Giám đốc Tài chính (CFO) được giao trọng trách khó khăn là quản lý tài chính của công ty. Nhưng công việc của họ không chỉ dừng lại ở việc đảm bảo nhân viên hài lòng và báo cáo cuối tháng chính xác; mà còn là hiểu cách sử dụng dữ liệu được thu thập để đưa ra các quyết định giúp doanh nghiệp phát triển.
Chỉ số KPI là một phần cốt yếu của quá trình này. Chúng có thể cho bạn biết hiệu quả hoạt động của từng phòng ban và liệu họ có cần thêm nguồn lực hoặc đào tạo hay không. KPI cũng có thể giúp bạn xác định những lĩnh vực mà công ty đang hoạt động tốt, để bạn có thể tận dụng tối đa các thế mạnh đó trong khi cải thiện những lĩnh vực cần thiết.
Vậy chính xác thì KPI là gì, chúng hoạt động như thế nào và chúng mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp của bạn về mặt tài chính? Để hỗ trợ bạn, chúng tôi đã xây dựng một hướng dẫn dễ dàng thực hiện về KPI cho Phòng Tài chính trong năm 2024.
Chỉ số KPI trong tài chính là gì?
KPI – Key Performance Indicator là các chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Theo dõi các chỉ số KPI trong tài chính phù hợp cho phép bạn đánh giá tình hình sức khỏe của doanh nghiệp, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và đưa ra quyết định tài chính sáng suốt.
Một chỉ số KPI tốt trong tài chính có đặc điểm gì?
Các KPI trong tài chính cần tuân theo nguyên tắc SMART: Cụ thể (Specific), Đo lường được (Measurable), Có thể đạt được (Achievable), Thực tế (Relevant), và Có giới hạn thời gian (Time-Bound).
1. Cụ thể (Specific):
Mỗi KPI nên nhắm vào một lĩnh vực cụ thể của hiệu quả tài chính để định hướng và đo lường thành công chính xác.
Ví dụ: Nếu bạn muốn kiểm tra mức độ quản lý nợ hiệu quả, bạn có thể sử dụng “tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu”. Thước đo này giúp bạn nhìn vào sự cân bằng giữa số tiền vay và số tiền được đầu tư vào công ty.
2. Đo lường được (Measurable):
Các KPI trong tài chính cần có bằng chứng định lượng về những gì đang đạt được.
Ví dụ: “Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh (operating cash flow)” đo lường tiền mặt mà công ty bạn kiếm được từ các hoạt động kinh doanh thông thường. Giống như kiểm tra ví tiền để xem bạn đã kiếm được bao nhiêu sau một ngày làm việc. Bằng cách đặt mục tiêu, chẳng hạn như sử dụng dòng tiền này để giảm nợ công ty 15%, bạn biến thước đo này thành một công cụ cụ thể và có thể đo lường được.
3. Có tính khả thi (Achievable):
Mục tiêu KPI của bạn cần thực tế và có tính khả thi trong phạm vi nguồn lực và thời gian cho phép.
Ví dụ: Giảm 10% chi phí hoạt động của công ty (như tiền điện hoặc vật tư) trong ba tháng tới là một mục tiêu thiết thực. Mục tiêu này có tính thách thức nhưng hoàn toàn khả thi với một kế hoạch tốt.
4. Thực tế (Relevant):
Các KPI trong tài chính của bạn phải gắn liền trực tiếp với các mục tiêu kinh doanh chiến lược.
Ví dụ: Nếu mục tiêu là kiếm nhiều lợi nhuận hơn, thì việc tập trung vào “tỷ suất lợi nhuận gộp” là hợp lý. Thước đo này liên quan đến việc kiếm được nhiều hơn so với chi phí để sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
5. Có thời hạn (Time-Bound):
Các KPI trong tài chính nên bao gồm một mốc thời gian cụ thể để đạt được mục tiêu.
Ví dụ: Đặt mục tiêu giảm 10% hóa đơn quá hạn trong vòng 12 tháng sẽ cung cấp một mục tiêu rõ ràng, có thời gian cụ thể. Giống như việc đặt ra vạch đích cho một cuộc đua.
Tại sao lựa chọn đúng các chỉ số KPI trong tài chính lại quan trọng?
Đối với các đội ngũ tài chính, việc chọn đúng các KPI sẽ giúp mọi người hiểu rõ mục tiêu và hiệu quả hoạt động của mình. Nó giống như thiết lập các mục tiêu rõ ràng, thiết thực và liên quan với thời hạn hoàn thành cụ thể, giúp toàn đội tập trung và nỗ lực cùng hướng tới mục tiêu chung.
