Chi phí vận hành là gì mà lại đóng quan trò đặc biệt quan trọng trong doanh nghiệp? Các chuyên gia tài chính cho rằng, kiểm soát tốt chi phí giúp gia tăng lợi nhuận, tối ưu hóa nguồn lực, và nâng cao khả năng chống chịu rủi ro cho doanh nghiệp.
Hãy cùng Bizzi tìm hiểu kỹ hơn về chi phí vận hành là gì, vai trò và cách tối ưu chi phí vận hành trong bối cảnh kinh tế biến động như hiện nay.
Chi Phí Vận Hành là gì? Vai trò của Operating Cost
Chi phí vận hành (Operating Cost) là tất cả các khoản chi phí cần thiết để doanh nghiệp duy trì hoạt động hàng ngày, ngoại trừ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và nhân công trực tiếp (đã tính vào giá vốn).
Thuật ngữ này thường được dùng song song hoặc thay thế với một số khái niệm tương tự như Operating Expenses (Opex) hay Overhead Cost, tuy nhiên, giữa chúng vẫn có sự khác biệt nhất định về phạm vi và mục đích sử dụng.
Giải thích các thuật ngữ liên quan
- Operating Cost – thuật ngữ chung cho chi phí vận hành.
- Operating Expenses (Opex) – tập trung vào chi phí hoạt động ngoài giá vốn, ví dụ: chi phí bán hàng, quản lý.
- Overhead Cost – chi phí gián tiếp, không gắn trực tiếp với sản phẩm (ví dụ: tiền thuê văn phòng, điện nước, khấu hao).
Tạo bảng so sánh operating cost, operating expense, overhead cost (Điểm độc đáo: Tạo một bảng so sánh các thuật ngữ để tăng tính rõ ràng và giảm Cost of Retrieval.)
| Thuật ngữ | Định nghĩa | Phạm vi bao gồm | Ghi chú phân biệt |
| Operating Cost | Tổng chi phí cần thiết để vận hành doanh nghiệp | Bao gồm Opex và chi phí sản xuất gián tiếp | Khái niệm bao trùm nhất |
| Operating Expenses (Opex) | Các khoản chi tiêu định kỳ trong hoạt động thường xuyên | Lương nhân viên hành chính, chi phí thuê, phần mềm, marketing,… | Không bao gồm giá vốn (COGS) |
| Overhead Cost | Chi phí gián tiếp, không gắn liền với sản xuất sản phẩm | Điện, nước, bảo trì, hành chính | Là một phần của Operating Cost |
Chi phí vận hành không bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp hoặc nhân công trực tiếp sản xuất — vì các khoản này được tính trong giá vốn hàng bán (COGS).
Hiểu đúng và phân biệt rõ các loại chi phí này giúp doanh nghiệp tránh sai lệch trong việc tính toán lợi nhuận, xây dựng ngân sách và đánh giá hiệu quả tài chính.
Tầm quan trọng của chi phí vận hành trong doanh nghiệp
Chi phí vận hành không chỉ là con số trên báo cáo tài chính — mà còn là chỉ báo sức khỏe của doanh nghiệp. Việc kiểm soát tốt Operating Cost giúp tổ chức cân bằng giữa hiệu quả vận hành và tăng trưởng lợi nhuận.
Dưới đây là 3 vai trò then chốt của chi phí vận hành:
- Kiểm soát chi tiêu hiệu quả
Theo nhiều nghiên cứu, hơn 60% doanh nghiệp thất bại trong 3 năm đầu vì không kiểm soát tốt chi phí vận hành.
→ Việc theo dõi sát sao giúp tránh lãng phí, phát hiện chi phí không cần thiết.
- Tối ưu lợi nhuận
Giảm 5–10% chi phí vận hành có thể giúp lợi nhuận tăng gấp đôi, đặc biệt với doanh nghiệp có biên lợi nhuận mỏng.
- Nền tảng phát triển bền vững
Chi phí vận hành minh bạch giúp:
- Dễ dự báo dòng tiền.
- Nâng cao khả năng gọi vốn, thu hút nhà đầu tư.
- Đảm bảo doanh nghiệp tồn tại ổn định kể cả trong giai đoạn suy thoái.
Phân loại chi phí vận hành trong doanh nghiệp: Cố định và Biến đổi
Sau khi nắm được định nghĩa chi phí vận hành là gì, hãy cùng tìm hiểu 2 phân loại chi phí vận hành điển hình trong doanh nghiệp.
