Nhiều CFO kỳ vọng IFRS 16 sẽ giúp doanh nghiệp “giảm chi phí thuê” nhờ thay đổi cách ghi nhận kế toán. Tuy nhiên, trên thực tế, IFRS 16 không làm giảm dòng tiền thuê, thậm chí còn khiến chi phí thuê trở nên khó kiểm soát hơn nếu dữ liệu hợp đồng, hóa đơn và thanh toán không được quản trị chặt chẽ.
Bài viết này giúp CFO hiểu đúng bản chất IFRS 16, phân biệt rõ chi phí kế toán và chi phí kinh tế, từ đó xây dựng cách tối ưu chi phí thuê theo IFRS 16 dựa trên kiểm soát hợp đồng, hóa đơn, dòng tiền và quyết định vận hành – thay vì chỉ nhìn vào chỉ số kế toán.
IFRS 16 có giúp doanh nghiệp giảm chi phí thuê không?
IFRS 16 không làm giảm chi phí thuê thực tế. Chuẩn mực này chỉ thay đổi cách ghi nhận kế toán bằng việc đưa hợp đồng thuê lên bảng cân đối kế toán. Dòng tiền thuê doanh nghiệp phải chi trả không thay đổi, trừ khi CFO chủ động tối ưu hợp đồng và vận hành.
Về bản chất, IFRS 16 yêu cầu doanh nghiệp ghi nhận ROU Asset (Right-of-Use Asset) – tài sản quyền sử dụng – và Lease Liability – nghĩa vụ thuê – cho hầu hết các hợp đồng thuê.
ROU Asset phản ánh quyền sử dụng tài sản trong thời hạn thuê và được khấu hao dần. Lease Liability phản ánh nghĩa vụ thanh toán tiền thuê trong tương lai, được ghi nhận như một khoản nợ và phân bổ lãi vay theo thời gian.
Vấn đề phát sinh khi nhiều CFO nhìn thấy EBITDA tăng sau IFRS 16 và mặc định rằng chi phí thuê đã được tối ưu. Thực tế, EBITDA tăng chỉ do chi phí thuê được tách thành khấu hao và chi phí lãi vay, không phản ánh dòng tiền thuê đã chi ra. Nếu quyết định dựa trên P&L thay vì cash outflow, doanh nghiệp có thể đánh giá sai hiệu quả thuê, dẫn đến các quyết định thuê dài hạn hoặc mở rộng thuê không tối ưu.
Do đó, quyết định đúng dưới IFRS 16 cần dựa trên cash outflow thực tế và tổng chi phí vòng đời hợp đồng thuê, thay vì chỉ nhìn báo cáo kết quả kinh doanh.
- Xem thêm nội dung phân tích về Chuẩn mực kế toán quốc tế IFRS là gì tại đây
Chi phí thuê kế toán và chi phí thuê kinh tế khác nhau như thế nào?
Chi phí thuê kế toán phản ánh cách ghi nhận theo IFRS 16, trong khi chi phí thuê kinh tế phản ánh tổng tiền doanh nghiệp thực sự phải chi trả trong suốt vòng đời hợp đồng thuê. CFO chỉ tối ưu được chi phí khi tập trung vào góc nhìn kinh tế.
Theo IFRS 16, chi phí thuê trên báo cáo lãi lỗ được thể hiện qua khấu hao ROU Asset và chi phí lãi vay, nhưng hai khoản này không đại diện cho tổng chi phí thuê.
Về mặt quản trị, điều CFO cần quan tâm là toàn bộ dòng tiền thuê phát sinh theo thời gian, bao gồm tiền thuê cố định, điều chỉnh theo chỉ số giá, chi phí dịch vụ gắn kèm và các khoản phát sinh khác trong hợp đồng.
Một cách tiếp cận đúng là nhìn vào Lease Lifecycle Cost, được xác định bằng tổng các cash outflow theo từng kỳ trong suốt vòng đời hợp đồng. Nếu chỉ dựa vào báo cáo kế toán, doanh nghiệp dễ rơi vào bẫy thuê dài hạn với điều khoản bất lợi hoặc gia hạn hợp đồng mà không đánh giá đầy đủ chi phí thực.
Khi đã hiểu đúng chi phí cần tối ưu, câu hỏi tiếp theo là: CFO có thể tác động vào đâu?
