Việc lưu trữ hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật mà còn là bước nền tảng trong việc đảm bảo tính minh bạch, toàn vẹn dữ liệu và sẵn sàng cho công tác thanh tra. Đối với doanh nghiệp, đây là khâu khởi đầu quan trọng để xây dựng một quy trình quản lý chi phí hiệu quả, từ tiếp nhận chứng từ đến thanh toán.
Bài viết này sẽ cung cấp một hướng dẫn toàn diện, từ các quy định pháp lý cốt lõi theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC, đến các giải pháp lưu trữ an toàn, giúp doanh nghiệp vừa tuân thủ đúng luật, vừa tối ưu hóa quy trình tài chính.
Hóa đơn điện tử là gì và tại sao cần lưu trữ đúng cách?
Hóa đơn điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu trong quản trị tài chính – kế toán hiện đại. Lưu trữ đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật về thuế mà còn là cơ sở để theo dõi và kiểm soát các khoản chi một cách chính xác.
Khái niệm và đặc điểm cơ bản
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là chứng từ kế toán được tạo lập, xử lý, gửi, nhận, và quản lý hoàn toàn bằng phương tiện điện tử. HĐĐT có thể là loại có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, và sở hữu giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy nếu đáp ứng đầy đủ các quy định về định dạng, nội dung và quy trình khởi tạo.
Khác biệt với hóa đơn truyền thống, HĐĐT được lập trên phần mềm, truyền đến người mua qua hệ thống điện tử và dữ liệu có thể kết nối trực tiếp với hệ thống của Tổng cục Thuế. Việc lưu trữ hóa đơn điện tử đúng chuẩn là tiền đề cho một hệ thống quản lý các khoản phải trả minh bạch, giúp doanh nghiệp tránh sai sót và thất thoát chi phí.
Các thành phần cốt lõi của hóa đơn điện tử
Một hóa đơn điện tử hợp lệ luôn bao gồm hai thành phần không thể tách rời:
- File XML: Đây là file dữ liệu gốc chứa toàn bộ thông tin chi tiết của hóa đơn, được mã hóa để đảm bảo tính toàn vẹn. File XML là file có giá trị pháp lý cao nhất, được dùng để lưu trữ hóa đơn điện tử và nộp cho cơ quan thuế khi có yêu cầu kiểm tra.
- File PDF: Là bản thể hiện trực quan của hóa đơn điện tử, giúp người dùng dễ đọc, dễ kiểm tra nội dung. Tuy nhiên, file PDF không có giá trị pháp lý độc lập mà chỉ đóng vai trò tham khảo, minh họa.
Trong quá trình bảo quản hóa đơn điện tử, doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ đồng thời cả hai file này để đảm bảo tính hợp lệ và có đầy đủ chứng từ gốc cho việc hạch toán chi phí và kiểm toán sau này.
Các loại hóa đơn điện tử phổ biến
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được phân thành các loại chính sau:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Được cấp một mã xác thực duy nhất từ Tổng cục Thuế trước khi gửi đến người mua.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Doanh nghiệp tự phát hành và chịu trách nhiệm về dữ liệu, sau đó gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
- Các loại khác như hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), hóa đơn bán hàng, hóa đơn bán tài sản công, tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền cước, và chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng.
Việc am hiểu các loại hóa đơn giúp doanh nghiệp áp dụng đúng hình thức và xây dựng quy trình quản lý, lưu trữ hóa đơn điện tử khoa học, tạo nền tảng vững chắc cho việc quản trị chi phí tổng thể.
Quy định pháp lý về lưu trữ hóa đơn điện tử (Cập nhật 2025)
Để đảm bảo tính hợp pháp và tránh các rủi ro tài chính, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử được nêu rõ trong Luật Kế toán 88/2015/QH13, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Yêu cầu bắt buộc khi lưu trữ hóa đơn điện tử
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng kiểm soát chi phí doanh nghiệp. Các yêu cầu bắt buộc bao gồm:
- An toàn, bảo mật và toàn vẹn: Dữ liệu hóa đơn phải được bảo quản an toàn, không bị thay đổi hay sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ để đảm bảo tính chính xác của các khoản chi.
- Lưu trữ bằng phương tiện điện tử: Hóa đơn phải được lưu trên các phương tiện điện tử (cloud, server, ổ cứng…) và phải đảm bảo khả năng truy cập nhanh chóng khi cần đối soát chi phí.
- Truy cập và in được: Hệ thống lưu trữ phải cho phép người có thẩm quyền tra cứu, xem, in và cung cấp hóa đơn khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng hoặc bộ phận kiểm toán nội bộ.
- Tuân thủ quy định về chữ ký số: Theo Luật Kế toán, chứng từ điện tử có chữ ký số hợp lệ không bắt buộc phải in ra giấy nếu đảm bảo các điều kiện về lưu giữ chứng từ số an toàn.
Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử là bao lâu?
Theo quy định tại Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật Kế toán 88/2015/QH13, thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu là 10 năm. Thời hạn này áp dụng cho các chứng từ kế toán sử dụng cho quản lý, điều hành và kiểm soát chi phí của đơn vị.
