cầu tuyển thêm nhân công.
• Áp dụng các cuộc họp trực tuyến: Tiết kiệm chi phí đi lại, in ấn, thuê phòng họp.
• Sử dụng phần mềm quản lý: Để tiết kiệm và tối ưu thời gian làm việc cho nhân sự, ví dụ phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp có thể giảm số lượng nhân sự cần thiết cho các công việc thủ công.

9. Kiểm soát và cắt giảm chi phí vận hành khác

Ngoài chi phí trực tiếp liên quan đến nhân sự, nhiều chi phí gián tiếp cũng ảnh hưởng đến ngân sách.

Các giải pháp tiết kiệm:

• Tiết kiệm điện, nước, văn phòng phẩm bằng quy định nội bộ và công nghệ IoT.
• Thanh lý vật liệu thừa, tái chế phế phẩm.
• Chia sẻ văn phòng với doanh nghiệp khác hoặc sử dụng co-working space.
• Đàm phán lại hợp đồng bảo hiểm, dịch vụ bảo trì hoặc logistics.

V. Giải pháp Bizzi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí nhân sự

Trong bối cảnh chi phí nhân sự ngày càng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng ngân sách, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc vừa đảm bảo hiệu quả vận hành, vừa tối ưu chi phí nhân sự.

Bizzi.vn – nền tảng tự động hóa tài chính và kiểm soát chi phí toàn diện – được thiết kế chuyên biệt nhằm giải quyết bài toán này. Với các tính năng thông minh, Bizzi không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền mà còn giảm lãng phí ngân sách nhân sự, đồng thời nâng cao hiệu suất của đội ngũ.

Dưới đây là 3 nhóm giải pháp nổi bật từ Bizzi hỗ trợ doanh nghiệp:

1. Tự động hóa các công việc thủ công – Tiết kiệm chi phí thời gian

Trong các doanh nghiệp, đội ngũ kế toán – tài chính thường mất nhiều giờ cho các công việc lặp đi lặp lại như nhập liệu hóa đơn, kiểm tra chứng từ, đối soát công nợ… Đây là nguyên nhân làm tăng chi phí nhân sự và giảm năng suất.

Cách triển khai với Bizzi.vn:

• Sử dụng tính năng OCR và tự động nhập liệu hóa đơn trên Bizzi để loại bỏ 90% thao tác thủ công.
• Kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán, ERP và ngân hàng để đồng bộ dữ liệu tự động.
• Quy trình duyệt hóa đơn và chứng từ được thực hiện online, nhanh chóng, giảm chi phí giấy tờ và nhân sự hành chính.

Lợi ích mang lại:

• Tiết kiệm 50 – 70% thời gian xử lý công việc kế toán thủ công.
• Giúp nhân viên tập trung vào nhiệm vụ chiến lược như lập kế hoạch tài chính, phân tích chi phí, thay vì chỉ làm các công việc nhập liệu.
• Giảm nhu cầu tuyển thêm nhân sự cho các công việc vận hành, từ đó tối ưu chi phí nhân sự cố định.

2. Kiểm soát chi tiêu và ngân sách nhân sự – Minh bạch và chính xác

Một trong những nguyên nhân khiến chi phí nhân sự bị đội lên là thiếu kiểm soát ngân sách cho các hạng mục như tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng và phúc lợi. Bizzi.vn cung cấp Bizzi Expense – giải pháp quản lý chi tiêu thông minh, giúp doanh nghiệp kiểm soát và phân bổ ngân sách chặt chẽ ngay từ đầu.

Cách triển khai:

• Thiết lập ngân sách định mức cho từng phòng ban, dự án, hoặc hoạt động cụ thể (ví dụ: tuyển dụng, đào tạo nhân sự, team building).
• Tích hợp quy trình phê duyệt chi tiêu online: mọi khoản chi phải được duyệt trước khi thực hiện, hạn chế chi ngoài kế hoạch.
• Theo dõi báo cáo chi tiêu theo thời gian thực để nhận diện hạng mục vượt ngân sách.

Lợi ích mang lại:

• Kiểm soát các khoản chi liên quan đến nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, OT và phúc lợi, giảm lãng phí lên đến 25 – 30%.
• Minh bạch tài chính, dễ dàng đánh giá hiệu quả đầu tư cho từng hoạt động nhân sự.
• Hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng dựa trên dữ liệu.

3. Quản lý công tác phí hiệu quả – Giảm chi phí phát sinh

Chi phí công tác là một trong những khoản biến phí lớn và khó kiểm soát, bao gồm chi phí đi lại, lưu trú, ăn uống của nhân viên. Nếu không có quy trình quản lý rõ ràng, doanh nghiệp rất dễ gặp tình trạng chi quá ngân sách hoặc gian lận hóa đơn.

Bizzi Travel – tính năng chuyên biệt của Bizzi.vn – giúp doanh nghiệp quản lý công tác phí từ A-Z, đảm bảo tối ưu chi phí và minh bạch quy trình.

Cách triển khai:

• Thiết lập quy định công tác phí chuẩn hóa: hạn mức chi cho từng vị trí, khu vực, loại hình công tác.
• Nhân viên gửi yêu cầu phê duyệt và thanh toán trực tuyến ngay trên hệ thống.
• Tự động lưu trữ và đối soát hóa đơn, chứng từ đi lại và lưu trú.
• Tích hợp báo cáo phân tích chi phí để đánh giá hiệu quả công tác.

Lợi ích mang lại:

• Giảm 20 – 30% chi phí công tác phát sinh, đặc biệt trong các doanh nghiệp có đội ngũ sales hoặc dự án thường xuyên di chuyển.
• Minh bạch, hạn chế tình trạng khai khống hoặc gian lận công tác phí.
• Tiết kiệm thời gian phê duyệt và thanh toán, cải thiện trải nghiệm cho nhân viên.

Kết luận

Tối ưu chi phí nhân sự không chỉ là mục tiêu ngắn hạn mà còn là chiến lược dài hạn để doanh nghiệp phát triển bền vững. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc quản trị ngân sách nhân sự hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp: giảm lãng phí, tăng lợi nhuận, nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời thu hút và giữ chân nhân tài nhờ chính sách minh bạch và công bằng.

Để đạt được điều này, doanh nghiệp cần kết hợp chiến lược quản trị nhân sự hiện đại với ứng dụng công nghệ số. Bizzi.vn là nền tảng tiên phong trong lĩnh vực tự động hóa tài chính, cung cấp hệ thống kiểm soát chi phí nhân sự toàn diện. Với Bizzi, doanh nghiệp có thể:

• Giảm thiểu công việc thủ công, tối ưu hóa nguồn lực nội bộ, giúp nhân viên tập trung vào các hoạt động mang tính chiến lược.
• Kiểm soát chặt chẽ các khoản chi tiêu liên quan đến tuyển dụng, đào tạo và công tác phí, tránh lãng phí và thất thoát.
• Đảm bảo tính minh bạch, ra quyết định dựa trên dữ liệu tài chính chính xác và thời gian thực.

Bizzi chính là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí nhân sự và hướng tới tăng trưởng bền vững. Hãy bắt đầu hành trình số hóa quy trình tài chính ngay hôm nay để cắt giảm chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý, và mở rộng tiềm năng phát triển cho doanh nghiệp trong tương lai.

Để được tư vấn chi tiết hơn về các giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp, đăng ký tại đây để đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/