Cloud ERP là công cụ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí – tăng hiệu quả vận hành – bảo mật dữ liệu – dễ mở rộng – và ra quyết định nhanh hơn. Đây là giải pháp không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn nâng cao năng lực quản trị và tăng tốc chuyển đổi số.Triển khai Cloud ERP thành công không phụ thuộc hoàn toàn vào phần mềm, mà phụ thuộc 80% vào chuẩn bị nội bộ, con người và quy trình.
Trong bài viết này, hãy cùng Bizzi tìm hiểu chi tiết hơn về bản chất ERP là gì và phân tích các đặc điểm của Cloud ERP để nắm được chìa khóa là: hiểu đúng nhu cầu – chọn đúng đối tác – đào tạo tốt – quản lý thay đổi linh hoạt.
Giới thiệu tổng quan về ERP và Cloud ERP
Dưới đây là phần giới thiệu tổng quan về ERP và Cloud ERP, giúp bạn hiểu rõ khái niệm, vai trò và sự khác biệt giữa hai hình thức này:
ERP (Enterprise Resource Planning) là gì?
ERP là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp với mã nguồn mở. Đặc điểm của ERP:
- Tích hợp các phân hệ, ứng dụng thành một thể thống nhất, liên kết chặt chẽ và đồng bộ.
- Giúp doanh nghiệp thu thập, quản lý và lưu trữ dữ liệu nhanh chóng, chính xác, minh bạch.
- Cung cấp cái nhìn thống nhất về hoạt động kinh doanh và là nguồn thông tin duy nhất cho dữ liệu tổ chức.
- Mục tiêu là hợp lý hóa các quy trình kinh doanh cốt lõi qua nhiều phòng ban như tài chính, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng, bán hàng, mua hàng.
Cloud ERP là gì?
Cloud ERP hay còn được gọi là (ERP đám mây), là một phiên bản của hệ thống ERP được triển khai và lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud Computing). Đặc điểm cơ bản của Cloud ERP là gì?
- Cho phép doanh nghiệp sử dụng các tính năng và dịch vụ của ERP mà không cần đầu tư và vận hành một hệ thống IT đầy đủ.
- Người dùng truy cập thông tin thông qua một trình duyệt web, chỉ cần kết nối Internet.
- Dữ liệu được lưu trữ và chia sẻ trên toàn hệ thống một cách kế thừa, tăng tính tương tác giữa các phòng ban và không đòi hỏi máy chủ tại doanh nghiệp.
Đặc điểm nổi bật của Cloud ERP là gì?
Dưới đây là những đặc điểm nổi bật của Cloud ERP (Enterprise Resource Planning trên nền tảng điện toán đám mây) so với ERP truyền thống:
Khả năng truy cập từ xa, mọi lúc mọi nơi
Người dùng có thể tiếp cận dữ liệu và hệ thống từ bất kỳ đâu, vào bất kỳ thời điểm nào, thông qua bất kỳ thiết bị công nghệ nào có kết nối Internet.
Triển khai nhanh chóng và dễ dàng
Doanh nghiệp có thể bắt đầu vận hành nhanh hơn vì không yêu cầu lựa chọn và thiết lập phần cứng hay đào tạo nhân viên CNTT. Thường chỉ mất 3-6 tháng (thậm chí 90 ngày) so với 12 tháng của On-premise ERP.
Tối ưu hóa chi phí hiệu quả
- Chi phí khởi điểm thấp hơn khoảng 30% so với On-premise ERP do nhà cung cấp lưu trữ và quản lý phần mềm trên máy chủ của họ và hỗ trợ CNTT liên tục.
- Giảm thiểu chi phí cơ sở hạ tầng trả trước, chi phí bộ phận CNTT, bảo trì, bảo mật và cập nhật.
- Áp dụng mô hình thanh toán theo mức sử dụng (trả phí định kỳ hàng tháng/năm), giúp giảm chi phí ban đầu và tối ưu hóa nguồn lực tài chính.
- Được coi là chi phí sản xuất (Operating expenditure – OpEx).
Khả năng tích hợp và kết nối linh hoạt
Dễ dàng tích hợp với nhiều ứng dụng và hệ thống khác như CRM, SCM, phần mềm kế toán, quản lý kho, nhân sự.
Nâng cấp và bảo trì tự động
Hệ thống được bảo trì, nâng cấp định kỳ bởi nhà cung cấp dịch vụ, tự động cập nhật phiên bản mới nhất, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức.
