Chữ ký điện tử là gì? Giải pháp số hóa cho doanh nghiệp trong kỷ nguyên 4.0

Trong kỷ nguyên 4.0, chuyển đổi số không còn là xu hướng mà đã trở thành nhu cầu sống còn đối với mọi doanh nghiệp. Một trong những yếu tố then chốt giúp tối ưu quy trình và rút ngắn thời gian xử lý chứng từ chính là chữ ký điện tử. Vậy chữ ký điện tử là gì, vì sao ngày càng nhiều doanh nghiệp và kế toán lựa chọn áp dụng công nghệ này thay cho chữ ký tay truyền thống? 

Bài viết sau từ Bizzi sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, lợi ích và cách triển khai chữ ký điện tử một cách hiệu quả – an toàn – đúng quy định pháp luật.

1. Chữ ký điện tử là gì? Tầm quan trọng trong kỷ nguyên số

Chữ ký điện tử (e-signature hay electronic signature) là một phương tiện xác thực hiện đại, được tạo ra dưới dạng dữ liệu điện tử như ký hiệu, chữ, số, hình ảnh hoặc âm thanh, nhằm liên kết logic với một thông điệp dữ liệu. Mục đích chính là xác nhận danh tính của người ký và thể hiện sự đồng thuận của họ đối với nội dung văn bản hoặc hợp đồng điện tử.

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc vào các quy trình số hóa, việc hiểu rõ chữ ký điện tử là gì không chỉ giúp đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch điện tử mà còn mang lại nhiều lợi ích vượt trội như:

• Xác thực và bảo mật thông tin: Chữ ký điện tử giúp xác minh danh tính của người ký và phát hiện mọi thay đổi dữ liệu sau khi ký, đảm bảo tính toàn vẹn và minh bạch trong giao dịch.
• Tăng tốc quy trình làm việc: Thay vì phải in, ký tay rồi quét lại, chữ ký điện tử giúp rút ngắn thời gian xử lý tài liệu chỉ còn vài giây – một yếu tố quan trọng trong môi trường kinh doanh cạnh tranh cao.
• Hợp pháp và được công nhận rộng rãi: Theo quy định pháp luật tại Việt Nam và nhiều quốc gia, chữ ký điện tử có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay nếu đáp ứng đủ điều kiện.
• Tiết kiệm chi phí vận hành: Doanh nghiệp giảm chi phí in ấn, chuyển phát, lưu trữ giấy tờ và tăng hiệu quả quản lý hồ sơ.
• Đồng hành cùng quá trình chuyển đổi số: Đây là giải pháp không thể thiếu trong hành trình số hóa doanh nghiệp, đặc biệt trong các nghiệp vụ tài chính – kế toán, hợp đồng và nhân sự.

Việc ứng dụng chữ ký điện tử không chỉ là một xu hướng mà còn là yêu cầu tất yếu để doanh nghiệp thích nghi, phát triển và đảm bảo năng lực cạnh tranh trong thời đại 4.0.

2. Giá trị pháp lý và các quy định liên quan của chữ ký điện tử

Hiểu rõ chữ ký điện tử là gì chưa đủ, doanh nghiệp và kế toán còn cần nắm vững các quy định pháp lý để triển khai đúng quy chuẩn, tránh rủi ro pháp lý trong các giao dịch điện tử.

2.1 Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử được pháp luật Việt Nam công nhận có giá trị tương đương chữ ký tay và con dấu truyền thống nếu đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn liên quan. Cụ thể:

• Về xác thực người ký: Phương pháp tạo chữ ký điện tử phải cho phép xác minh được danh tính người ký và thể hiện rõ sự đồng ý của họ với nội dung văn bản.
• Về độ tin cậy: Chữ ký phải được tạo và quản lý thông qua một quy trình bảo mật đáng tin cậy, phù hợp với mục đích sử dụng.
• Chữ ký điện tử chuyên dùng hoặc chữ ký số: Được pháp luật công nhận có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân trên văn bản giấy nếu đảm bảo an toàn và có chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử.

