Hóa đơn giá trị gia tăng là gì? Các trường hợp phải sử dụng hóa đơn GTGT

Hóa đơn giá trị gia tăng là gì? Đây là một trong những loại hóa đơn quan trọng trong quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp, giúp chứng minh nguồn gốc hàng hóa, dịch vụ và hỗ trợ việc kê khai thuế chính xác. Đối với các chủ doanh nghiệp và kế toán, hiểu rõ về hóa đơn VAT là gì và khi nào cần sử dụng hóa đơn GTGT sẽ giúp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, đồng thời tối ưu hóa quy trình quản lý thuế và kế toán hiệu quả. 

Bài viết này sẽ giải đáp chi tiết về hóa đơn giá trị gia tăng và các trường hợp bắt buộc phải sử dụng loại hóa đơn này.

1. Khái niệm Hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), hay còn gọi là hóa đơn VAT, là một loại chứng từ quan trọng trong hoạt động kế toán và quản lý tài chính doanh nghiệp. Việc hiểu rõ hóa đơn giá trị gia tăng là gì sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế và tối ưu quy trình kế toán, từ đó nâng cao tính minh bạch và hợp pháp trong hoạt động kinh doanh.

Định nghĩa chung về hóa đơn

Hóa đơn là chứng từ do người bán lập để ghi nhận thông tin về việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ theo quy định pháp luật. Một hóa đơn được xem là hợp pháp khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về nội dung và hình thức do cơ quan chức năng ban hành.

Định nghĩa Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)

Hóa đơn GTGT, hay hóa đơn VAT, là loại hóa đơn chuyên dùng cho các tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh áp dụng phương pháp khấu trừ thuế. Đây là công cụ để ghi nhận chi tiết giao dịch mua bán và khoản thuế GTGT phát sinh.
Loại hóa đơn này thể hiện rõ:

• Giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ chưa thuế
• Số thuế GTGT đầu ra cần nộp vào ngân sách Nhà nước
• Tổng giá thanh toán đã bao gồm thuế

Hóa đơn GTGT còn được gọi phổ biến là “hóa đơn đỏ” vì trước đây được in trên giấy màu đỏ. Ngoài ra, cụm từ “xuất hóa đơn” thường được sử dụng để chỉ hành động lập và phát hành hóa đơn trong giao dịch kinh doanh.

Thuế giá trị gia tăng là loại thuế gián thu, đánh trên phần giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ trong quá trình sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng. Thuế GTGT được cấu thành từ:

• Thuế đầu vào: khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ
• Thuế đầu ra: khi doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ

Đặc điểm của Hóa đơn GTGT

• Có màu sắc đặc trưng (thường là đỏ nếu in giấy), giúp phân biệt với các loại hóa đơn khác
• Áp dụng cho các doanh nghiệp, tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
• Phải được lập đúng mẫu, đúng thời điểm, và đúng quy định của Bộ Tài chính
• Có giá trị pháp lý cao, là căn cứ để hạch toán chi phí, kê khai thuế và quyết toán thuế
• Trước khi sử dụng, doanh nghiệp cần thông báo phát hành hóa đơn với cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Việc hiểu rõ hóa đơn giá trị gia tăng là gì không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật thuế mà còn góp phần nâng cao hiệu quả trong quản lý tài chính và kiểm soát rủi ro pháp lý.

2. Đối tượng sử dụng Hóa đơn giá trị gia tăng

Sau khi hiểu rõ hóa đơn giá trị gia tăng là gì (hay còn gọi là hóa đơn VAT là gì), điều quan trọng tiếp theo là xác định rõ ai là những đối tượng sử dụng loại hóa đơn này. Dưới đây là các nhóm sử dụng phổ biến trong hoạt động kinh doanh và quản lý thuế:

• Tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
  Đây là nhóm đối tượng chính sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng cho mọi giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Họ cần hóa đơn GTGT để làm căn cứ hạch toán, khấu trừ thuế đầu vào và thực hiện nghĩa vụ thuế theo đúng quy định.
• Người bán hàng hóa, dịch vụ
  Người bán sử dụng hóa đơn GTGT để ghi nhận doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ một cách chính xác và minh bạch. Đây là cơ sở quan trọng để:
  • Quản lý dòng tiền vào doanh nghiệp
  • Xác định nghĩa vụ thuế phát sinh
  • Hỗ trợ công tác kiểm toán, quyết toán tài chính
• Người mua hàng hóa, dịch vụ
  Đối với người mua, hóa đơn giá trị gia tăng là bằng chứng hợp pháp về nguồn gốc sản phẩm, dịch vụ đã chi tiêu. Ngoài ra, hóa đơn còn giúp:
  • Làm căn cứ khấu trừ thuế GTGT đầu vào
  • Kiểm soát và phân tích dòng tiền ra
  • Đáp ứng yêu cầu minh bạch trong hồ sơ kế toán
• Cơ quan thuế
  Hóa đơn GTGT là một trong những công cụ quản lý quan trọng của cơ quan thuế. Thông qua hóa đơn, cơ quan thuế có thể:
  • Kiểm tra, đối chiếu và thanh tra nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp
  • Phát hiện hành vi trốn thuế, gian lận hóa đơn nếu có
  • Đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ pháp luật trong hoạt động thương mại

Nếu bạn đang tìm cách quản lý hóa đơn hiệu quả hơn, đảm bảo đúng quy định và tiết kiệm thời gian cho kế toán, Bizzi cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thông minh, tích hợp đầy đủ nghiệp vụ phù hợp với từng đối tượng sử dụng hóa đơn GTGT.

3. Các trường hợp phải sử dụng Hóa đơn giá trị gia tăng

Sau khi hiểu rõ hóa đơn giá trị gia tăng là gì hay hóa đơn VAT là gì, doanh nghiệp cần xác định chính xác các trường hợp bắt buộc phải sử dụng loại hóa đơn này. Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ đảm bảo tính hợp pháp trong hoạt động kinh doanh mà còn hỗ trợ tối ưu thuế đầu vào theo phương pháp khấu trừ.

3.1 Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Theo Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn VAT) được áp dụng đối với các tổ chức, doanh nghiệp khai thuế theo phương pháp khấu trừ, cụ thể trong các trường hợp sau:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nước;
• Xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài;
• Hoạt động vận tải quốc tế;
• Cung cấp hàng hóa, dịch vụ vào khu phi thuế quan hoặc các trường hợp được xem như xuất khẩu theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

3.2 Các hoạt động sử dụng Hóa đơn giá trị gia tăng

Dưới đây là những hoạt động cụ thể mà doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn VAT khi phát sinh giao dịch:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa: Doanh nghiệp cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng tại Việt Nam thuộc đối tượng chịu thuế GTGT đều phải xuất hóa đơn VAT.
• Hoạt động vận tải quốc tế: Bao gồm dịch vụ vận tải hàng hóa, hành khách từ Việt Nam ra nước ngoài hoặc ngược lại, cũng phải sử dụng hóa đơn GTGT nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ.
• Xuất vào khu phi thuế quan: Các giao dịch cung ứng hàng hóa, dịch vụ cho doanh nghiệp trong khu phi thuế quan hoặc các khu chế xuất cần xuất hóa đơn giá trị gia tăng.
• Xuất khẩu hàng hóa và cung cấp dịch vụ ra nước ngoài: Các hoạt động xuất khẩu trực tiếp hoặc thông qua ủy thác, nếu đáp ứng điều kiện theo luật, sẽ được áp dụng thuế suất 0% nhưng vẫn cần sử dụng hóa đơn GTGT để ghi nhận giao dịch.

Việc xác định đúng đối tượng và hoạt động cần sử dụng hóa đơn GTGT giúp doanh nghiệp tránh vi phạm quy định và tạo điều kiện thuận lợi khi kê khai, khấu trừ thuế đầu vào.

4. Thời điểm lập Hóa đơn giá trị gia tăng

Xác định đúng thời điểm lập hóa đơn VAT là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp kê khai thuế chính xác, tránh vi phạm quy định và hạn chế rủi ro về tài chính. Dưới đây là các quy định chi tiết theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hóa đơn giá trị gia tăng là gì, hóa đơn VAT là gì, và khi nào cần lập để đảm bảo tuân thủ pháp luật.