An toàn dữ liệu và khả năng khắc phục sự cố
Dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ, đảm bảo an toàn, bảo mật và có kế hoạch sao lưu, khắc phục sự cố, giúp doanh nghiệp tránh mất dữ liệu nếu có sự cố máy chủ nội bộ.
Lợi ích khi doanh nghiệp ứng dụng Cloud ERP là gì?
Việc doanh nghiệp ứng dụng Cloud ERP mang lại nhiều lợi ích thiết thực, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số và cạnh tranh ngày càng cao. Dưới đây là 6 lợi ích nổi bật:
-
Tăng cường sự linh hoạt và khả năng thích ứng
Nhanh chóng mở rộng quy mô hoạt động, dễ dàng thu thập dữ liệu quan trọng, thông tin được đồng bộ hóa, các phòng ban kết nối chặt chẽ.
-
Hỗ trợ đắc lực cho quản trị tài chính – kế toán
Tích hợp quy trình kế toán vào hoạt động kinh doanh hàng ngày, theo dõi thu chi, lập báo cáo tài chính chuyên nghiệp.
-
Tối ưu hóa chi phí vận hành và cập nhật theo thời gian thực
Giảm đáng kể chi phí quản lý nguồn lực, tập trung ngân sách cho mục tiêu phát triển dài hạn, hạn chế gián đoạn công việc.
-
Hỗ trợ quyết định thông minh và kịp thời
Cung cấp dữ liệu cập nhật liên tục theo thời gian thực, giúp nhà quản lý nắm bắt thông tin nhanh chóng và đưa ra quyết định chính xác.
-
Nâng cao tương tác và sự gắn kết với khách hàng
Tích hợp với CRM, phân tích và lưu trữ dữ liệu khách hàng để cung cấp dịch vụ, sản phẩm phù hợp hơn, tăng độ tin cậy.
-
Cải thiện hiệu suất hoạt động kinh doanh tổng thể
Tự động hóa nhiều quy trình, giảm thiểu lỗi nhập liệu thủ công, nâng cao độ chính xác và tin cậy của thông tin, giảm chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc.
So sánh Cloud ERP và On-premise ERP
Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giữa Cloud ERP và On-premise ERP, giúp bạn dễ dàng thấy được điểm khác biệt và lựa chọn phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp:
| Đặc điểm | Cloud ERP | On-premise ERP |
| Vị trí triển khai | Dịch vụ đám mây, quản lý bởi nhà cung cấp | Cài đặt trực tiếp trên máy chủ, hệ thống của doanh nghiệp |
| Quyền sở hữu | Sử dụng dịch vụ, không sở hữu hạ tầng | Thuộc quyền sở hữu và quản lý của doanh nghiệp |
| Chi phí | Khởi điểm thấp, thanh toán định kỳ (OpEx) | Đầu tư ban đầu lớn (phần mềm, hạ tầng, nhân sự IT), chi phí duy trì liên tục (CapEx) |
| Thời gian triển khai | Nhanh chóng (3-6 tháng, thậm chí 90 ngày) | Lâu hơn (6-12 tháng) |
| Nâng cấp/Tùy chỉnh | Nâng cấp tự động, tùy chỉnh hạn chế | Nâng cấp thủ công, tùy chỉnh cao theo yêu cầu nghiệp vụ |
| Bảo mật/Kiểm soát | Phụ thuộc vào nhà cung cấp, tuân thủ quy trình nghiêm ngặt | Doanh nghiệp chủ động kiểm soát, yêu cầu quản lý tốt |
Các thành phần chức năng chính của Cloud ERP là gì?
Các thành phần chức năng chính của một hệ thống Cloud ERP thường bao gồm các mô-đun (modules) tích hợp, quản lý toàn diện các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp. Dưới đây là những thành phần phổ biến nhất:
- Quản lý tài chính và kế toán: Sổ sách, kế toán phải thu/phải trả, quản lý tài sản cố định, báo cáo tài chính.
- Quản lý nhân sự (HCM/HRMS): Thông tin nhân viên, tuyển dụng, tính lương, phúc lợi.
- Quản lý quan hệ khách hàng (CRM): Tương tác, thông tin khách hàng, bán hàng, marketing.
- Quản lý kho hàng và chuỗi cung ứng: Tồn kho, nhập xuất, vị trí lưu trữ, kiểm kê, tối ưu hóa toàn bộ quá trình.
