Hoá đơn trực tiếp là khái niệm quen thuộc và phổ biến trong kinh doanh, đặc biệt đối với doanh nghiệp sử dụng phương pháp kê khai trực tiếp trên doanh thu. Bài viết này của Bizzi sẽ cung cấp góc nhìn tổng quan và đầy đủ về khái niệm hoá đơn trực tiếp là gì cũng như các nội dung quan trọng liên quan.
Định nghĩa hóa đơn trực tiếp
Hóa đơn trực tiếp là gì? Hoá đơn trực tiếp bản chất là hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn thông thường, là một loại chứng từ do người bán lập ra để ghi nhận thông tin về việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Điểm đặc biệt của hóa đơn trực tiếp là không áp dụng thuế giá trị gia tăng (VAT) trực tiếp trên hóa đơn. Người sử dụng hóa đơn trực tiếp phải tự tính và nộp thuế trực tiếp cho cơ quan thuế.
Hóa đơn trực tiếp hợp pháp thường là loại hóa đơn do Chi cục Thuế cấp cho cá nhân/tổ chức kinh doanh. Thông qua hóa đơn này, thông tin về giá trị giao dịch trở nên minh bạch, giúp quản lý thuế và đảm bảo tuân thủ quy định.
Đối tượng sử dụng hóa đơn trực tiếp
Hóa đơn trực tiếp được sử dụng bởi các đối tượng sau:
Các nhóm đối tượng chính
- Hóa đơn trực tiếp thường áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc các cá nhân kinh doanh không sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT).
- Đối tượng sử dụng thường là các doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh không áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Cá nhân hoặc các hộ kinh doanh có tỷ lệ thuế GTGT theo doanh thu và chọn sử dụng phương pháp trực tiếp để tính toán và nộp thuế.
Các trường hợp cụ thể
- Doanh nghiệp nhỏ: Các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, doanh thu không đủ điều kiện hoặc không lựa chọn áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT. Các doanh nghiệp mới thành lập, chưa có doanh thu lớn và chưa đăng ký kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Hộ kinh doanh cá thể: Các hộ kinh doanh cá thể, hộ gia đình kinh doanh nhỏ lẻ, không có nhu cầu sử dụng hóa đơn GTGT. Hộ, cá nhân kinh doanh.
- Các cá nhân kinh doanh tự do: Hoạt động trong các lĩnh vực dịch vụ, buôn bán không thường xuyên và không có nhu cầu sử dụng hóa đơn GTGT.
- Các tổ chức, doanh nghiệp không phải nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Các tổ chức, doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực được miễn thuế hoặc có doanh thu thấp.
- Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh: Bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản lý dự án.
- Các tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động như bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa, vận tải quốc tế, xuất vào khu phi thuế quan, và xuất khẩu ra nước ngoài.
- Các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa hoặc giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau.
- Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in thuộc loại rủi ro cao về thuế.
- Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm về hóa đơn bị xử lý vi phạm hành chính về hành vi trốn thuế, gian lận thuế.
Lưu ý về việc sử dụng hóa đơn trực tiếp:
- Đối tượng sử dụng hóa đơn trực tiếp thường không thực hiện việc sử dụng hóa đơn điện tử và không có khả năng nộp thuế trực tuyến.
- Tuy nhiên, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn trực tiếp và nộp thuế theo phương thức thuế khoán vẫn được sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng, cung cấp dịch vụ.
Nội dung và mẫu hóa đơn trực tiếp thông dụng nhất
Hóa đơn trực tiếp (còn gọi là hóa đơn bán hàng trực tiếp hoặc hóa đơn bán lẻ) là loại hóa đơn phổ biến được các hộ kinh doanh cá thể, cửa hàng bán lẻ, quán ăn, salon… sử dụng khi không thuộc đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Dưới đây là nội dung cơ bản và mẫu hóa đơn trực tiếp thông dụng nhất hiện nay.
Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn trực tiếp là gì?
Hóa đơn trực tiếp cần đảm bảo có đủ các nội dung sau:
- Tên và mã số thuế của người bán.
- Tên và mã số thuế của người mua (nếu có).
- Mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ cung cấp.
- Số lượng, đơn giá, và thành tiền.
- Tổng số tiền cần thanh toán.
- Chữ ký của người bán và người mua (nếu có).
- Thời gian lập hóa đơn.
- Đối với hóa đơn đặt in, phải ghi tên tổ chức nhận in hóa đơn.
Mẫu hóa đơn trực tiếp tham khảo
- Mẫu hóa đơn trực tiếp được đề cập trong Phụ lục I của Thông tư số 68/2019/TT-BTC. Tải xuống tại đây.
- Mẫu hóa đơn số 3 quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Mẫu tham khảo số 2 tại phụ lục II, thông tư 78/2021/TT-BTC.
So sánh hóa đơn trực tiếp và hóa đơn GTGT
Không chỉ cần hiểu rõ hoá đơn trực tiếp là gì mà còn cần phân biệt sự khác nhau giữa hoá đơn trực tiếp và hoá đơn GTGT. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giữa hóa đơn trực tiếp (hóa đơn bán hàng) và hóa đơn GTGT (VAT) – giúp bạn dễ hình dung điểm khác biệt và ứng dụng phù hợp trong doanh nghiệp:
| Tiêu chí | Hóa đơn trực tiếp
(Hóa đơn bán hàng) |
Hóa đơn giá trị gia tăng
(Hóa đơn VAT) |
| Đối tượng sử dụng | Doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh cá thể, cá nhân kinh doanh tự do, tổ chức không thuộc diện kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. | Doanh nghiệp đăng ký kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, các tổ chức, doanh nghiệp có doanh thu lớn. |
| Nội dung hóa đơn | Không có dòng thuế suất và tiền thuế GTGT. Tổng tiền là giá trị cuối cùng. | Có dòng thuế suất GTGT (0%, 5%, 10%), thể hiện rõ số tiền thuế và tổng giá trị sau thuế. |
| Thuế suất | Không thể hiện thuế suất. | Có thể hiện thuế suất. |
| Khấu trừ thuế | Không thể khấu trừ thuế GTGT đầu vào. | Được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, giúp giảm số thuế phải nộp. |
| Kê khai thuế | Chỉ cần kê khai hóa đơn đầu ra, không cần kê khai hóa đơn đầu vào. Chỉ kê khai doanh thu. Không yêu cầu kê khai thuế GTGT định kỳ. | Kê khai đầy đủ hóa đơn đầu ra và hóa đơn đầu vào. Kê khai cả doanh thu và thuế đầu vào. Yêu cầu kê khai và nộp thuế GTGT định kỳ. |
| Khả năng sử dụng | Đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp với giao dịch nhỏ lẻ. Hạn chế trong các giao dịch lớn, chuyên nghiệp. | Phức tạp hơn, yêu cầu kê khai và nộp thuế GTGT định kỳ. Được chấp nhận rộng rãi trong các giao dịch lớn, chuyên nghiệp. |
| Hình thức | Thường đơn giản hơn về cấu trúc, không yêu cầu các mục thông tin cụ thể về VAT. Có dấu mộc vuông. Có thể có nhiều biến thể về hình thức. | Phải chứa các thông tin bắt buộc về VAT như mã số thuế, giá trị gia tăng, thuế VAT, v.v.. Không có dấu mộc vuông. |
| Nơi mua | Có thể được mua tại cơ quan thuế hoặc tạo ra bởi doanh nghiệp (tự in, đặt in được cấp phép). | Phải được cơ quan thuế cấp sau khi doanh nghiệp đăng ký. |
Tóm lại:
- Hóa đơn trực tiếp phù hợp với cá nhân, hộ kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ không khấu trừ thuế.
- Hóa đơn GTGT phù hợp với doanh nghiệp cần khấu trừ, hoàn thuế, hoặc giao dịch với các đối tác doanh nghiệp khác.
Quy định và lưu ý khi sử dụng hóa đơn trực tiếp là gì?