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những KPI phù hợp riêng. Điều này phụ thuộc vào mục tiêu, ngành nghề và những gì công ty bạn muốn đạt được.
Ví dụ: Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp cung cấp phần mềm theo mô hình SaaS (Software-as-a-Service), việc tập trung vào ARR (Doanh thu Định kỳ Hàng năm), MRR (Doanh thu Định kỳ Hàng tháng) và tỷ lệ hủy bỏ dịch vụ sẽ hợp lý hơn. Mặt khác, nếu bạn đang hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ, vòng quay hàng tồn kho và tỷ suất lợi nhuận gộp có thể liên quan nhiều hơn. Chúng ta sẽ đi sâu vào chi tiết của các KPI này trong phần sau của bài viết.
Các chỉ số KPI cho phòng tài chính: bạn nên đo lường những gì?
Câu trả lời cho câu hỏi này phụ thuộc vào ngành nghề và mục tiêu của công ty bạn.
Ví dụ: Nếu bạn làm việc trong phòng Tài chính của một công ty thương mại điện tử bán sản phẩm trực tuyến, bạn có thể muốn đo lường doanh thu trên mỗi khách hàng hoặc giá trị trọn đời của khách hàng.
Còn nếu bạn đang làm việc cho một công ty sản xuất, bạn có thể muốn theo dõi mức tồn kho và thời gian hoàn thành đơn hàng.
Ví dụ về chỉ số KPI cho Giám đốc Tài chính (CFO) và Trưởng phòng Tài chính
Là một Trưởng phòng Tài chính, việc xác định các chỉ số KPI cần theo dõi có thể khiến bạn cảm thấy quá tải. Điều này đặc biệt đúng vì mỗi doanh nghiệp là duy nhất. Cho dù bạn đang ở một công ty khởi nghiệp SaaS hay một công ty sản xuất truyền thống, các KPI bạn cần có thể trông khá khác nhau.
Mục tiêu là tập trung vào các chỉ số KPI cung cấp cho bạn bức tranh rõ ràng nhất về tình hình hoạt động của doanh nghiệp và những lĩnh vực bạn có thể cải thiện. Cho dù bạn đang hướng tới tăng trưởng, hiệu quả, sự hài lòng của khách hàng hay tất cả những điều trên, các KPI phù hợp có thể soi đường cho bạn.
Như đã đề cập, dưới đây là một số chỉ số KPI quan trọng dành cho Giám đốc Tài chính (CFO) và Trưởng phòng Tài chính, lưu ý chọn những KPI thực sự phù hợp với mục tiêu và phong cách hoạt động của doanh nghiệp bạn.
Lợi nhuận Ròng (Net Income)
Tổng thu nhập của công ty bạn sau khi đã trừ tất cả các chi phí từ doanh thu, cung cấp bức tranh rõ ràng về lợi nhuận. Nếu bạn quan tâm đến việc theo dõi tình hình tài chính cốt lõi của mình, hãy theo dõi chỉ số KPI này.
Tỷ suất Lợi nhuận Gộp (Gross Profit Margin)
Cho biết bạn còn bao nhiêu tiền từ doanh số bán hàng sau khi trang trải chi phí sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. Đây là thước đo tốt để đánh giá mức độ hiệu quả bạn đang sử dụng nguồn lực để tạo ra lợi nhuận.
Vòng quay Hàng tồn kho (Inventory Turnover Ratio)
Đối với các doanh nghiệp bán sản phẩm vật lý, đây là thước đo tốc độ bán hàng tồn kho của bạn. Nó rất cần thiết để quản lý mức độ hàng tồn kho và hiểu rõ mức độ lưu thông của sản phẩm.
Doanh thu trên một Nhân viên (Revenue Per Employee)
Thước đo này cho biết mỗi nhân viên mang lại bao nhiêu doanh thu. Nó giúp bạn hiểu liệu nhóm có đang hoạt động hiệu quả hay còn chỗ để tăng năng suất.
Tỷ suất Lợi nhuận (Profit Margin)
Chỉ số KPI tỷ suất lợi nhuận cho biết số tiền mà công ty giữ lại dưới dạng lợi nhuận sau khi trang trải tất cả các chi phí. Đây là một dấu hiệu rõ ràng về tình hình tài chính của công ty và hiệu quả kiếm tiền của công ty.
Số Đơn hàng Bán Lẻ trên một Nhân viên (Sales Orders per Employee)
Cho biết mỗi thành viên trong đội bán hàng của bạn tạo ra bao nhiêu doanh thu. Đây là một cách hữu ích để đánh giá năng suất và hiệu quả của lực lượng bán hàng.
