Hướng dẫn quản lý chi phí toàn diện cho Doanh nghiệp Bán lẻ và bán buôn

Blog hướng dẫn quản lý chi phí này dành cho cán bộ tài chính và mua hàng trong lĩnh vực Bán lẻ và bán buôn, những người đang tìm kiếm các phương pháp thực tế để gia tăng kiểm soát và hiệu quả trong việc quản lý chi phí. Thông qua hướng dẫn này, bạn có thể tìm ra giải pháp quản lý chi phí hiệu quả, phù hợp cho doanh nghiệp Bán lẻ và bán buôn của mình.

Các quy trình của bạn có ảnh hưởng tới tăng trưởng không?

Giới chuyên gia nhận định, với bối cảnh chính trị thế giới có nhiều biến động khó lường, kinh tế trong nước có nhiều yếu tố không thuận lợi, do đó ngành bán lẻ chịu nhiều ảnh hưởng nặng nề. Xu hướng cắt giảm chi tiêu sẽ tăng cao để đảm bảo sự phát triển ổn định và bền vững.

Mặt khác, ngành bán lẻ nở rộ xu hướng mở rộng bán hàng đa kênh và thương mại điện tử tiếp tục chính là kênh bán hàng online được sử dụng nhiều nhất. Sở dĩ, vì để tăng doanh số bán hàng cũng như nâng doanh thu, các đơn vị bán lẻ đã phải dần thích ứng với xu hướng bán hàng đa kênh này. Đây được xác định là “cứu cánh” trong tình hình kinh tế nhiều biến động, giá thuê mặt bằng cao vọt, sàn TMĐT siết chặt quy định đi kèm theo là sự thay đổi thuật toán của các kênh MXH.

Đồng thời, cùng sự phát triển không ngừng của công nghệ trong lĩnh vực quản lý, vận hành, thanh toán, ngành bán lẻ đã ghi nhận nhiều dấu hiệu tích cực từ quý IV/2023. Tổng cục Thống kê cho biết, doanh thu bán lẻ hàng hóa 6 tháng đầu năm 2024 ước đạt 2.398,3 nghìn tỷ đồng, tăng 7,4% so với cùng kỳ năm trước (loại trừ yếu tố giá tăng 4,9%).

Theo một khảo sát, 75% nhà bán hàng đã đặt kỳ vọng thị trường bán lẻ 2024 sẽ có sự phục hồi và tăng trưởng. Với việc bán lẻ và bán buôn đang phục hồi trở lại, đây có thể là thời điểm thích hợp để đánh giá lại các quy trình kinh doanh của bạn để đảm bảo doanh nghiệp đang tối ưu hóa các cơ hội tăng trưởng trong giai đoạn này.

Để đảm bảo thành công, điều quan trọng là các quy trình của bạn phải đơn giản, giúp doanh nghiệp giữ chân lao động có kỹ năng, loại bỏ các chi phí không cần thiết và không tốn quá nhiều thời gian. Mặc dù có một số quy trình liên quan đến việc điều hành doanh nghiệp của bạn, việc đánh giá lại cách tiếp cận quản lý chi phí và ưu tiên các chính sách quản lý chi phí có thể giúp tăng năng suất và giảm chi phí.

• Đơn giản và dễ hiểu: Giúp nhân viên dễ dàng thực hiện và tiết kiệm thời gian.
• Thu hút và giữ chân nhân tài: Quy trình phức tạp có thể khiến nhân viên giỏi nản lòng.
• Kiểm soát chi phí hiệu quả: Loại bỏ các chi phí không cần thiết, tối ưu hóa hoạt động.
• Không tốn nhiều thời gian: Quy trình rườm rà sẽ làm giảm năng suất lao động.

Mặc dù việc điều hành doanh nghiệp liên quan đến nhiều quy trình khác nhau, việc đánh giá lại cách tiếp cận quản lý chi phí và ưu tiên các chính sách quản lý chi phí có thể giúp tăng năng suất và giảm chi phí.

Những thách thức trong Quản lý Chi phí của Doanh nghiệp Bán lẻ và bán buôn

Đối với các doanh nghiệp bán lẻ và bán buôn, bộ phận tài chính cần hoạt động hiệu quả để theo kịp phê duyệt ngân sách dự án, báo cáo chi phí và hoàn tiền cho nhân viên. Chưa kể đến việc theo dõi chi tiêu cho từng dự án riêng lẻ và tổ chức thông tin để thiết lập ngân sách cho tương lai. Sau đây là một số khó khăn mà các đội ngũ tài chính đang tìm cách vượt qua khi nói đến quản lý chi phí.

1. Quy trình thủ công

Quá trình thủ công với các vấn đề như mất hóa đơn, kiểm tra báo cáo chi phí theo cách thủ công và không thể mở rộng quy mô, gây ra sự phiền toái cho cả bộ phận tài chính và nhân viên. Quy trình thủ công trong quản lý chi phí có thể đang cản trở hoạt động của bộ phận tài chính của bạn.

