Trong kỷ nguyên số, các giao dịch điện tử ngày càng trở nên phổ biến và đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ các khái niệm mới như chứng thư số doanh nghiệp là gì là điều cần thiết để theo kịp công nghệ và đảm bảo lợi thế cạnh tranh.
Chứng thư số là một trong những yếu tố nền tảng, giúp xác thực danh tính, bảo vệ dữ liệu và đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch số của doanh nghiệp. Bizzi cung cấp một hệ thống kiểm soát chi phí toàn diện, đóng vai trò như một trợ lý AI cho phòng tài chính – kế toán, giúp tự động hóa quy trình thu – chi, tinh gọn nghiệp vụ thanh toán B2B và quản lý chi phí hiệu quả.
1. Chứng thư số là gì?
Chứng thư số là một loại chứng thư điện tử được dùng phổ biến trong các hoạt động giao dịch điện tử, đặc biệt là trong môi trường doanh nghiệp. Theo Khoản 7, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chứng thư số (Digital Certificate) là một tệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp, nhằm xác nhận danh tính của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân thông qua khóa công khai (public key).
Hiểu một cách đơn giản, chứng thư số đóng vai trò như “chứng minh thư điện tử” giúp xác định danh tính của người ký chữ ký số trên hệ thống điện tử. Nó bao gồm các thông tin như: tên chủ thể, số serial, thời gian hiệu lực, tên đơn vị cung cấp, khóa công khai… giúp đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của các giao dịch trực tuyến.
Trong môi trường doanh nghiệp, chứng thư số doanh nghiệp là công cụ bắt buộc khi thực hiện các thủ tục như khai báo thuế điện tử, ký hóa đơn điện tử, giao dịch ngân hàng trực tuyến hoặc tham gia các hệ thống công của nhà nước. Việc sử dụng chứng thư số không chỉ nâng cao tính bảo mật và minh bạch mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu rủi ro gian lận dữ liệu.
2. Các loại và nội dung của chứng thư số doanh nghiệp
Chứng thư số doanh nghiệp là gì không chỉ là một công cụ xác thực danh tính điện tử, mà còn đóng vai trò quan trọng trong giao dịch số, ký số và bảo mật thông tin. Để sử dụng hiệu quả, doanh nghiệp cần hiểu rõ các loại chứng thư số phổ biến và những nội dung bắt buộc phải có theo quy định pháp luật.
Các loại chứng thư số doanh nghiệp phổ biến hiện nay:
- Chứng thư số có hiệu lực: Là chứng thư số đang còn thời hạn sử dụng, chưa bị tạm dừng hay thu hồi. Doanh nghiệp chỉ nên sử dụng chứng thư số này để đảm bảo tính hợp lệ trong các giao dịch điện tử.
- Chứng thư số công cộng: Được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (VD: VNPT-CA, Viettel-CA,…), dùng cho các giao dịch thương mại, kê khai thuế, hải quan điện tử,…
- Chứng thư số nước ngoài: Được cấp bởi các tổ chức chứng thực chữ ký số nước ngoài, chủ yếu áp dụng trong các giao dịch quốc tế hoặc hoạt động xuyên biên giới.
10 nội dung bắt buộc trong chứng thư số theo quy định tại Điều 5 Nghị định 130/2018/NĐ-CP:
- Tên của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
- Tên của thuê bao (doanh nghiệp sở hữu chứng thư số).
- Số hiệu chứng thư số.
- Thời hạn hiệu lực của chứng thư số.
- Khóa công khai của thuê bao.
- Chữ ký số của tổ chức chứng thực.
- Hạn chế về mục đích và phạm vi sử dụng.
- Hạn chế về trách nhiệm pháp lý của tổ chức cung cấp dịch vụ.
- Thuật toán mật mã sử dụng trong chứng thư.
- Các nội dung cần thiết khác theo hướng dẫn của Bộ Thông tin và Truyền thông.
Thời hạn hiệu lực của chứng thư số
Chứng thư số doanh nghiệp có thời hạn xác định nhằm giảm rủi ro về bảo mật. Thời gian hiệu lực phổ biến gồm: 24 giờ, 6 tháng, 1 năm, 3 năm hoặc 5 năm, tùy theo loại chứng thư và nhu cầu sử dụng. Trong đó, chứng thư số công cộng cho doanh nghiệp có thời hạn tối đa là 03 năm theo quy định.
