Trong quá trình vận hành, không ít hộ kinh doanh cá thể hoặc hộ kinh doanh cá nhân đã và đang gặp vướng mắc trong việc kê khai, nộp thuế. Một số hiểu nhầm phổ biến tưởng như nhỏ, nhưng nếu không được xử lý kịp thời, có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như bị truy thu thuế, phạt chậm nộp, hoặc bị đình chỉ hoạt động kinh doanh.
Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra 5 hiểu lầm điển hình, đồng thời cung cấp giải pháp giúp hộ kinh doanh chủ động phòng tránh rủi ro.
1. Cho rằng không cần nộp thuế nếu doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm
Rất nhiều hộ kinh doanh, đặc biệt là các hộ nhỏ lẻ, tin rằng chỉ cần có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm thì không cần kê khai hoặc nộp bất kỳ khoản thuế nào. Tuy nhiên, hiểu như vậy là chưa đầy đủ và dễ dẫn đến rủi ro trong kiểm tra thuế.
Theo quy định tại Điều 3, Thông tư 40/2021/TT-BTC, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở xuống thuộc diện không phải nộp thuế GTGT và TNCN, nhưng không đồng nghĩa được miễn toàn bộ nghĩa vụ thuế.
Nếu cá nhân có nhiều hoạt động kinh doanh, doanh thu sẽ được cộng gộp để xác định ngưỡng 100 triệu đồng. Ngoài ra, trong một số trường hợp đặc thù như kinh doanh qua sàn TMĐT, có nguồn thu từ nhiều địa điểm khác nhau, cơ quan thuế có quyền áp dụng ước tính doanh thu thực tế để kiểm tra.
Rủi ro tiềm ẩn:
- Bị truy thu thuế GTGT và TNCN: Nếu cơ quan thuế phát hiện doanh thu thực tế của hộ kinh doanh vượt quá ngưỡng 100 triệu đồng (dù là từ một hay nhiều nguồn), bạn sẽ bị truy thu khoản thuế phát sinh.
- Chịu phạt do kê khai sai: Ngay cả khi không cố ý, việc xác định sai mức doanh thu chịu thuế có thể dẫn đến việc bạn bị phạt vì khai sai.
Giải pháp cho hộ kinh doanh:
- Xác định chính xác và đầy đủ doanh thu chịu thuế: Hãy tính toán doanh thu từ tất cả các hoạt động kinh doanh mà bạn tham gia.
- Cộng gộp doanh thu từ mọi nguồn: Nếu bạn có nhiều nguồn thu nhập khác nhau, hãy cộng gộp chúng để xác định đúng ngưỡng doanh thu 100 triệu đồng.
- Ghi chép sổ sách và lưu trữ chứng từ cẩn thận: Việc ghi chép đầy đủ các giao dịch bán hàng và lưu trữ hóa đơn, chứng từ sẽ là bằng chứng quan trọng khi cơ quan thuế kiểm tra.
2. Chỉ tính doanh thu theo số tiền thực thu (sau chiết khấu, giảm giá)
Một số hộ kinh doanh cho rằng chỉ cần kê khai phần doanh thu thực nhận sau khi trừ chiết khấu, khuyến mại là đủ – tương tự như phương pháp kế toán của doanh nghiệp thông thường.
Theo Điều 2, Thông tư 40/2021/TT-BTC, doanh thu để tính thuế là toàn bộ số tiền hàng hóa, dịch vụ đã bán ra theo giá bán chưa trừ chiết khấu, giảm giá. Nghĩa là:
- Doanh thu chịu thuế là giá trị trên hóa đơn hoặc hợp đồng đầu ra: Không phụ thuộc vào việc bạn đã thực nhận bao nhiêu tiền.
- Các khoản khuyến mại phải tuân thủ quy định của Luật Thương mại: Nếu chương trình khuyến mại không được thực hiện đúng theo quy định, các khoản giảm giá có thể không được chấp nhận khi tính thuế.
Rủi ro tiềm ẩn:
- Bị cơ quan thuế xác định doanh thu cao hơn: Cơ quan thuế sẽ căn cứ vào giá niêm yết hoặc giá bán trên hóa đơn để xác định doanh thu, dẫn đến việc bạn bị truy thu thuế trên phần doanh thu đã chiết khấu.