2. Kiểm soát tuân thủ

Chính sách chi phí cho nhân viên của doanh nghiệp chỉ hiệu quả khi nhân viên tuân thủ. Với đội ngũ nhân viên đông đảo và các phong cách quản lý khác nhau, việc không tuân thủ các hạn mức chi tiêu hàng ngày và thời gian yêu cầu báo cáo chi phí, cũng như việc kê khai các khoản mục không chính xác, đều có thể làm trầm trọng thêm các vấn đề pháp lý và thuế liên quan đến việc khai báo sai.

3. Quản lý nhân sự

Ngành bán lẻ và bán buôn là ngành dẫn đầu về việc tạo việc làm tại Việt Nam. Với một lực lượng lao động lớn như vậy, sẽ có nhiều khoản chi phí hơn cần phải xử lý. Ngoài ra, còn cần phải duy trì sự hài lòng của nhiều nhân viên hơn, và việc yêu cầu nhân viên sử dụng tiền của họ để trang trải các chi phí công việc, chỉ để họ phải chờ đợi thời gian dài để được hoàn tiền là điều không bao giờ tốt.

4. Hiệu quả về chi phí

Số lượng doanh nghiệp bán lẻ tại Việt Nam ngày càng tăng. Đặc biệt, nhiều doanh nghiệp nước ngoài nay đã và đang “nhòm ngó” và mong muốn “tranh giành” thị phần bán lẻ của Việt Nam. Với nhiều cạnh tranh như vậy, điều cần thiết là doanh nghiệp của bạn phải duy trì chi phí thấp nhất có thể. Việc sử dụng sai mục đích nguồn tiền của công ty có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận ròng và dòng tiền của bạn.

5. Kiểm soát Ngoại tệ

Ngành bán lẻ và bán buôn ngày càng mang tính toàn cầu. Nhân viên cần đi công tác nước ngoài cần có quyền truy cập vào ngoại tệ thích hợp mà không cần mang theo tiền mặt vì đã có thẻ tín dụng, tránh phát sinh các khoản phí cao và tính toán chuyển đổi ngoại tệ mỗi lần thanh toán.

6. Tích hợp hệ thống

Quản lý chi phí hiệu quả đòi hỏi tích hợp chặt chẽ giữa hệ thống quản lý chi phí với các hệ thống khác trong doanh nghiệp, chẳng hạn như hệ thống ERP hoặc hệ thống kế toán. Điều này giúp tự động hóa quy trình phê duyệt và loại bỏ sự nhập liệu thủ công, từ đó tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

Chuyển hướng sang Tự động hóa Quản lý Chi phí

Bây giờ, chúng ta hãy xem tại sao quản lý chi phí thủ công lại là rủi ro đối với bất kỳ đội ngũ tài chính giỏi và doanh nghiệp bán lẻ, bán buôn. Có hai lý do chính:

1. Tốn nhiều nhân lực: Toàn bộ quy trình đòi hỏi rất nhiều nhân công, từ khâu nộp yêu cầu đến phê duyệt và hoàn tiền.
2. Dễ xảy ra sai sót và gian lận: Tính chất phức tạp và nhiều bước của quy trình thủ công có thể dẫn đến chậm trễ, sai sót, thậm chí là gian lận hoặc thất thoát.

Những khó khăn này đang thúc đẩy sự thay đổi. Một khảo sát về Chi phí doanh nghiệp cho biết 43% chuyên gia tài chính cảm thấy phiền toái về số lượng hóa đơn giấy cần đối chiếu và xử lý.

Mê cung của Quản lý Chi phí Thủ Công

Khi tuân theo quy trình thủ công, mỗi nhân viên phát sinh chi phí phải cân nhắc rất nhiều yếu tố, chẳng hạn như:

• Kiểm soát chi tiêu quá mức
• Giữ trong giới hạn chính sách chi phí của công ty
• Giữ an toàn cho hóa đơn giấy cho đến khi quay lại văn phòng
• Nhập chính xác dữ liệu vào bảng tính
• Yêu cầu phê duyệt cho khoản chi
• Và cuối cùng là được hoàn trả

Những điều này biến quy trình thành một mê cung tốn thời gian cho nhân viên của bạn. Thời gian quý báu này có thể được sử dụng hiệu quả hơn cho các công việc khác. Hơn nữa, nếu nhân viên của bạn phải đi công tác nước ngoài, việc quản lý ngoại tệ theo cách thủ công sẽ càng thêm phức tạp.

Đơn giản hóa Quy trình Quản lý Chi Phí

Mặc dù hầu hết các công ty đều có chính sách chi phí, nhưng chưa đến 44% tin tưởng rằng chính sách đó phù hợp với nhu cầu thực tế. Một số doanh nghiệp lo ngại quá trình triển khai tự động hóa quản lý chi phí sẽ tốn thời gian và ảnh hưởng đến hoạt động hàng ngày. Tuy nhiên, thực tế cho thấy 77% doanh nghiệp đã chuyển sang hình thức tự động hóa. Các doanh nghiệp này nhận thấy việc tích hợp hệ thống diễn ra nhanh chóng và dễ dàng nhờ vào tích hợp API.

