Trong bối cảnh doanh nghiệp Việt Nam tăng cường chuyển đổi số, việc triển khai hóa đơn điện tử trở thành yêu cầu bắt buộc theo Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2022. Tuy nhiên, chi phí triển khai hóa đơn điện tử, bao gồm chi phí đăng ký hóa đơn điện tử, là mối quan tâm đáng kể của chủ doanh nghiệp và kế toán viên. Bài viết phân tích chuyên sâu các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí – từ gói dịch vụ, tích hợp hệ thống, đến yêu cầu lưu trữ, kỹ thuật – đồng thời đề xuất giải pháp tối ưu giúp tiết kiệm nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả và tuân thủ pháp lý.
1. Tổng quan về hóa đơn điện tử và các quy định liên quan
Hóa đơn điện tử ngày càng trở thành tiêu chuẩn bắt buộc đối với doanh nghiệp trong hoạt động kế toán – tài chính. Việc hiểu rõ các loại hóa đơn, quy định pháp lý và yêu cầu triển khai giúp doanh nghiệp chủ động trong quản lý chi phí, đặc biệt là chi phí triển khai hóa đơn điện tử.
1.1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, HĐĐT có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy nếu đáp ứng các điều kiện về định dạng, lưu trữ, ký số và kết nối với cơ quan thuế.
1.2. Các loại hóa đơn điện tử phổ biến
Hiện nay, doanh nghiệp có thể áp dụng các loại hóa đơn điện tử như sau:
- Hóa đơn điện tử thông thường: Bao gồm hóa đơn GTGT (áp dụng cho doanh nghiệp kê khai theo phương pháp khấu trừ) và hóa đơn bán hàng (áp dụng cho doanh nghiệp kê khai theo phương pháp trực tiếp).
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (HĐĐT MTT): Áp dụng cho các đơn vị bán lẻ, dịch vụ tiêu dùng trực tiếp như siêu thị, nhà hàng, khách sạn.
- Chứng từ điện tử khác: Bao gồm e-TNCN (chứng từ khấu trừ thuế TNCN), vé điện tử, biên lai điện tử,… cũng được xem là hóa đơn theo từng mục đích sử dụng.
1.3. Quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Việc sử dụng hóa đơn điện tử đã được triển khai theo lộ trình cụ thể từ năm 2018 và ngày càng mở rộng phạm vi bắt buộc:
- Từ 01/11/2018: Doanh nghiệp mới thành lập và doanh nghiệp hết hóa đơn giấy buộc phải chuyển sang HĐĐT.
- Từ năm 2019: Các đô thị lớn như Hà Nội, TP. HCM hoàn tất triển khai HĐĐT.
- Từ 01/11/2020: 100% doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ/cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng phải sử dụng HĐĐT theo quy định.
- Từ 01/06/2025: Một số nhóm ngành như bán lẻ, ăn uống, khách sạn, vận tải hành khách… sẽ bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và kết nối trực tiếp với hệ thống cơ quan thuế. Đáng chú ý, loại hóa đơn này không yêu cầu chữ ký số, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí triển khai hóa đơn điện tử ban đầu.
Ngoài ra, các khoản chi có sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền vẫn được coi là hợp lệ khi xác định nghĩa vụ thuế nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về hóa đơn và chứng từ.
2. Các yếu tố cấu thành chi phí triển khai hóa đơn điện tử
Chi phí triển khai hóa đơn điện tử không chỉ bao gồm khoản phí ban đầu mà còn có nhiều yếu tố cấu thành khác nhau, phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng và quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ từng yếu tố giúp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp, tối ưu ngân sách mà vẫn đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
- Phí khởi tạo/thiết lập ban đầu
Đây là khoản chi phí phát sinh một lần khi doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm phí khai báo tài khoản, phí cấp phát tài nguyên lưu trữ và thiết lập hệ thống. Ví dụ, Viettel hiện thu phí khởi tạo là 500.000đ/MST đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Một số nhà cung cấp tích hợp luôn phí lưu trữ 10 năm vào khoản phí này.