Chi phí Cố định (Fixed Costs)
Chi phí cố định là các khoản chi không thay đổi theo sản lượng hay mức độ hoạt động trong một khoảng thời gian nhất định. Dù doanh nghiệp sản xuất 0 hay 10.000 sản phẩm, các khoản chi này vẫn phải trả.
Các loại chi phí cố định phổ biến:
- Thuê mặt bằng: Tiền thuê văn phòng, nhà xưởng – thường ký hợp đồng dài hạn, trả cố định mỗi tháng.
- Nhân sự cố định: Bao gồm lương quản lý, nhân viên hành chính, kế toán – trả theo tháng, không phụ thuộc số lượng sản phẩm.
- Tiền lương thường được xem là chi phí biến đổi, nhưng trong bối cảnh quản trị tài chính, lương nhân sự quản lý hoặc hành chính được tính là chi phí cố định vì không thay đổi theo sản lượng.
- Khấu hao tài sản cố định: Máy móc, thiết bị, xe, phần mềm ERP – được phân bổ đều theo kỳ kế toán.
- Chi phí hành chính: Chi phí pháp lý, phí kiểm toán, bảo hiểm văn phòng…
Chi phí Biến đổi (Variable Costs)
Chi phí biến đổi là các khoản chi tăng hoặc giảm theo mức độ hoạt động hoặc sản lượng. Khi sản xuất nhiều, chi phí tăng; khi sản xuất ít, chi phí giảm.
Các loại chi phí biến đổi phổ biến:
- Nguyên vật liệu trực tiếp: Nguyên liệu sản xuất, bao bì, phụ kiện.
- Tiện ích theo mức sử dụng: Điện, nước, gas – thường tỷ lệ thuận với số ca sản xuất.
Vận chuyển – logistics: Phí giao hàng, kho bãi phát sinh theo số đơn hàng. - Lao động thời vụ: Tiền công trả cho nhân công làm thêm, cộng tác viên theo số giờ làm việc.
- R&D hoặc chi phí marketing linh hoạt: Chi phí nghiên cứu sản phẩm mới hoặc chiến dịch quảng cáo theo mùa vụ.
Bảng so sánh Chi phí Cố định và Biến đổi
| Tiêu chí | Chi phí Cố định (Fixed Cost) | Chi phí Biến đổi (Variable Cost) |
| Định nghĩa | Các khoản chi không thay đổi theo quy mô chiến dịch | Các khoản chi thay đổi linh hoạt theo hiệu quả hoặc quy mô |
| Đặc điểm | Ổn định, dự đoán trước, khó cắt giảm trong ngắn hạn | Linh hoạt, tăng giảm theo hoạt động marketing |
| Ví dụ cụ thể | Lương nhân sự marketing, phí thuê văn phòng, phần mềm CRM | Quảng cáo CPC/CPA, hoa hồng KOL/KOC, chi phí in ấn POSM |
| Ưu điểm | Giúp duy trì hoạt động ổn định và lâu dài | Dễ dàng kiểm soát và điều chỉnh theo hiệu suất |
| Nhược điểm | Áp lực dòng tiền nếu doanh thu thấp | Có thể tăng mạnh khi chiến dịch mở rộng |
| Vai trò trong chiến lược | Nền tảng duy trì hệ thống marketing và xây dựng năng lực lâu dài | Đòn bẩy tăng trưởng nhanh, phù hợp cho chiến dịch ngắn hạn |
Doanh nghiệp cần cân bằng giữa chi phí cố định và biến đổi để vừa đảm bảo sự ổn định, vừa tận dụng được tính linh hoạt, tối ưu ROI trong từng giai đoạn chiến lược marketing.
Cách Tính và Hạch Toán Chi Phí Vận hành Hiệu Quả
Có nhiều cách để tính chi phí vận hành, tùy thuộc vào lĩnh vực và quy mô hoạt động. Dưới đây là 02 công thức tính chi phí vận hành theo quản trị chi phí và báo cáo tài chính.
Công thức cơ bản (theo quản trị chi phí)
Công thức này phù hợp cho quản trị nội bộ khi doanh nghiệp muốn tính tổng chi phí vận hành trong một kỳ để phân tích điểm hòa vốn (Break-even Point).
- Cách tính: Chi phí vận hành = Chi phí biến đổi + Chi phí cố định
- Trong đó:
-
- Chi phí cố định: thuê văn phòng, lương nhân sự quản lý, khấu hao, chi phí hành chính.
