Trong kỷ nguyên số hóa, việc tối ưu hóa quy trình nội bộ là chìa khóa để các doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh. Kardex, một tập đoàn dẫn đầu trong lĩnh vực logistics, đã chuyển đổi từ phương pháp quản lý thủ công sang số hóa toàn diện, giúp tăng hiệu quả hoạt động và cải thiện minh bạch trong quản lý chi phí.
1. Giới thiệu về Kardex
Kardex là nhà cung cấp hàng đầu các giải pháp logistics tích hợp, hoạt động tại hơn 30 quốc gia với đội ngũ hơn 2.500 nhân viên. Từ năm 1989, công ty đã được niêm yết trên sàn chứng khoán Thụy Sĩ và luôn không ngừng đổi mới trong lĩnh vực quản lý kho hàng. Các hệ thống lưu trữ tự động của Kardex không chỉ tối ưu hóa không gian theo chiều dọc mà còn giúp giảm thiểu chi phí thời gian.
Tuy nhiên, dù tiên phong về giải pháp logistics, Kardex vẫn phải đối mặt với những hạn chế trong quản lý chi phí nội bộ. Quy trình thủ công dựa trên giấy tờ đã không còn phù hợp với quy mô quốc tế và tốc độ phát triển của công ty, đòi hỏi một sự thay đổi toàn diện.
2. Thách thức: Khi thủ công không còn đáp ứng được yêu cầu
Trước khi chuyển đổi, Kardex gặp phải nhiều vấn đề với quy trình quản lý chi phí truyền thống:
- Phụ thuộc vào giấy tờ: Việc phê duyệt yêu cầu chữ ký trực tiếp gây ra chậm trễ, đặc biệt khi người phụ trách không có mặt.
- Thiếu minh bạch: Chi phí được phê duyệt mà không có hóa đơn kèm theo khiến phòng kế toán phải xử lý lại nhiều lần.
- Quốc tế hóa phức tạp: Với đội ngũ quản lý toàn cầu, các quy trình thủ công càng làm tăng nguy cơ sai sót, gây giảm hiệu quả hoạt động.
Những hạn chế này khiến Kardex phải tìm đến giải pháp số hóa để nâng cao hiệu quả và cải thiện khả năng kiểm soát tài chính.
3. Giải pháp: Số hóa quy trình quản lý chi phí
Để vượt qua các thách thức, Kardex đã triển khai một nền tảng quản lý chi phí hiện đại với các tính năng nổi bật:
Hỗ trợ triển khai chuyên sâu:
- Hướng dẫn chi tiết: Nhân viên được hỗ trợ từng bước từ thiết lập mẫu đơn đến quản lý quy định chi phí, giúp họ nhanh chóng làm quen với hệ thống.
- Hỗ trợ toàn diện: Đội ngũ hỗ trợ 24/7 đảm bảo quy trình triển khai diễn ra trơn tru, phù hợp với yêu cầu của từng quốc gia.
Chuyển đổi sang quy trình không giấy tờ:
- Nhân viên chỉ cần chụp ảnh hóa đơn và gửi qua ứng dụng thay vì xử lý giấy tờ phức tạp.
- Quy trình phê duyệt tự động hóa, giúp loại bỏ các điểm nghẽn và cho phép phê duyệt tức thì từ bất kỳ đâu.
Tích hợp hệ thống dữ liệu:
- Giải pháp kết nối trực tiếp với hệ thống quản lý nhân sự
- Đảm bảo dữ liệu chính xác, giảm nhập liệu thủ công và giảm rủi ro sai sót.
4. Kết quả: Tác động tích cực từ ngày đầu triển khai
Việc chuyển đổi số hóa đã mang lại những kết quả vượt mong đợi cho Kardex:
- Tăng cường hiệu quả: Khoảng 90% nhân viên nhanh chóng áp dụng hệ thống, giúp giảm khối lượng công việc hành chính.