- Chi phí theo số lượng hóa đơn
Doanh nghiệp sẽ lựa chọn gói hóa đơn điện tử dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế, thường theo các mức như 300, 500 hay 1.000 hóa đơn. Ví dụ, gói 1.000 hóa đơn từ máy tính tiền của Viettel có giá 506.000đ đã bao gồm VAT. Theo Tổng cục Thuế, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có đơn giá thấp hơn đáng kể – chỉ vài chục đồng mỗi hóa đơn, trong khi hóa đơn có mã hoặc không mã thường dao động từ 100–200 đồng/hoá đơn.
- Chi phí chữ ký số (nếu có)
Đối với các loại hóa đơn điện tử thông thường, chữ ký số là bắt buộc. Tuy nhiên, hóa đơn từ máy tính tiền lại không cần yếu tố này. Một số đơn vị cung cấp giải pháp trọn gói – chẳng hạn Viettel miễn phí 6 tháng chữ ký số HSM hoặc tặng thêm 12 tháng nếu đăng ký kết hợp cùng dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Chi phí thiết kế mẫu hóa đơn
Nhiều doanh nghiệp có nhu cầu cá nhân hóa hóa đơn theo bộ nhận diện thương hiệu, logo hoặc bố cục riêng. Một số nhà cung cấp hỗ trợ kho mẫu miễn phí hoặc dịch vụ thiết kế theo yêu cầu. Bizzi là một trong những đơn vị cho phép khách hàng tự thiết kế mẫu hóa đơn theo thương hiệu riêng.
- Chi phí lưu trữ hóa đơn
Theo quy định của Bộ Tài chính, hóa đơn điện tử cần được lưu trữ tối thiểu 10 năm. Phí lưu trữ thường được bao gồm trong phí khởi tạo ban đầu. Các nhà cung cấp như Bizzi, Viettel và EFY Việt Nam đều có chính sách miễn phí lưu trữ trong suốt thời gian quy định.
- Chi phí tích hợp phần mềm
Việc tích hợp hóa đơn điện tử vào hệ thống phần mềm kế toán, bán hàng hoặc ERP hiện có giúp tăng tính tự động và giảm thiểu sai sót. Hầu hết các nhà cung cấp đều hỗ trợ doanh nghiệp tích hợp hệ thống mà không phát sinh thêm chi phí mua thiết bị mới – chỉ cần cài đặt và cấu hình phần mềm.
3. Chi phí khi sử dụng hóa đơn điện tử Bizzi (B-invoice) note chi phí cụ thể
Bizzi cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử B-invoice với tính năng toàn diện và chi phí tối ưu, giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai mà không phải lo ngại gánh nặng tài chính hay rào cản kỹ thuật. Hệ thống được thiết kế như một trợ lý AI hỗ trợ bộ phận tài chính – kế toán tự động hóa quy trình thu – chi, tăng hiệu quả và giảm sai sót.
Chi phí triển khai hóa đơn điện tử tại Bizzi được xây dựng theo nguyên tắc minh bạch, không phát sinh thêm chi phí ẩn, gồm:
- Chi phí đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử: Bizzi không tính phí cài đặt ban đầu hay chi phí triển khai phức tạp. Doanh nghiệp chỉ cần đăng ký gói dịch vụ theo nhu cầu sử dụng – từ doanh nghiệp nhỏ đến tập đoàn lớn.
- Chi phí theo số lượng hóa đơn phát hành: Các gói dịch vụ linh hoạt theo từng mức số lượng hóa đơn (ví dụ: 500 – 1.000 – 5.000 hóa đơn…), giúp doanh nghiệp dễ dàng dự trù và kiểm soát ngân sách.
- Chi phí tích hợp (nếu có): Trong trường hợp doanh nghiệp muốn tích hợp hóa đơn điện tử vào hệ thống phần mềm kế toán hoặc ERP, Bizzi có thể cung cấp dịch vụ kết nối API. Mức phí tích hợp sẽ được báo giá riêng tùy theo độ phức tạp, tuy nhiên đây là khoản đầu tư một lần, không tính lặp lại.