- Tiêu hủy sau thời hạn: Khi kết thúc thời hạn lưu trữ, doanh nghiệp có quyền thực hiện tiêu hủy hóa đơn điện tử. Quá trình tiêu hủy phải được thực hiện theo quy trình chặt chẽ, đảm bảo không thể phục hồi dữ liệu.
Các rủi ro và mức xử phạt khi lưu trữ hóa đơn điện tử sai quy định
Không tuân thủ các quy định lưu trữ hóa đơn điện tử có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng, không chỉ về mặt tài chính mà còn làm gián đoạn quy trình quản lý chi phí của doanh nghiệp.
Hậu quả pháp lý khi làm mất, hỏng hoặc lưu trữ sai cách
Ngoài các khoản phạt trực tiếp, việc không cung cấp được hóa đơn hợp lệ khi quyết toán thuế có thể khiến các khoản chi không được chấp nhận, làm tăng gánh nặng thuế và ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và hiệu quả quản lý chi phí của doanh nghiệp. Đây là rủi ro lớn nhất mà các nhà quản lý tài chính cần lường trước.
Mức phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP
Theo Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt cho hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn như sau:
- Phạt cảnh cáo: Nếu làm mất, hỏng hóa đơn nhưng đã lập biên bản, khai báo với cơ quan thuế và có tài liệu chứng minh đã thực hiện giao dịch.
- Phạt tiền từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng: Nếu làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập trong quá trình lưu trữ (trừ trường hợp trên).
- Phạt tiền từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng: Nếu làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai thuế trong quá trình sử dụng hoặc lưu trữ.
Lưu ý: Mức phạt trên áp dụng cho tổ chức. Đối với cá nhân, mức phạt bằng 1/2.
Cơ quan thuế kiểm tra dữ liệu lưu trữ như thế nào?
Khi tiến hành thanh tra, cơ quan thuế có quyền yêu cầu doanh nghiệp cung cấp quyền truy cập vào hệ thống lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp phải xuất trình được file XML gốc. Việc không truy xuất được dữ liệu hợp lệ sẽ bị coi là vi phạm và có thể ảnh hưởng đến việc khấu trừ chi phí của doanh nghiệp.
So sánh các phương pháp lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả
Lựa chọn phương pháp lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn tác động lớn đến hiệu quả của quy trình quản lý chi phí tổng thể.
Lưu trữ thủ công (Email, Ổ cứng, Cloud)
Phương pháp này tuy đơn giản và ít tốn kém ban đầu nhưng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro và kém hiệu quả cho việc quản lý chi phí. Dữ liệu phân mảnh, khó tra cứu và đối soát, dễ gây ra tình trạng thanh toán chậm hoặc thanh toán hai lần cho nhà cung cấp.
- Sử dụng email riêng: Dễ bị quá tải, bỏ sót hóa đơn, dẫn đến việc ghi nhận chi phí không đầy đủ.
- Lưu trữ trên thiết bị vật lý: Rủi ro cao về mất mát dữ liệu và không hỗ trợ cho việc xử lý chi phí tự động.
- Sử dụng lưu trữ đám mây (Cloud): An toàn hơn nhưng vẫn đòi hỏi nhiều thao tác thủ công để sắp xếp và liên kết với các yêu cầu thanh toán.
- Quản lý bằng file Excel: Tốn thời gian, dễ sai sót và không có khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.
Lưu trữ bằng phần mềm chuyên dụng
Các phần mềm lưu trữ hóa đơn điện tử chuyên nghiệp không chỉ giải quyết bài toán lưu trữ mà còn là hạt nhân của một hệ thống quản lý chi phí tự động. Chúng giúp tập trung hóa dữ liệu, tự động kiểm tra và tích hợp sâu với quy trình thanh toán.
Bảng so sánh nhanh các phương pháp lưu trữ:
Tiêu chí Lưu trữ thủ công Phần mềm chuyên dụng Hiệu quả quản lý chi phí Thấp, rủi ro cao Cao, tối ưu hóa quy trình Mức độ tự động Thấp, tốn thời gian Cao, tự động hóa 90% An toàn & Bảo mật Rủi ro cao (mất dữ liệu, virus) Cao (mã hóa, backup tự động, phân quyền) Khả năng tra cứu & đối soát Chậm, thủ công Nhanh chóng, tự động Tích hợp hệ thống Không hoặc rất hạn chế Tích hợp sâu với ERP, phần mềm kế toán
Giải pháp phần mềm: Nền tảng cho quản lý chi phí thông minh
Việc ứng dụng phần mềm lưu trữ hóa đơn điện tử không chỉ là một lựa chọn để tuân thủ pháp luật, mà còn là một quyết định chiến lược để xây dựng một hệ thống quản lý chi phí tự động và hiệu quả.