2.2 Về con dấu điện tử trong doanh nghiệp

Chữ ký điện tử đóng vai trò như một con dấu pháp lý của doanh nghiệp khi được tạo lập từ hệ thống bảo mật đạt chuẩn và có chứng thực. Khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện bảo đảm an toàn, nó được công nhận trong các giao dịch chính thức và pháp lý.

2.3 Điều kiện để chữ ký điện tử được coi là an toàn

Để đảm bảo chữ ký điện tử có giá trị pháp lý và có thể thay thế chữ ký tay trong các giao dịch điện tử, chữ ký đó cần đáp ứng một số tiêu chí bảo mật và xác thực cụ thể như sau:

• Dữ liệu tạo chữ ký gắn duy nhất với người ký và thuộc quyền kiểm soát của họ.
• Mọi thay đổi trong dữ liệu sau khi ký đều có thể bị phát hiện rõ ràng.
• Quy trình xác minh chữ ký phải được các bên thỏa thuận và tuân thủ quy định kỹ thuật an toàn.

2.4 Quy định về mẫu chữ ký điện tử hiện hành

Việc trình bày chữ ký điện tử đúng chuẩn không chỉ đảm bảo tính thẩm mỹ mà còn giúp văn bản điện tử được chấp nhận trong các giao dịch pháp lý và hành chính. Dưới đây là hướng dẫn về định dạng và vị trí chữ ký điện tử theo đúng quy định:

• Đối với cá nhân: Hình ảnh chữ ký tay màu xanh (định dạng .png), đặt tại vị trí tương ứng với chữ ký tay trong văn bản giấy.
• Đối với doanh nghiệp: Hình ảnh con dấu đỏ (định dạng .png), đặt tại góc phải đầu tiên của văn bản, hiển thị rõ tên doanh nghiệp và thời gian ký theo chuẩn ISO 8601 (múi giờ Việt Nam).

2.5 Nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử trong giao dịch

Pháp luật cho phép các bên chủ động thỏa thuận việc sử dụng chữ ký điện tử và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chứng thực phù hợp. Đặc biệt, với các cơ quan nhà nước, chữ ký điện tử bắt buộc phải được chứng thực bởi đơn vị được Nhà nước chỉ định có thẩm quyền.

3. Các loại chữ ký điện tử phổ biến

Trên thị trường hiện nay, chữ ký điện tử được ứng dụng dưới nhiều hình thức khác nhau, tùy theo mục đích sử dụng và yêu cầu pháp lý của từng doanh nghiệp. Việc hiểu rõ từng loại chữ ký giúp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp và tuân thủ đúng quy định pháp luật.

• Chữ ký số (Digital signature): Là một dạng chữ ký điện tử, áp dụng thuật toán mã hóa để tạo ra một chuỗi ký tự duy nhất, có vai trò xác minh danh tính người ký, ngăn chặn giả mạo và đảm bảo tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu. Tại Việt Nam, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay hoặc con dấu đỏ của doanh nghiệp.
• Chữ ký hình ảnh (Image signature): Là chữ ký điện tử sử dụng hình ảnh chữ ký tay được tạo bằng cách quét hoặc vẽ trên thiết bị di động, lưu trữ dưới dạng file ảnh để đính kèm vào văn bản.
• Chữ ký quét (Scanned signature): Là chữ ký điện tử tạo ra bằng cách quét hình ảnh gốc của chữ ký tay, thường được lưu trữ dưới dạng file hình ảnh để chèn vào văn bản hoặc hợp đồng điện tử.
• Phân loại theo Luật Giao dịch điện tử 2023: Ngoài các dạng trên, Luật Giao dịch điện tử 2023 còn phân loại chữ ký điện tử theo phạm vi sử dụng, bao gồm Chữ ký điện tử chuyên dùng, Chữ ký số công cộng và Chữ ký số chuyên dùng công vụ.

