Kiểm soát chi phí: Định nghĩa, phương pháp, và chiến lược 

Theo các nghiên cứu gần đây, khoảng 82% doanh nghiệp coi kiểm soát chi phí là ưu tiên hàng đầu để tăng trưởng bền vững. Không có gì ngạc nhiên khi các tổ chức đang ngày càng tập trung vào việc tối ưu hóa chi phí của họ để cải thiện lợi nhuận và thúc đẩy thành công lâu dài.

Cho dù bạn là một chủ doanh nghiệp dày dạn kinh nghiệm hay một doanh nhân đầy tham vọng, việc hiểu rõ kiểm soát chi phí là rất quan trọng trong việc điều hướng bối cảnh cạnh tranh và tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp bạn. Hãy cùng Bizzi tìm hiểu về Kiểm soát chi phí trong bài viết dưới đây nhé!

1. Kiểm soát chi phí là gì?

Kiểm soát chi phí đề cập đến quá trình giám sát và quản lý chi phí trong một tổ chức để duy trì sự ổn định tài chính và đạt được lợi nhuận. Quá trình này liên quan đến việc xác định và phân tích các yếu tố chi phí khác nhau, chẳng hạn như chi phí hoạt động, chi phí sản xuất và chi phí chung và thực hiện các biện pháp để giảm hoặc tối ưu hóa chúng.

Điều này nhằm mục đích đạt được sự cân bằng giữa việc giảm thiểu chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ. Bằng cách kiểm soát hiệu quả chi phí, doanh nghiệp có thể nâng cao khả năng cạnh tranh, nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo ra lợi nhuận cao hơn, cuối cùng dẫn đến tăng trưởng và thành công lâu dài.

2. Tầm quan trọng của kiểm soát chi phí

Kiểm soát chi phí là rất quan trọng đối với các tổ chức vì nhiều lý do. Nó giúp tối đa hóa lợi nhuận bằng cách tối ưu hóa chi phí, cho phép các doanh nghiệp tạo ra lợi nhuận cao hơn và cải thiện hiệu quả tài chính. Hơn nữa, nó đảm bảo sự ổn định tài chính, giảm thiểu rủi ro khủng hoảng và các vấn đề về dòng tiền.

Kiểm soát chi phí doanh nghiệp tạo điều kiện cho việc ra quyết định chiến lược bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về báo cáo chi phí và mô hình chi tiêu. Đồng thời cho phép phân bổ nguồn lực sáng suốt và lựa chọn đầu tư. Nói tóm lại, kiểm soát chi phí là một công cụ chiến lược cân bằng giữa sự ổn định tài chính, lợi nhuận và tăng trưởng, trao quyền cho các tổ chức phát triển mạnh trong môi trường kinh doanh năng động.

>> Đọc thêm: Tầm quan trọng của nền tảng quản lý chi phí cho doanh nghiệp

3. Lợi ích của kiểm soát chi phí

• Tiết kiệm chi phí

Kiểm soát chi phí hiệu quả giúp xác định và cảnh báo các danh mục chi tiêu vượt mức, không hiệu quả và lãng phí. Bằng cách thực hiện các biện pháp tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp có thể giảm chi phí, tối ưu hóa phân bổ nguồn lực và cải thiện tình hình tài chính của họ.

• Cải thiện lợi nhuận

Bằng cách giảm chi phí và tăng hiệu quả, quản lý kiểm soát chi phí trực tiếp góp phần cải thiện lợi nhuận. Nó cho phép các doanh nghiệp tạo ra doanh thu cao hơn, nâng cao tỷ suất lợi nhuận và đạt được tăng trưởng tài chính bền vững.

• Tăng cường dòng tiền

Kiểm soát chi phí hợp lý đảm bảo rằng dòng tiền doanh nghiệp vẫn khỏe mạnh và ổn định. Bằng cách giảm thiểu các chi phí không cần thiết và quản lý chu kỳ thanh toán hiệu quả, các tổ chức có thể duy trì dòng tiền ổn định, đáp ứng các nghĩa vụ tài chính và đầu tư vào các sáng kiến tăng trưởng.