4.1 Quy định chung theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Theo quy định tại Điều 9, thời điểm lập hóa đơn phụ thuộc vào loại hình kinh doanh:

• Đối với bán hàng hóa: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
• Đối với cung cấp dịch vụ: Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp thì lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền (trừ một số dịch vụ tư vấn).
• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn: Phải lập hóa đơn cho từng lần giao hàng hoặc bàn giao tương ứng với khối lượng, giá trị thực hiện.

4.2 Thời điểm lập hóa đơn giá trị gia tăng đối với trường hợp cụ thể

Một số hoạt động kinh doanh đặc thù được quy định thời điểm lập hóa đơn cụ thể tại khoản 4 Điều 9:

• Dịch vụ phát sinh thường xuyên, số lượng lớn cần đối soát dữ liệu (như viễn thông, truyền hình, công nghệ thông tin, vận tải hàng không).
• Hoạt động xây dựng, lắp đặt, bất động sản.
• Bán hàng qua website hoặc sàn thương mại điện tử.
• Khai thác và chế biến dầu khí, khoáng sản.
• Cửa hàng bán lẻ, chuỗi nhà hàng ăn uống (lập hóa đơn tổng cuối ngày hoặc theo yêu cầu khách hàng).
• Bán điện, xăng dầu tại cửa hàng (lập theo từng lần bán).
• Dịch vụ qua đại lý như vận tải hàng không, bảo hiểm.
• Dịch vụ tài chính: ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, ví điện tử (lập hóa đơn tổng cuối ngày/tháng với cá nhân không lấy hóa đơn).
• Taxi sử dụng phần mềm tính tiền (lập hóa đơn khi kết thúc chuyến đi).
• Dịch vụ y tế có phần mềm quản lý (tổng cuối ngày hoặc theo yêu cầu).
• Dịch vụ thu phí điện tử không dừng (lập hóa đơn ngày xe qua trạm hoặc cuối tháng).

4.3 Những điểm cần lưu ý khi xác định thời điểm xuất hóa đơn

Để lập hóa đơn VAT đúng thời điểm, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Phân loại đúng hoạt động kinh doanh theo nhóm quy định.
• Hiểu rõ thông lệ quốc tế (nhất là với dịch vụ xuất nhập khẩu, vận tải).
• Luôn cập nhật các văn bản pháp lý mới.
• Kiểm tra kỹ thông tin trước khi lập hóa đơn để tránh sai sót.
• Ứng dụng phần mềm hóa đơn điện tử giúp kiểm soát hiệu quả, tiết kiệm thời gian.
• Trong trường hợp sai thời điểm, cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế đúng quy định.
• Cân nhắc các yếu tố ảnh hưởng như loại hàng hóa/dịch vụ, hình thức thanh toán, điều khoản hợp đồng.

4.4 Tại sao phải xác định chính xác thời điểm xuất hóa đơn VAT?

Việc xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn GTGT mang lại nhiều lợi ích:

• Giúp kê khai thuế đúng kỳ, tránh sai sót, truy thu hoặc bị phạt.
• Tối ưu hóa dòng tiền và hiệu quả quản lý tài chính.
• Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, tránh rủi ro pháp lý.
• Là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp nếu phát sinh, bảo vệ quyền lợi các bên trong giao dịch.

5. Nội dung bắt buộc trên Hóa đơn giá trị gia tăng

Để đảm bảo giá trị pháp lý và quyền lợi về khấu trừ thuế đầu vào, doanh nghiệp cần lưu ý rằng hóa đơn giá trị gia tăng không chỉ là chứng từ bán hàng mà còn là căn cứ quan trọng trong quản lý tài chính và thuế. Khi phát hành hóa đơn VAT, các thông tin bắt buộc cần đầy đủ, chính xác theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và các văn bản liên quan. Dưới đây là những thành phần không thể thiếu trên một hóa đơn VAT là gì:

• Thông tin bên bán và bên mua: Gồm tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có).
• Danh mục hàng hóa, dịch vụ: Ghi rõ tên hàng hóa hoặc dịch vụ cung cấp, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền.
• Ngày phát hành hóa đơn: Là ngày ghi nhận giao dịch và phát hành hóa đơn, thường là thời điểm hoàn thành việc cung cấp hàng hóa/dịch vụ.
• Tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ trước thuế: Thể hiện tổng tiền chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng.
• Giá trị tính thuế GTGT: Là căn cứ để tính số thuế VAT phải nộp hoặc được khấu trừ.
• Thuế suất GTGT áp dụng: Có thể là 0%, 5% hoặc 10% tùy thuộc vào loại hàng hóa/dịch vụ.
• Số tiền thuế GTGT: Là khoản thuế được tính dựa trên giá trị tính thuế và thuế suất áp dụng.
• Tổng cộng tiền thanh toán: Là tổng số tiền người mua phải trả, bao gồm cả giá trị hàng hóa/dịch vụ và thuế GTGT.
• Chữ ký người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền (nếu có): Đối với hóa đơn điện tử, có thể thay thế bằng chữ ký số.

