Xuất hóa đơn điện tử là bước quan trọng trong quy trình kế toán, giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật và tối ưu hóa hoạt động tài chính. Tuy nhiên, với những thay đổi từ Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nhiều kế toán và chủ doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc thực hiện đúng quy trình.
Trong bài viết này, Bizzi sẽ hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất, đồng thời cung cấp những lưu ý quan trọng để tránh sai sót và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Tìm hiểu ngay!
1. Giới thiệu về hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển so với hóa đơn giấy.
- Tăng hiệu quả quản lý: Dễ dàng tra cứu, quản lý và lưu trữ hóa đơn, giảm thiểu sai sót và thất lạc.
- Đáp ứng yêu cầu pháp lý: Tuân thủ quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ, giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý.
- Thân thiện với môi trường: Giảm sử dụng giấy, góp phần bảo vệ môi trường.
Tổng cục Thuế Việt Nam đã triển khai hệ thống hóa đơn điện tử nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc thực hiện và quản lý hóa đơn điện tử một cách hiệu quả.
2. Các quy định pháp lý liên quan đến hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Việc sử dụng HĐĐT giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả quản lý và đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác kế toán, thuế.
Tổng quan về Thông tư 78 và Nghị định 123 liên quan đến hóa đơn điện tử
Để hướng dẫn chi tiết việc triển khai HĐĐT, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021, hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 123. Thông tư này quy định cụ thể về nội dung, định dạng, ký hiệu mẫu số, ký hiệu HĐĐT, xử lý HĐĐT có sai sót, cũng như việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang HĐĐT.
Theo Thông tư 78, HĐĐT phải đảm bảo các nội dung bắt buộc như: tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền; thuế suất thuế giá trị gia tăng; tổng số tiền thanh toán; chữ ký số của người bán và người mua (nếu có). Ngoài ra, HĐĐT phải được thể hiện bằng tiếng Việt; trường hợp có tiếng nước ngoài thì phải đặt sau tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn.
Việc triển khai HĐĐT theo Thông tư 78 và Nghị định 123 là bước tiến quan trọng trong việc hiện đại hóa công tác quản lý thuế, góp phần tạo môi trường kinh doanh minh bạch, thuận lợi cho doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Thông Tư 78 Về Hóa Đơn Điện Tử: Quy Định, Cách Thực Hiện & Giải Pháp <link bài>
3. Chuẩn bị trước khi lập hóa đơn điện tử
Trước khi lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện các bước chuẩn bị sau:
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế: Doanh nghiệp cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng. Quy trình này sẽ bao gồm việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký và nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp: Việc lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp giúp doanh nghiệp quản lý và phát hành hóa đơn một cách hiệu quả. Doanh nghiệp nên xem xét các yếu tố như tính năng, chi phí và khả năng tích hợp với hệ thống hiện có.
Đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật cần thiết: Trước khi triển khai hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo đáp ứng các điều kiện kỹ thuật như:
- Sử dụng chữ ký số hợp lệ: Doanh nghiệp cần đăng ký và sử dụng chữ ký số đúng theo quy định pháp luật. Tại thời điểm lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử, chữ ký số phải còn hiệu lực.
- Thiết bị và kết nối internet: Doanh nghiệp cần có thiết bị truy cập internet và đường truyền ổn định để thực hiện các nghiệp vụ như kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Cơ sở dữ liệu lưu trữ: Doanh nghiệp cần xây dựng cơ sở dữ liệu đủ lớn để lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm theo quy định hoặc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ uy tín.
