Việc lưu trữ hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và sẵn sàng cho công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp và kế toán viên vẫn còn lúng túng trước các quy định lưu trữ, thời hạn bảo quản và phương thức triển khai phù hợp với hệ thống công nghệ hiện có. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách lưu trữ hóa đơn điện tử, những yêu cầu pháp lý cần tuân thủ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC, cùng với các giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ an toàn, hiệu quả.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu trong quản trị tài chính – kế toán hiện đại, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và dễ dàng tuân thủ pháp luật về thuế.
1.1. Khái niệm và đặc điểm cơ bản
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là loại chứng từ kế toán được tạo lập, xử lý, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hoàn toàn bằng phương tiện điện tử. HĐĐT có thể là loại có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, và có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy nếu đáp ứng đầy đủ các quy định về định dạng, nội dung và quy trình phát hành.
Khác với hóa đơn truyền thống, HĐĐT được lập trên phần mềm và truyền đến người mua qua hệ thống điện tử. Đồng thời, dữ liệu hóa đơn có thể được kết nối trực tiếp với hệ thống của Tổng cục Thuế để phục vụ việc kiểm tra, xác minh nhanh chóng, giảm thiểu rủi ro sai sót.
Hiện nay, việc lưu trữ hóa đơn điện tử cũng phải đảm bảo tuân thủ đúng quy định về thời gian, định dạng và khả năng truy xuất khi cần thiết.
1.2. Các thành phần của hóa đơn điện tử
Một hóa đơn điện tử hợp lệ thường bao gồm hai thành phần chính:
- File XML: Là file dữ liệu gốc chứa toàn bộ thông tin chi tiết của hóa đơn. Đây là file có giá trị pháp lý, dùng để lưu trữ và nộp cho cơ quan thuế khi cần kiểm tra.
- File PDF: Là bản thể hiện của hóa đơn điện tử để người dùng dễ đọc, dễ kiểm tra. Tuy nhiên, file PDF không có giá trị pháp lý độc lập, chỉ mang tính minh họa.
Trong quá trình lưu trữ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ cả hai file để đảm bảo tính hợp lệ và phục vụ cho việc tra cứu, kiểm toán, đối chiếu khi có yêu cầu.
1.3. Các loại hóa đơn điện tử phổ biến
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử hiện nay được chia thành các loại phổ biến sau:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Được cấp mã xác thực từ Tổng cục Thuế trước khi gửi đến người mua. Thường áp dụng cho doanh nghiệp có rủi ro về thuế.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Doanh nghiệp tự phát hành hóa đơn và tự chịu trách nhiệm, phù hợp với các đơn vị có uy tín, tình hình thuế ổn định.
- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), hóa đơn bán hàng, hóa đơn bán tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia, tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền cước, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng, v.v.
Việc hiểu rõ các loại hóa đơn giúp doanh nghiệp lựa chọn hình thức phù hợp và quản lý, lưu trữ hóa đơn điện tử một cách khoa học, đúng chuẩn.
2. Quy định pháp lý về lưu trữ hóa đơn điện tử
Để đảm bảo tính hợp pháp và tránh rủi ro khi bị thanh tra, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý liên quan đến lưu trữ hóa đơn điện tử. Những quy định này được quy định tại các văn bản pháp luật như Luật Kế toán 88/2015/QH13, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
2.1. Yêu cầu bắt buộc đối với việc lưu trữ hóa đơn điện tử
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là bước quan trọng đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu kế toán. Một số yêu cầu bắt buộc bao gồm:
- Phương thức lưu trữ: Hóa đơn điện tử phải được bảo quản bằng phương tiện điện tử, bảo đảm khả năng truy xuất khi cần thiết.
- Tính toàn vẹn và bảo mật: Dữ liệu hóa đơn phải được lưu trữ đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu.
- Khả năng tra cứu và in ấn: Doanh nghiệp phải bảo đảm hệ thống có thể in hóa đơn hoặc tra cứu khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng.
- Linh hoạt trong hình thức lưu trữ: Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền chọn giải pháp lưu trữ phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động.