Đâu là các đòn bẩy thực sự giúp giảm chi phí thuê theo IFRS 16?
IFRS 16 không tự tạo ra đòn bẩy giảm chi phí thuê. Chiến lược giảm chi phí thuê theo IFRS 16 đến từ đàm phán hợp đồng, quản trị điều khoản thuê, kiểm soát hóa đơn và dòng tiền trong suốt vòng đời hợp đồng.
Hợp đồng thuê là yếu tố quyết định phần lớn chi phí thuê. IFRS 16 chỉ phản ánh lại những gì đã được ký kết, chứ không tự động tối ưu. Nếu điều khoản thuê dài, không linh hoạt, gộp dịch vụ bất lợi hoặc cơ chế điều chỉnh giá không rõ ràng, chi phí sẽ tiếp tục đội lên bất chấp chuẩn mực kế toán.
Vai trò của CFO ở đây là phối hợp giữa Finance – Procurement – Legal để đánh giá lại cấu trúc hợp đồng, cân nhắc đàm phán lại kỳ hạn, tách dịch vụ khỏi hợp đồng thuê hoặc chấm dứt các hợp đồng không còn tạo giá trị.
Trong thực tế, nhiều chi phí thuê tăng không phải vì hợp đồng, mà vì sai lệch vận hành.
Vì sao chi phí thuê thường bị đội lên sau IFRS 16 do kiểm soát kém?
Sau IFRS 16, doanh nghiệp phải quản lý nhiều hợp đồng thuê hơn với kỳ thanh toán phức tạp. Nếu không kiểm soát tốt hóa đơn và thanh toán, chi phí thuê dễ bị đội lên do trả sai, trả trùng hoặc không đúng điều khoản.
Các sai lệch phổ biến bao gồm hóa đơn tính sai kỳ, sai đơn giá, áp dụng nhầm chỉ số điều chỉnh hoặc phát sinh dịch vụ ngoài hợp đồng. Khi khối lượng hợp đồng tăng, đối chiếu thủ công không còn đủ để phát hiện kịp thời các sai lệch này. Hệ quả là overpayment kéo dài nhiều năm, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và hiệu quả thuê, nhưng thường chỉ bị phát hiện khi kiểm toán vào cuộc.
Ở bước này, Bizzi đóng vai trò lớp kiểm soát vận hành: hệ thống tự động thu thập và chuẩn hóa hóa đơn thuê, đối chiếu với hợp đồng và luồng phê duyệt, giúp CFO phát hiện sai lệch trước khi chi tiền – thay vì xử lý hậu quả sau đó.
Kiểm soát hóa đơn chỉ là một phần trong chuỗi dữ liệu cần được khép kín.
Chuỗi kiểm soát chi phí thuê hiệu quả theo IFRS 16 gồm những bước nào?
Để giải pháp tối ưu chi phí thuê theo IFRS 16 phát huy hiệu quả, doanh nghiệp cần kiểm soát xuyên suốt chuỗi Hợp đồng → Hóa đơn → Thanh toán → Báo cáo, đảm bảo mọi khoản chi thuê đều đúng điều khoản, đúng kỳ và có dữ liệu phục vụ quyết định.
Chuỗi dữ liệu thuê nếu bị đứt đoạn sẽ khiến CFO không phát hiện được chi phí bất thường, dù báo cáo kế toán vẫn “đúng chuẩn”. Việc đầu tư vào hệ thống kiểm soát giúp kết nối dữ liệu vận hành với báo cáo tài chính, tạo nền tảng cho quản trị chi phí thuê thực chất.
Bizzi hỗ trợ chuỗi kiểm soát này thông qua Bizzi Bot đối chiếu hóa đơn thuê, Bizzi AP/AR kiểm soát công nợ và thanh toán đúng hạn, cùng Bizzi Expense giúp theo dõi ngân sách chi thuê theo thời gian thực.
Từ kiểm soát vận hành, CFO cần đo lường hiệu quả để ra quyết định chiến lược.
CFO nên đo lường hiệu quả tối ưu chi phí thuê theo IFRS 16 bằng chỉ số nào?