• Lợi thế cạnh tranh

Kiểm soát chi phí cho phép các tổ chức cung cấp giá cả cạnh tranh trong khi vẫn duy trì mức chất lượng cao nhất. Chiến lược giá này giúp thu hút khách hàng, giữ thị phần và giành lợi thế so với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường.

• Tối ưu hóa tài nguyên

Kiểm soát chi phí giúp đảm bảo rằng các nguồn lực, bao gồm vật liệu, lao động và thiết bị, được sử dụng hiệu quả, loại bỏ mọi trường hợp sử dụng không đúng mức hoặc dư thừa công suất.

• Ra quyết định chiến lược

Việc kiểm soát chi phí cung cấp cho người ra quyết định những thông tin và dữ liệu có giá trị giúp ích rất nhiều trong quá trình ra quyết định chiến lược. Với thông tin chi phí chính xác, các tổ chức có thể đưa ra lựa chọn sáng suốt về chiến lược giá, phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường và quyết định đầu tư.

• Hiệu quả hoạt động

Kiểm soát chi phí hiệu quả hợp lý hóa các quy trình và cải thiện hiệu quả hoạt động tổng thể. Hơn nữa, nó giúp xác định các nút thắt cổ chai, thực hiện cải tiến quy trình và tối ưu hóa quy trình làm việc, dẫn đến năng suất cao hơn và hoạt động trơn tru hơn.

• Quản lý rủi ro

Các tổ chức có thể giảm thiểu rủi ro tài chính bằng cách chủ động theo dõi và kiểm soát chi phí. Nó giúp xác định chi phí vượt mức tiềm ẩn, sai lệch ngân sách hoặc chi phí không lường trước được, cho phép thực hiện các biện pháp chủ động để ngăn ngừa hoặc giảm thiểu rủi ro đó.

• Cải thiện sự ổn định tài chính

Không có gì bí mật rằng việc duy trì một vị thế tài chính mạnh mẽ là rất quan trọng cho sự bền vững của doanh nghiệp. Quản lý kiểm soát chi phí giúp ổn định tài chính bằng cách giảm các chi phí không cần thiết, tránh các khoản nợ không cần thiết và cho phép các tổ chức vượt qua những bất ổn kinh tế hoặc biến động thị trường.

• Tăng trưởng dài hạn

Bằng cách tối ưu hóa chi phí và cải thiện lợi nhuận, quản lý kiểm soát chi phí giải phóng các nguồn tài chính có thể được tái đầu tư vào các sáng kiến tăng trưởng. Số vốn này có thể được sử dụng cho nghiên cứu và phát triển, các chiến dịch tiếp thị, thu hút nhân tài, tiến bộ công nghệ hoặc mở rộng thị trường, thúc đẩy tăng trưởng và thành công lâu dài.

4. Các thành phần chính của kiểm soát chi phí

• Lập ngân sách và lập kế hoạch

Một quy trình kiểm soát chi phí hiệu quả bắt đầu bằng việc tạo ra một quy trình lập ngân sách được thực hiện một cách chuyên nghiệp, phác thảo các chi phí có thể xảy ra và dự báo doanh thu trong khoảng thời gian đó. Mặt khác, lập kế hoạch đảm bảo các nguồn tài chính được phân bổ một cách chiến lược và phù hợp với mục tiêu kinh doanh của tổ chức.

>> Đọc thêm: Thay đổi cách quản lý tài chính với quản lý ngân sách trên Bizzi

• Phân tích chi phí

Phân tích chi phí liên quan đến việc kiểm tra các thành phần chi phí khác nhau trong một tổ chức. Nó bao gồm xác định chi phí trực tiếp và gián tiếp, phân tích trình điều khiển chi phí và hiểu các yếu tố góp phần vào chi phí. Phân tích này giúp xác định các lĩnh vực mà chi phí có thể được giảm thiểu hoặc tối ưu hóa.