Dưới đây là quy định và các lưu ý quan trọng khi sử dụng Hóa đơn trực tiếp (Hóa đơn bán hàng) mà hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc doanh nghiệp nhỏ cần nắm rõ:
Kê khai thuế định kỳ
- Hóa đơn trực tiếp không yêu cầu kê khai thuế GTGT định kỳ, nhưng vẫn phải tuân thủ các quy định của cơ quan thuế về lưu trữ và xuất hóa đơn.
- Người sử dụng hóa đơn trực tiếp không phải kê khai thuế GTGT vào Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa và dịch vụ mua vào mẫu 01-2/GTGT.
Khấu trừ thuế GTGT đầu vào
- Hóa đơn trực tiếp không cho phép khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ khi mua hàng hóa/dịch vụ từ công ty kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp nhận được hóa đơn trực tiếp sẽ không được khấu trừ thuế GTGT, mà chỉ được hạch toán vào chi phí khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Sử dụng cho giao dịch quốc tế
- Thường thì hóa đơn trực tiếp chỉ sử dụng cho các giao dịch nội địa. Các giao dịch quốc tế thường yêu cầu hóa đơn GTGT hoặc các loại hóa đơn khác phù hợp. Tuy nhiên, một số nguồn có đề cập hóa đơn trực tiếp có thể dùng cho hoạt động vận tải quốc tế, xuất khẩu.
Thanh toán đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng
- Đối với hóa đơn trực tiếp có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản) để được tính là chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN.
- Lưu ý: Có một số trường hợp khi mua bán hàng hóa, dịch vụ trên 20 triệu đồng không bắt buộc phải chuyển khoản và có thể được nhận tiền mặt, ví dụ như chi quốc phòng/an ninh, chi hỗ trợ Đảng/tổ chức chính trị-xã hội, hoặc chi thu mua hàng hóa có bảng kê theo quy định.
Cách mua hóa đơn trực tiếp đúng pháp luật
Việc mua hóa đơn trực tiếp (tức là hóa đơn bán hàng) cần tuân thủ đúng quy định của pháp luật để đảm bảo hợp lệ trong hoạt động kinh doanh và quyết toán thuế. Dưới đây là cách mua hóa đơn trực tiếp đúng pháp luật và các bước thực hiện chi tiết:
Xác định đúng đối tượng được mua hóa đơn trực tiếp
Theo quy định của Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các đối tượng sau được phép mua hóa đơn trực tiếp từ cơ quan thuế:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (không sử dụng hóa đơn điện tử).
- Doanh nghiệp, tổ chức không phải là doanh nghiệp (ví dụ: tổ chức phi lợi nhuận, dự án, viện nghiên cứu…) sử dụng hóa đơn bán hàng nhưng chưa đủ điều kiện hoặc chưa chuyển sang hóa đơn điện tử.
- Các tổ chức trong trường hợp đặc biệt được cơ quan thuế cho phép (mới thành lập, đang xử lý vi phạm, chưa có chữ ký số…).
Nơi mua hóa đơn trực tiếp
- Mua hóa đơn trực tiếp tại chi cục thuế nơi doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh đăng ký kinh doanh.
- Các nhà in hóa đơn được cơ quan thuế cấp phép.
- Đăng ký mua hóa đơn trực tiếp thông qua đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử được dẫn truyền thông tin đến Chi cục Thuế theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Thủ tục mua hoá đơn trực tiếp lần đầu
Cá nhân, doanh nghiệp/tổ chức cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm:
- Đơn đề nghị mua hóa đơn (Mẫu số 3.3 Thông tư 39/2014).
- Bản cam kết mẫu số CK01/AC Thông tư 39/2014.
- Bản sao giấy phép kinh doanh.
- Chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân của người đại diện hoặc người mua.
- Dấu doanh nghiệp (nếu có).
- Các giấy tờ liên quan khác theo yêu cầu của cơ quan thuế.
Thủ tục mua hoá đơn trực tiếp từ lần thứ hai
Cần chuẩn bị thêm các loại giấy tờ so với mua lần đầu:
- Sổ mua hóa đơn doanh nghiệp được phát khi mua lần đầu.
- Quyển hóa đơn mua trước liền kề mà doanh nghiệp đang sử dụng.
