Trong thời đại số hóa, việc quản lý hóa đơn điện tử không còn là lựa chọn mà là yêu cầu bắt buộc với mọi doanh nghiệp. Nếu không có quy trình xử lý chặt chẽ, kế toán dễ gặp sai sót, mất dữ liệu hoặc vi phạm quy định thuế.
Bài viết này sẽ bật mí 3+ cách quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tuân thủ pháp luật.
1. Hóa đơn điện tử là gì và tầm quan trọng của việc quản lý hóa đơn điện tử?
Việc hiểu rõ khái niệm và tầm quan trọng của cách quản lý hóa đơn điện tử là bước đầu tiên để doanh nghiệp vận hành minh bạch, chuyên nghiệp và tiết kiệm hơn.
1.1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, do doanh nghiệp hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khởi tạo, lập, gửi và lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Đây là hình thức hóa đơn được pháp luật công nhận tương đương với hóa đơn giấy truyền thống nhưng ưu việt hơn ở tính tiện lợi, tốc độ xử lý và khả năng lưu trữ tập trung.
Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử được chia thành hai loại:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Được cơ quan thuế cấp mã xác thực trước khi doanh nghiệp gửi hóa đơn cho người mua.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Áp dụng cho doanh nghiệp đủ điều kiện và tự chịu trách nhiệm về việc phát hành.
Tất cả hóa đơn điện tử đều phải tuân thủ chuẩn dữ liệu theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và được quản lý thông qua các phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử hoặc hệ thống ERP.
1.2. Tầm quan trọng của việc quản lý hóa đơn điện tử
Việc quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn góp phần tối ưu quy trình kế toán – tài chính, nâng cao hiệu suất vận hành và giảm thiểu rủi ro.
Dưới đây là những lý do khiến cách quản lý hoá đơn điện tử trở thành yếu tố then chốt trong hoạt động kế toán – tài chính của doanh nghiệp:
- Đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch: Hóa đơn được lưu trữ và tra soát rõ ràng, tránh mất mát hoặc giả mạo.
- Tối ưu thời gian xử lý và lưu trữ: Hóa đơn được tự động phát hành, gửi và lưu trữ nhanh chóng trên nền tảng số.
- Hỗ trợ đối chiếu, kê khai thuế chính xác: Hệ thống phần mềm quản lý giúp đối chiếu và tổng hợp dữ liệu nhanh, giảm thiểu sai sót khi lập báo cáo thuế.
- Giảm chi phí vận hành: Không còn chi phí in ấn, chuyển phát hay lưu trữ vật lý như hóa đơn giấy.
- Tăng hiệu quả kiểm tra, kiểm toán nội bộ: Dữ liệu được truy xuất tức thời, hỗ trợ doanh nghiệp minh bạch trong kiểm toán, thanh tra thuế.
2. Quy định pháp luật về quản lý hóa đơn điện tử
Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế và các nghị định liên quan như Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
2.1. Quy định về việc lập hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp có nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử trong hầu hết các hoạt động kinh doanh:
- Đối tượng bắt buộc lập hóa đơn điện tử: Bao gồm cả giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, hàng khuyến mại, mẫu dùng thử, biếu tặng, trao đổi, trả thay lương, tiêu dùng nội bộ (trừ nội bộ luân chuyển), hoặc xuất hàng mượn/trả/hoàn.
- Hình thức và định dạng: Hóa đơn điện tử phải đúng chuẩn dữ liệu XML theo quy định tại Thông tư 78 và phải có mã cơ quan thuế hoặc mã của tổ chức cung cấp dịch vụ.
- Nội dung bắt buộc: Gồm thông tin người bán – người mua, hàng hóa/dịch vụ, giá trị thanh toán, thuế suất, chữ ký điện tử và ngày lập hóa đơn.
- Thời điểm lập: Ngay khi hoàn thành giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ, đảm bảo khớp với thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế.
- Nguyên tắc lập hóa đơn: Hóa đơn phải phản ánh giao dịch thực tế, không được lập khống, chỉnh sửa tuỳ tiện và phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy trình với cơ quan thuế hoặc thông qua nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.