- Quản lý mua sắm: Quy trình mua hàng, nhà cung cấp, hợp đồng.
- Quản lý sản xuất: Lập kế hoạch, lịch trình, kiểm soát sàn nhà máy, quản lý chất lượng.
- Quản lý dự án: Lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, quản lý nguồn lực và chi phí dự án.
Doanh nghiệp nào nên ứng dụng Cloud ERP?
Doanh nghiệp nên ứng dụng Cloud ERP khi có nhu cầu tối ưu quản trị, tiết kiệm chi phí và tăng hiệu suất vận hành – đặc biệt là trong giai đoạn mở rộng hoặc chuyển đổi số. Dưới đây là các loại hình doanh nghiệp phù hợp nhất:
- Doanh nghiệp mới thành lập và vừa & nhỏ (SME): Chi phí vận hành thấp, khả năng mở rộng linh hoạt, thời gian triển khai ngắn.
- Doanh nghiệp cần linh hoạt mở rộng quy mô: Cloud ERP tự động điều chỉnh và cung cấp nguồn lực bổ sung nhanh chóng khi doanh nghiệp tăng trưởng.
- Doanh nghiệp chú trọng tối ưu chi phí ban đầu: Giúp phân bổ chi phí đồng đều hơn trong suốt vòng đời sản phẩm, thay vì một khoản đầu tư lớn ban đầu.
Cloud ERP và các giải pháp tự động hoá tài chính Các Giải Pháp Tự Động Hóa Tài Chính
Tổng quan về tầm quan trọng của tự động hóa tài chính trong Cloud ERP
Cloud ERP giúp tích hợp nhiều phần mềm và tối ưu hóa quy trình quản lý vận hành, giảm chi phí đầu tư cho quản lý nguồn lực. Các hệ thống ERP hiện đại tích hợp khả năng thông minh như máy học và phân tích dự đoán để cung cấp thông tin chi tiết sâu sắc hơn.
Một hệ thống Cloud ERP toàn diện sẽ bao gồm các mô-đun quản lý tài chính, bán hàng, mua hàng, kho, sản xuất, nhân sự và báo cáo – tất cả trên một nền tảng tập trung, truy cập qua Internet. Cloud ERP sẽ phù hợp với doanh nghiệp muốn triển khai nhanh – tiết kiệm – linh hoạt – dễ mở rộng. Tuy nhiên, để chuyên sâu về một tính năng cụ thể, đặc biệt là trong việc quản lý tài chính, doanh nghiệp vẫn cần một giải pháp chuyên biệt bên cạnh Cloud ERP.
Bizzi.vn – Giải pháp tự động hóa tài chính chuyên biệt bổ trợ Cloud ERP
Bizzi là nền tảng tự động hóa xử lý hóa đơn và chứng từ tài chính dành cho doanh nghiệp. Ứng dụng công nghệ AI – OCR – Machine Learning, Bizzi giúp số hóa, kiểm tra và đối soát hóa đơn điện tử, từ đó rút ngắn thời gian xử lý, giảm sai sót và tăng tính minh bạch trong quy trình kế toán – tài chính.
Bizzi được tin dùng bởi hàng trăm doanh nghiệp lớn tại Việt Nam như: Grab, GS25, Thiên Long, VIB, Pizza 4P’s…
Khi tích hợp với hệ thống Cloud ERP, Bizzi đóng vai trò là cầu nối giữa dữ liệu kế toán tài chính (hóa đơn, chứng từ) và hệ thống quản trị tổng thể của doanh nghiệp.
- Trọng tâm chính: Tự động hóa các hoạt động back-office tài chính, đặc biệt là xử lý hóa đơn, quản lý chi phí và kiểm soát nợ.
- Xử lý hóa đơn đầu vào tự động (IPA + 3way): Sử dụng công nghệ RPA và AI để tải, kiểm tra, đối soát hóa đơn; tự động đối chiếu với PO và GR; xác minh nhà cung cấp; lưu trữ hóa đơn đầu vào 10 năm.
- Quản lý chi tiêu doanh nghiệp (Bizzi Expense): Thiết lập ngân sách theo phòng ban/dự án, giám sát chi tiêu theo thời gian thực, số hóa quy trình tạo yêu cầu thanh toán và phê duyệt chi phí, tạo báo cáo chi tiết.
- Quản lý công tác phí (Bizzi Travel): Hỗ trợ đặt vé máy bay tự động, theo dõi và quản lý chi tiêu công tác với hạn mức, quy trình phê duyệt công tác và báo cáo tổng quan.