Hóa đơn GTGT không chỉ thể hiện giá trị thực của hàng hóa mà còn phản ánh phần giá trị gia tăng – yếu tố then chốt để khấu trừ và hoàn thuế trong doanh nghiệp. Việc lập hóa đơn đầy đủ, đúng chuẩn giúp tránh sai sót về thuế, bảo vệ quyền lợi hợp pháp và thể hiện sự chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh.

6. So sánh Hóa đơn giá trị gia tăng và Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) và hóa đơn bán hàng là hai loại chứng từ kế toán quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa chúng giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật và tối ưu hóa công tác kế toán.

6.1 Điểm khác biệt cơ bản

6.2 Về đối tượng sử dụng

Mỗi loại hóa đơn được thiết kế phù hợp với nhóm đối tượng khai thuế khác nhau, giúp đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý thuế.

• Hóa đơn bán hàng: Dành cho tổ chức, cá nhân kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc hoạt động trong khu phi thuế quan. Thường sử dụng trong các giao dịch không yêu cầu thông tin thuế GTGT trên hóa đơn.
• Hóa đơn GTGT: Dành cho tổ chức, cá nhân kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Được sử dụng trong giao dịch giữa các doanh nghiệp và yêu cầu thông tin về thuế GTGT.

6.3 Thông tin về thuế VAT

Sự khác biệt rõ rệt giữa hai loại hóa đơn nằm ở cách thể hiện và xử lý thuế GTGT. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc khấu trừ thuế và minh bạch trong giao dịch:

• Hóa đơn bán hàng: Không có dòng thuế suất và tiền thuế GTGT trên hóa đơn. Thông tin về thuế GTGT (nếu có) được quản lý bên ngoài hóa đơn.
• Hóa đơn GTGT: Có dòng thuế suất và tiền thuế GTGT. Yêu cầu cung cấp thông tin chi tiết về thuế GTGT, bao gồm số tiền thuế và tỷ lệ thuế suất. Tổng tiền thanh toán trên hóa đơn GTGT đã bao gồm tiền thuế GTGT.

6.4 Mục đích sử dụng

Hai loại hóa đơn có điểm chung là xác nhận giao dịch mua bán, nhưng khác biệt lớn nằm ở vai trò liên quan đến thuế GTGT và quyền khấu trừ thuế.

• Hóa đơn bán hàng: Dùng để xác nhận giao dịch mua bán và lưu trữ thông tin sản phẩm/dịch vụ.
• Hóa đơn GTGT: Ngoài việc xác nhận giao dịch mua bán, còn có mục đích thu thập thuế GTGT và là căn cứ để khấu trừ thuế.

6.5 Sự quản lý thuế

Việc quản lý thuế giữa hai loại hóa đơn có sự khác biệt rõ rệt, ảnh hưởng trực tiếp đến cách doanh nghiệp khai báo và nộp thuế GTGT.

• Hóa đơn bán hàng: Doanh nghiệp không phải thu thuế GTGT từ người mua (áp dụng phương pháp trực tiếp). Chỉ cần kê khai hóa đơn đầu ra hoặc không cần kê khai chỉ tiêu trên Tờ khai 01/GTGT.
• Hóa đơn GTGT: Cần tính toán và thu thuế GTGT từ người mua, sau đó nộp cho cơ quan thuế (áp dụng phương pháp khấu trừ). Phải kê khai đầy đủ cả hóa đơn đầu ra và đầu vào, kê khai đầy đủ các chỉ tiêu trên Tờ khai 01/GTGT.

6.6 Các yêu cầu pháp lý

Hai loại hóa đơn khác nhau về mức độ nghiêm ngặt trong việc tuân thủ các quy định pháp luật, ảnh hưởng đến quy trình phát hành và quản lý.