- Bị phạt chậm nộp và khai sai: Nếu tình trạng này kéo dài qua nhiều kỳ kê khai, bạn có thể bị phạt vì chậm nộp và khai sai thuế.
Giải pháp cho hộ kinh doanh:
- Hạch toán rõ ràng các chương trình chiết khấu: Khi có chương trình khuyến mại, hãy đảm bảo có đầy đủ hợp đồng, phiếu giảm giá hợp lệ và được hạch toán rõ ràng.
- Kê khai doanh thu theo giá niêm yết hoặc giá bán trên hóa đơn: Luôn kê khai đúng giá gốc của sản phẩm, dịch vụ, không trừ đi các khoản chiết khấu khi tính thuế.
3. Tự ý kê khai tỷ lệ thuế thấp hơn quy định
Nhiều hộ kinh doanh không nắm rõ tỷ lệ thuế áp dụng cho từng lĩnh vực nên tự kê khai theo kinh nghiệm hoặc tham khảo thông tin không chính thống, dẫn đến khai sai thuế suất.
Thông tư 40/2021/TT-BTC quy định rõ tỷ lệ thuế GTGT và TNCN cho từng ngành nghề. Ví dụ:
- Dịch vụ ăn uống: GTGT 3%, TNCN 1.5%
- Bán hàng hóa: GTGT 1%, TNCN 0.5%
- Dịch vụ không có hàng hóa đi kèm: GTGT 5%, TNCN 2%
Tự ý áp dụng sai tỷ lệ thuế, dù không cố tình gian lận, cũng bị coi là hành vi khai sai và có thể bị truy thu, xử phạt.
Rủi ro tiềm ẩn:
- Bị truy thu khoản chênh lệch thuế: Cơ quan thuế sẽ tiến hành truy thu khoản thuế còn thiếu do việc áp dụng sai tỷ lệ trong suốt thời gian hoạt động.
- Bị phạt vì khai sai và nộp chậm: Bạn sẽ phải chịu phạt từ 10% đến 20% trên số thuế khai sai, cộng thêm tiền lãi do chậm nộp thuế.
Giải pháp cho hộ kinh doanh:
- Đối chiếu ngành nghề thực tế với danh mục trong Thông tư 40: Hãy xác định chính xác ngành nghề kinh doanh của bạn và đối chiếu với danh mục ngành nghề tương ứng trong phụ lục của Thông tư 40.
- Thông báo với cơ quan thuế khi có ngành nghề kinh doanh mới: Nếu bạn bắt đầu kinh doanh một ngành nghề mới, hãy thông báo cho cơ quan thuế để được hướng dẫn về tỷ lệ thuế áp dụng.
- Thường xuyên cập nhật chính sách thuế mới: Hãy chủ động theo dõi và cập nhật các văn bản pháp lý mới nhất về thuế để tránh áp dụng nhầm lẫn hoặc thông tin đã lỗi thời
4. Kinh doanh qua nhiều kênh nhưng chỉ kê khai 1 nguồn doanh thu
Trong thời đại công nghệ số, nhiều hộ kinh doanh không chỉ có cửa hàng truyền thống mà còn mở rộng hoạt động bán hàng qua các kênh trực tuyến như mạng xã hội, sàn thương mại điện tử. Một số người lầm tưởng rằng chỉ cần kê khai doanh thu từ một trong các kênh này là đủ, hoặc cho rằng các sàn thương mại điện tử đã có trách nhiệm nộp một phần thuế.
Tuy nhiên, theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Thông tư 40/2021/TT-BTC:
- Cơ quan thuế có quyền thu thập thông tin từ nhiều nguồn: Bao gồm sàn thương mại điện tử, ngân hàng, ví điện tử, các đơn vị vận chuyển và các bên liên quan khác.
- Toàn bộ doanh thu từ mọi kênh đều phải được kê khai đầy đủ: Dù là tiền mặt, chuyển khoản, thanh toán khi nhận hàng (COD) hay doanh thu từ các sàn thương mại điện tử, tất cả đều phải được ghi nhận và kê khai.
- Việc sàn TMĐT khấu trừ thuế chỉ áp dụng cho một số trường hợp: Và không thay thế hoàn toàn nghĩa vụ kê khai và nộp thuế của cá nhân.