- Không tính thêm phí khi xuất hóa đơn từ máy tính tiền: Đây là điểm nổi bật giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành. Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền không chỉ hợp lệ theo quy định mà còn không phát sinh thêm bất kỳ chi phí nào, khác biệt với nhiều đơn vị cung cấp khác.
Ngoài chi phí cạnh tranh, B-invoice còn tích hợp nhiều tính năng giá trị gia tăng như:
- Phát hành hóa đơn định dạng chuẩn (XML, PDF) và xác thực trực tiếp với hệ thống của cơ quan thuế.
- Tùy chỉnh mẫu hóa đơn theo thương hiệu riêng (logo, màu sắc, định dạng…).
- Xuất hóa đơn hàng loạt chỉ với vài thao tác.
- Quản lý tình trạng hóa đơn: đã phát hành, đã gửi, thanh toán, hủy hoặc điều chỉnh.
- Lưu trữ hóa đơn đúng quy định trong thời gian tối thiểu 10 năm.
- Tải xuống và in ấn dễ dàng, có tích hợp chữ ký số hợp lệ.
- Tra cứu hóa đơn nhanh chóng theo số, ngày phát hành, khách hàng hoặc mã số thuế.
Tóm lại, chi phí triển khai hóa đơn điện tử tại Bizzi được thiết kế phù hợp với nhu cầu từng doanh nghiệp, giúp tối ưu ngân sách, tiết kiệm thời gian xử lý và tăng hiệu quả quản lý.
Để nhận báo giá chính xác và cạnh tranh, đăng ký tư vấn ngay tại: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
4. Lợi ích và hiệu quả khi triển khai hóa đơn điện tử
Việc triển khai hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu tuân thủ pháp lý mà còn mang lại nhiều giá trị thiết thực cho doanh nghiệp. Đặc biệt, với giải pháp từ Bizzi, doanh nghiệp có thể giảm chi phí triển khai hóa đơn điện tử, đồng thời tăng cường hiệu quả quản lý và vận hành.
4.1. Tiết kiệm chi phí và thời gian
Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp cắt giảm hàng loạt chi phí cố định và phát sinh như in ấn, giấy tờ, vận chuyển hóa đơn cho khách hàng hay chi phí lưu kho, bảo quản hóa đơn giấy. Ngoài ra, thời gian xử lý hóa đơn cũng được rút ngắn đáng kể nhờ quy trình phát hành, gửi và lưu trữ hoàn toàn tự động. Doanh nghiệp không cần đầu tư thêm nhân sự hay chi phí viết hóa đơn thủ công, qua đó tối ưu chi phí vận hành tổng thể.
4.2. Tăng cường quản lý doanh thu và minh bạch hóa
Hệ thống hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế dễ dàng theo dõi và kiểm soát doanh thu của doanh nghiệp theo thời gian thực. Đối với doanh nghiệp, điều này tạo ra môi trường kinh doanh minh bạch, nâng cao uy tín thương hiệu và phòng tránh rủi ro liên quan đến sai sót hoặc gian lận trong kê khai doanh thu.
4.3. Tuân thủ quy định pháp luật
Việc sử dụng hóa đơn điện tử đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ đúng các quy định hiện hành như:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử.
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC cập nhật chi tiết về việc sử dụng hóa đơn điện tử theo lộ trình mới.
Việc tuân thủ đầy đủ giúp doanh nghiệp tránh được các hình thức xử phạt về thuế, đồng thời tạo nền tảng pháp lý vững chắc cho hoạt động kinh doanh.
4.4. Nâng cao hiệu quả công tác kế toán và quản trị doanh nghiệp
Hóa đơn điện tử cho phép tự động hóa quy trình ghi nhận, lưu trữ và đối soát chứng từ, từ đó giảm thiểu sai sót và công việc thủ công. Kế toán viên có thể dễ dàng lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, tổng hợp doanh thu, theo dõi hóa đơn đầu vào – đầu ra và báo cáo theo từng mức thuế suất. Đặc biệt, Bizzi cung cấp trợ lý AI và hệ thống kiểm soát chi phí toàn diện, hỗ trợ tối ưu quy trình thu – chi và quản lý tài chính minh bạch, chính xác.