- Phần mềm bán hàng và kế toán: Doanh nghiệp nên có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán để đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử được tự động chuyển vào hệ thống kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng các bước trên sẽ giúp doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử một cách hiệu quả và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
4. Hướng dẫn chi tiết quy trình lập và xuất hóa đơn điện tử
Việc lập và xuất hóa đơn điện tử là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh hiện đại, giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật và nâng cao hiệu quả quản lý. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về hai phương pháp phổ biến để thực hiện quy trình này:
Phương pháp 1: Nhập khẩu dữ liệu từ tệp Excel
Phương pháp này phù hợp khi doanh nghiệp cần lập nhiều hóa đơn cùng lúc, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
Các bước thực hiện:
Chuẩn bị tệp Excel:
- Sử dụng tệp mẫu do phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp hoặc tạo tệp Excel với các cột thông tin cần thiết như: số thứ tự, tên khách hàng, mã số thuế, địa chỉ, tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền.
- Đảm bảo dữ liệu được nhập chính xác và đầy đủ.
Nhập khẩu dữ liệu vào phần mềm:
- Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử.
- Chọn chức năng “Nhập khẩu” hoặc “Import” từ menu.
- Tải lên tệp Excel đã chuẩn bị.
- Xác định sheet chứa dữ liệu và dòng tiêu đề cột trong tệp Excel.
- Ghép cột dữ liệu trong tệp Excel với các trường tương ứng trong phần mềm.
- Kiểm tra và xác nhận việc nhập khẩu.
Phát hành hóa đơn:
- Sau khi dữ liệu được nhập khẩu thành công, kiểm tra lại thông tin từng hóa đơn.
- Ký số và phát hành hóa đơn điện tử.
- Gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc các kênh liên lạc đã thỏa thuận.
Phương pháp 2: Lập trực tiếp trên phần mềm B-Invoice
Bước 1: Trên thanh Menu chọn mục “Quản lý hóa đơn”, chọn tiếp “Lập hóa đơn” hoặc “Hóa đơn bán hàng”. Hệ thống hiển thị danh sách hóa đơn bán hàng và nhấn “Tạo mới”.
Bước 2: Trên giao diện Lập hóa đơn, khách hàng cần lưu ý những nội dung sau:
– Mục ký hiệu: Chọn ký hiệu hóa đơn theo Mẫu hóa đơn đã tạo.
– Mục MST người mua: Nhập mã số thuế người mua.
– Mục tên đơn vị: Nhập tên người mua.
– Mục địa chỉ: Nhâp địa chỉ người mua.
– Mục Hình thức TT: chọn hình thức thanh toán tương ứng như TM/CK, tiền mặt, chuyển khoản,….
Lưu ý: các thông tin như Người mua hàng, email, số điện thoại, số tài khoản, ngân hàng có thể điền hoặc bỏ qua.
– Nhập thông tin hàng hóa dịch vụ, chọn loại tiền, tỷ giá và các trường giá trị khác phù hợp với nghiệp vụ.
Bước 3: Chọn “Gửi hóa đơn nháp” cho khách hàng hoặc “Xem trước” hóa đơn đã lập. Sau đó nhấn “Tạo mới” để lưu hóa đơn đã lập.
Bước 4: Chọn hóa đơn vừa mới lập, nhấn “Phát hành hóa đơn” để ký và gửi hóa đơn lên Cơ quan Thuế. Chờ Cơ quan Thuế cấp mã CQT.
Lưu ý: Trước khi ký, DN cần mở phần mềm ký số và đăng nhập mã Pin.
Lưu ý: Các bước cụ thể có thể khác nhau tùy thuộc vào phần mềm sử dụng. Ví dụ, phần mềm B-Invoice cung cấp hướng dẫn chi tiết về việc lập hóa đơn trực tiếp trên hệ thống.
5. Cách quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử
Việc quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Dưới đây là các quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử và phương pháp quản lý hiệu quả:
5.1 Các quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử
Theo khoản 1 và 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo:
- Phương tiện lưu trữ: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ bằng phương tiện điện tử, phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của doanh nghiệp.
Tính toàn vẹn và bảo mật: Đảm bảo an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ. - Khả năng truy xuất: Hóa đơn điện tử phải sẵn sàng in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
- Thời hạn lưu trữ: Theo Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán và phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm.