2.2. Quy định về bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đáp ứng các tiêu chí về tính pháp lý, tính bảo mật và khả năng tra cứu:
- Hình thức lưu trữ: Lưu bằng phương tiện điện tử, đảm bảo nguyên trạng định dạng (XML) hoặc định dạng có thể truy xuất đầy đủ, chính xác nội dung.
- Thời hạn lưu trữ: Tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Kế toán.
- Tính toàn vẹn & bảo mật: Hóa đơn phải không bị thay đổi, đảm bảo an toàn hệ thống dữ liệu, truy cập được khi cần thiết.
- Tiêu hủy hợp lệ: Các hóa đơn hết thời hạn lưu trữ có thể tiêu hủy theo quy định, nhưng không ảnh hưởng đến dữ liệu chưa hết hiệu lực và hệ thống vận hành.
- Yêu cầu bắt buộc: Hóa đơn phải sẵn sàng in, trình xuất, truy cứu nhanh chóng phục vụ thanh tra, kiểm tra hoặc quyết toán thuế.
2.3. Quy trình quản lý hóa đơn đầu vào theo pháp luật
Quy trình quản lý hóa đơn đầu vào chuẩn và phổ biến tại doanh nghiệp bao gồm các bước sau:
- Bước 1. Tiếp nhận hóa đơn từ nhà cung cấp: Nhận hóa đơn giấy hoặc điện tử, kiểm tra thông tin ban đầu (mã số thuế, tên công ty, ngày xuất, giá trị).
- Bước 2. Kiểm tra tính hợp lệ – hợp pháp – hợp lý: Đối chiếu với hợp đồng, đơn đặt hàng, phiếu giao hàng, biên bản nghiệm thu. Xác minh hóa đơn đủ nội dung và nhà cung cấp đang hoạt động, không bị ngưng mã số thuế.
- Bước 3. Ghi nhận vào hệ thống kế toán: Nhập liệu hoặc đồng bộ hóa đơn vào phần mềm kế toán/doanh nghiệp (ERP). Phân loại theo nhóm chi phí hoặc tài khoản kế toán phù hợp.
- Bước 4. Lưu trữ hóa đơn: Hóa đơn điện tử lưu trên hệ thống quản lý hóa đơn điện tử, tuân thủ thời gian lưu trữ 10 năm.
- Bước 5. Kê khai thuế GTGT đầu vào: Đưa vào tờ khai thuế GTGT hàng tháng/quý đúng kỳ, theo dõi để tránh kê khai trùng hoặc bỏ sót.
- Bước 6. Đối chiếu – Rà soát – Báo cáo: Định kỳ đối chiếu với báo cáo công nợ và hệ thống nhà cung cấp. Tổng hợp báo cáo hóa đơn đầu vào để phục vụ thanh tra, quyết toán thuế.
3. Các cách quản lý hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn đang áp dụng các cách quản lý hóa đơn điện tử thủ công do chi phí thấp hoặc chưa có điều kiện triển khai phần mềm chuyên dụng. Tuy nhiên, mỗi phương pháp đều có những ưu – nhược điểm riêng cần được cân nhắc kỹ lưỡng để phù hợp với quy mô và nhu cầu của từng doanh nghiệp.
3.1. Phương pháp thủ công
3.1.1 Tạo email chuyên dụng để quản lý hóa đơn điện tử
- Ưu điểm: Dễ dàng theo dõi, thống kê và phân loại hóa đơn, hạn chế nhầm lẫn với các email công việc khác. Kế toán mới tiếp nhận công việc cũng dễ tra cứu dữ liệu.
- Nhược điểm: Tốn thời gian nhập liệu thủ công vào phần mềm kế toán. Nguy cơ mất dữ liệu nếu email bị khóa hoặc vi phạm bảo mật. Việc dùng email cá nhân thiếu chuyên nghiệp và khó kiểm soát khi nhân sự thay đổi.