• Hóa đơn bán hàng: Thường không cần tuân thủ các quy định pháp lý nghiêm ngặt như hóa đơn GTGT.
• Hóa đơn GTGT: Yêu cầu tuân thủ nhiều quy định và quy tắc pháp lý về phát hành, lưu trữ và báo cáo.

Việc phân biệt rõ ràng giữa hóa đơn giá trị gia tăng và hóa đơn bán hàng giúp doanh nghiệp và kế toán lựa chọn loại hóa đơn phù hợp, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa công tác kế toán. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT, việc sử dụng hóa đơn GTGT là bắt buộc để đảm bảo quyền lợi về khấu trừ thuế và tránh các rủi ro pháp lý.

7. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn GTGT

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn GTGT (hóa đơn giá trị gia tăng) là nghĩa vụ quan trọng của doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh nhằm đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật về hóa đơn, đồng thời giúp cơ quan thuế quản lý và kiểm soát việc phát hành, sử dụng hóa đơn một cách chính xác. Dưới đây là các thông tin chi tiết về trách nhiệm, tần suất, mục đích và các trường hợp báo cáo liên quan đến hóa đơn VAT.

7.1 Trách nhiệm nộp báo cáo

Mỗi quý, các tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (ngoại trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn trực tiếp) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn GTGT cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Ngay cả trong trường hợp không phát sinh sử dụng hóa đơn trong kỳ, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện nộp báo cáo để đảm bảo minh bạch và tránh rủi ro xử phạt hành chính.

7.2 Tần suất báo cáo

Thông thường, doanh nghiệp nộp báo cáo theo quý. Tuy nhiên, có một số trường hợp đặc biệt như doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp có vi phạm quy định sử dụng hóa đơn tự in hoặc đặt in, hoặc các doanh nghiệp được đánh giá có rủi ro cao về thuế, sẽ phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng. Nếu doanh nghiệp nộp báo cáo theo tháng thì không cần nộp báo cáo theo quý.

Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng cả hóa đơn tự in/đặt in và hóa đơn mua của cơ quan thuế, báo cáo phải tổng hợp chung trong một bản báo cáo duy nhất để đảm bảo tính toàn diện và chính xác.

7.3 Mục tiêu và Mục đích báo cáo

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn VAT có nhiều mục đích quan trọng trong hoạt động quản lý doanh nghiệp và quản lý thuế, bao gồm:

• Tuân thủ pháp luật: Giúp doanh nghiệp thực hiện đúng các quy định về phát hành, lưu trữ và báo cáo hóa đơn, từ đó tránh các rủi ro bị xử phạt vi phạm.
• Quản lý thuế: Cung cấp thông tin chi tiết về số lượng và giá trị giao dịch, giúp cơ quan thuế tính toán, thu và nộp thuế GTGT một cách chính xác và đúng kỳ hạn.
• Minh bạch tài chính: Báo cáo giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát các khoản thu chi liên quan đến thuế VAT, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
• Kiểm tra và kiểm toán: Tạo cơ sở dữ liệu cho cơ quan thuế trong việc kiểm tra tính hợp lệ của các khoản thuế đã nộp, hỗ trợ công tác thanh tra và kiểm toán thuế.
• Dự đoán và kế hoạch tài chính: Dữ liệu báo cáo giúp doanh nghiệp dự báo dòng tiền, lên kế hoạch tài chính hiệu quả và đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh hơn.

7.4 Trường hợp không phải báo cáo chi tiết từng số hóa đơn

Một số loại hóa đơn như hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, tiền nước, hóa đơn thu phí dịch vụ ngân hàng, vé vận tải hành khách, tem, vé, thẻ không bắt buộc phải báo cáo chi tiết từng số hóa đơn. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể tổng hợp và báo cáo theo số lượng hóa đơn (tổng số) theo mẫu 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm Thông tư số 39/2014/TT-BTC. Cách làm này giúp đơn giản hóa quy trình báo cáo nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ thông tin cho cơ quan thuế.

