Chi phí lãi vay là chi phí doanh nghiệp phải chịu khi sử dụng vốn đi vay. Với một khoản vay, kế toán cần trả lời ba câu hỏi riêng: lãi đã phát sinh bao nhiêu, khoản đó ghi vào chi phí kỳ này hay giá trị tài sản, và phần nào được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Ghi Nợ 635 không tự động làm cho khoản lãi được trừ về thuế; ngược lại, khoản không được trừ về thuế cũng không tự động chuyển sang Nợ 811.
Chi phí lãi vay gồm những gì và phát sinh khi nào?
Lãi vay là giá phải trả cho việc sử dụng tiền vay theo dư nợ, lãi suất và thời gian. Chi phí đi vay còn có thể gồm các khoản trực tiếp liên quan đến việc thu xếp khoản vay; cần xét bản chất từng khoản theo hợp đồng và chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng.
Đừng gộp tiền gốc vào chi phí lãi vay: trả gốc làm giảm nghĩa vụ nợ, còn tiền lãi là chi phí sử dụng vốn. Lãi có thể đã phát sinh trước ngày thanh toán. Vì vậy, sổ kế toán cần theo dõi riêng dư nợ gốc, lãi phải trả, lãi đã trả và khoản chi phí đi vay được vốn hóa.
Trước khi định khoản, xác định doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán nào và kỳ kế toán nào. Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 đối với chế độ kế toán doanh nghiệp thuộc phạm vi áp dụng của thông tư. Doanh nghiệp theo chế độ khác phải đối chiếu hệ thống tài khoản của mình, không sao chép máy móc bút toán ở phần dưới. Nếu đang chuyển đổi từ Thông tư 200, cần rà soát chính sách kế toán và dữ liệu đầu kỳ theo văn bản áp dụng.
Tính lãi theo dư nợ thực tế và điều khoản hợp đồng
Với khoản vay tính lãi đơn theo ngày, số lãi của một khoảng thời gian bằng dư nợ chịu lãi × lãi suất năm × số ngày chịu lãi / cơ sở ngày tính lãi. Cơ sở ngày có thể là 365, 360 hoặc cách khác theo hợp đồng và quy định áp dụng; kế toán cần dùng đúng điều khoản của khoản vay. Khi lãi suất hoặc dư nợ thay đổi giữa kỳ, tách thành từng khoảng rồi cộng kết quả.
Ví dụ tính theo tháng: Doanh nghiệp vay 1 tỷ đồng, lãi suất hợp đồng 1%/tháng, trả 100 triệu đồng gốc cuối mỗi tháng. Nếu dư nợ không đổi trong tháng, lãi tháng đầu là 10 triệu đồng; sau khi trả gốc, dư nợ còn 900 triệu đồng và lãi tháng kế tiếp là 9 triệu đồng. Đây là ví dụ theo lãi suất tháng; không đồng thời áp dụng công thức ngày rồi cộng thêm một lần lãi tháng.
Khi đối chiếu sao kê với sổ, kiểm tra ngày giải ngân, ngày trả gốc, kỳ điều chỉnh lãi suất, khoản phí được tính riêng và thời điểm ngân hàng ghi nợ. Sai một ngày dư nợ hoặc dùng sai cơ sở ngày có thể làm lệch lãi phải trả dù lãi suất danh nghĩa đúng.
Khi nào ghi vào 635, khi nào vốn hóa?
Chi phí đi vay thông thường được ghi vào chi phí tài chính của kỳ phát sinh. Khoản trực tiếp liên quan đến tài sản dở dang đủ điều kiện thì xem xét vốn hóa theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 16. Việc vay tiền để mua tài sản không tự nó làm toàn bộ lãi vay được vốn hóa: cần kiểm tra hoạt động chuẩn bị tài sản đang diễn ra, khoản chi cho tài sản và thời kỳ phát sinh chi phí đi vay; ngừng vốn hóa khi phần lớn hoạt động chuẩn bị tài sản cho sử dụng hoặc bán đã hoàn tất.