- Giá trị pháp lý của bản in: Bản in từ hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu trữ nội bộ cho mục đích kế toán, không có hiệu lực thanh toán, trừ khi là hóa đơn từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế.
- Chữ ký điện tử và quy định in sổ: Theo Luật Kế toán, chứng từ điện tử không bắt buộc phải in nếu đảm bảo điều kiện lưu trữ và có chữ ký điện tử hợp lệ.
2.2. Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử
Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử được quy định dựa trên chức năng kế toán của hóa đơn:
- Thời hạn tối thiểu: Thông thường, hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán nên thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm, theo quy định của Luật Kế toán.
- Tiêu hủy sau thời hạn: Khi kết thúc thời hạn lưu trữ, doanh nghiệp có thể tiêu hủy hóa đơn điện tử nhưng phải đảm bảo không làm mất dữ liệu chưa hết hạn và không ảnh hưởng đến hệ thống thông tin kế toán.
- Tuân thủ các quy trình lưu trữ và tiêu hủy: Việc lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn cần được thực hiện theo quy trình có kiểm soát, phù hợp với quy định pháp luật để tránh rủi ro pháp lý.
3. Các phương pháp và kinh nghiệm lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn hỗ trợ kế toán dễ dàng tra cứu, đối chiếu và quản lý dữ liệu trong dài hạn. Dưới đây là những phương pháp phổ biến và kinh nghiệm thực tiễn được nhiều doanh nghiệp áp dụng để lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả.
3.1. Các phương tiện và cách lưu trữ phổ biến
Tùy theo quy mô và điều kiện vận hành, mỗi doanh nghiệp sẽ có cách lưu trữ hóa đơn điện tử riêng. Tuy nhiên, điểm chung là cần đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, dễ tra cứu và tuân thủ quy định pháp luật. Dưới đây là các phương tiện lưu trữ phổ biến mà kế toán có thể áp dụng linh hoạt để quản lý hóa đơn một cách khoa học và hiệu quả:
- Sử dụng email riêng: Nên thiết lập một email riêng dành cho việc tiếp nhận hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp và các thông báo liên quan từ cơ quan thuế. Có thể thiết lập chế độ tự động chuyển tiếp đến email của bộ phận kế toán nội bộ để thuận tiện kiểm soát.
- Lưu trữ trên thiết bị điện tử: Tải file XML và PDF của hóa đơn về các thiết bị như USB, ổ cứng ngoài hoặc thư mục lưu trữ cố định trên máy tính nội bộ. Nên tạo cấu trúc thư mục rõ ràng theo tháng, năm và nhà cung cấp để dễ tra cứu.
- Sử dụng lưu trữ đám mây (Cloud): Google Drive, Dropbox, hoặc OneDrive là những nền tảng phổ biến để lưu trữ và đồng bộ dữ liệu hóa đơn điện tử. Ưu điểm là có thể truy cập mọi lúc mọi nơi và chia sẻ nội bộ nhanh chóng.
- Quản lý bằng file Excel: Lập bảng kê theo dõi hóa đơn đầu vào, bao gồm các thông tin cơ bản như số hóa đơn, ngày lập, nhà cung cấp, giá trị, mã số thuế… và chèn đường link dẫn đến file gốc. Cách này giúp dễ dàng tổng hợp khi quyết toán thuế.
- Sắp xếp hóa đơn có hệ thống: Tùy theo nhu cầu, doanh nghiệp có thể sắp xếp hóa đơn theo thời gian phát hành, định dạng (XML/PDF), hoặc tên nhà cung cấp để tiện lọc và tìm kiếm.
- Đối chiếu dữ liệu định kỳ: Để đảm bảo tính chính xác, kế toán cần đối chiếu danh sách hóa đơn đã tiếp nhận với dữ liệu tại Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế (https://hoadondientu.gdt.gov.vn/) theo từng kỳ kê khai thuế.