8. Các hình thức thể hiện của Hóa đơn

Hóa đơn là chứng từ quan trọng trong hoạt động kinh doanh, phản ánh quá trình bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và quản lý thuế. Tùy theo đặc điểm hoạt động và quy định pháp luật, hóa đơn có nhiều hình thức thể hiện khác nhau, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp và cơ quan thuế. Dưới đây là các loại hóa đơn phổ biến hiện nay:

8.1 Hóa đơn tự in

Là loại hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học như máy tính, máy tính tiền hoặc các loại máy khác. Hóa đơn tự in giúp doanh nghiệp chủ động trong việc quản lý và sử dụng hóa đơn theo quy mô và tính chất hoạt động của mình. (Từ ngày 1/7/2022, theo quy định của nhà nước, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử và chấm dứt hoàn toàn việc sử dụng hóa đơn giấy) 

8.2 Hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử liên quan đến bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn liên quan. Đây là hình thức hóa đơn phổ biến, được khuyến khích và bắt buộc sử dụng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí in ấn và bảo vệ môi trường.

8.3 Hóa đơn đặt in

Hóa đơn đặt in là loại hóa đơn được các tổ chức đặt in theo mẫu có sẵn để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Ngoài ra, cơ quan thuế cũng có thể đặt in và cấp hoặc bán cho doanh nghiệp theo quy định nhằm đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch. (Từ ngày 1/7/2022, theo quy định của nhà nước, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử và chấm dứt hoàn toàn việc sử dụng hóa đơn giấy)

8.4 Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế

Đây là hình thức hóa đơn điện tử mới, tuân thủ các quy định tại Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Hóa đơn này được khởi tạo trực tiếp từ máy tính tiền và có mã của cơ quan thuế, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý bán hàng và liên kết dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế, tăng tính minh bạch và hiệu quả quản lý thuế.

8.5 Các loại hóa đơn khác và chứng từ quản lý như hóa đơn

Ngoài các loại hóa đơn trên, còn có các chứng từ khác được sử dụng, in ấn và quản lý tương tự như hóa đơn. Bao gồm tem, vé, thẻ có hình thức và nội dung quy định tại Nghị định; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng theo thông lệ quốc tế và quy định pháp luật liên quan. Các chứng từ này cũng góp phần trong quản lý và theo dõi các giao dịch tài chính của doanh nghiệp như phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho gửi bán đại lý.

9. Bizzi: Giải Pháp Công Nghệ Tối Ưu Hóa Toàn Diện Vòng Đời Hóa Đơn GTGT 

Bizzi cung cấp giải pháp tự động hóa toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình xử lý hóa đơn từ đầu vào đến báo cáo thuế, đảm bảo hiệu quả và tuân thủ pháp luật.

9.1 Xuất hóa đơn điện tử đầu ra 

B-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế công nhận, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ theo quy định của pháp luật. Giải pháp này hỗ trợ doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác và hợp pháp.

Các loại hóa đơn điện tử B-Invoice hỗ trợ:

• Hóa đơn điện tử thông thường: Đáp ứng đầy đủ các quy định hiện hành của Bộ Tài chính về hóa đơn điện tử.
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (POS): Dễ dàng xuất hóa đơn điện tử từ các giao dịch bán hàng tại điểm bán khi B-Invoice tích hợp với các loại máy tính tiền (POS) phổ biến trên thị trường.
• Vé điện tử: Doanh nghiệp có thể quản lý bán vé, lập hóa đơn bán vé điện tử một cách hiệu quả.

Lợi ích khi sử dụng B-Invoice:

• Tối ưu chi phí: Chi phí in ấn, phát hành bằng 0; tiết kiệm chi phí vận chuyển, bảo quản hóa đơn.
• Đáng tin cậy: Chứa thông tin nhận diện của doanh nghiệp như logo, chữ ký số,… giúp dễ tra cứu để xác thực hóa đơn.
• Tiết kiệm thời gian: Đăng ký và sử dụng nhanh chóng; giảm thiểu tối đa thời gian phát hành, xử lý và lưu trữ hóa đơn.
• An toàn và chính xác: Không thể làm giả; không sợ viết sai thông tin; không sợ mất hóa đơn – có cam kết đền bù.
• Giảm thiểu thủ tục hành chính: Mọi thủ tục đều lập và gửi qua Internet; khách hàng không phải chờ xuất hóa đơn.
• Đa dạng phương thức gửi hóa đơn: Gửi bằng Email, SMS, Viber, Zalo…; in giấy và gửi chuyển phát nhanh.