| Tình huống | Hướng ghi nhận kế toán | Điểm cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Vay bổ sung vốn lưu động, lãi của kỳ | Chi phí tài chính, thường là TK 635 | Ngày phát sinh lãi và dư nợ thực tế |
| Vay để xây dựng tài sản đủ điều kiện trong giai đoạn chuẩn bị | Vốn hóa vào chi phí tài sản dở dang phù hợp, thường qua TK 241 | Thời điểm bắt đầu, tạm ngừng và chấm dứt vốn hóa; phần lãi liên quan trực tiếp |
| Khoản lãi đã phát sinh nhưng kỳ sau mới thanh toán | Ghi chi phí hoặc vốn hóa đúng kỳ, đồng thời ghi khoản phải trả | Không chờ dòng tiền ra mới ghi nhận chi phí |
Với khoản vay chung dùng cho nhiều mục đích, cần xác định phần sử dụng cho tài sản đủ điều kiện và phương pháp phân bổ phù hợp; không vốn hóa toàn bộ chỉ vì doanh nghiệp đang xây dựng một công trình. Phí thu xếp vay cũng cần được xem xét theo bản chất và chính sách kế toán thay vì tự động cộng hết vào lãi của ngày thanh toán.
Bút toán mẫu cho lãi trả ngay, lãi phải trả và lãi vốn hóa
Các ví dụ sau dành cho doanh nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản của Thông tư 99. Hướng dẫn tài khoản 341 trong phụ lục thông tư cho phép phản ánh lãi tiền vay định kỳ ở Nợ 635, 627 hoặc 241 tùy trường hợp, đối ứng với tiền hoặc khoản phải trả. Cần đối chiếu hợp đồng, hồ sơ tài sản và sổ chi tiết trước khi ghi sổ.
| Nghiệp vụ | Ghi Nợ | Ghi Có |
|---|---|---|
| Nhận tiền vay vào tài khoản ngân hàng | 112 | 341 |
| Lãi vay phục vụ kinh doanh đã phát sinh, trả ngay | 635 | 112 (hoặc 111 khi phù hợp) |
| Lãi vay phục vụ kinh doanh đã phát sinh, chưa trả | 635 | 335 |
| Thanh toán khoản lãi đã ghi nhận phải trả | 335 | 112 (hoặc 111 khi phù hợp) |
| Lãi đủ điều kiện vốn hóa cho công trình dở dang | 241 | 112 hoặc 335, tùy đã trả hay chưa |
| Trả nợ gốc vay | 341 | 112 |
Ví dụ ghi sổ: Ngày 31/3, doanh nghiệp xác định 10 triệu đồng lãi vay vốn lưu động của tháng 3 nhưng ngày 5/4 mới trả. Ngày 31/3 ghi Nợ 635/Có 335: 10 triệu đồng. Ngày 5/4 ghi Nợ 335/Có 112: 10 triệu đồng. Nếu trong 10 triệu đồng có phần lãi đủ điều kiện vốn hóa cho công trình, phải tách phần đó sang 241 ngay ở bút toán ngày 31/3; không chờ lúc trả tiền mới phân loại.
Ví dụ công trình: Khoản vay riêng có 8 triệu đồng lãi phát sinh trong tháng công trình đang được xây dựng và đáp ứng điều kiện vốn hóa. Kế toán ghi Nợ 241/Có 335: 8 triệu đồng nếu chưa trả; khi thanh toán ghi Nợ 335/Có 112. Sau thời điểm công trình sẵn sàng đưa vào sử dụng, lãi phát sinh tiếp theo được đánh giá lại theo bản chất kỳ đó, không tiếp tục tự động cộng vào 241.
Đừng đổi 635 thành 811 chỉ vì thuế không chấp nhận khoản lãi. Số kế toán vẫn phản ánh bản chất chi phí đi vay; khoản chênh lệch được theo dõi và điều chỉnh khi xác định thu nhập chịu thuế. Riêng tiền phạt, lãi chậm trả hoặc nghĩa vụ khác cần xét bản chất hợp đồng trước khi chọn tài khoản.
Lãi vay nào được trừ khi tính thuế TNDN?