- Chi phí biến đổi: nguyên vật liệu, tiện ích, logistics, lao động thời vụ.
Chi phí vận hành trên báo cáo tài chính
Vị trí trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Chi phí vận hành (Operating Expenses – OPEX) được trình bày sau Doanh thu thuần và Giá vốn hàng bán (COGS), tạo nên Lợi nhuận gộp. Sau đó, chi phí vận hành được khấu trừ để tính Lợi nhuận hoạt động (Operating Profit/EBIT).
Ý nghĩa:
- Phản ánh chi phí cần thiết để duy trì và vận hành hoạt động kinh doanh hàng ngày (nhân sự, marketing, quản lý, R&D…).
- Là chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu quả quản lý: doanh nghiệp chi bao nhiêu để tạo ra doanh thu.
- Ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng sinh lời và dòng tiền. Một doanh nghiệp có doanh thu cao nhưng chi phí vận hành kém kiểm soát có thể dẫn đến lợi nhuận thấp.
Chi phí vận hành là “cầu nối” giữa doanh thu – giá vốn và lợi nhuận thực tế, cho thấy sức khỏe quản trị nội bộ và khả năng tối ưu nguồn lực của doanh nghiệp.
Chiến lược tối ưu hoá chi phí vận hành là gì?
Trong bối cảnh doanh nghiệp Việt ngày càng chịu áp lực về lợi nhuận, chi phí vận hành trở thành “đòn bẩy” quan trọng quyết định khả năng tồn tại và phát triển. Không chỉ dừng ở việc cắt giảm chi tiêu, tối ưu hóa chi phí vận hành là quá trình tái cấu trúc toàn bộ hệ thống hoạt động — từ quy trình nội bộ đến công cụ quản lý.
Dưới góc nhìn của Bizzi.vn, doanh nghiệp có thể triển khai chiến lược tối ưu dựa trên hai trụ cột chính: Công nghệ tự động hóa và Cải tiến quy trình vận hành.
Ứng dụng công nghệ: Chìa khóa giảm chi phí vận hành
Khi quy trình tài chính và kế toán vẫn còn phụ thuộc vào con người và xử lý thủ công, doanh nghiệp không chỉ mất thời gian mà còn đối mặt với rủi ro sai sót, thất thoát và thiếu minh bạch dữ liệu.
Các nền tảng tự động hóa quy trình tài chính – kế toán như Bizzi.vn mang lại bước nhảy vọt trong quản trị chi phí nhờ:
- Tự động hóa xử lý hóa đơn và chứng từ, giảm tới 80% thời gian nhập liệu thủ công.
- Số hóa quy trình phê duyệt chi tiêu, giúp nhà quản lý kiểm soát ngân sách theo thời gian thực.
- Kiểm soát ngân sách theo thời gian thực: Hệ thống của Bizzi.vn giúp nhà quản trị theo dõi từng khoản chi theo phòng ban, dự án, hoặc nhà cung cấp, đảm bảo chi tiêu luôn trong giới hạn ngân sách.
- Tích hợp liền mạch với ERP (SAP, Oracle, Netsuite…), đảm bảo luồng dữ liệu thông suốt mà không phát sinh chi phí ẩn.
- Tạo lập báo cáo tự động & phân tích xu hướng chi phí: Hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh hơn, dựa trên dữ liệu minh bạch và cập nhật liên tục.
Đây là minh chứng cho việc áp dụng công nghệ không chỉ giúp tiết kiệm nhân sự, mà còn giảm rủi ro sai sót – vốn là nguyên nhân gây thất thoát chi phí. Bizzi.vn không chỉ là phần mềm tự động hóa mà là nền tảng quản trị tài chính toàn diện, giúp doanh nghiệp chuyển đổi cách quản lý chi phí từ phản ứng sang chủ động, từ đó nâng cao hiệu suất vận hành và khả năng sinh lời.
Rà soát và cải tiến quy trình vận hành
Bên cạnh công nghệ, việc liên tục rà soát và cải tiến quy trình cũng là một chiến lược quan trọng. Nhiều tổ chức lãng phí ngân sách không phải vì chi tiêu nhiều, mà vì quy trình cồng kềnh, chồng chéo và thiếu kiểm soát luồng công việc.
Doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp sau:
- Rà soát chi phí định kỳ để loại bỏ những khoản không tạo giá trị.
- Tối ưu hóa nguồn lực thông qua các mô hình làm việc linh hoạt (hybrid/remote).