Nơi nộp hồ sơ
- Nộp đơn và các giấy tờ liên quan tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Cá nhân hoặc tổ chức cần nộp hồ sơ tại Phòng Ấn chỉ của Chi cục thuế trực tiếp quản lý doanh nghiệp của họ.
Lưu ý khi mua hoá đơn trực tiếp là gì?
- Trước khi mua hóa đơn, cá nhân/tổ chức phải đóng dấu tên, địa chỉ và mã số thuế trên liên 2 của mỗi hóa đơn để xác nhận việc sử dụng hợp lệ.
- Số lượng hóa đơn bán hàng trực tiếp được cấp sẽ không vượt quá một quyển năm mươi cho mỗi loại hóa đơn.
- Nên mua hóa đơn trực tiếp từ các cơ quan thuế để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro pháp lý. Mua bán hóa đơn giả mạo, không hợp lệ là hành vi vi phạm pháp luật.
Cách tính thuế đối với người sử dụng Hóa đơn trực tiếp
Việc tính thuế đối với người sử dụng hóa đơn trực tiếp (hay còn gọi là hóa đơn bán hàng) áp dụng theo phương pháp tính thuế trực tiếp trên doanh thu, không phải phương pháp khấu trừ như với hóa đơn GTGT. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể:
Phương pháp trực tiếp trên GTGT (cho vàng, bạc, đá quý)
- Đối tượng áp dụng: Cơ sở kinh doanh và tổ chức nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam nhưng có thu nhập tại Việt Nam, không thực hiện đầy đủ chế độ chứng từ; Hoạt động mua bán vàng, bạc, đá quý.
- Công thức tính thuế GTGT phải nộp: Thuế GTGT = (Giá bán – Giá mua vào tương ứng với phần bán ra) x 10%.
Phương pháp trực tiếp trên doanh thu (tỷ lệ %)
- Đối tượng áp dụng: Doanh nghiệp, hợp tác xã có doanh thu mỗi năm dưới 1 tỷ đồng; Doanh nghiệp, hợp tác xã mới thành lập, đăng ký theo phương pháp trực tiếp; Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh; Các tổ chức kinh tế khác không phải là doanh nghiệp, hợp tác xã.
- Công thức tính thuế GTGT phải nộp: Thuế GTGT = Doanh thu bán hàng x Tỷ lệ %.
- Tỷ lệ % áp dụng tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh: Phân phối, cung cấp hàng hóa (1%); Dịch vụ, xây dựng không bao gồm nguyên vật liệu (5%); Vận tải, sản xuất, xây dựng bao thầu nguyên vật liệu (3%); Hoạt động kinh doanh khác (2%).
Hiện nay, cơ quan thuế khuyến khích chuyển sang hóa đơn điện tử để:
- Giảm thủ tục mua hóa đơn.
- Quản lý minh bạch, dễ lưu trữ, dễ tra cứu.
- Phù hợp với lộ trình chuyển đổi số ngành tài chính.
Lợi ích khi tận dụng sự hỗ trợ từ phần mềm quản lý Hóa đơn trực tiếp là gì?
Tận dụng phần mềm quản lý hóa đơn trực tiếp mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt trong việc nâng cao hiệu suất làm việc, giảm rủi ro và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Dưới đây là những lợi ích nổi bật:
- Dễ dàng quản lý tài chính và tuân thủ quy định của cơ quan thuế.
- Kiểm soát chi phí và tăng cường hiệu quả quản lý tài chính nhờ tích hợp các chức năng kế toán, giúp.
- Kết nối và đồng bộ dữ liệu với các phần mềm quản lý khác (nhân sự, CRM, v.v.), tạo hệ sinh thái quản lý toàn diện.
- An toàn và bảo mật dữ liệu tài chính.
- Dễ sử dụng với giao diện thân thiện, linh hoạt quản lý trên nhiều thiết bị
- Chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế nhanh chóng.