Rủi ro tiềm ẩn:
- Bị đối chiếu dữ liệu và truy thu chênh lệch: Cơ quan thuế có thể dễ dàng đối chiếu dữ liệu từ các nguồn khác nhau và phát hiện ra sự chênh lệch trong doanh thu kê khai của bạn.
- Bị phạt nặng nếu bị coi là trốn thuế: Nếu phát hiện hành vi kê khai thiếu doanh thu một cách cố ý, bạn có thể bị phạt nặng hơn và bị đánh giá là trốn thuế.
Giải pháp cho hộ kinh doanh:
- Ghi nhận tổng doanh thu bán hàng từ tất cả các kênh: Hãy theo dõi và ghi lại toàn bộ doanh thu từ cửa hàng trực tiếp, các kênh bán hàng online, mạng xã hội và các sàn thương mại điện tử.
- Đối chiếu thường xuyên với thông tin từ các bên liên quan: So sánh doanh thu bạn ghi nhận với thông tin từ các đơn vị giao vận, nền tảng thanh toán và dữ liệu ngân hàng để đảm bảo tính chính xác.
5. Không nắm rõ quy định khấu trừ – hoàn thuế khi có hóa đơn đầu vào
Một hiểu lầm khác mà nhiều hộ kinh doanh mắc phải là cho rằng họ có quyền được khấu trừ thuế GTGT hoặc yêu cầu hoàn thuế đối với các hóa đơn đầu vào (ví dụ: hóa đơn mua nguyên vật liệu, thuê mặt bằng…) tương tự như các doanh nghiệp.
Tuy nhiên, theo quy định pháp luật hiện hành:
- Hộ kinh doanh kê khai thuế theo phương pháp khoán không được khấu trừ thuế GTGT. Phương pháp khoán là hình thức nộp thuế dựa trên một mức doanh thu và thuế cố định do cơ quan thuế xác định.
- Việc hoàn thuế GTGT chỉ áp dụng cho tổ chức hoặc cá nhân thực hiện kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ và phải đáp ứng các điều kiện nhất định.
- Trong nhiều trường hợp, hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh chỉ được tính vào chi phí kinh doanh để xác định thu nhập chịu thuế TNCN, chứ không có tác dụng giảm trực tiếp nghĩa vụ thuế GTGT.
Rủi ro tiềm ẩn:
- Ghi nhận sai chi phí và tự ý trừ thuế đầu vào: Việc tự ý khấu trừ thuế GTGT khi không đủ điều kiện sẽ bị cơ quan thuế loại trừ khi kiểm tra.
- Không kiểm soát hiệu quả tài chính: Việc hiểu nhầm về bản chất của thuế có thể dẫn đến việc bạn không đánh giá đúng hiệu quả kinh doanh của mình.
Giải pháp cho hộ kinh doanh:
- Phân biệt rõ hình thức kê khai thuế đang áp dụng: Xác định xem bạn đang kê khai thuế theo phương pháp khoán hay phương pháp kê khai theo sổ sách.
- Không tự ý khấu trừ thuế GTGT nếu không thuộc đối tượng: Chỉ những hộ kinh doanh kê khai theo phương pháp khấu trừ mới có quyền này.
- Sử dụng hóa đơn đầu vào để quản trị chi phí: Thay vì cố gắng giảm nghĩa vụ thuế GTGT, hãy sử dụng hóa đơn đầu vào để theo dõi và quản lý chi phí kinh doanh một cách hiệu quả.
Doanh nghiệp cần chủ động nâng cao hiểu biết về thuế để tránh rủi ro
Việc bị truy thu thuế và xử phạt hành chính không chỉ gây ảnh hưởng đến dòng tiền và chi phí kinh doanh mà còn tạo ra những rắc rối không đáng có với cơ quan thuế. Phần lớn các sai sót thường xuất phát từ sự thiếu hiểu biết hoặc tiếp cận thông tin không chính thống về các nghĩa vụ thuế.
Để chủ động phòng tránh những rủi ro này, các hộ kinh doanh nên:
- Thường xuyên cập nhật các văn bản pháp lý mới nhất về thuế.
