Trong quá trình phát hành hóa đơn, doanh nghiệp chắc chắn không thể tránh khỏi việc phát sinh các sai sót cần hủy bỏ. Trong bài viết này, Bizzi sẽ hướng dẫn kế toán từ A – Z cách hủy hóa đơn điện tử đúng theo thông tư 78 để có cái nhìn toàn diện về các bước và quy trình cần tuân thủ khi hủy hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một loại chứng từ kế toán được lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương thức điện tử theo quy định của pháp luật. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy nếu đáp ứng đủ các điều kiện về tính xác thực và toàn vẹn thông tin.
Trường hợp nào cần hủy hóa đơn điện tử?
Theo quy định, hóa đơn điện tử cần được hủy trong các trường hợp sau:
- Hóa đơn đã lập nhưng chưa gửi cho người mua và phát hiện sai sót. Trong trường hợp này, người bán được phép hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới.
- Hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng có sai sót (sai tên, địa chỉ, mã số thuế, số tiền, nội dung hàng hóa,…) và không thể điều chỉnh bằng cách lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh.
- Cơ quan thuế yêu cầu hủy hóa đơn do hóa đơn không hợp lệ, không đúng quy định.
- Doanh nghiệp ngừng hoạt động, giải thể hoặc bị thu hồi mã số thuế, dẫn đến việc cần hủy hóa đơn chưa sử dụng.
4 bước hủy hóa đơn điện tử theo đúng quy định
Bước 1: Lập biên bản hủy hóa đơn
Nếu hóa đơn đã gửi cho khách hàng, cần lập Biên bản hủy hóa đơn có xác nhận của cả bên bán và bên mua. Nội dung biên bản bao gồm:
- Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày lập hóa đơn.
- Lý do hủy hóa đơn.
- Cam kết của hai bên về việc không sử dụng hóa đơn đã hủy.
Trường hợp hóa đơn chưa gửi cho người mua, doanh nghiệp có thể tự lập biên bản hủy mà không cần khách hàng đồng ý.
Bước 2: Thực hiện hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm
- Truy cập vào phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng (B-Invoice, MISA, VNPT, Viettel, BKAV, Thái Sơn, v.v.).
- Chọn hóa đơn cần hủy, nhập lý do hủy hóa đơn điện tử và thực hiện thao tác hủy
- Xuất báo cáo hủy hóa đơn để lưu trữ nội bộ.
*Lưu ý: Phần mềm phải đảm bảo lưu vết lịch sử hủy hóa đơn để phục vụ kiểm tra thuế.
Bước 3: Thông báo hủy hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
Nếu hóa đơn thuộc trường hợp cần thông báo với cơ quan thuế (theo Điều 29, Nghị định 123/2020/NĐ-CP), doanh nghiệp cần gửi Thông báo hủy hóa đơn (Mẫu TB03/AC).
Hồ sơ gửi cơ quan thuế gồm:
- Biên bản hủy hóa đơn
- Thông báo hủy hóa đơn (Mẫu TB03/AC)
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (nếu có)
Cách nộp hồ sơ:
- Nộp qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc phần mềm kê khai điện tử.
- Trường hợp đặc biệt có thể nộp trực tiếp tại Chi cục Thuế quản lý.
Bước 4: Lưu trữ hồ sơ hủy hóa đơn điện tử
Sau khi hoàn tất hủy hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ:
- Biên bản hủy hóa đơn
- Thông báo hủy hóa đơn điện tử
- Xác nhận của cơ quan thuế (nếu có)
Thời gian lưu trữ tối thiểu: 10 năm theo quy định về kế toán và thuế.
Lưu ý quan trọng khi hủy hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử sau khi hủy không thể khôi phục, vì vậy cần kiểm tra kỹ trước khi thực hiện.
- Không được sử dụng hóa đơn đã hủy để kê khai thuế hoặc hạch toán kế toán.
- Nếu hóa đơn có sai sót nhưng không cần hủy, có thể lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh thay vì hủy.