Bizzi – Giải pháp quản lý hóa đơn toàn diện, đáp ứng chuẩn Thuế, tối ưu hiệu suất
Giải quyết hóa đơn không còn là gánh nặng mà là bước đầu để doanh nghiệp số hóa – tăng tốc – bứt phá. Tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí nhưng gia tăng hiệu suất, Bizzi chính là trợ thủ đắc lực cho kế toán, tài chính và quản trị doanh nghiệp hiện đại bởi các giải pháp:
Đúng nghiệp vụ – Đáp ứng quy định pháp luật
Bizzi hỗ trợ toàn bộ quy trình phát hành và xử lý hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, đảm bảo:
- Tính hợp pháp – hợp lệ – hợp lý của mọi hóa đơn điện tử.
- Hỗ trợ cả hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, hóa đơn chuyển đổi.
- Cập nhật kịp thời mọi thay đổi từ cơ quan thuế.
Quản trị toàn diện – Linh hoạt mọi lúc, mọi nơi
- Phát hành, quản lý, điều chỉnh, hủy hóa đơn… tất cả thực hiện trên nền tảng cloud-based, truy cập mọi lúc – mọi nơi – mọi thiết bị.
- Báo cáo sử dụng hóa đơn, tình trạng phát hành được tổng hợp tức thì, hỗ trợ kế toán và quản lý nắm bắt tình hình tài chính chính xác.
Chuẩn hóa nghiệp vụ Thuế – Bảo mật tuyệt đối
- Áp dụng công nghệ bảo mật nhiều lớp (multi-layer encryption), lưu trữ dữ liệu trên hạ tầng đạt tiêu chuẩn quốc tế.
- Tích hợp mã xác thực từ cơ quan thuế, đảm bảo hóa đơn không bị giả mạo hay thay đổi sau phát hành.
Dễ dàng tích hợp – Kết nối hệ thống sẵn có
- Tương thích đa nền tảng: từ phần mềm kế toán, ERP đến phần mềm POS bán hàng.
- API mở hỗ trợ doanh nghiệp tích hợp nhanh chóng, không gián đoạn quy trình vận hành hiện tại.
Triển khai và hỗ trợ nhanh chóng – Đội ngũ Việt, am hiểu thị trường
- Được phát triển và vận hành bởi đội ngũ Bizzi Việt Nam, sẵn sàng hỗ trợ 24/7.
- Triển khai nhanh, đào tạo tận tình, đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình sử dụng.
Kết luận
Bài viết trên đây của Bizzi đã cung cấp toàn bộ các thông tin về khái niệm, quy định và mục đích sử dụng hoá đơn điện tử. Hi vọng thông qua lượng thông tin trên, bạn đọc sẽ nắm được bản chất hoá đơn điện tử là gì, từ đó biết cách xử lý và quản lý hoá đơn sao cho chính xác, khoa học.
Hóa đơn trực tiếp có thể phù hợp với hộ kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, khi quy mô và yêu cầu tài chính – thuế tăng lên, nó sẽ trở thành rào cản lớn về chi phí, minh bạch và khả năng mở rộng. Giải pháp chuyển đổi sang hóa đơn điện tử GTGT và áp dụng phần mềm quản lý hóa đơn như Bizzi sẽ giúp doanh nghiệp tăng tính chuyên nghiệp, tối ưu thuế và hỗ trợ tăng trưởng dài hạn.
Với sự phát triển của công nghệ Ai trong bối cảnh hiện nay, phần mềm quản lý hóa đơn trực tiếp, hoá đơn điện tử là trợ thủ số hóa quan trọng giúp hộ kinh doanh và doanh nghiệp quản lý gọn gàng – tính thuế chính xác – làm việc hiệu quả hơn.
Không còn nỗi lo nhập sai, nhập thiếu, hay bị thất lạc hóa đơn, sử dụng Bizzi đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang sở hữu “trợ lý” cần mẫn và tỉ mỉ; quản lý khoa học tất cả hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cho bạn tại một nơi. Để trải nghiệm bộ giải pháp của Bizzi đối với quy trình xử lý hoá đơn và quản lý hoá đơn trực tiếp, hoá đơn điện tử, đăng ký trải nghiệm ngay hôm nay!
- Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