5.2 Cách thức quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả
Để quản lý hóa đơn điện tử một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp sau:
- Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử: Phần mềm chuyên dụng giúp tự động hóa quy trình tiếp nhận, kiểm tra và lưu trữ hóa đơn, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
- Thiết lập email chuyên dụng: Tạo một địa chỉ email riêng để nhận và quản lý hóa đơn điện tử, giúp tập trung và dễ dàng theo dõi.
- Lưu trữ trên hệ thống đám mây: Sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây để đảm bảo an toàn dữ liệu và truy cập linh hoạt.
- Sao lưu định kỳ: Thực hiện sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử định kỳ để phòng ngừa mất mát do sự cố kỹ thuật.
- Đào tạo nhân viên: Đảm bảo nhân viên hiểu rõ quy trình quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử, tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.
Việc tuân thủ các quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử và áp dụng các phương pháp quản lý hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tuân thủ pháp luật.
6. Xử lý các tình huống đặc biệt khi xuất hóa đơn điện tử
Xử lý sai sót và điều chỉnh hóa đơn điện tử là một phần quan trọng trong công tác kế toán, giúp đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định pháp luật. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về các loại sai sót thường gặp và quy trình xử lý:
6.1. Các loại sai sót thường gặp
- Sai thông tin khách hàng: Tên công ty hoặc mã số thuế bị ghi sai.
- Sai số tiền, thuế suất: Do nhập liệu không chính xác, dẫn đến sai lệch về số tiền hoặc thuế suất áp dụng.
- Hóa đơn phát hành sai nhưng chưa gửi cho khách hàng: Trong trường hợp này, cần hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới.
- Hóa đơn đã gửi nhưng phát hiện sai sót: Phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế để khắc phục.
6.2. Quy trình xử lý sai sót
Trường hợp sai sót nhỏ (tên, địa chỉ): Không cần lập hóa đơn mới, chỉ cần thông báo cho bên mua về việc điều chỉnh.
Trường hợp sai nội dung quan trọng (số tiền, thuế suất, mã số thuế, số lượng hàng hóa):
- Lập hóa đơn điều chỉnh: Nếu chỉ điều chỉnh số tiền, thuế suất hoặc các chỉ tiêu quan trọng khác.
- Lập hóa đơn thay thế: Nếu sai nghiêm trọng và cần hủy hóa đơn cũ, lập hóa đơn mới thay thế.
- Thông báo cho cơ quan thuế và khách hàng: Trong mọi trường hợp, cần thông báo kịp thời cho cơ quan thuế và khách hàng về việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.
Việc nắm rõ và thực hiện đúng quy trình xử lý sai sót hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo quyền lợi và sự minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
7. Các lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử
Để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tránh sai sót trong quá trình sử dụng, các doanh nghiệp cần lưu ý các điểm quan trọng sau:
Tuân thủ quy định pháp luật về hóa đơn điện tử
- Lộ trình áp dụng HĐĐT: Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ ngày 1/7/2022, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh bắt buộc phải sử dụng HĐĐT. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến các hình thức xử phạt theo quy định.
- Đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế: Trước khi sử dụng, doanh nghiệp phải đăng ký và được cơ quan thuế chấp thuận. Quy trình này bao gồm việc gửi thông báo phát hành HĐĐT và mẫu hóa đơn dự kiến sử dụng.
Lựa chọn và sử dụng phần mềm xuất hóa đơn điện tử phù hợp
- Tiêu chí lựa chọn: Phần mềm phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin và tích hợp được với hệ thống kế toán hiện có của doanh nghiệp.
- Đào tạo nhân viên: Đảm bảo rằng nhân viên kế toán và các bộ phận liên quan được đào tạo đầy đủ về cách sử dụng phần mềm HĐĐT để giảm thiểu sai sót trong quá trình lập và phát hành hóa đơn.