Tìm hiểu thêm về cách để tạo một chính sách chi phí hiệu quả

Tại sao nên cân nhắc giải pháp tự động hóa quản lý chi phí? – Hướng dẫn quản lý chi phí doanh nghiệp

Bỏ qua quy trình thủ công đã lỗi thời và chuyển sang nền tảng tự động hóa quản lý chi phí sẽ mang lại lợi ích cho toàn bộ nhân viên. Bằng cách áp dụng nền tảng này, các đội ngũ liên quan sẽ không còn phải tốn thời gian theo dõi các biểu mẫu chưa hoàn thành hoặc hoàn trả chi phí cho nhân viên, thay vào đó, họ có thể tập trung vào các công việc chiến lược hơn.

1. Kiểm soát tuân thủ

Với giải pháp tự động hóa quản lý chi phí, doanh nghiệp dễ dàng thiết lập giới hạn ngân sách tự động, nhắc nhở tự động về chi tiết yêu cầu chi phí và dễ dàng đánh dấu các khoản chi tiêu bất thường. Qua đó, giúp doanh nghiệp kiểm soát và minh bạch hơn về việc tuân thủ quy định chi phí.

2. Thẻ tín dụng doanh nghiệp

Thẻ tín dụng doanh nghiệp tích hợp giải pháp quản lý chi phí cho phép bạn kiểm soát việc sử dụng thẻ và hạn mức chi tiêu. Doanh nghiệp có thể ngay lập tức khóa thẻ nếu mất hoặc bị đánh cắp.

3. Tiết kiệm chi phí

Việc thiết lập ngân sách và hạn mức chi tiêu hàng ngày giúp kiểm soát hoàn toàn chi tiêu hàng ngày và tránh những khoản phát sinh bất ngờ.

4. Kiểm soát ngân sách

Thông qua việc kiểm soát ngân sách và phân thực chi, doanh nghiệp có thể phân tích nhanh chóng ở mức tổng thể về việc ai đang chi tiêu bao nhiêu cho việc gì và ở đâu – tất cả chỉ trên một nền tảng, nơi bạn đặt và nạp hạn mức chi tiêu cho thẻ tín dụng.

5. Nâng cao trải nghiệm nhân viên

Giờ đây, khi đi tiếp khách, đi công tác hay chi tiêu các khoản phí cho doanh nghiệp, nhân viên không cần phải giữa hóa đơn giấy nhăn nhúm – vì chúng được nhanh chóng đẩy lên ứng dụng và được phân loại ngay lập tức. Nhân viên có thể tập trung vào công việc chính của họ

6. Tích hợp Hệ thống

Giải pháp quản lý chi phí khi tích hợp API với phần mềm kế toán và hệ thống ERP hiện có của doanh nghiệp có thể giúp tiết kiệm thêm thời gian với việc đối chiếu và báo cáo nhanh chóng.

Giải pháp Quản lý Chi Phí Tự động phù hợp với các doanh nghiệp

Bizzi Vietnam, công ty tiên phong trong lĩnh vực quản lý chi phí và xử lý tự động hóa đơnn. Nhiều năm phát triển cùng các doanh nghiệp bán lẻ giúp Bizzi xây dựng hệ thống đáp ứng mọi yêu cầu của ngành bán lẻ

Ưu điểm của Giải pháp Quản lý Chi phí Tự động Bizzi Expense tích hợp thẻ tín dụng doanh nghiệp:

• Thẻ tín dụng doanh nghiệp linh hoạt: Bạn thiết lập, nạp tiền và phân phối thẻ cho nhân viên cần quyền truy cập vào quỹ công ty. Nhân viên có thể sử dụng thẻ chi tiêu tại hơn hàng chục triệu địa điểm chấp nhận thẻ Visa trên toàn thế giới, phù hợp cho cả các chuyến công tác trong nước và quốc tế.
• Quản lý dễ dàng: Nhân viên có thể quét và phân loại hóa đơn mọi lúc, mọi nơi thông qua ứng dụng trực quan, thân thiện với người dùng của chúng tôi. Công nghệ sẽ tự động đọc dữ liệu và tạo báo cáo chi phí điện tử.
• Tích hợp hệ thống kế toán: Thẻ và giao diện nền tảng của chúng tôi tương tác với phần mềm kế toán của bạn thông qua API hiện đại, cho phép bạn theo dõi và quản lý các giao dịch theo thời gian thực của từng nhân viên trên bảng điều khiển trực tiếp của doanh nghiệp.
• Kiểm soát và Minh bạch: Bạn và nhóm tài chính có thể ngay lập tức nắm được dữ liệu và khả năng hiển thị chi tiết về chi tiêu của nhân viên – điều mà bạn chưa từng biết đến nhưng xứng đáng được có. Thông tin này giúp phân tích và đưa ra các quyết định chi tiêu hiệu quả hơn trong tương lai.

Bizzi cung cấp giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp bạn đơn giản hóa quy trình quản lý chi phí, tiết kiệm thời gian và tiền bạc, đồng thời mang lại sự an tâm và kiểm soát tốt hơn.

Liên hệ với Bizzi ngay hôm nay để tìm hiểu thêm!