4.5. Giảm rủi ro mất mát, thất lạc hóa đơn
Toàn bộ hóa đơn điện tử được lưu trữ trên nền tảng số có mã hóa bảo mật cao, đảm bảo an toàn và chống thất lạc so với hình thức hóa đơn giấy truyền thống. Người dùng có thể truy xuất hóa đơn bất cứ lúc nào chỉ bằng vài thao tác đơn giản, hỗ trợ hiệu quả trong công tác đối soát, kiểm toán và giải trình khi cần thiết.
5. Lời khuyên khi lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử
Việc lựa chọn đúng nhà cung cấp hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn tối ưu quy trình kế toán và tiết kiệm chi phí dài hạn. Dưới đây là một số lời khuyên quan trọng giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn:
5.1. Đánh giá nhu cầu của doanh nghiệp
Trước khi lựa chọn đơn vị cung cấp, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu sử dụng để tránh lãng phí hoặc thiếu hụt:
- Số lượng hóa đơn cần phát hành hằng tháng/năm để chọn gói dịch vụ phù hợp.
- Loại hình kinh doanh: bán lẻ, thương mại, sản xuất hay dịch vụ – mỗi lĩnh vực có yêu cầu riêng về quy trình phát hành hóa đơn.
- Yêu cầu tích hợp phần mềm: nếu doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm kế toán hoặc ERP, nên ưu tiên giải pháp có khả năng kết nối API để đồng bộ dữ liệu, tránh nhập liệu thủ công gây sai sót.
5.2. So sánh tính năng và chi phí của các nhà cung cấp
Để tối ưu chi phí triển khai hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên lập bảng so sánh giữa các nhà cung cấp về các yếu tố sau:
- Chi phí đăng ký hóa đơn điện tử ban đầu: có đơn vị miễn phí cài đặt, có nơi tính phí khởi tạo hoặc phí tư vấn ban đầu.
- Gói cước theo số lượng hóa đơn: linh hoạt theo nhu cầu (ví dụ 500, 1.000 hay 5.000 hóa đơn/năm).
- Chi phí chữ ký số và lưu trữ: nhiều nhà cung cấp tích hợp hoặc tách rời chữ ký số, nên kiểm tra rõ về chính sách lưu trữ hóa đơn theo đúng quy định (tối thiểu 10 năm).
- Tính năng bổ sung: quản lý hóa đơn đầu vào, tự động tra cứu hóa đơn, báo cáo tổng hợp, xuất hóa đơn hàng loạt, tùy chỉnh mẫu theo thương hiệu…
5.3. Ưu tiên nhà cung cấp có kinh nghiệm, uy tín và hỗ trợ tốt
Việc lựa chọn một đơn vị có bề dày kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp an tâm về tính pháp lý và công nghệ:
- Ưu tiên nhà cung cấp có chứng nhận kết nối với hệ thống của Tổng cục Thuế và kinh nghiệm triển khai cho nhiều ngành nghề.
- Đảm bảo có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, sẵn sàng hỗ trợ 24/7, xử lý nhanh sự cố phát sinh trong quá trình phát hành hóa đơn.
- Có hệ thống bảo mật tốt, đảm bảo an toàn dữ liệu và tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế.
5.4. Tận dụng các gói khuyến mãi và dùng thử
Một số nhà cung cấp hóa đơn điện tử như Bizzi hiện cung cấp gói dùng thử miễn phí và ưu đãi đặc biệt khi đăng ký sớm. Doanh nghiệp nên tận dụng cơ hội này để:
- Trải nghiệm tính năng thực tế trước khi ra quyết định chính thức.
- Đánh giá mức độ phù hợp với quy trình nội bộ.
- Tối ưu chi phí triển khai ban đầu, đặc biệt với doanh nghiệp mới hoặc đang chuyển đổi số.
Tóm lại, để tối ưu chi phí triển khai hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ về nhu cầu sử dụng, tính năng hệ thống và khả năng hỗ trợ từ nhà cung cấp. Một lựa chọn đúng sẽ mang lại hiệu quả vận hành dài hạn, giảm rủi ro và nâng cao năng lực tài chính – kế toán nội bộ.