3.1.2 Lưu trữ hóa đơn điện tử bằng hình ảnh (quản lý folder trên máy tính hoặc Drive)
- Ưu điểm: Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, ít giao dịch. Có thể lưu trữ linh hoạt trên máy tính hoặc nền tảng đám mây như Google Drive.
- Nhược điểm: Khó thao tác với số lượng lớn hóa đơn. Không thể lọc nhanh theo nhà cung cấp. Dễ sai sót khi kiểm tra bằng mắt thường và tiềm ẩn rủi ro mất dữ liệu nếu không sao lưu. Việc nhập liệu thủ công vẫn gây tốn thời gian và dễ nhầm lẫn.
3.1.3 Làm bảng kê trên bảng tính Excel
- Ưu điểm: Kế toán quen thuộc với Excel nên dễ sử dụng. Có thể phân loại hóa đơn theo nhiều tiêu chí phục vụ cho việc thống kê, tra cứu.
- Nhược điểm: Dễ nhập thiếu hoặc sai thông tin khi thao tác thủ công. Việc liên kết dữ liệu giữa email và Excel thiếu chính xác. Không có tính năng kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn, dữ liệu không tập trung và dễ phân tán ở nhiều nguồn khác nhau.
3.1.4 In hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ
- Ưu điểm: Tránh phụ thuộc vào email, không cần thiết lập hệ thống quản lý phức tạp.
- Nhược điểm: Phát sinh chi phí in ấn, lưu trữ. Gây bất tiện trong tra cứu, kiểm tra hóa đơn và không có công cụ xác thực tính hợp lệ. Hạch toán vẫn phải làm thủ công.
3.2. Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử
Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ, việc áp dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử được xem là một trong những cách quản lý hóa đơn điện tử hiện đại và hiệu quả nhất dành cho doanh nghiệp. Giải pháp này không chỉ khắc phục các hạn chế của phương pháp thủ công mà còn nâng cao năng suất và tính chính xác trong nghiệp vụ kế toán.
Ưu điểm chung của phần mềm quản lý hóa đơn điện tử:
- Tích hợp tính năng quản lý đa dạng: Hỗ trợ theo dõi, phân loại, tìm kiếm và đối chiếu hóa đơn nhanh chóng. Một số phần mềm còn tích hợp với hệ thống ERP hoặc phần mềm kế toán giúp đồng bộ dữ liệu hiệu quả.
- Giảm thiểu sai sót: Phần mềm tự động kiểm tra các chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn, cảnh báo sai lệch thông tin, hạn chế rủi ro kê khai sai hoặc bị từ chối cấp mã bởi cơ quan thuế.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Quy trình phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử được số hóa hoàn toàn, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý, in ấn, gửi phát và lưu trữ hóa đơn theo cách truyền thống.
- Quản lý tập trung, dễ truy xuất: Tất cả hóa đơn đều được lưu trữ trên hệ thống tập trung, hỗ trợ người dùng dễ dàng tìm kiếm theo mã số, thời gian phát hành hoặc tên khách hàng.
- Bảo mật cao: Dữ liệu được mã hóa nhiều lớp, kết hợp với cơ chế phân quyền truy cập và sao lưu định kỳ, giúp đảm bảo an toàn thông tin và tính toàn vẹn của hóa đơn.
Nhược điểm chung của phần mềm:
- Chi phí phần mềm: Khác với phương pháp quản lý bằng file Excel hoặc giấy tờ thủ công, doanh nghiệp cần đầu tư ban đầu cho bản quyền phần mềm hoặc chi phí sử dụng định kỳ theo năm.
- Phụ thuộc vào nhà cung cấp: Hiệu quả quản lý phụ thuộc vào chất lượng phần mềm và dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật. Vì vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc lựa chọn đơn vị uy tín, có kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính – kế toán, đảm bảo phần mềm luôn cập nhật theo quy định của pháp luật.