Việc ghi nhận kế toán và việc được trừ khi tính thuế là hai phép kiểm tra khác nhau. Theo Luật Thuế TNDN hợp nhất năm 2026, khoản lãi phục vụ kinh doanh vẫn cần được đánh giá theo điều kiện chi phí được trừ; Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định chi tiết hồ sơ, chứng từ và các khoản không được trừ. Kế toán cần kiểm tra mục đích vay, chứng từ thanh toán, tình trạng góp vốn, loại bên cho vay, lãi suất và giao dịch liên kết trước khi quyết toán.
Với khoản lãi của kỳ trước hoặc kỳ tính thuế giao thoa năm 2025–2026, kiểm tra điều khoản chuyển tiếp tại Điều 4 Nghị định 141 và hướng dẫn áp dụng của Thông tư 20/2026/TT-BTC theo hồ sơ thực tế. Không áp dụng hồi tố một quy tắc chỉ vì khoản vay còn dư nợ trong năm 2026.
| Câu hỏi kiểm tra | Nếu có rủi ro | Hồ sơ cần đối chiếu |
|---|---|---|
| Vốn vay có phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh và có chứng từ phù hợp? | Khoản chi có thể không đáp ứng điều kiện được trừ; kiểm tra chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản thanh toán từng lần từ 05 triệu đồng theo điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320, cùng trường hợp đặc thù nếu có | Hợp đồng, chứng từ giải ngân, mục đích sử dụng, bảng tính lãi, chứng từ thanh toán |
| Vốn điều lệ đã góp đúng tiến độ pháp luật và điều lệ? | Phần lãi tương ứng vốn đăng ký còn thiếu có thể bị loại theo cách tính của Nghị định 320 | Điều lệ, đăng ký doanh nghiệp, chứng từ góp vốn, lịch vay |
| Bên cho vay không phải tổ chức tín dụng? | Kiểm tra phần lãi vượt mức theo Bộ luật Dân sự; không dùng lại mốc 150% lãi suất cơ bản của quy định cũ | Tư cách bên cho vay, hợp đồng, lãi suất và kỳ phát sinh |
| Doanh nghiệp có giao dịch liên kết thuộc diện điều chỉnh? | Kiểm tra thêm giới hạn chi phí lãi vay thuần; không áp trần này cho mọi doanh nghiệp | Sơ đồ sở hữu/kiểm soát, bảo lãnh, hợp đồng vay, hồ sơ giao dịch liên kết |
| Lãi đã được vốn hóa vào giá trị tài sản? | Không tính thêm lần nữa vào chi phí được trừ của kỳ phát sinh | Hồ sơ đầu tư, bảng vốn hóa, sổ 241 và hồ sơ khấu hao/giá vốn về sau |
Vốn điều lệ thiếu: Không lấy mọi khoản vay nhân với một tỷ lệ ước lượng. Nghị định 320 quy định cách tính khác nhau khi số vay không vượt phần vốn thiếu, khi có một khoản vay và khi có nhiều khoản vay. Ví dụ cũ “300 triệu thiếu vốn × 10% × 5/12 = 12,5 triệu đồng” chỉ đúng với giả định một khoản vay, lãi suất không đổi và đủ năm tháng thiếu vốn; trước khi áp dụng phải đối chiếu đúng lịch góp vốn và phương pháp của điều khoản hiện hành.
Giới hạn 30% áp dụng cho doanh nghiệp có giao dịch liên kết như thế nào?
Khoản 3 Điều 16 Nghị định 132/2020/NĐ-CP quy định giới hạn đối với tổng chi phí lãi vay sau khi trừ lãi tiền gửi và lãi cho vay của người nộp thuế có giao dịch liên kết: mức được trừ không vượt 30% tổng lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh cộng chi phí lãi vay thuần và chi phí khấu hao trong kỳ. Vì vậy, khi doanh nghiệp thuộc diện này, không chỉ kiểm tra riêng khoản vay từ bên liên kết mà phải tính tổng lãi vay thuần theo công thức. Phần vượt điều kiện được chuyển tiếp tối đa năm năm liên tục kể từ năm sau năm phát sinh, trong phạm vi còn dư địa ở năm nhận chuyển; không mặc định được trừ ngay toàn bộ năm sau.