3.2. Lưu ý quan trọng khi lưu trữ thủ công
Dù nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang các giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử bằng phần mềm hoặc đám mây, vẫn có không ít đơn vị duy trì phương pháp lưu trữ thủ công trên các thiết bị vật lý. Tuy nhiên, hình thức này tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không được quản lý cẩn thận. Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp đảm bảo an toàn và tuân thủ khi áp dụng phương pháp lưu trữ thủ công:
- Sao lưu dữ liệu định kỳ: Nếu doanh nghiệp vẫn sử dụng hình thức lưu trữ hóa đơn trên thiết bị vật lý như USB hay ổ cứng, cần có kế hoạch sao lưu dữ liệu định kỳ sang một thiết bị khác hoặc hệ thống lưu trữ đám mây để tránh rủi ro mất dữ liệu do lỗi kỹ thuật, virus hoặc hư hỏng thiết bị.
- Bản in hóa đơn điện tử không có giá trị giao dịch: Việc in hóa đơn điện tử ra giấy chỉ nhằm mục đích lưu để ghi sổ và tham chiếu. Bản in này không có hiệu lực pháp lý trong giao dịch, ngoại trừ trường hợp đặc biệt như hóa đơn máy tính tiền không kết nối chuyển dữ liệu điện tử.
4. Giải pháp phần mềm chuyên nghiệp cho lưu trữ hóa đơn điện tử
Trong bối cảnh hóa đơn điện tử trở thành hình thức bắt buộc theo quy định của pháp luật, việc ứng dụng phần mềm chuyên dụng không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn đảm bảo tuân thủ đúng quy định, đồng thời tối ưu quy trình kế toán – tài chính một cách toàn diện. Đây là lựa chọn thiết yếu giúp doanh nghiệp chuyển đổi số hiệu quả, bảo mật và minh bạch trong công tác quản lý hóa đơn.
4.1. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn
Phần mềm quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn nâng cao độ chính xác, bảo mật và tính tuân thủ pháp luật trong công tác kế toán – tài chính. Dưới đây là những lợi ích nổi bật:
- Tự động hóa 90% công việc xử lý hóa đơn đầu vào.
- Lưu trữ tự động, tập trung và an toàn: Tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin với công nghệ điện toán đám mây và phân quyền người dùng rõ ràng. Nhiều phần mềm còn ứng dụng công nghệ Blockchain để gia tăng sự an toàn, minh bạch, chính xác và chống giả mạo dữ liệu hóa đơn.
- Dễ dàng quản lý và tìm kiếm: Cho phép tra cứu hóa đơn theo nhiều tiêu chí (số, ngày phát hành, khách hàng, MST).
- Kiểm tra và đối chiếu tự động: Tự động kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn, cảnh báo hóa đơn rủi ro.
- Tích hợp và đồng bộ hóa dữ liệu: Kết nối dễ dàng với phần mềm kế toán, ERP, máy tính tiền và các hệ thống khác.
- Luôn tuân thủ quy định: Tự động cập nhật phiên bản mới theo yêu cầu của cơ quan thuế.
4.2. Giải pháp Bizzi – Trợ lý AI cho phòng tài chính – kế toán
Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc sử dụng phần mềm chuyên nghiệp để lưu trữ hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả quản lý mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật. Các phần mềm hiện đại tích hợp nhiều tính năng tự động hóa, bảo mật cao và khả năng mở rộng linh hoạt, trở thành công cụ đắc lực cho phòng tài chính – kế toán.
4..2.1. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn
Việc ứng dụng phần mềm trong lưu trữ hóa đơn điện tử không chỉ đơn thuần là giải pháp thay thế lưu trữ giấy tờ, mà còn là bước đi chiến lược trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Những lợi ích dưới đây cho thấy lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn giải pháp này:
- Tự động hóa xử lý hóa đơn đầu vào: Giảm đến 90% công việc thủ công nhờ tích hợp công nghệ RPA và AI, giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất cho bộ phận kế toán.
- Lưu trữ tập trung, an toàn: Hóa đơn được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây, bảo mật cao, có phân quyền rõ ràng. Một số phần mềm còn ứng dụng công nghệ Blockchain để đảm bảo tính minh bạch và chống giả mạo dữ liệu.
- Tìm kiếm và quản lý dễ dàng: Cho phép tra cứu nhanh chóng theo các tiêu chí như số hóa đơn, ngày phát hành, tên khách hàng hay mã số thuế.