Sau IFRS 16, nhiều doanh nghiệp vẫn tiếp tục đo lường hiệu quả chi phí thuê dựa trên các chỉ số kế toán như EBITDA, khấu hao tài sản quyền sử dụng hay lãi vay từ nghĩa vụ thuê. Tuy nhiên, những chỉ số này chủ yếu phục vụ mục tiêu báo cáo và tuân thủ chuẩn mực, chứ không trả lời được câu hỏi quan trọng nhất đối với CFO: doanh nghiệp có đang chi tiền thuê đúng, đủ và đúng thời điểm hay không. Nếu không có hệ chỉ số phản ánh chi phí thuê thực tế, CFO rất dễ đưa ra quyết định thuê sai lệch dù báo cáo tài chính vẫn “đẹp”.
- Chỉ số đầu tiên CFO cần theo dõi là mức độ sử dụng ngân sách chi thuê dựa trên dòng tiền thực tế đã chi, thay vì chi phí phân bổ trên báo cáo kết quả kinh doanh. Việc so sánh tổng cash outflow cho thuê với ngân sách đã phê duyệt giúp CFO nhận diện sớm các khoản vượt kiểm soát, đặc biệt trong bối cảnh tiền thuê có thể thay đổi theo chỉ số giá, điều chỉnh hợp đồng hoặc phát sinh dịch vụ đi kèm. Đây là nền tảng của cách tối ưu chi phí thuê theo IFRS 16 dưới góc nhìn kinh tế.
- Một chỉ số mang tính cảnh báo cao hơn là tỷ lệ chi thuê sai lệch, phản ánh phần tiền doanh nghiệp đã chi nhưng không đúng điều khoản hợp đồng. Trên thực tế, nhiều khoản chi phí thuê bị đội lên không phải do giá thuê tăng, mà do hóa đơn tính sai kỳ, sai đơn giá hoặc áp dụng nhầm cơ chế điều chỉnh. Nếu không đo lường được tỷ lệ này, doanh nghiệp có thể chấp nhận tình trạng overpayment kéo dài nhiều năm mà không nhận ra, dù IFRS 16 đã được áp dụng đầy đủ.
- Ở cấp độ ra quyết định vận hành, CFO cần chuẩn hóa chi phí thuê theo từng tài sản hoặc địa điểm sử dụng. Khi chi phí được quy đổi về cùng một đơn vị so sánh, CFO mới có cơ sở đánh giá hợp đồng nào đang tạo giá trị, hợp đồng nào nên tái đàm phán hoặc chấm dứt. Cách tiếp cận này giúp chuyển trọng tâm từ “ghi nhận đúng” sang “thuê có hiệu quả”, đúng với tinh thần của chiến lược giảm chi phí thuê theo IFRS 16.
- Cuối cùng, chỉ số mang tính chiến lược nhất là tổng chi phí thuê theo vòng đời hợp đồng, được tính trên toàn bộ dòng tiền thực tế đã và sẽ chi. Việc theo dõi chi phí vòng đời giúp CFO tránh bẫy các hợp đồng có mức thuê ban đầu thấp nhưng tăng mạnh về sau, đồng thời hỗ trợ quyết định gia hạn, chấm dứt hay thay thế hình thức thuê. Đây cũng là chỉ số mà các báo cáo kế toán theo IFRS 16 không thể tự cung cấp nếu thiếu dữ liệu vận hành.
Trong thực tế, thách thức lớn nhất của CFO không nằm ở việc xác định chỉ số nào cần theo dõi, mà ở việc thiếu dữ liệu actual đủ chi tiết và kịp thời để đo lường. Đây là điểm Bizzi phát huy vai trò như một lớp kiểm soát trước hệ thống kế toán.
Thông qua việc thu thập, chuẩn hóa và đối chiếu tự động hóa đơn thuê với hợp đồng và ngân sách, Bizzi giúp CFO nhìn thấy dòng tiền thuê thực tế theo thời gian thực, phát hiện sai lệch trước khi thanh toán và xây dựng nền dữ liệu đáng tin cậy cho các chỉ số quản trị. Khi đó, các KPI tối ưu chi phí thuê theo IFRS 16 mới thực sự trở thành công cụ ra quyết định, thay vì chỉ tồn tại trên báo cáo.
Câu hỏi liên quan về nội dung cách tối ưu chi phí thuê theo IFRS 16
IFRS 16 có làm tăng tổng chi phí thuê không?
Không, IFRS 16 không làm tăng tổng chi phí thuê kinh tế, nhưng có thể khiến chi phí trông “lớn hơn” do được đưa lên bảng cân đối kế toán.