3. So sánh chứng thư số và chữ ký số
Mặc dù cùng được sử dụng trong môi trường điện tử để xác thực và đảm bảo tính toàn vẹn của giao dịch, chứng thư số doanh nghiệp và chữ ký số là hai khái niệm có bản chất và vai trò khác biệt. Việc hiểu rõ sự khác nhau giữa chúng giúp doanh nghiệp áp dụng đúng cách trong các hoạt động ký kết, giao dịch điện tử và tuân thủ pháp luật.
Phân biệt bản chất:
- Chứng thư số là một loại chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực số phát hành, có chức năng xác nhận danh tính của người ký (chủ thể ký số) và gắn với một khóa công khai (public key). Đây là cơ sở để hệ thống, đối tác hoặc bên thứ ba kiểm tra, xác thực người gửi và tính hợp lệ của chữ ký số.
- Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử, được tạo ra bằng khóa bí mật (private key) gắn liền với chứng thư số. Khi ký vào một tài liệu hoặc thông điệp dữ liệu, chữ ký số xác nhận danh tính người ký và thể hiện sự đồng thuận với nội dung văn bản đó.
Về thành phần cấu thành:
- Chứng thư số bao gồm thông tin định danh doanh nghiệp, khóa công khai và các thông tin kỹ thuật liên quan (tên đơn vị cung cấp, thời hạn hiệu lực…).
- Chữ ký số được hình thành từ cặp khóa: khóa bí mật (dùng để ký, lưu trong thiết bị chuyên dụng như USB Token, Smartcard) và khóa công khai (dùng để xác minh chữ ký).
Mối quan hệ hỗ trợ lẫn nhau:
- Để tạo được chữ ký số hợp lệ, doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng thư số đang còn hiệu lực.
- Chữ ký số sẽ được kiểm tra và xác thực thông qua khóa công khai nằm trong chứng thư số. Do đó, chữ ký số chỉ có giá trị pháp lý khi chứng thư số đi kèm còn hiệu lực và không bị thu hồi.
- Có thể hình dung: chứng thư số như “chứng minh nhân dân”, còn chữ ký số là “chữ ký viết tay” – hai thành phần không thể tách rời khi tham gia các giao dịch điện tử có giá trị pháp lý.
Việc hiểu rõ mối quan hệ này sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý, mà còn tăng cường độ tin cậy và bảo mật trong toàn bộ quy trình xử lý văn bản, hóa đơn, hợp đồng trên môi trường số.
4. Các nhóm tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thư số
Để đảm bảo tính pháp lý và an toàn trong giao dịch điện tử, chỉ những tổ chức đạt tiêu chuẩn theo quy định pháp luật và được cơ quan chức năng cấp phép mới được cung cấp dịch vụ chứng thư số doanh nghiệp. Theo phân loại hiện hành, có 4 nhóm tổ chức chính có quyền cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số tại Việt Nam:
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia: Là đơn vị do Nhà nước thành lập để xây dựng và duy trì hệ thống chứng thực chữ ký số quốc gia, thường đảm nhiệm vai trò gốc (root CA) và quản lý hệ thống hạ tầng khóa công khai (PKI) toàn quốc.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ: Phục vụ riêng cho các cơ quan nhà nước và hoạt động quản lý hành chính. Các tổ chức này giúp đảm bảo tính bảo mật và xác thực cao cho các giao dịch nội bộ trong hệ thống Chính phủ điện tử.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (CA công cộng): Đây là nhóm phổ biến và được sử dụng rộng rãi bởi doanh nghiệp và cá nhân. Các CA công cộng được Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép, chịu trách nhiệm phát hành chứng thư số hợp lệ cho các hoạt động kê khai thuế, hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội và giao dịch điện tử.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức: Những đơn vị này được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện để tự triển khai hệ thống chứng thực chữ ký số dùng riêng, nhằm đảm bảo an toàn thông tin trong nội bộ tổ chức.
Trong thực tế, chứng thư số doanh nghiệp bắt buộc phải được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (CA) có giấy phép hợp lệ. Điều này nhằm đảm bảo chứng thư số có giá trị pháp lý trong các giao dịch điện tử của doanh nghiệp với cơ quan nhà nước hoặc đối tác.
5. Vai trò của chứng thư số trong hoạt động doanh nghiệp và cách Bizzi hỗ trợ
Văn bản chỉ được coi là hợp pháp khi thông điệp dữ liệu được ký bằng chữ ký số và được chứng thực bởi chứng thư số còn hiệu lực, xác minh được bằng khóa công khai. Việc hiểu rõ chứng thư số doanh nghiệp là gì giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro pháp lý, bảo vệ quyền lợi trong các giao dịch với đối tác hoặc với cơ quan nhà nước qua nền tảng điện tử.