Nghị định 20/2025/NĐ-CP sửa tiêu chí xác định một số quan hệ liên kết, nhất là trường hợp cho vay hoặc bảo lãnh của tổ chức tín dụng, và có quy định chuyển tiếp cho một số khoản lãi của kỳ 2020–2023 từ kỳ 2024. Doanh nghiệp cần xác định quan hệ liên kết theo đúng năm tính thuế; không kết luận mọi khoản vay ngân hàng đều là giao dịch liên kết hoặc đều được loại trừ. Các ngoại lệ của giới hạn 30% cũng phải đối chiếu theo khoản 3 Điều 16 trước khi tính.
Thứ tự rà soát: Trước hết xác định khoản lãi được ghi nhận kế toán và phần vốn hóa; sau đó kiểm tra điều kiện chi phí được trừ thông thường, phần vốn điều lệ thiếu và mức lãi suất áp dụng; cuối cùng, nếu doanh nghiệp thuộc diện giao dịch liên kết, tính giới hạn lãi vay thuần. Theo dõi riêng từng nguyên nhân điều chỉnh để không loại cùng một khoản hai lần. Thuế TNDN được xác định theo hồ sơ và kỳ tính thuế thực tế, không chỉ theo tên tài khoản kế toán.
Quy trình khóa sổ lãi vay và đối chiếu dòng tiền
Một bảng theo dõi từng hợp đồng giúp kế toán nhìn thấy cùng lúc số lãi phát sinh, khoản chưa trả và khoản điều chỉnh thuế. Tối thiểu nên có: bên cho vay và quan hệ liên kết, mục đích vay, dư nợ đầu/cuối kỳ, lãi suất và cơ sở ngày, ngày trả gốc, lãi theo hợp đồng, lãi đã trả, số vốn hóa, số vào 635, số có thể bị loại khi tính thuế và lý do.
- Khóa dữ liệu hợp đồng: đối chiếu số dư 341 với hợp đồng và sao kê; đánh dấu lãi suất thay đổi, giải ngân và trả gốc trong kỳ.
- Tính lại lãi: lập lịch theo từng khoảng dư nợ, so với thông báo của bên cho vay và tách phí vay nếu hợp đồng quy định.
- Phân loại kế toán: xác định phần đủ điều kiện vốn hóa, phần vào chi phí kỳ này và phần đã phát sinh chưa thanh toán; đối chiếu 241, 335, 635 và 341.
- Rà soát thuế: lưu kết quả từng phép kiểm tra ở phần trên, đối chiếu với hồ sơ giao dịch liên kết và kỳ tính thuế.
- Đối chiếu thanh toán: phân biệt lãi đã trả với lãi phải trả khi lập báo cáo; báo cáo lưu chuyển tiền tệ giúp kiểm tra dòng tiền thực chi nhưng không thay thế số chi phí phát sinh theo cơ sở dồn tích.
Sau khi khóa sổ, lưu bảng tính lãi cùng chứng từ nguồn và người phê duyệt. Khi điều khoản vay thay đổi, cập nhật bảng tính từ ngày hiệu lực của phụ lục hợp đồng; không sửa lại số của các kỳ đã khóa nếu chưa có căn cứ điều chỉnh.
Câu hỏi thường gặp
Lãi đã phát sinh nhưng chưa trả có ghi chi phí không?
Có, nếu thuộc chi phí của kỳ thì ghi nhận theo cơ sở dồn tích, thường Nợ 635/Có 335 theo chế độ kế toán nêu trên; phần đủ điều kiện vốn hóa được phân loại sang giá trị tài sản. Khi trả tiền, tất toán khoản phải trả thay vì ghi chi phí lần thứ hai.
Lãi vay bị loại khi tính thuế có phải chuyển từ 635 sang 811?
Không chỉ vì lý do thuế. Giữ bút toán phản ánh đúng bản chất kế toán, theo dõi khoản không được trừ và điều chỉnh trong hồ sơ xác định thu nhập chịu thuế.
Vay ngân hàng có luôn được trừ và luôn ngoài trần 30% không?
Không thể kết luận chỉ từ tên bên cho vay. Cần kiểm tra điều kiện chung của chi phí, mục đích vay và quan hệ liên kết của doanh nghiệp trong kỳ; Nghị định 20/2025 có sửa một số trường hợp tổ chức tín dụng nhưng không thay mọi phép kiểm tra.