4. Phân biệt Chữ ký điện tử và Chữ ký số

Chữ ký điện tử và chữ ký số thường bị nhầm lẫn trong quá trình ứng dụng thực tế, tuy nhiên đây là hai khái niệm có tính chất khác nhau. Việc phân biệt rõ giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng giải pháp, đảm bảo tuân thủ pháp lý và tối ưu hiệu quả giao dịch số.

Điểm giống nhau: Cả chữ ký điện tử và chữ ký số đều được dùng để thay thế chữ ký tay và con dấu của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp trong môi trường giao dịch điện tử. Chúng đều mang lại lợi ích về giá trị pháp lý, đơn giản hóa quy trình và tiết kiệm thời gian, chi phí.

Điểm khác nhau:

5. Lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử trong doanh nghiệp

Việc ứng dụng chữ ký điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh với xu thế chuyển đổi số, mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong quản lý và vận hành. Dưới đây là những lợi ích nổi bật khi sử dụng chữ ký điện tử:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý văn bản, hợp đồng mà không cần in ấn, gửi chuyển phát hay gặp mặt trực tiếp. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm được chi phí giấy tờ, vận hành và nhân lực.
• Nâng cao hiệu quả công việc: Việc ký kết diễn ra nhanh chóng, không bị giới hạn bởi địa điểm hay thời gian. Doanh nghiệp có thể ký nhiều văn bản cùng lúc, từ đó tăng hiệu suất làm việc và đảm bảo tiến độ.
• Mở rộng thị trường kinh doanh: Với chữ ký điện tử, doanh nghiệp có thể giao dịch và ký kết hợp đồng với đối tác ở bất kỳ đâu trên thế giới mà không cần gặp mặt, mở ra cơ hội hợp tác toàn cầu.
• Bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp: Chữ ký điện tử – đặc biệt là chữ ký số – có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay. Điều này giúp chứng minh trách nhiệm pháp lý trong giao dịch điện tử và hạn chế rủi ro giả mạo, tranh chấp.
• Đơn giản hóa quy trình hành chính: Hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các thủ tục như kê khai thuế, ký báo cáo tài chính, nộp hồ sơ hành chính… một cách nhanh gọn và minh bạch trên nền tảng số.

6. Hướng dẫn các cách tạo chữ ký điện tử phổ biến

Sau khi hiểu chữ ký điện tử là gì, bước tiếp theo là lựa chọn phương pháp tạo chữ ký phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp. Dưới đây là 5 cách phổ biến, dễ thực hiện mà bạn có thể áp dụng ngay:

• Tạo chữ ký điện tử dạng ảnh (.png): Cách đơn giản và truyền thống, bạn chỉ cần ký tay trên giấy trắng, sau đó dùng điện thoại hoặc máy quét để chụp lại và lưu dưới định dạng ảnh .png. Ảnh này có thể chỉnh sửa bằng các công cụ như Photoshop hoặc Canva để làm rõ nét và nền trong suốt.
• Tạo chữ ký điện tử trên Word: Microsoft Word hỗ trợ tạo dòng chữ ký (Signature Line) tại menu Insert > Signature Line. Bạn điền tên, chức vụ và địa chỉ email người ký. Khi đến bước ký, người dùng có thể nhập hoặc vẽ chữ ký theo ý muốn.
• Tạo chữ ký điện tử trên Excel: Cách làm tương tự như Word. Vào Insert > Text > Signature Line > Microsoft Office Signature Line, sau đó điền thông tin cần thiết. Excel phù hợp khi bạn cần ký trên bảng tính, phiếu lương, bảng kê chi phí…
• Tạo chữ ký điện tử trên PDF: Với các phần mềm như Foxit Reader, bạn chọn mục Fill & Sign hoặc PDF Sign, rồi vẽ trực tiếp, nhập text hoặc tải ảnh chữ ký lên. Cách này tiện lợi cho việc ký hợp đồng, hóa đơn, biên bản… trên định dạng PDF.
• Tạo chữ ký điện tử trực tuyến miễn phí: Truy cập các website như CreateMySignature.com, Smallpdf, hoặc Signaturely. Bạn có thể vẽ tay, nhập tên, hoặc upload ảnh chữ ký, sau đó tải xuống file .png hoặc .pdf để chèn vào tài liệu theo nhu cầu.