- Tìm hiểu kỹ về hình thức kê khai và nộp thuế phù hợp với ngành nghề kinh doanh của mình.
- Đảm bảo kê khai đầy đủ doanh thu từ tất cả các kênh bán hàng.
- Thực hiện việc ghi chép và lưu trữ hóa đơn, chứng từ một cách rõ ràng và cẩn thận.
- Chủ động tham vấn các chuyên gia tư vấn thuế hoặc kế toán chuyên nghiệp khi có bất kỳ thắc mắc nào.
Giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp: B-invoice và Bizzi
Để giảm thiểu rủi ro về thuế và nâng cao hiệu quả quản lý hóa đơn, hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ chuyên biệt như:
1. Hệ thống hóa đơn điện tử B-invoice: Giải pháp toàn diện cho việc phát hành và quản lý hóa đơn
Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ và việc áp dụng hóa đơn điện tử trở thành xu hướng tất yếu, B-invoice nổi lên như một hệ thống hóa đơn điện tử toàn diện, được thiết kế để đáp ứng mọi nhu cầu phát hành, quản lý và tra soát hóa đơn của hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ. B-invoice không chỉ tuân thủ đầy đủ các tiêu chuẩn và quy định của Tổng cục Thuế mà còn mang đến nhiều tính năng ưu việt, giúp đơn giản hóa quy trình kế toán và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Những tính năng nổi bật của B-invoice:
- Phát hành hóa đơn điện tử hợp lệ, nhanh chóng và dễ dàng: Với giao diện trực quan và thân thiện, B-invoice cho phép người dùng tạo và phát hành hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng chỉ với vài thao tác đơn giản. Hệ thống hỗ trợ đa dạng các mẫu hóa đơn theo quy định, đồng thời cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh logo và một số thông tin hiển thị để tăng tính nhận diện thương hiệu.
- Tự động đồng bộ dữ liệu với phần mềm kế toán: B-invoice có khả năng tích hợp và đồng bộ dữ liệu một cách mượt mà với các phần mềm kế toán phổ biến trên thị trường như MISA, FAST, giúp kế toán viên tiết kiệm thời gian nhập liệu và giảm thiểu sai sót trong quá trình đối chiếu dữ liệu.
- Lưu trữ hóa đơn bảo mật và dễ dàng tra cứu: Tất cả hóa đơn điện tử được phát hành qua B-invoice đều được lưu trữ một cách an toàn trên hệ thống máy chủ đạt chuẩn, đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn của dữ liệu. Người dùng có thể dễ dàng tra cứu, tìm kiếm và xuất hóa đơn theo nhiều tiêu chí khác nhau như thời gian, số hóa đơn, tên khách hàng, mã số thuế, v.v.
- Ký số trực tiếp trên hóa đơn: B-invoice tích hợp tính năng ký số điện tử trực tiếp trên hóa đơn, giúp quá trình phát hành hóa đơn trở nên nhanh chóng và tiện lợi hơn bao giờ hết. Người dùng có thể sử dụng USB Token hoặc chữ ký số từ xa tùy theo nhu cầu.
- Gửi hóa đơn điện tử tới khách hàng qua email/SMS: Sau khi phát hành, hóa đơn điện tử có thể được gửi trực tiếp đến địa chỉ email hoặc số điện thoại của khách hàng một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp, giúp tiết kiệm chi phí in ấn và vận chuyển.
- Báo cáo tổng hợp tình hình sử dụng hóa đơn: Hệ thống B-invoice cung cấp các báo cáo tổng hợp chi tiết về tình hình sử dụng hóa đơn, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, quản lý và đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả hơn. Các báo cáo bao gồm số lượng hóa đơn đã phát hành, tình trạng hóa đơn, doanh thu theo thời gian, v.v.
- Quản lý thông tin khách hàng và sản phẩm/dịch vụ: B-invoice cho phép người dùng quản lý danh sách khách hàng và danh mục sản phẩm/dịch vụ một cách khoa học, giúp quá trình tạo hóa đơn trở nên nhanh chóng và nhất quán.
- Hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán: B-invoice có thể tích hợp với nhiều cổng thanh toán trực tuyến, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong việc thanh toán và giúp doanh nghiệp thu hồi công nợ nhanh chóng.