Đảm bảo tính pháp lý và an toàn cho giao dịch điện tử: Trong thời đại chuyển đổi số, chứng thư số doanh nghiệp đóng vai trò nền tảng cho mọi giao dịch điện tử có giá trị pháp lý. Các loại văn bản như hợp đồng điện tử, báo cáo tài chính, tờ khai thuế đều bắt buộc phải được ký bằng chữ ký số hợp lệ. Văn bản chỉ được coi là hợp pháp khi thông điệp dữ liệu được ký bằng chữ ký số và được chứng thực bởi chứng thư số còn hiệu lực, xác minh được bằng khóa công khai. Việc hiểu rõ chứng thư số doanh nghiệp là gì giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro pháp lý, bảo vệ quyền lợi trong các giao dịch với đối tác hoặc với cơ quan nhà nước qua nền tảng điện tử.
Tăng cường hiệu quả quy trình tài chính – kế toán với Bizzi: Với vai trò là nền tảng tự động hóa quy trình tài chính – kế toán, Bizzi không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và tinh gọn nghiệp vụ thanh toán, mà còn hỗ trợ doanh nghiệp khai thác tối đa hiệu quả sử dụng chứng thư số trong quản trị tài chính và giao dịch điện tử.
Các hoạt động ký số và lưu trữ trên Bizzi được bảo vệ bằng các chuẩn mã hóa hiện đại, giúp đảm bảo tính an toàn, bảo mật và toàn vẹn của chứng từ điện tử. Đồng thời, Bizzi tích hợp với các hệ thống ERP và phần mềm kế toán hiện tại của doanh nghiệp, giúp đồng bộ dữ liệu chữ ký số, chứng thư số và trạng thái phê duyệt. Thông tin được cập nhật tự động trên toàn bộ hệ thống mà không cần nhập lại thủ công, đảm bảo chính xác và tiết kiệm công sức.
Bizzi hỗ trợ doanh nghiệp phát huy tối đa vai trò của chứng thư số thông qua các giải pháp tài chính điện tử thông minh. Nền tảng của Bizzi tích hợp hơn 30 tính năng giúp tự động hóa quy trình kế toán, quản lý chi phí, thanh toán và thu hồi công nợ. Trong đó, giải pháp hóa đơn điện tử B-invoice minh chứng rõ ràng cho tầm quan trọng của chứng thư số trong đảm bảo tính hợp lệ và pháp lý của hóa đơn:
- Tạo và xuất hóa đơn điện tử theo định dạng chuẩn XML/PDF.
- Tùy chỉnh mẫu hóa đơn và xuất hóa đơn hàng loạt chỉ trong vài thao tác.
- Kết nối trực tiếp với hệ thống cơ quan thuế để xác thực hóa đơn qua mã xác thực.
- Tích hợp chữ ký số và lưu trữ hóa đơn tối thiểu 10 năm theo quy định.
- Hỗ trợ tải và in hóa đơn mọi lúc – mọi nơi với đầy đủ chữ ký số.
Chứng thư số đóng vai trò cốt lõi trong quá trình xác thực chữ ký số, đảm bảo mọi hóa đơn được tạo ra trên hệ thống Bizzi đều hợp lệ và có giá trị pháp lý.
Ngoài ra, các giải pháp như Bizzi Expense (quản lý chi tiêu doanh nghiệp), Bizzi Travel (quản lý công tác phí), ARM (quản lý công nợ) và hệ thống đối chiếu hóa đơn đầu vào (IPA + 3-way matching) đều vận hành dựa trên nguyên tắc bảo mật và xác thực thông tin nhờ chứng thư số. Đây là nền tảng giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình tài chính – kế toán mà vẫn đảm bảo an toàn và tuân thủ pháp luật.
Để nâng cao hiệu quả quản lý hoá đơn cũng như tự động hóa quy trình tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Đăng ký trải nghiệm bộ giải pháp toàn diện của Bizzi ngay hôm nay!
- Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
Kết luận
Chứng thư số là một yếu tố không thể thiếu trong kỷ nguyên số, đóng vai trò then chốt trong việc xác thực danh tính và đảm bảo tính hợp pháp của các giao dịch điện tử cho doanh nghiệp. Việc nắm vững khái niệm và vai trò của chứng thư số giúp doanh nghiệp đưa ra những lựa chọn đúng đắn về dịch vụ chứng thực và tối ưu hóa hoạt động của mình. Với các giải pháp toàn diện như Hóa đơn điện tử B-invoice, Bizzi hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các giao dịch tài chính một cách hiệu quả, an toàn và tuân thủ pháp luật, nơi mà chứng thư số và chữ ký số là những công cụ bảo mật không thể thiếu.