Doanh nghiệp có nên tái đàm phán hợp đồng thuê sau IFRS 16?
Có, đặc biệt với các hợp đồng dài hạn hoặc điều khoản bất lợi khi đã nhìn rõ toàn bộ chi phí vòng đời thuê.
Chi phí thuê nào dễ bị bỏ sót khi kiểm soát thủ công?
Các khoản điều chỉnh theo chỉ số, phí dịch vụ gộp và hóa đơn sai kỳ là những rủi ro phổ biến.
IFRS 16 ảnh hưởng thế nào đến quyết định thuê hay mua?
IFRS 16 làm rõ chi phí thuê trên B/S, giúp CFO so sánh thuê – mua dựa trên dòng tiền và đòn bẩy tài chính thực tế.
Kiểm toán thường phát hiện rủi ro gì với chi phí thuê?
Phổ biến nhất là overpayment kéo dài, sai lệch hóa đơn và thiếu bằng chứng đối chiếu hợp đồng.
Có nên tách dịch vụ khỏi hợp đồng thuê không?
Nên, vì giúp minh bạch chi phí, dễ đàm phán và kiểm soát hơn theo IFRS 16.
CFO nên kiểm soát chi phí thuê theo tháng hay theo vòng đời?
Theo vòng đời hợp đồng, kết hợp theo dõi định kỳ để không bỏ sót xu hướng chi phí dài hạn.
- Xem thêm Sai sót thường gặp khi áp dụng IFRS 16 tại đây
Kết luận: CFO cần làm gì để tối ưu chi phí thuê theo IFRS 16?
Về bản chất, IFRS 16 không tự động giúp doanh nghiệp giảm chi phí thuê. Chuẩn mực này chỉ buộc CFO phải nhìn rõ toàn bộ nghĩa vụ thuê đang tồn tại trên bảng cân đối kế toán. Câu hỏi quan trọng không còn là “IFRS 16 có giúp giảm chi phí thuê không?” mà là doanh nghiệp có đủ năng lực dữ liệu và kiểm soát để biến IFRS 16 thành đòn bẩy tối ưu chi phí hay không.
Thực tế cho thấy, cách tối ưu chi phí thuê theo IFRS 16 hiệu quả nhất nằm ở khả năng đo lường đúng tác động tài chính của từng hợp đồng thuê, từ đó xây dựng chiến lược giảm chi phí thuê theo IFRS 16 dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính. CFO cần nhìn thấy rõ chi phí thuê theo từng đơn vị kinh doanh, từng kỳ hạn, từng điều khoản gia hạn để chủ động đàm phán lại, tái cấu trúc danh mục thuê hoặc điều chỉnh chiến lược vận hành.
Tuy nhiên, khi số lượng hợp đồng thuê ngày càng lớn, dữ liệu phân tán giữa kế toán – mua hàng – vận hành, việc theo dõi thủ công sẽ khiến IFRS 16 trở thành gánh nặng tuân thủ thay vì công cụ quản trị. Đây chính là lúc doanh nghiệp cần một giải pháp tối ưu chi phí thuê theo IFRS 16 mang tính hệ thống.
Bizzi đóng vai trò là lớp kiểm soát chi phí và hợp đồng trước ERP, giúp CFO tập trung hóa dữ liệu thuê, theo dõi dòng tiền thực chi, cảnh báo các nghĩa vụ thuê sắp phát sinh và cung cấp dữ liệu đầu vào đáng tin cậy cho việc ghi nhận IFRS 16. Thay vì chỉ “ghi nhận cho đúng chuẩn”, CFO có thể sử dụng Bizzi để phân tích, so sánh và ra quyết định tối ưu chi phí thuê một cách chủ động và có kiểm soát.
Trong bối cảnh áp lực chi phí và minh bạch tài chính ngày càng cao, IFRS 16 chỉ thực sự phát huy giá trị khi đi kèm một nền tảng kiểm soát chi phí thông minh. Với CFO, đầu tư vào một giải pháp như Bizzi không chỉ là tuân thủ chuẩn mực, mà là bước đi chiến lược để biến IFRS 16 thành lợi thế quản trị dài hạn.
Để được tư vấn 1:1 và trải nghiệm bộ giải pháp từ Bizzi, đăng ký ngay tại đây: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