Tỷ lệ Hoàn thành Đơn hàng Bán theo Đúng Hạn (On-time Completion Rate of Sales Orders)
Chỉ số KPI này đo lường mức độ đáng tin cậy của bạn trong việc giao hàng đúng hạn. Nó rất quan trọng đối với sự hài lòng của khách hàng và có thể giúp bạn phát hiện các vấn đề trong chuỗi cung ứng hoặc quy trình sản xuất.
Khiếu nại của Khách hàng và Yêu cầu Bảo hành (Customer Complaints and Warranty Claims)
Theo dõi khiếu nại và yêu cầu bảo hành giúp bạn hiểu sâu về chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ và mức độ hài lòng của khách hàng. Đây là con đường trực tiếp để hiểu những gì có thể đang diễn ra sai và những điểm bạn có thể cải thiện.
Tăng trưởng Thị phần (Market Share Growth)
Đo lường hiệu quả bán hàng của công ty bạn so với các đối thủ cạnh tranh. Tăng trưởng thị phần cho thấy các chiến lược của bạn đang hoạt động tốt trong việc chiếm lĩnh thêm thị trường.
Doanh thu Định kỳ Hàng năm (ARR) & Doanh thu Định kỳ Hàng tháng (MRR)
Đối với các doanh nghiệp dựa trên đăng ký như SaaS, các chỉ số KPI này cho biết bạn có thể mong đợi bao nhiêu doanh thu định kỳ mỗi tháng hoặc năm. Chúng rất quan trọng để hiểu về sự ổn định và triển vọng tăng trưởng của doanh thu.
Chi phí Thu hút Khách hàng (Customer Acquisition Costs) & Thời gian Hoàn vốn CAC ( CAC Payback Period)
CAC đo lường chi phí trung bình để có được một khách hàng mới. Thời gian hoàn vốn cho biết bạn cần bao lâu để thu hồi lại chi phí này. Cả hai đều là yếu tố then chốt để đánh giá hiệu quả các hoạt động marketing và bán hàng của bạn.
Giá trị Trọn đời của Khách hàng (Customer Lifetime Value)
Đây là tổng số tiền mà một khách hàng dự kiến sẽ chi tiêu cho các sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn trong suốt thời gian họ là khách hàng. Nó giúp bạn hiểu giá trị của việc đầu tư vào mối quan hệ với khách hàng.
Tỷ lệ Churn (Churn Rate)
Đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp có mô hình đăng ký, tỷ lệ churn cho biết bạn đang mất bao nhiêu khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Tỷ lệ churn thấp hơn đồng nghĩa với việc giữ chân khách hàng tốt hơn.
Các ví dụ về chỉ số KPI cho phòng tài chính và nhân viên
Ngay cả khi bạn không phải là Trưởng phòng Tài chính nhưng vẫn làm việc trong phòng Tài chính, bạn vẫn có thể cần theo dõi chỉ số KPI hữu ích trên toàn công ty.
Ví dụ, nếu bạn làm trợ lý phụ trách quản lý công nợ, bạn có thể theo dõi KPI sau:
Số ngày trung bình để thu khoản phải thu (Average Days to Collect Accounts Receivable)
KPI này đo lường thời gian trung bình cần thiết để thu tiền từ khách hàng. Nó rất quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp có đủ tiền mặt cho các hoạt động hàng ngày.
Vòng quay Khoản phải thu (Accounts Receivable Turnover Ratio)
Tỷ lệ này cho biết tần suất doanh nghiệp thu được các khoản chưa thanh toán trong vòng một năm. Nó giúp đánh giá xem liệu công ty có giỏi thu các khoản nợ hay không, điều này quan trọng để duy trì dòng tiền khỏe mạnh.
Tỷ lệ Nợ khó đòi (Bad Debt Percentage)
Chỉ số KPI tỷ lệ nợ khó đòi cho biết tỷ lệ phần trăm tiền nợ công ty mà có khả năng sẽ không thu được. Đây là yếu tố then chốt để hiểu những rủi ro mà công ty phải đối mặt với các chính sách tín dụng và thu nợ hiện tại.
Tại sao các chỉ số KPI này quan trọng đối với Phòng Tài Chính?
Đối với bất kỳ ai trong phòng tài chính, các chỉ số KPI này là bộ công cụ để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Chúng giúp vẽ ra bức tranh rõ ràng về tình hình tài chính của công ty, định hướng các quyết định có thể cải thiện hoạt động, tăng lợi nhuận và đảm bảo công ty có đủ tiền mặt để phát triển.