7. Bizzi – Giải pháp giúp doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện và áp dụng chữ ký điện tử

Trong bối cảnh chuyển đổi số bùng nổ, câu hỏi “chữ ký điện tử là gì” không chỉ dừng lại ở khái niệm mà đã trở thành nhu cầu thiết yếu của mọi doanh nghiệp hiện đại. Bizzi mang đến một hệ sinh thái giải pháp số toàn diện, giúp tích hợp và triển khai chữ ký điện tử một cách liền mạch vào các quy trình kế toán, tài chính và vận hành.

Dưới đây là cách Bizzi hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng chữ ký điện tử/số trong từng nghiệp vụ quan trọng:

• B-invoice (Hóa đơn điện tử): Giải pháp hóa đơn điện tử của Bizzi cho phép doanh nghiệp phát hành, tải về và lưu trữ hóa đơn có tích hợp chữ ký số hợp lệ theo đúng quy định. Điều này thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy truyền thống, đảm bảo tính pháp lý và tính toàn vẹn của dữ liệu.
• Tự động xử lý và đối chiếu hóa đơn đầu vào (IPA + 3-way matching): Bizzi giúp kế toán kiểm tra, đối chiếu và lưu trữ hóa đơn đầu vào mà không cần thao tác thủ công. Mặc dù không tạo chữ ký điện tử trực tiếp, giải pháp này vận hành hiệu quả trong một quy trình đã số hóa toàn bộ, nơi các tài liệu đã ký số được xử lý an toàn và nhanh chóng.
• Bizzi Expense – Quản lý chi tiêu: Giải pháp này số hóa quy trình lập ngân sách, theo dõi và phê duyệt chi tiêu với các bước xác nhận bằng điện tử, thay cho việc ký tay trên giấy tờ. Điều này giúp giảm sai sót, tăng tính minh bạch và tăng tốc độ phê duyệt.
• Bizzi Travel – Quản lý công tác phí: Việc đặt vé, duyệt công tác và quản lý chi tiêu đều được tự động hóa. Chữ ký điện tử giúp hợp thức hóa các tài liệu liên quan mà không cần bản cứng, từ đó tinh gọn thủ tục hành chính.
• ARM – Quản lý công nợ: Bizzi hỗ trợ theo dõi và nhắc nợ tự động. Các tài liệu như biên bản đối chiếu công nợ khi được tích hợp chữ ký điện tử sẽ đảm bảo pháp lý, giảm thiểu tranh chấp và nâng cao tính minh bạch trong quan hệ tài chính với đối tác.

Tổng thể, Bizzi không chỉ đơn thuần trả lời câu hỏi “chữ ký điện tử là gì”, mà còn giúp doanh nghiệp ứng dụng thực tiễn một cách toàn diện. Giải pháp của Bizzi hướng đến việc loại bỏ quy trình giấy tờ thủ công, rút ngắn thời gian xử lý nghiệp vụ, giảm thiểu sai sót và chi phí vận hành. Với nền tảng công nghệ mạnh mẽ, doanh nghiệp có thể tự tin chuyển đổi số thành công và tuân thủ quy định pháp luật dễ dàng hơn.

Để nâng cao hiệu quả quản lý hoá đơn cũng như tự động hóa quy trình tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Đăng ký trải nghiệm bộ giải pháp toàn diện của Bizzi ngay hôm nay!

• Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
• Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/

Kết luận

Hiểu rõ chữ ký điện tử là gì không chỉ giúp doanh nghiệp nắm bắt được xu hướng chuyển đổi số mà còn mở ra cơ hội tối ưu quy trình làm việc, tiết kiệm nguồn lực và đảm bảo tính pháp lý cho mọi giao dịch điện tử. Trong kỷ nguyên số, việc ứng dụng chữ ký điện tử cùng với các giải pháp số hóa toàn diện như Bizzi là bước đi cần thiết giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và hội nhập hiệu quả vào thị trường toàn cầu.