Tóm lại, sử dụng phần mềm là cách quản lý hóa đơn điện tử thông minh, phù hợp với xu hướng hiện đại. Việc lựa chọn được công cụ phù hợp không chỉ giúp giảm tải công việc cho bộ phận kế toán mà còn tăng độ chính xác, tiết kiệm chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả quản lý hóa đơn toàn diện.
3.3 Bizzi – Giải pháp phần mềm tiên phong trong quản lý hóa đơn điện tử
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến cách quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả, Bizzi mang đến một hệ sinh thái phần mềm toàn diện giúp tự động hóa và tinh gọn quy trình tài chính – kế toán. Với công nghệ AI và RPA, Bizzi không chỉ hỗ trợ xử lý hóa đơn đầu vào – đầu ra mà còn tích hợp sâu với các hệ thống ERP, kế toán hiện có của doanh nghiệp.
Bizzi – Trợ lý AI tài chính kế toán:
Là nền tảng tích hợp hơn 30 tính năng thông minh, Bizzi giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, thu hồi công nợ và thanh toán B2B dễ dàng, từ đó tối ưu hóa dòng tiền và giảm thiểu sai sót thủ công.
Tự động xử lý và đối soát hóa đơn đầu vào (IPA + 3-way matching):
Bizzi sử dụng Bizzi Bot – công nghệ RPA và AI để tự động tải, kiểm tra, phân loại và đối soát hóa đơn đầu vào theo thời gian thực. Hệ thống cho phép:
- Đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng (PO) và phiếu nhập kho (GR) để phát hiện sai lệch ngay khi phát sinh.
- Kiểm tra mã số thuế và trạng thái nhà cung cấp trên hệ thống của cơ quan thuế.
- Cảnh báo hóa đơn rủi ro nếu phát hiện hóa đơn từ nhà cung cấp đáng ngờ.
- Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định trong 10 năm.
Phát hành và quản lý hóa đơn điện tử (B-invoice):
Bizzi giúp doanh nghiệp tạo và phát hành hóa đơn điện tử đúng chuẩn:
- Tạo hóa đơn định dạng XML/PDF theo quy định của cơ quan thuế.
- Tùy chỉnh mẫu hóa đơn theo nhận diện thương hiệu (logo, màu sắc).
- Xuất hóa đơn hàng loạt theo đơn hàng hoặc khách hàng.
- Kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế để xác thực hóa đơn qua mã xác thực.
- Quản lý trạng thái hóa đơn: đã phát hành, đã gửi, đã thanh toán, hủy hoặc điều chỉnh.
- Tìm kiếm, tải và in hóa đơn dễ dàng theo nhiều tiêu chí.
Tích hợp mạnh mẽ và mở rộng tính năng:
Bizzi dễ dàng tích hợp API với phần mềm kế toán, ERP phổ biến. Ngoài ra, hệ sinh thái mở rộng bao gồm:
- Bizzi Expense: Quản lý chi tiêu doanh nghiệp.
- Bizzi Travel: Quản lý công tác phí minh bạch, chuẩn quy trình.
- ARM: Giải pháp quản lý công nợ toàn diện, nâng cao hiệu quả thu hồi.
Nhờ vào khả năng tự động hóa mạnh mẽ và tuân thủ chặt chẽ quy định pháp luật, Bizzi đang trở thành lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp hiện đại muốn quản lý hóa đơn điện tử thông minh và hiệu quả.
4. Lựa chọn cách quản lý hóa đơn điện tử tối ưu
Việc lựa chọn một giải pháp quản lý hóa đơn điện tử phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình kế toán và nâng cao hiệu quả vận hành. Trước khi đưa ra quyết định, doanh nghiệp cần đánh giá rõ nhu cầu nội bộ và các tiêu chí bắt buộc đối với phần mềm.
4.1. Đánh giá nhu cầu của doanh nghiệp
Trước tiên, doanh nghiệp cần tự đánh giá hiện trạng để lựa chọn được công cụ phù hợp, tránh lãng phí chi phí và nguồn lực:
- Quy mô doanh nghiệp: Doanh nghiệp nhỏ thường cần giải pháp đơn giản, chi phí thấp; trong khi doanh nghiệp lớn có thể cần phần mềm mạnh với khả năng tùy biến và tích hợp cao.