- Cần thực hiện hủy hóa đơn đúng quy trình để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.
Mức xử phạt khi hủy hóa đơn điện tử sai quy định
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp hủy hóa đơn không đúng quy định, có thể bị xử phạt như sau:
- Không hủy hóa đơn theo đúng thời hạn quy định: Phạt từ 4.000.000 – 8.000.000 VNĐ nếu không hủy hóa đơn đúng thời hạn theo yêu cầu của cơ quan thuế hoặc khi doanh nghiệp ngừng hoạt động
- Không lập biên bản hủy hóa đơn khi cần thiết: Phạt từ 2.000.000 – 4.000.000 VNĐ nếu không có biên bản hủy hóa đơn theo đúng quy định khi hủy hóa đơn do sai sót
- Tiếp tục sử dụng hóa đơn đã có quyết định hủy: Phạt từ 20.000.000 – 50.000.000 VNĐ
- Không báo cáo hủy hóa đơn với cơ quan thuế (nếu bắt buộc):m Phạt từ 6.000.000 – 18.000.000 VNĐ
Lời khuyên giúp tránh vi phạm khi hủy hóa đơn điện tử
- Kiểm tra kỹ trước khi lập hóa đơn để tránh sai sót, hạn chế phải hủy.
- Hủy hóa đơn đúng quy trình, lập đầy đủ biên bản hủy hóa đơn.
- Theo dõi thời hạn hủy hóa đơn và thông báo với cơ quan thuế khi cần thiết.
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để tránh lỗi hệ thống hoặc mất dữ liệu khi hủy hóa đơn.
Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử nhanh chóng với B-Invoice
Khi sử dụng phần mềm B-Invoice, khách hàng là sẽ thực hiện thao tác Hủy hóa đơn của đơn vị mình.
- Bước 1: “Xử lý hóa đơn” >> “Thông báo hóa đơn sai sót” >> “Tạo mới”
Trên thanh Menu, chọn mục
– Tìm kiếm Hóa đơn cần lập thông báo sai sót
Trên giao diện này, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các hóa đơn cần lập thông báo hóa đơn sai sót theo tiêu chí tìm kiếm. Tiếp theo, bạn chọn các nghiệp vụ thông báo hóa đơn sai sót muốn chỉnh sửa và nhập “lý do thông báo sai sót”. Sau khi điền đầy đủ thông tin thì nhấn “Lưu”
Sau khi đã hoàn tất chỉnh sửa hóa đơn điện tử, bạn có thể thực hiện các nghiệp vụ khác bao gồm: xem, sửa, xóa thông báo (nếu có). Đồng thời, hệ thống sẽ cập nhật trạng thái thông báo gửi Cơ quan Thuế trên màn hình các thông báo hóa đơn sai sót.
- Bước 2: Hủy hóa đơn
Sau khi thông báo hóa đơn sai sót được Cơ quan Thuế chấp nhận, khách hàng có thể tiến hành thao tác hủy hóa đơn trên phần mềm.
Cách 1: Tại màn hình danh sách Hóa đơn bán hàng, nhấn chọn “Hủy hóa đơn”
– Nhập “Lý do hủy” sau đó nhấn nút “Hủy hóa đơn”.
Cách 2: Trên thanh Menu chọn mục “Xử lý hóa đơn”, chọn tiếp “Hủy hóa đơn”, sau đó nhấn “Tạo mới”.
- Bước 3: Lập Biên bản hủy hóa đơn giữa người bán và người mua
Trên thanh Menu, ấn chọn mục “Xử lý hóa đơn” >> “Hủy hóa đơn” >> “Lập biên bản”.
Tiếp đến, bạn nhập số biên bản, kiểm tra lại thông tin và thực hiện ký điện tử. Sau đó nhấn “In” để tải về file Biên bản hủy hóa đơn.
