Thế nào là một chính sách chi phí doanh nghiệp hiệu quả?

Hệ thống thủ công và chính sách chi phí yếu kém hoặc không có là nguyên nhân chính dẫn đến những mâu thuẫn liên quan đến chi phí doanh nghiệp. Việc thiếu chính sách và quy trình thủ công kéo dài cũng tạo điều kiện cho việc lạm dụng ngân sách, dù là vô tình hay cố ý.

Khi lãnh đạo doanh nghiệp giao phó hàng trăm triệu đồng tiền của công ty cho nhân viên, chắc chắn họ sẽ muốn có một số quy tắc về cách sử dụng số tiền đó. Vậy một chính sách chi phí doanh nghiệp tốt trông như thế nào? Dưới đây là một vài mẹo đơn giản để xây dựng chính sách tốt nhất.

Để xây dựng chính sách chi phí hiệu quả

Chi phí từ lâu đã trở thành vấn đề gây mâu thuẫn giữa các đội ngũ tài chính và các phòng ban kinh doanh. 

Các quy tắc phức tạp về cách ghi nhận, phân loại và hoàn trả chi phí nhanh chóng dẫn đến tình trạng kém hiệu quả và mất lòng tin giữa hai chức năng kinh doanh quan trọng: những người tạo ra tiền và những người bảo vệ nó.

1. Quyết định ai được cấp thẻ tín dụng doanh nghiệp

Lý tưởng nhất là không nên yêu cầu nhân viên chi tiền cá nhân cho công việc. Phòng nhân sự có thể giúp xác định bộ phận, cấp độ thâm niên hoặc phòng ban nào có nhu cầu sử dụng thẻ chi phí cao nhất. Hầu hết các nền tảng quản lý chi phí hiện đại đều có thể tự động phân bổ thẻ dựa trên các tiêu chí này.

2. Xác định trách nhiệm của người dùng thẻ

Mỗi công ty đều có một bộ giá trị nhất định và hầu hết đều được quy định thành văn bản. Doanh nghiệp của bạn tiết kiệm hay chi tiêu mạnh tay? Giữ chi phí ở mức ổn định hay cắt giảm bằng mọi giá? Hãy giải thích các giá trị của bạn liên quan đến việc chi tiêu của công ty như thế nào.

3. Loại chi phí nào được chấp nhận?

Thẻ công ty không được sử dụng cho chi tiêu cá nhân trong bất kỳ trường hợp nào. Và nó chỉ được sử dụng theo cách liên quan trực tiếp đến chức năng công việc của người mang thẻ. Hệ thống tự động cũng có thể hỗ trợ ở đây, bằng cách hạn chế việc sử dụng cho một số loại mua hàng nhất định.

4. Xác định hạn mức chi tiêu

Hạn mức chi tiêu cần phù hợp với nhu cầu. Ví dụ, tần suất đi công tác của nhân viên và giá trị của một loại chi tiêu cụ thể đối với doanh nghiệp. Một lần nữa, các nền tảng chi phí hiện đại có thể hạn chế chi tiêu trên từng thẻ trong phạm vi hạn mức được phân bổ trước.

5. Giải thích khi nào cần phê duyệt trước

Nêu rõ các trường hợp chi phí lớn hơn như các chuyến bay đường dài phải được xác nhận trước. Mô tả ai cần phê duyệt và trên cơ sở nào chi phí có khả năng được chấp thuận.

6. Nhân viên cần khai báo chi phí như thế nào?

Nhân viên cần báo cáo gì? Chi phí nên được phân loại như thế nào và cần thêm thông tin gì? Một trong những lợi thế chính của quản lý dựa trên nền tảng là nhân viên có thể sử dụng một ứng dụng trực quan để ghi nhận, phân loại và lưu trữ các khoản mua hàng. Không còn phải loay hoay tìm hóa đơn vào cuối tháng và cố gắng nhớ chúng dùng để làm gì!

7. Tuân thủ

Giải thích bằng ngôn ngữ dễ hiểu về cách luật pháp và quy định (ví dụ như luật chống hối lộ và tham nhũng ở các thị trường trọng điểm) ảnh hưởng đến chi phí phát sinh của công ty bạn.

8. Bảo mật

Nhân viên cần thực hiện các bước gì để giữ thẻ an toàn? Mô tả cách thức báo cáo mất hoặc thất lạc thẻ và trong khung thời gian nào.

Tạo Chính sách Chi Phí Doanh nghiệp

Mặc dù khi tạo chính sách chi phí, người thực hiện không cần phải là chuyên gia nhân sự để viết hướng dẫn cho nhân viên, nhưng việc hiểu các yếu tố chính sẽ giúp ích cho doanh nghiệp rất nhiều.

Nhiều cơ quan kế toán có thể cung cấp mẫu chính sách chi phí tham khảo. Bạn có thể tìm hiểu thêm.

Các mẹo hàng đầu cho chính sách chi phí mới

• Cập nhật chính sách khi cần thiết
• Dễ dàng tìm kiếm
• Được sự ủng hộ từ bộ phận tài chính, quản lý và nhân viên
• Thực thi các quy tắc một cách nhất quán
• Bộ phận tài chính hiểu cách triển khai chính sách

Bằng việc xây dựng một chính sách chi phí hiệu quả, doanh nghiệp có thể kiểm soát chi tiêu tốt hơn, giảm thiểu rủi ro và cải thiện hiệu quả hoạt động.