- Khối lượng giao dịch hóa đơn phát sinh: Nếu doanh nghiệp phát hành hoặc nhận nhiều hóa đơn mỗi ngày, nên chọn phần mềm có khả năng xử lý nhanh và đồng bộ tự động.
- Mức độ phức tạp của quy trình kế toán hiện tại: Quy trình càng phức tạp càng cần giải pháp có khả năng tích hợp với hệ thống ERP, kế toán, bán hàng hoặc kho.
- Ngân sách đầu tư: Cần xác định chi phí hợp lý cho phần mềm, cân đối giữa tính năng, khả năng mở rộng và mức độ hỗ trợ.
- Mức độ sẵn sàng chuyển đổi số của đội ngũ: Đánh giá năng lực sử dụng công nghệ của nhân viên để lựa chọn phần mềm dễ sử dụng hoặc cần đào tạo chuyên sâu.
4.2. Các tiêu chí lựa chọn phần mềm
Dưới đây là những tiêu chí quan trọng giúp doanh nghiệp đưa ra lựa chọn tối ưu:
- Tuân thủ pháp luật: Phần mềm phải được Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế chấp thuận, đảm bảo xuất hóa đơn hợp lệ, đúng định dạng và truyền nhận dữ liệu chính xác.
- Tính năng và khả năng tích hợp:
- Hỗ trợ quản lý hóa đơn đầu vào và đầu ra, phù hợp với hoạt động kinh doanh đa dạng.
- Tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn (mã số thuế, chữ ký điện tử, tình trạng hóa đơn…).
- Tích hợp mượt mà với phần mềm kế toán hoặc hệ thống ERP đang dùng.
- Cung cấp thêm các tính năng hỗ trợ quản lý công nợ, chi phí, báo cáo tài chính, giúp tối ưu hiệu quả sử dụng.
- Bảo mật và an toàn dữ liệu: Dữ liệu hóa đơn cần được mã hóa, lưu trữ trên nền tảng bảo mật cao, có phân quyền truy cập rõ ràng để ngăn ngừa rò rỉ hoặc giả mạo.
- Khả năng lưu trữ: Phần mềm phải đáp ứng yêu cầu lưu trữ hóa đơn tối thiểu 10 năm và hỗ trợ tìm kiếm, truy xuất dễ dàng khi cần đối chiếu hoặc kiểm tra thuế.
- Dễ sử dụng: Giao diện nên trực quan, hỗ trợ tiếng Việt, có hướng dẫn sử dụng đầy đủ để giảm thời gian làm quen và đào tạo nhân sự.
- Hỗ trợ khách hàng: Nhà cung cấp nên có đội ngũ kỹ thuật chuyên sâu, hỗ trợ nhanh chóng khi có sự cố phát sinh hoặc cần nâng cấp.
- Uy tín nhà cung cấp: Ưu tiên các đơn vị đã có kinh nghiệm triển khai cho nhiều doanh nghiệp, được đánh giá cao về độ ổn định, bảo mật và khả năng mở rộng.
5. Kết luận
Hiểu cách quản lý hóa đơn điện tử là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình tài chính, tiết kiệm chi phí, và tuân thủ các quy định pháp luật. Trong khi các phương pháp thủ công còn tồn tại nhiều hạn chế, việc áp dụng các phần mềm quản lý hóa đơn điện tử chuyên nghiệp như Bizzi với hệ sinh thái quản lý chi phí toàn diện, tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn đầu vào và hóa đơn điện tử đầu ra, sẽ mang lại hiệu quả vượt trội, giúp doanh nghiệp đạt được sự minh bạch, chính xác và hiệu suất cao trong hoạt động kinh doanh.
Để nâng cao hiệu quả quản lý hoá đơn cũng như tự động hóa quy trình tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Đăng ký trải nghiệm bộ giải pháp toàn diện của Bizzi ngay hôm nay!
- Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