Bằng cách theo dõi các chỉ số này, bạn đang đóng một vai trò quan trọng trong việc đưa công ty hướng tới thành công. Chúng cho phép bạn và nhóm của bạn phát hiện các vấn đề trước khi chúng trở thành rắc rối và nắm bắt các cơ hội để thúc đẩy tăng trưởng.
Vì vậy, hãy nghiên cứu sâu về các chỉ số KPI này, hiểu những gì chúng đang nói với bạn và sử dụng chúng để tạo ra tác động tích cực đến tình hình tài chính của công ty bạn!
Lợi ích đến toàn công ty của việc đo lường các chỉ số KPI
Các chỉ số KPI là một cách tuyệt vời để đo lường thành công của bất kỳ tổ chức nào, bất kể ngành nghề nào.
Các công ty có thể sử dụng chỉ số KPI để:
- Phát hiện điểm yếu: Xác định các lĩnh vực mà doanh nghiệp đang gặp khó khăn hoặc hoạt động kém hiệu quả.
- Trao quyền cho nhân viên: Giúp nhân viên biết liệu họ đang làm tốt công việc của mình hay cần điều chỉnh hiệu suất của mình.
- Phân tích xu hướng: Phát hiện các xu hướng về doanh số và doanh thu, giúp các nhà điều hành lên kế hoạch cho tăng trưởng hoặc suy giảm trong tương lai.
- Hiểu về insight Marketing: Đo lường hiệu quả của các sáng kiến marketing mới để những sáng kiến thành công có thể được lặp lại.
- Đặt ra kỳ vọng rõ ràng: Giúp tạo ra văn hóa trách nhiệm giải trình trong công ty bằng cách xác định rõ ràng kỳ vọng cho tất cả những người tham gia.
- Chuyển đổi mượt mà: Cung cấp cho công ty ý tưởng về những gì đang hoạt động tốt để khi có sự thay đổi trong lãnh đạo hoặc phong cách quản lý, đã có một hệ thống sẵn sàng cho thành công.
- Thực hiện các chiến lược Dựa trên Dữ liệu: Cung cấp phân tích hiện tại, trang bị cho các nhà điều hành và thành viên nhóm dữ liệu cần thiết để đưa ra các quyết định sáng suốt hơn.
Tóm lại: Các KPI là chìa khóa để hiểu hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp bạn, định hướng nhân viên, lập kế hoạch cho tương lai và đưa ra các quyết định sáng suốt. Chúng giúp bạn có được cái nhìn rõ ràng về vị trí hiện tại của mình và nơi bạn cần đến, đảm bảo mọi người đều hướng tới các mục tiêu chung.
Đo lường các chỉ số KPI cho phòng tài chính: Phần mềm quản lý chi phí có thể giúp gì?
Mặc dù các giải pháp tự động hóa có thể quản lý các hoạt động hàng ngày lặp đi lặp lại và đo lường các chỉ số KPI đã ra đời, nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng các thủ tục thủ công và bảng tính để theo dõi các chỉ số hiệu suất của mình.
Đúng vậy, bảng tính có những ưu điểm nhất định, nhưng nó giống như việc sử dụng một máy đánh chữ thủ công cổ điển trong thời đại ngày nay: quen thuộc, nhưng không nhanh và linh hoạt bằng công nghệ hiện đại.
Sử dụng phần mềm quản lý tài chính dựa trên đám mây, chẳng hạn như Bizzi Expense, mang lại nhiều lợi ích để theo dõi chỉ số KPI và số liệu đo lường hiệu suất của bạn:
- Tiết kiệm thời gian: bằng cách tự động hóa nhập dữ liệu và tính toán, giải pháp này giúp tiết kiệm hàng giờ có thể được chuyển hướng sang các nhiệm vụ chiến lược hơn.
- Tăng tính chính xác: tự động hóa giảm thiểu khả năng sai sót của con người, đảm bảo dữ liệu của bạn đáng tin cậy.
- Cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực: truy cập vào dữ liệu tài chính hiện tại cho phép ra quyết định nhanh hơn, sáng suốt hơn.
Bizzi Expense là giải pháp quản lý chi phí cho phép bạn theo dõi, phân tích và báo cáo về chi phí của công ty bạn.
Bizzi Expense cho phép bạn tự động theo dõi KPI liên quan đến chi phí, nghĩa là phòng Tài chính có thể giảm thời gian nhập và phân tích chi phí, dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ quan trọng khác.
Bạn đã sẵn sàng chuyển đổi chưa? Đặt lịch demo ngay hôm nay và khám phá cách Bizzi Expense có thể cách mạng hóa việc theo dõi chỉ số KPI của nhóm tài chính bạn.
Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:
