Định mức chi phí quản lý dự án và chi phí quản lý dự án là hai khái niệm đặc biệt quan trọng trong việc vận hành, đặc biệt là với các dự án đầu tư xây dựng, phát triển phần mềm, hoặc sản xuất. Bài viết dưới đây của Bizzi sẽ cung cấp đầy đủ thông tin để làm rõ định mức chi phí quản lý dự án cũng như cách quản lý chi phí này.
Định nghĩa định mức chi phí quản lý dự án
Chi phí quản lý dự án là toàn bộ các chi phí cần thiết để thực hiện công tác quản lý trong suốt vòng đời của dự án. Nói cách khác, chi phí quản lý dự án là khoản chi tối đa cần có để quản lý dự án trong khoảng thời gian và phạm vi công việc cụ thể đã được xem xét, phê duyệt.
Chi phí này được xác định dựa trên định mức tỷ lệ phần trăm hoặc lập dự toán.
Vậy định mức chi phí quản lý dự án là gì? Định mức quản lý chi phí dự án là tỷ lệ hoặc mức chi phí tối đa cho phép được chi cho công tác quản lý dự án so với tổng chi phí của dự án. Trong nhiều ngành (đặc biệt là xây dựng), định mức này được quy định bởi cơ quan nhà nước, ví dụ như Bộ Xây dựng (theo Thông tư, Nghị định).
Ví dụ: Dự án dưới 15 tỷ: định mức 2.5%, Dự án trên 500 tỷ: định mức giảm xuống còn 0.5–1%. Một dự án đầu tư xây dựng có tổng chi phí là 100 tỷ đồng, theo quy định, chi phí quản lý dự án được phép tối đa là 1.5%.
Do đó, chi phí quản lý dự án = 1.5% × 100 tỷ = 1.5 tỷ đồng
- Mức này giúp kiểm soát ngân sách và đảm bảo chi phí quản lý không bị phóng đại.
- Lưu ý: Việc xác định cần phù hợp với hình thức tổ chức quản lý, thời gian thực hiện, quy mô và đặc điểm của dự án.
Chi phí quản lý dự án gồm những khoản nào?
Chi phí quản lý dự án theo quy định tại khoản 2, Điều 30 Nghị định 10/2021/NĐ-CP và Nghị định 32/2015/NĐ-CP gồm có:
- Tiền lương cho cán bộ quản lý dự án và tiền công trả cho người lao động theo hợp đồng, cùng các khoản phụ cấp, tiền thưởng, phúc lợi tập thể và các khoản đóng góp bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN, kinh phí công đoàn…).
- Chi phí áp dụng khoa học công nghệ, quản lý hệ thống thông tin công trình, và đào tạo nâng cao năng lực cán bộ quản lý dự án.
- Chi phí thanh toán các dịch vụ công cộng.
- Chi phí vật tư văn phòng phẩm.
- Chi phí thông tin, tuyên truyền, liên lạc.
- Chi phí tổ chức các hội nghị có liên quan đến dự án.
- Công tác phí.
- Chi phí thuê mướn, sửa chữa, mua sắm tài sản phục vụ quản lý dự án.
- Các chi phí khác và chi phí dự phòng.
Vai trò của việc xác định định mức chi phí quản lý dự án
Việc xác định định mức chi phí quản lý dự án đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình lập, quản lý và triển khai dự án, đặc biệt là các dự án đầu tư xây dựng, công nghệ, sản xuất…
- Kiểm soát ngân sách và chi phí hợp lý: Dự trù chính xác chi phí cần thiết cho công tác quản lý dự án, tránh tình trạng chi vượt ngân sách hoặc phân bổ không đồng đều giữa các hạng mục chi phí.
- Tăng tính minh bạch và tuân thủ pháp lý: Hạn chế rủi ro thanh tra, kiểm toán cũng như tránh tình trạng kê khai khống hoặc thiếu chi phí quản lý.
- Căn cứ để lập và thẩm định kế hoạch tài chính, kế hoạch đầu tư theo từng giai đoạn; Giúp các bên (chủ đầu tư, nhà thầu, cơ quan quản lý) dễ dàng so sánh và thẩm định các phương án chi phí.
- Phân bổ nguồn lực hợp lý trong dự án: Tổ chức bộ máy nhân sự quản lý phù hợp; Phân bổ chi phí cho các hoạt động: điều hành, giám sát, báo cáo, hành chính…
- Nâng cao hiệu quả triển khai dự án: Các công việc quản lý sẽ được thực hiện bài bản, hiệu quả hơn; Giảm thiểu sai sót, rủi ro, thất thoát trong quá trình thực hiện.
- Tạo cơ sở so sánh và đánh giá hiệu quả các dự án: Hiệu quả sử dụng chi phí, Mức độ “tiết kiệm” hoặc “lãng phí” trong quản lý.
Cách tính định mức chi phí quản lý dự án
Phương pháp chung: Xác định bằng tỷ lệ phần trăm áp dụng cho tổng chi phí xây dựng và thiết bị (chưa có thuế giá trị gia tăng).
Chi phí quản lý dự án = Tổng mức đầu tư × Tỷ lệ định mức quản lý dự án (%)
Tỷ lệ này được quy định trong các văn bản pháp luật (đối với dự án đầu tư công hoặc xây dựng). Có thể khác nhau tùy theo loại công trình (dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi…) hoặc quy mô tổng mức đầu tư.
Định mức chi phí quản lý dự án cụ thể theo quy mô và loại công trình
Theo Thông tư số 11/2021/TT-BXD của Bộ Xây dựng (áp dụng cho dự án đầu tư xây dựng), định mức chi phí quản lý dự án được quy định theo quy mô chi phí xây dựng và loại, cấp công trình, cụ thể như sau:
- Dưới 20 tỷ đồng: Dân dụng (2,784%), Công nghiệp (2,930%), Giao thông (2,491%), Nông nghiệp & PTNT (2,637%), Hạ tầng kỹ thuật (2,344%).
- Dưới 50 tỷ đồng: Dân dụng (2,486%), Công nghiệp (2,616%), Nông nghiệp & PTNT (2,355%), Giao thông (2,225%), Hạ tầng kỹ thuật (2,093%).
- Dưới 100 tỷ đồng: Dân dụng (1,921%), Công nghiệp (2,021%), Giao thông (1,719%), Nông nghiệp & PTNT (1,819%), Hạ tầng kỹ thuật (1,517%).
- Dưới 200 tỷ đồng: (Lưu ý: các tỷ lệ được liệt kê trong nguồn có thể khác với bảng tổng hợp, cần làm rõ hoặc sử dụng bảng).
- Dưới 500 tỷ đồng: Dân dụng (1,442%), Công nghiệp (1,518%), Giao thông (1,290%), Nông nghiệp & PTNT (1,366%), Hạ tầng kỹ thuật (1,214%).
- Dưới 1000 tỷ đồng: Dân dụng (1,180%), Công nghiệp (1,242%), Giao thông (1,056%), Nông nghiệp & PTNT (1,118%), Hạ tầng kỹ thuật (1,020%).
- Dưới 2000 tỷ đồng: Dân dụng (0,912%), Công nghiệp (1,071%), Giao thông (0,910%), Nông nghiệp & PTNT (0,964%), Hạ tầng kỹ thuật (0,856%).
- Dưới 5000 tỷ đồng: Dân dụng (0,677%), Công nghiệp (0,713%), Giao thông (0,606%), Nông nghiệp & PTNT (0,642%), Hạ tầng kỹ thuật (0,570%).
- Dưới 10.000 tỷ đồng: Dân dụng (0,486%), Công nghiệp (0,512%), Giao thông (0,435%), Nông nghiệp & PTNT (0,461%), Hạ tầng kỹ thuật (0,409%).
Ví dụ thực tế:
Một dự án công trình giao thông có tổng mức đầu tư là 200 tỷ đồng.
- Theo bảng trên, tỷ lệ định mức = khoảng 1.585% (lấy theo mức giữa của khoảng 100–500 tỷ).
- Chi phí quản lý dự án = 200 tỷ × 1.585% = 3.17 tỷ đồng
Định mức chi phí quản lý dự án có thể điều chỉnh được không?
Câu trả lời là có. Định mức chi phí quản lý dự án hoàn toàn có thể được điều chỉnh, nhưng phải tuân thủ một số nguyên tắc và điều kiện nhất định tùy theo loại hình dự án và cơ quan quản lý.
Khi nào được điều chỉnh định mức chi phí quản lý dự án?
Trong thực tế, định mức ban hành chỉ mang tính hướng dẫn và khung tối đa, nên có thể điều chỉnh trong các trường hợp sau:
| Trường hợp | Đặc điểm |
| Dự án có tính chất đặc biệt hoặc phức tạp |
|
| Điều kiện thực hiện dự án thay đổi |
|
| Áp dụng cho các dự án không thuộc phạm vi bắt buộc dùng định mức nhà nước |
|
Nguyên tắc điều chỉnh định mức chi phí quản lý dự án
Để điều chỉnh định mức chi phí quản lý dự án doanh nghiệp hoặc các nhà đầu tư cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
| Nguyên tắc | Mô tả |
| Có cơ sở tính toán, thuyết minh rõ ràng | Lý do điều chỉnh phải cụ thể, đi kèm bảng phân tích chi phí, khối lượng công việc tăng thêm. |
| Phải được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt | Ví dụ: Chủ đầu tư phê duyệt trong dự án vốn tư nhân, hoặc Bộ ngành phê duyệt với dự án vốn Nhà nước. |
| Không vượt quá giới hạn pháp luật cho phép (nếu có) | Trừ khi có quyết định đặc biệt hoặc cơ chế riêng (thí điểm, đặc thù). |
| Cập nhật vào tổng mức đầu tư hoặc dự toán | Việc điều chỉnh chi phí quản lý dự án kéo theo phải điều chỉnh TMĐT hoặc cơ cấu chi phí. |
Tự động hoá quản lý chi phí dự án
Trong bối cảnh các dự án ngày càng phức tạp, trải dài nhiều giai đoạn và liên quan đến nhiều bên tham gia, việc ứng dụng công nghệ và phần mềm quản lý dự án đã trở thành yếu tố thiết yếu để kiểm soát chi phí hiệu quả. Các nền tảng quản lý hiện đại không chỉ giúp theo dõi tiến độ mà còn tích hợp các tính năng tài chính mạnh mẽ, tối ưu quy trình phê duyệt, giám sát chi tiêu và đảm bảo tuân thủ ngân sách.
Lợi ích của phần mềm quản lý chi phí trong dự án có thể kể đến như:
- Thiết lập và kiểm soát hạn mức chi phí dự án theo chính sách công ty
- Tự động hóa quy trình tạo – duyệt – ghi nhận chi phí
- Theo dõi chi phí theo thời gian thực, nhận báo cáo trực quan về chi phí phát sinh theo từng giai đoạn, hạng mục, nhà cung cấp…
- Đảm bảo tính hợp lệ về thuế (hóa đơn đầu vào)
- Kết nối với hệ thống kế toán – ERP
Bizzi là một nền tảng tự động hóa quy trình quản lý chi phí và xử lý hóa đơn điện tử đang được nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam sử dụng. Các tính năng nổi bật của Bizzi bao gồm:
- Tự động thu thập và đối chiếu hóa đơn điện tử với dữ liệu phê duyệt: Giúp phát hiện chênh lệch, tránh sai sót trước khi đưa vào hệ thống kế toán.
- Thiết lập hạn mức chi phí theo cấp quản lý, dự án, phòng ban: Dễ dàng theo dõi việc chi tiêu có nằm trong định mức được phê duyệt hay không.
- Luồng phê duyệt linh hoạt, tích hợp nhiều cấp phê duyệt: Dựa theo cấu trúc tổ chức, có thể cấu hình nhiều bước duyệt khác nhau (leader → CFO → CEO).
- Tích hợp ký số và lưu trữ chứng từ điện tử: Giúp quản lý hồ sơ thanh toán chặt chẽ, không bị thất lạc chứng từ.
- Dashboard trực quan: Cung cấp báo cáo chi tiết về chi phí theo thời gian, đơn vị sử dụng, tình trạng hóa đơn…
Kết luận
Trên đây là toàn bộ thông tin về chi phí quản lý dự án cũng như quản lý định mức chi phí quản lý dự án sao cho hiệu quả.Định mức chi phí quản lý dự án có thể được điều chỉnh nếu có lý do hợp lý, được thuyết minh rõ ràng và được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Việc điều chỉnh cần cẩn trọng để đảm bảo không làm vượt tổng mức đầu tư không cần thiết và vẫn tuân thủ quy định pháp luật.
Việc ứng dụng công nghệ và phần mềm như Bizzi không chỉ giúp doanh nghiệp tự động hóa quản lý chi phí dự án, mà còn đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ thuế và kiểm soát chi tiêu theo chính sách nội bộ. Điều này đặc biệt cần thiết khi doanh nghiệp triển khai nhiều dự án song song hoặc có hệ thống kế toán phức tạp.
- Đăng ký ngay tại đây để dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