Ngoài ra, B-Invoice hỗ trợ kết xuất hóa đơn ra nhiều định dạng khác nhau như PDF, HTML, Excel; có mã QR Code thuận tiện cho kiểm tra nhanh; dễ dàng tìm kiếm và truy xuất hóa đơn gốc; kho mẫu hóa đơn đa dạng, dễ dàng tùy biến; lưu trữ hóa đơn an toàn và bảo mật trong 10 năm tại trung tâm lưu trữ dữ liệu chuẩn quốc tế; hỗ trợ chữ ký số và các phương thức ký số.

9.2 Tự Động Nhận Hóa Đơn Đầu Vào

Bizzi tích hợp với hệ thống email và phần mềm kế toán của doanh nghiệp để tự động nhận hóa đơn GTGT từ nhà cung cấp. Công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) và trí tuệ nhân tạo (AI) giúp bóc tách dữ liệu trên hóa đơn một cách chính xác, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.

9.3 Đối Chiếu Ba Chiều Tự Động

Một trong những tính năng nổi bật của Bizzi là khả năng đối chiếu tự động ba chiều giữa hóa đơn (Invoice), đơn đặt hàng (PO) và phiếu nhập kho (GRN). Hệ thống sử dụng công nghệ RPA (Robotic Process Automation) kết hợp AI để xử lý các tình huống phức tạp như:

• Một PO có nhiều hóa đơn.
• Trường hợp không có PO.
• Tên sản phẩm khác nhau giữa các nhà cung cấp.

Điều này giúp kế toán tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình đối chiếu.

9.4 Tích Hợp Linh Hoạt Với Hệ Thống ERP

Bizzi hỗ trợ tích hợp với nhiều hệ thống ERP phổ biến như SAP, Oracle, Microsoft Dynamics 365, Odoo và Lark. Việc đồng bộ dữ liệu hóa đơn GTGT vào hệ thống kế toán giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả và chính xác hơn.

9.5 Lưu Trữ Điện Tử Tuân Thủ Pháp Lý

Tất cả hóa đơn sau khi xử lý được lưu trữ điện tử trên nền tảng đám mây của Bizzi, đảm bảo an toàn và dễ dàng truy xuất. Hệ thống tuân thủ các quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu kiểm tra, thanh tra của cơ quan thuế.

9.6 Báo Cáo Và Thống Kê Tự Động

Bizzi cung cấp các báo cáo và thống kê về tình trạng hóa đơn GTGT theo thời gian thực, giúp nhà quản lý nắm bắt kịp thời tình hình tài chính và đưa ra quyết định chính xác.

9.7 Tiết Kiệm Chi Phí Và Tăng Năng Suất

Việc tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 80% thời gian và 50% chi phí so với phương pháp thủ công. Đồng thời, năng suất làm việc của bộ phận kế toán được nâng cao, giảm tải công việc và tăng hiệu quả công việc.

9.8 Giải Pháp Tối Ưu Cho Doanh Nghiệp

Bizzi không chỉ đơn thuần là một phần mềm xử lý hóa đơn điện tử, mà còn là giải pháp công nghệ toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu hóa toàn bộ vòng đời hóa đơn GTGT. Từ việc nhận hóa đơn, đối chiếu, lưu trữ đến báo cáo, Bizzi hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài chính một cách hiệu quả và tuân thủ pháp luật.

Kết luận

Việc nắm rõ hóa đơn giá trị gia tăng là gì và các trường hợp bắt buộc sử dụng hóa đơn GTGT không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, kế toán và thuế. Chủ doanh nghiệp và kế toán cần cập nhật thường xuyên các quy định về hóa đơn để tránh rủi ro pháp lý và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Với giải pháp quản lý hóa đơn điện tử của Bizzi, doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo, lưu trữ và tra cứu hóa đơn GTGT một cách nhanh chóng, chính xác và tuân thủ đầy đủ quy định của Nhà nước. Bizzi.vn đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc đơn giản hóa quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quản lý thuế, giúp bạn tập trung phát triển kinh doanh bền vững.

Doanh nghiệp đăng ký dùng thử tại: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/