Lợi ích vượt trội khi tự động hóa lưu trữ và xử lý chi phí
Chuyển đổi sang phần mềm chuyên dụng mang lại lợi ích kép: vừa đảm bảo lưu trữ an toàn, vừa tối ưu hóa toàn bộ quy trình quản lý chi phí:
- Tự động hóa quy trình xử lý chi phí từ A-Z: Tự động thu thập, kiểm tra, và lưu trữ hóa đơn, loại bỏ các bước thủ công, từ đó đẩy nhanh quá trình phê duyệt và thanh toán.
- Tạo kho lưu trữ chứng từ chi phí tập trung và an toàn: Dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng đám mây, mã hóa và phân quyền rõ ràng, sẵn sàng cho việc kiểm toán và phân tích chi phí.
- Đối soát chi phí thông minh: Cho phép tìm kiếm hóa đơn tức thì và tự động đối chiếu với đơn hàng, hợp đồng, giúp phát hiện sớm các sai lệch và ngăn chặn gian lận.
- Tạo hệ sinh thái quản lý chi phí liền mạch: Kết nối dễ dàng với các phần mềm kế toán, ERP (SAP, Oracle, MISA…), đảm bảo dữ liệu chi phí luôn nhất quán và chính xác trên toàn hệ thống.
- Luôn tuân thủ quy định: Các nhà cung cấp uy tín luôn cập nhật phần mềm theo các thay đổi mới nhất từ cơ quan thuế, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý.
Bizzi – Tự động hóa lưu trữ hóa đơn trong hệ sinh thái quản lý chi phí
Bizzi không chỉ là một công cụ lưu trữ hóa đơn điện tử, mà là một nền tảng quản lý chi phí toàn diện, ứng dụng AI và RPA để tự động hóa mọi khâu từ tiếp nhận, xử lý hóa đơn đến thanh toán và kiểm soát ngân sách. Giải pháp của Bizzi biến việc lưu trữ từ một nghĩa vụ tuân thủ thành một mắt xích thông minh trong chu trình quản lý tài chính.
Các tính năng nổi bật của Bizzi trong quy trình quản lý chi phí:
- Xử lý và đối chiếu tự động (IPA + 3-Way Matching): Bizzi Bot tự động tải, kiểm tra và đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng (PO) và phiếu nhập kho (GR), đảm bảo mọi khoản chi đều hợp lệ trước khi thanh toán.
- Lưu trữ dài hạn, sẵn sàng cho kiểm toán: Tự động lưu trữ hóa đơn trên nền tảng đám mây với thời hạn tối thiểu 10 năm, được mã hóa và sắp xếp khoa học, dễ dàng truy xuất khi cần.
- Tích hợp ERP và phần mềm kế toán: Đồng bộ dữ liệu hóa đơn và trạng thái thanh toán với các hệ thống quản trị như SAP, Oracle, MISA, Fast,…
- Quản lý và tra cứu linh hoạt: Giao diện trực quan cho phép theo dõi toàn bộ vòng đời của một khoản chi – từ hóa đơn, phê duyệt, thanh toán, đến hạch toán.
Với Bizzi, doanh nghiệp không chỉ lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn mà còn xây dựng một hệ thống quản lý chi phí tự động, minh bạch và hiệu quả.
Câu hỏi thường gặp về lưu trữ hóa đơn điện tử (FAQ)
- Giữa file XML và PDF, file nào quan trọng hơn cho việc quản lý chi phí?
File XML là file có giá trị pháp lý và chứa dữ liệu gốc để hạch toán chi phí. Doanh nghiệp bắt buộc phải lưu file XML để đảm bảo chi phí được ghi nhận hợp lệ.
- Có bắt buộc phải in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ không?
Không. Việc lưu trữ hóa đơn điện tử được thực hiện hoàn toàn bằng phương tiện điện tử. Điều này giúp giảm chi phí in ấn và không gian lưu trữ vật lý.
- Mất hóa đơn điện tử đầu vào ảnh hưởng thế nào đến chi phí doanh nghiệp?
Nếu mất hóa đơn, doanh nghiệp có thể không đủ chứng từ để khấu trừ thuế GTGT đầu vào và ghi nhận chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Cần liên hệ ngay với bên bán để yêu cầu cấp lại bản sao.
- Sau khi hết thời hạn 10 năm, có được xóa hóa đơn điện tử không?
Có. Sau khi hết thời hạn lưu trữ bắt buộc, doanh nghiệp có thể tiêu hủy hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nên cân nhắc các quy định riêng của ngành hoặc yêu cầu kiểm toán nội bộ trước khi thực hiện.
Kết luận
Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định là bước đi cơ bản nhưng vô cùng quan trọng. Nó không chỉ là một nghĩa vụ pháp lý mà còn là nền tảng để xây dựng một hệ thống quản lý chi phí vững chắc, giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, tối ưu hóa lợi nhuận và giảm thiểu rủi ro tài chính.
Trong kỷ nguyên số, việc ứng dụng các giải pháp tự động hóa như Bizzi không chỉ giúp lưu trữ an toàn mà còn biến dữ liệu từ hóa đơn thành thông tin quản trị quý giá, mang lại lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp.