- Cải tiến quy trình theo nguyên lý Pareto (80/20): tập trung vào 20% khách hàng hoặc quy trình mang lại 80% giá trị, từ đó phân bổ nguồn lực hợp lý.
Kết hợp cả công nghệ (Bizzi.vn) và phương pháp quản trị tinh gọn, doanh nghiệp không chỉ cắt giảm chi phí vận hành mà còn nâng cao hiệu suất tổng thể, tạo nền tảng bền vững cho tăng trưởng dài hạn.
Bizzi là một nền tảng tự động hóa tài chính và kế toán, đóng vai trò như một trợ lý AI cho các nhân viên kế toán, giúp doanh nghiệp xử lý hóa đơn, quản lý chi phí, kiểm soát ngân sách và tự động hóa quy trình phê duyệt chi phí một cách hiệu quả, sử dụng công nghệ AI và RPA để xử lý hóa đơn tự động.
Các câu hỏi thường gặp về chi phí vận hành là gì?
Dưới đây là phần FAQ (Hỏi Thường Gặp) về chi phí vận hành, được giải đáp ngắn gọn – rõ ràng – dễ áp dụng:
Chi phí vận hành chiếm bao nhiêu % doanh thu là hợp lý?
Không có một con số “chuẩn” tuyệt đối cho mọi doanh nghiệp, vì tỷ lệ chi phí vận hành còn phụ thuộc vào mô hình kinh doanh, quy mô, ngành nghề và giai đoạn phát triển. Tuy nhiên, theo các báo cáo tài chính trung bình:
- Bán lẻ / thương mại: 15–25% doanh thu.
- Sản xuất: 10–20% (do phần lớn chi phí nằm ở giá vốn).
- Dịch vụ: 25–40% (do chi phí nhân sự gián tiếp chiếm tỷ trọng cao).
- Nguyên tắc chung: Tỷ lệ chi phí vận hành càng thấp → biên lợi nhuận càng cao. Doanh nghiệp nên đặt KPI giảm chi phí vận hành tối thiểu 5% mỗi năm.
Doanh nghiệp nhỏ nên kiểm soát chi phí vận hành thế nào?
Đối với doanh nghiệp nhỏ (SME), việc kiểm soát chi phí vận hành là yếu tố sống còn. Một chiến lược hiệu quả cần đảm bảo vừa tiết kiệm, vừa duy trì năng suất.
- Lập ngân sách chi phí chi tiết: Phân tách rõ chi phí cố định và biến đổi để theo dõi sát sao.
- Rà soát định kỳ: Kiểm tra chi phí hàng tháng để phát hiện khoản lãng phí.
- Ưu tiên giải pháp công nghệ: Sử dụng phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp, hóa đơn điện tử để giảm chi phí kế toán thủ công.
- Áp dụng nguyên tắc 80/20: Tập trung tối ưu 20% khoản chi “nặng ký” nhất (ví dụ: mặt bằng, logistics).
Chi phí vận hành có được khấu trừ thuế không?
Có, hầu hết chi phí vận hành hợp lý, hợp lệ đều được khấu trừ khi tính thuế TNDN, nếu:
- Có chứng từ hợp pháp (hóa đơn điện tử, hợp đồng, biên nhận).
- Chi phí phục vụ trực tiếp hoạt động kinh doanh.
- Thanh toán đúng quy định (chuyển khoản với hóa đơn > 20 triệu).
- Lưu ý: Các khoản chi không phục vụ hoạt động SXKD, hoặc vượt định mức (như tiếp khách quá trần cho phép) sẽ không được khấu trừ.
Kết luận
Hi vọng thông qua nguồn thông tin trên đây, bạn đọc đã có thể hiểu rõ hơn về chi phí vận hành là gì, vai trò và cách tính toán chi phí vận hành chính xác nhất. Kiểm soát chặt chẽ chi phí vận hành giúp doanh nghiệp dễ dự báo ngân sách, tránh tình trạng “phình to” bộ máy khi doanh thu tăng nhanh. Công nghệ chính là chìa khóa giảm chi phí vận hành. Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng áp lực về tối ưu chi phí và nâng cao hiệu suất, công nghệ chính là đòn bẩy quan trọng nhất.Tự động hóa và số hóa không chỉ giúp giảm chi phí mà còn tạo hệ thống kiểm soát minh bạch, chuẩn mực – nền tảng cho tăng trưởng bền vững. Khám phá Bizzi.vn để xem cách các doanh nghiệp hàng đầu tối ưu chi phí vận hành ngay hôm nay.