Thực hiện lưu biên bản định dạng pdf và ký số offline giữa người bán và người mua, hoặc ký online giữa người bán, ký offine với người mua. Cuối cùng hai bên lưu lại biên bản để làm căn cứ cho việc hủy hóa đơn.
Trải nghiệm Bizzi Bot – Trợ lý xử lý hóa đơn đắc lực của kế toán
Ứng dụng công nghệ AI – RPA thông minh, khả năng của Bizzi Bot có thể tự động hóa 90% công việc xử lý hóa đơn của kế toán từ “nhận hóa đơn” cho đến “chuyển dữ liệu về phần mềm kế toán” với độ chính xác đến 99,9%, giúp tiết kiệm 80% thời gian và 50% chi phí cho doanh nghiệp.
Tăng hiệu suất
Mỗi doanh nghiệp sau khi đăng ký với Bizzi sẽ được cấp cho một email riêng tích hợp với Bizzi Bot. Khi nhà cung cấp gửi hóa đơn về email, hàng triệu con bot sẽ giúp kế toán tải hóa đơn, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn…, và sẽ báo hiệu xanh nếu hóa đơn được duyệt và báo đỏ nếu hóa đơn nằm trong diện “rủi ro”. Sau khi kế toán kiểm tra xong và bấm “Duyệt”, dữ liệu sẽ tự động truy xuất về phần mềm kế toán.
Giảm sai sót, thất lạc hóa đơn
Không còn nỗi lo nhập sai, nhập thiếu, hay bị thất lạc hóa đơn. Bizzi là trợ lý cần mẫn và tỉ mỉ quản lý khoa học tất cả hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cho bạn tại một nơi.
Chi phí hợp lý
Gói dịch vụ thiết kế theo quy mô của doanh nghiệp. Chi phí cho một hóa đơn rẻ hơn như ly trà đá.
Đối chiếu thông minh
Thuật toán thông minh của Bizzi đối chiếu chi tiết đến từng dòng của hoá đơn và PO theo thời gian thực, giúp phát hiện sai lệch nhanh chóng.
Tăng tốc phê duyệt
Bizzi hỗ trợ kế toán phê duyệt chứng từ, giấy tờ cho nhân viên mọi lúc mọi nơi thông qua máy tính hay điện thoại nhanh chóng và dễ dàng.
Quản lý nhà cung cấp
Xác nhận thông tin hóa đơn, PO và giao tiếp với nhà cung cấp của bạn dễ dàng. Quản lý hạn thanh toán và tự động xác nhận tình trạng hóa đơn với bên bán
Quản lý chi phí
Số hóa toàn bộ quy trình tạo đề nghị thanh toán và duyệt những chi phí từ các phòng ban. Chi phí công tác, tiếp khách, mua sắm,…được quản lý minh bạch và hiệu quả.
Với việc tự động hóa quy trình kế toán bằng robot, công nghệ RPA của Bizzi tối ưu hóa quy trình làm việc, giúp các doanh nghiệp tăng năng suất, giảm chi phí cũng như tối ưu hoạt động kinh doanh. Đặc biệt, hạn chế những rủi ro về sai sót với độ chính xác đến 99,9% cùng chứng nhận ISO 27001 an toàn bảo mật thông tin giúp doanh nghiệp tăng tốc bứt phá trên hành trình chuyển đổi số.
Ngoài ra, khả năng của Bizzi Bot có thể làm việc 24/7, không xin nghỉ phép, nghỉ ốm, thôi việc…đảm bảo tiến độ công việc được liền mạch trơn tru. Tóm lại, trong bối cảnh doanh nghiệp cần tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh, tích hợp giải pháp quản lý và xử lý hóa đơn điện tử sẽ mang lại nhiều thuận lợi trong việc quản lý tại các cơ quan Nhà nước, bao gồm cả cơ quan thuế.
Nếu doanh nghiệp đang quan tâm đến công cụ trợ lý đắc lực của kế toán, hỗ trợ huỷ hoá đơn điện tử thì hãy trải nghiệm ngay Bizzi:
- Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