Kiểm tra thông tin trước khi phát hành hóa đơn
- Thông tin người mua: Đảm bảo chính xác các thông tin như tên công ty, mã số thuế, địa chỉ và các thông tin liên quan khác.
- Chi tiết hàng hóa/dịch vụ: Kiểm tra kỹ về số lượng, đơn giá, thuế suất và tổng giá trị để tránh sai sót.
Xử lý sai sót trên HĐĐT
- Trường hợp chưa gửi cho người mua: Nếu phát hiện sai sót sau khi đã cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua, doanh nghiệp cần thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT và lập hóa đơn mới thay thế.
- Trường hợp đã gửi cho người mua: Nếu hóa đơn đã gửi và phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần lập biên bản thỏa thuận với người mua về việc hủy bỏ hóa đơn sai sót và lập hóa đơn mới thay thế.
Lưu trữ và bảo mật HĐĐT
- Thời gian lưu trữ: HĐĐT phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định.
- Bảo mật thông tin: Đảm bảo hệ thống lưu trữ có các biện pháp bảo mật để ngăn chặn truy cập trái phép, mất mát hoặc hư hỏng dữ liệu.
Thường xuyên cập nhật quy định pháp luật
- Theo dõi thông tin từ cơ quan chức năng: Các quy định về HĐĐT có thể thay đổi, do đó, doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật thông tin từ Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế và các cơ quan liên quan.
- Tham gia các khóa đào tạo, hội thảo: Để nắm bắt kịp thời các thay đổi và hướng dẫn mới nhất, doanh nghiệp nên tham gia các chương trình đào tạo, hội thảo chuyên đề về HĐĐT.
Kiểm tra định kỳ hệ thống xuất hóa đơn điện tử
- Đánh giá hiệu quả hoạt động: Thực hiện kiểm tra định kỳ để đảm bảo hệ thống HĐĐT hoạt động ổn định, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp và tuân thủ quy định pháp luật.
- Khắc phục sự cố kịp thời: Khi phát hiện sự cố hoặc sai sót, cần có biện pháp khắc phục ngay lập tức để tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và tuân thủ pháp luật.
8. Hợp tác chặt chẽ với cơ quan thuế
- Báo cáo kịp thời: Trong trường hợp có sai sót hoặc sự cố liên quan đến HĐĐT, doanh nghiệp cần thông báo và phối hợp với cơ quan thuế để giải quyết.
- Tuân thủ các yêu cầu kiểm tra, thanh tra: Khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ thông tin và hợp tác để quá trình diễn ra thuận lợi.
Đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của HĐĐT
- Chữ ký số: HĐĐT phải được ký số bởi người có thẩm quyền để đảm bảo tính pháp lý và xác thực.
- Kiểm tra mã xác thực: Đối với HĐĐT có mã của cơ quan thuế, cần kiểm tra mã xác thực để đảm bảo hóa đơn hợp lệ.
Xử lý tình huống đặc biệt
- Mất điện, mất kết nối internet: Doanh nghiệp cần có phương án dự phòng để đảm bảo việc lập và phát hành HĐĐT không bị gián đoạn trong các tình huống này.
- Thay đổi thông tin doanh nghiệp: Khi có thay đổi về thông tin như địa chỉ, mã số thuế, doanh nghiệp cần cập nhật kịp thời trên hệ thống HĐĐT và thông báo cho cơ quan thuế.
Như vậy, hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giảm sai sót, đảm bảo tuân thủ pháp luật và thúc đẩy chuyển đổi số. Đây không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn là cơ hội để nâng cao hiệu suất, tăng tính cạnh tranh và quản lý hiện đại. Doanh nghiệp cần nhanh chóng thích ứng để phát triển bền vững trong kỷ nguyên số. Doanh nghiệp có thể chọn B-Invoice – giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện, đáp ứng đầy đủ nhu Với những ưu điểm vượt trội như đã nêu trên, B-Invoice là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng và tiết kiệm chi phí.cầu của doanh nghiệp.