- Kiểm tra và đối chiếu tự động: Phần mềm có thể phát hiện hóa đơn không hợp lệ, cảnh báo rủi ro, tránh thất thoát và sai sót trong hạch toán.
- Tích hợp hệ thống kế toán, ERP: Đồng bộ dữ liệu giữa hóa đơn và các phần mềm tài chính kế toán khác, giảm thiểu thao tác nhập liệu lặp lại.
- Luôn tuân thủ quy định pháp luật: Phần mềm cập nhật tự động theo các thông tư, nghị định mới nhất từ cơ quan thuế, giúp doanh nghiệp yên tâm sử dụng lâu dài.
4.2.2. Giải pháp Bizzi – Trợ lý AI cho phòng tài chính – kế toán
Bizzi là một trong những nền tảng tiên phong ứng dụng AI và RPA trong quản lý chi phí và lưu trữ hóa đơn điện tử. Giải pháp của Bizzi giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình thu – chi, kiểm soát chi phí và lưu trữ chứng từ minh bạch, an toàn.
Một số tính năng nổi bật của Bizzi trong lưu trữ hóa đơn điện tử:
Bizzi mang đến giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử một cách thông minh, an toàn và tuân thủ đầy đủ quy định pháp lý. Các tính năng được thiết kế để tối ưu hóa quy trình tài chính – kế toán và tăng cường kiểm soát chi phí:
- Xử lý và quản lý hóa đơn đầu vào (IPA + 3-Way Matching): Bizzi Bot tự động tải, kiểm tra và đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng (PO) và phiếu nhập kho (GR) theo thời gian thực. Kiểm tra hợp lệ nhà cung cấp bằng cách tra cứu MST và trạng thái pháp lý.
- Lưu trữ dài hạn: Tự động ghi nhận và lưu trữ hóa đơn đầu vào trên nền tảng đám mây theo đúng quy định, với thời hạn tối thiểu 10 năm. Hóa đơn được mã hóa và phân quyền truy cập, đảm bảo an toàn thông tin.
- Cảnh báo rủi ro: Phát hiện và thông báo hóa đơn có dấu hiệu nghi ngờ hoặc sai lệch so với đơn hàng ban đầu.
- Tích hợp ERP và phần mềm kế toán: Đồng bộ dữ liệu hóa đơn với các hệ thống quản trị như SAP, Oracle, MISA, Fast,… giúp dòng chảy dữ liệu mượt mà, liền mạch.
- Tạo và phát hành hóa đơn điện tử: Tạo hóa đơn đúng chuẩn quy định của Tổng cục Thuế với định dạng XML/PDF, có thể tùy chỉnh mẫu hóa đơn theo thương hiệu riêng.
- Kết nối với hệ thống thuế: Hóa đơn được gửi trực tiếp đến cơ quan thuế để xác thực, đảm bảo minh bạch, hợp pháp.
- Tra cứu, tải và in hóa đơn linh hoạt: Hệ thống cho phép tìm kiếm hóa đơn theo mã, khách hàng, ngày phát hành… và tải về dưới dạng PDF, XML kèm chữ ký số.
- Quản lý tình trạng hóa đơn: Theo dõi toàn bộ vòng đời hóa đơn – từ phát hành, gửi khách hàng, thanh toán, đến hủy hoặc điều chỉnh – trên một giao diện trực quan.
Với Bizzi, doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là lưu trữ hóa đơn điện tử mà còn xây dựng một hệ sinh thái tài chính – kế toán tự động, minh bạch và chuẩn mực.
Doanh nghiệp đăng ký dùng thử tại: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
5. Kết luận
Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định không chỉ là yêu cầu pháp luật mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, an toàn dữ liệu và tối ưu hóa quy trình kế toán. Việc hiểu rõ các quy định về định dạng, thời hạn lưu trữ, và lựa chọn phương pháp phù hợp (từ thủ công đến tự động hóa bằng phần mềm) là rất quan trọng.
Các giải pháp phần mềm chuyên nghiệp như Bizzi mang lại lợi ích vượt trội về tự động hóa, bảo mật, và khả năng tích hợp, giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm chi phí trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ hiện nay.