- Quản lý công nợ (ARM): Theo dõi, đối soát công nợ, các chỉ số như DSO, báo cáo tuổi nợ; tạo quy trình nhắc nợ tự động.
- Hóa đơn điện tử (B-invoice): Tạo hóa đơn điện tử theo chuẩn quy định Việt Nam, mẫu hóa đơn tùy chỉnh, xuất hóa đơn hàng loạt, lưu trữ và tra cứu dễ dàng, tích hợp với phần mềm kế toán và ERP.
- Thẻ tín dụng doanh nghiệp Bizzi và kết nối nguồn vốn: Cung cấp giải pháp thẻ tín dụng doanh nghiệp (chi tiêu trước, thanh toán sau 0% lãi suất đến 45 ngày), tích hợp với ứng dụng quản lý chi phí; kết nối các nguồn vốn cho SMEs và startups.
- Khả năng tích hợp sâu rộng với các hệ thống ERP hiện có: Tích hợp liền mạch với Oracle NetSuite, SAP, Microsoft Dynamics 365 Finance, Odoo qua Open API, kết nối API, tích hợp tệp.
- Đối tượng và mô hình kinh doanh của Bizzi.vn: Nhắm đến các doanh nghiệp vừa và lớn tại Việt Nam, phục vụ cả SMEs và startups; hoạt động theo mô hình Phần mềm như một Dịch vụ (SaaS); đề cao lợi ích tối ưu hóa chi phí.
Tóm lại, Bizzi.vn như một giải pháp bổ sung cho ERP, là công cụ chuyên biệt nâng cao khả năng của các nền tảng ERP hiện có nhờ khả năng tích hợp liền mạch với các hệ thống quản lý doanh nghiệp hiện có. Việc tích hợp API linh hoạt cho phép đồng bộ hóa dữ liệu chi phí và ngân sách từ nhiều nguồn vào một nền tảng duy nhất, nâng cao chức năng của cơ sở hạ tầng hiện có mà không cần thay thế hoàn toàn.
Những lưu ý quan trọng khi triển khai Cloud ERP là gì?
Khi triển khai Cloud ERP, việc chuẩn bị kỹ lưỡng và hiểu rõ các rủi ro tiềm ẩn sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả, tránh lãng phí và gián đoạn vận hành. Dưới đây là những lưu ý quan trọng nhất:
- Yếu tố con người: Cần sự đồng thuận và hiểu biết sâu sắc từ lãnh đạo đến nhân viên, sẵn sàng thay đổi.
- Kế hoạch triển khai chi tiết và đánh giá kỹ lưỡng: Đánh giá quy trình hiện tại, xây dựng kế hoạch, tính toán ngân sách, lựa chọn thời điểm.
- Lựa chọn đối tác cung cấp giải pháp uy tín: Tham khảo, đánh giá kỹ lưỡng và chọn đơn vị có kinh nghiệm, triển khai thành công.
- Đảm bảo cơ sở hạ tầng kỹ thuật ổn định: Trang bị đường truyền mạng ổn định, cấu hình máy tính đáp ứng yêu cầu.
- Thành lập đội ngũ triển khai chuyên trách: Đội ngũ có kiến thức chuyên môn để đánh giá, chạy thử, kiểm tra hệ thống.
- Tập trung và phối hợp chặt chẽ trong quá trình triển khai: Phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, xây dựng quy trình làm việc thống nhất, chuẩn hóa dữ liệu.
Kết Luận
Cloud ERP không chỉ là một giải pháp công nghệ mà còn là một chiến lược thông minh giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, nâng cao hiệu suất và thích ứng linh hoạt với thị trường. Việc hiểu rõ Cloud ERP là gì cũng như cách thức hoạt động và những lưu ý quan trọng khi triển khai sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn và gặt hái được những lợi ích to lớn.
Đặc biệt, đối với quản lý tài chính, Cloud ERP cùng với các giải pháp bổ trợ chuyên biệt như Bizzi.vn, giúp doanh nghiệp thống nhất nguồn dữ liệu, quản lý tài chính chuyên nghiệp, tối ưu nguồn nhân lực, nâng cao hiệu quả làm việc và tăng khả năng cạnh tranh.
Để được tư vấn và thiết kế giải pháp quản lý tài chính dành riêng cho doanh nghiệp của mình, đăng ký nhận tư vấn ngay tại đây:https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