- Minh bạch hơn: Nhân viên có thể theo dõi chi phí theo thời gian thực, cải thiện khả năng lập kế hoạch tài chính và kiểm soát ngân sách.
- Tiết kiệm thời gian: Quy trình xử lý hóa đơn rút ngắn đáng kể, cho phép đội ngũ tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn.
- Chất lượng công việc cải thiện: Ngay từ những ngày đầu, hệ thống đã giảm thiểu sai sót và tăng độ chính xác trong quản lý chi phí.
Theo Dino Merico, Giám đốc Tài chính Nhóm tại Kardex: “Chất lượng đã được cải thiện ngay từ ngày đầu tiên. Giải pháp này giúp chúng tôi tiết kiệm rất nhiều giờ làm việc hành chính và tăng tính minh bạch.”
Với thành công ban đầu, Kardex đang lên kế hoạch mở rộng tính năng của hệ thống, bao gồm quản lý du lịch và tích hợp các công nghệ AI. Mục tiêu là xây dựng một nền tảng vận hành số hóa toàn diện, tiếp tục tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả trong bối cảnh công nghệ không ngừng phát triển.
Hành trình chuyển đổi số hóa của Kardex là minh chứng rõ ràng cho thấy sức mạnh của công nghệ trong việc cải thiện quy trình nội bộ, tăng hiệu quả và minh bạch. Đây không chỉ là bước tiến trong quản lý chi phí mà còn là nền tảng để Kardex duy trì lợi thế cạnh tranh và phát triển bền vững trong tương lai.
Trong thời đại mà công nghệ là yếu tố quyết định, việc số hóa không còn là lựa chọn mà là điều kiện tiên quyết để các doanh nghiệp như Kardex tiếp tục tiến xa trên thị trường toàn cầu.
5. Bizzi Expense: Giải pháp quản lý chi phí hiệu quả cho doanh nghiệp tại Việt Nam
Bizzi Expense là một nền tảng quản lý chi phí tiên tiến, được thiết kế nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của các doanh nghiệp tại Việt Nam. Với tính năng linh hoạt và khả năng tùy chỉnh cao, giải pháp này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý chi tiêu, từ báo cáo, ghi nhận tới theo dõi và xét duyệt, qua đó tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc.
Phù hợp không chỉ với các tập đoàn lớn mà còn với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, Bizzi Expense mang lại sự tiện lợi cho cả nhân viên lẫn quản lý. Nền tảng này tích hợp dữ liệu chi tiêu từ nhiều nguồn khác nhau, hỗ trợ nhà quản lý kiểm soát, theo dõi và phân tích chi phí một cách chính xác, nhanh chóng và hiệu quả.
Từ việc quản lý chi phí công tác, phí đi lại đến các khoản chi thường xuyên, Bizzi Expense giúp đơn giản hóa quy trình phê duyệt, xử lý hóa đơn và hạn chế sai sót. Điều này không chỉ tối ưu hóa ngân sách mà còn đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định tài chính và kế toán chặt chẽ.
Với những tính năng vượt trội, Bizzi Expense trở thành lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp tại Việt Nam, giúp tối ưu hóa quy trình tài chính và quản lý chi phí trong môi trường kinh doanh cạnh tranh. Hiện nay, nền tảng này đã được nhiều doanh nghiệp lớn như Mondelez, Talentnet, Masan Group và Kewpie tin tưởng sử dụng.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc kiểm soát chi phí hoặc tìm cách cải thiện quy trình thanh toán, Bizzi Expense chính là giải pháp lý tưởng. Trải nghiệm ngay để cảm nhận sự khác biệt mà nền tảng này mang lại!
👉 ĐĂNG KÝ NGAY để nhận ưu đãi dùng thử miễn phí 6 tháng: https://bizzi.vn/bizzi-expense-promotion?utm_source=blog&utm_content=kardex-casestudy
Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:
- Facebook: https://www.facebook.com/bizzivietnam
- Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bizzi-vietnam
- Youtube: https://www.youtube.com/@bizzivietnam