Với những ưu điểm vượt trội trên, B-invoice không chỉ là một công cụ hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử đơn thuần mà còn là một giải pháp toàn diện giúp hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ tối ưu hóa quy trình quản lý hóa đơn, tiết kiệm chi phí và đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử.
2. Giải pháp xử lý hóa đơn đầu vào Bizzi: Tự động hóa quy trình kế toán và kiểm soát chi phí
Bizzi là nền tảng tự động hóa xử lý hóa đơn đầu vào đầu tiên tại Việt Nam, ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để mang đến một giải pháp thông minh, giúp các hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ giải quyết triệt để những khó khăn trong việc quản lý hóa đơn mua vào. Bizzi không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho kế toán viên mà còn nâng cao tính chính xác, minh bạch và khả năng kiểm soát chi phí của doanh nghiệp.
Những tính năng nổi bật của Bizzi:
- Tự động đọc và bóc tách dữ liệu từ hóa đơn (PDF/XML): Với công nghệ AI tiên tiến, Bizzi có khả năng tự động nhận diện và trích xuất dữ liệu quan trọng từ hóa đơn đầu vào ở nhiều định dạng khác nhau (PDF, XML), giúp loại bỏ hoàn toàn công việc nhập liệu thủ công tốn thời gian và dễ gây sai sót.
- Đối chiếu thông tin với dữ liệu nhà cung cấp và hệ thống kế toán: Bizzi tự động đối chiếu các thông tin trên hóa đơn với dữ liệu đã được lưu trữ về nhà cung cấp và dữ liệu trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp, giúp phát hiện sớm các sai lệch và đảm bảo tính nhất quán của thông tin.
- Cảnh báo hóa đơn trùng, sai mã số thuế, không hợp lệ: Hệ thống Bizzi được trang bị các thuật toán thông minh để phát hiện các hóa đơn trùng lặp, hóa đơn có sai sót về mã số thuế hoặc các dấu hiệu không hợp lệ khác, giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro về thuế và các vấn đề pháp lý.
- Kết nối API với hệ thống kế toán phổ biến (MISA, FAST,…): Bizzi có khả năng kết nối và tích hợp dễ dàng với các phần mềm kế toán phổ biến như MISA, FAST và nhiều hệ thống khác thông qua API, giúp tự động chuyển dữ liệu hóa đơn đầu vào vào sổ sách kế toán một cách nhanh chóng và chính xác.
- Lưu trữ tập trung và truy vết hóa đơn theo thời gian thực: Tất cả hóa đơn đầu vào sau khi được xử lý qua Bizzi sẽ được lưu trữ tập trung trên nền tảng đám mây an toàn, cho phép người dùng dễ dàng truy cập, tìm kiếm và theo dõi trạng thái của từng hóa đơn theo thời gian thực.
- Báo cáo phân tích chi phí: Bizzi cung cấp các báo cáo phân tích chi tiết về chi phí đầu vào, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và sâu sắc hơn về cơ cấu chi phí của mình, từ đó đưa ra các quyết định quản lý tài chính hiệu quả hơn.
- Tăng cường khả năng kiểm soát nội bộ: Với Bizzi, mọi hóa đơn đầu vào đều được ghi nhận, kiểm soát và phê duyệt theo quy trình rõ ràng, giúp tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý chi phí của doanh nghiệp.
Bizzi không chỉ đơn thuần là một công cụ xử lý hóa đơn mà còn là một trợ lý đắc lực giúp hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ tối ưu hóa quy trình kế toán, kiểm soát chi phí hiệu quả và giảm thiểu các rủi ro liên quan đến hóa đơn đầu vào. Đây là một giải pháp không thể thiếu trong hành trình chuyển đổi số và nâng cao năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp trong bối cảnh hiện nay.
Tóm lại, trong bối cảnh quản lý hóa đơn ngày càng trở nên quan trọng và phức tạp, việc ứng dụng các giải pháp công nghệ như hệ thống hóa đơn điện tử B-invoice và giải pháp xử lý hóa đơn đầu vào Bizzi không chỉ giúp hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ tuân thủ đúng các quy định của pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính, tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh một cách toàn diện. Hãy khám phá và tận dụng sức mạnh của công nghệ để đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới.