• Theo dõi chi phí

Theo dõi và giám sát chi phí đóng một vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chi phí. Các tổ chức phải theo dõi chặt chẽ các chi phí và so sánh nó với ngân sách được lên kế hoạch. Hơn nữa, bằng cách theo dõi chi phí trong thời gian thực, các tổ chức có thể xác định bất kỳ sai lệch nào, thực hiện các biện pháp khắc phục kịp thời và đảm bảo rằng chi phí vẫn nằm trong giới hạn đã quyết định.

5. Kỹ thuật và phương pháp kiểm soát chi phí

• Giảm chi phí

Điều này liên quan đến việc xác định và thực hiện các biện pháp để giảm thiểu chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ. Để giảm chi phí hiệu quả, các tổ chức có thể đàm phán lại hợp đồng nhà cung cấp, tối ưu hóa quy trình hoạt động và nâng cao hiệu quả.

• Kế toán chi phí

Đó là quá trình tập trung vào việc theo dõi và phân tích các chi phí liên quan đến sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ. Kế toán chi phí có thể giúp các tổ chức hiểu cấu trúc chi phí, phân bổ chi phí chính xác và đưa ra quyết định sáng suốt về giá cả, phân bổ nguồn lực và chiến lược kiểm soát chi phí dự án.

• Ngân sách

Trong các tổ chức, ngân sách là một kế hoạch tài chính phác thảo các khoản thu và chi phí dự kiến trong một khoảng thời gian cụ thể. Nó phục vụ như một chuẩn mực cho các nỗ lực kiểm soát chi phí bằng cách thiết lập các giới hạn và mục tiêu cho các loại chi phí khác nhau. Giám sát chi phí thực tế so với ngân sách cho phép các tổ chức xác định sai lệch và thực hiện các hành động khắc phục. Điều này lần lượt sẽ giúp đường cơ sở của công ty bạn.

• Chuẩn mực kế toán chi phí

Kế toán chi phí tiêu chuẩn đặt ra chi phí tiêu chuẩn được xác định trước cho vật liệu, nhân công và chi phí chung. Trong quá trình này, chi phí thực tế được so sánh với chi phí tiêu chuẩn, cho phép các tổ chức xác định và giải quyết các chênh lệch chi phí. Kỹ thuật này giúp đo lường hiệu suất chi phí và cải thiện các biện pháp kiểm soát chi phí.

• Quản lý giá trị thu được

Quản lý giá trị thu được (EVM) là một kỹ thuật quản lý dự án tích hợp dữ liệu chi phí, lịch trình và hiệu suất. Nó giúp theo dõi giá trị của công việc đã hoàn thành liên quan đến ngân sách và lịch trình theo kế hoạch. EVM giúp các tổ chức giám sát chi phí dự án một cách hiệu quả, đánh giá hiệu suất và thực hiện các hành động khắc phục.

• Phân tích phương sai

Phân tích phương sai (ANOVA) là một kỹ thuật thống kê được sử dụng để phân tích và hiểu sự khác biệt giữa chi phí theo kế hoạch và thực tế. ANOVA giúp xác định nguyên nhân của chênh lệch chi phí, chẳng hạn như thay đổi giá nguyên vật liệu hoặc sản xuất không hiệu quả.

• Kiểm soát ngân sách

Kiểm soát ngân sách liên quan đến việc theo dõi và kiểm soát chi phí dựa trên ngân sách được phê duyệt. Nó bao gồm đánh giá định kỳ, theo dõi chi phí thực tế và chi tiêu thực tế, so sánh chúng với số tiền ngân sách và thực hiện các hành động khắc phục khi cần thiết. Kiểm soát ngân sách giúp các tổ chức duy trì kỷ luật tài chính và đảm bảo kiểm soát chi phí hiệu quả.

• Gia công phần mềm

Đó là quá trình ủy thác các nhiệm vụ hoặc chức năng cụ thể cho các nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài. Gia công phần mềm có thể giúp các tổ chức giảm chi phí và giảm chi phí hoạt động.

• Quy trình cải tiến liên tục (CIP)

Đó là cách tiếp cận có hệ thống để thúc đẩy các cải tiến liên tục trong kiểm soát chi phí. Điều này liên quan đến việc xác định các lĩnh vực cần cải thiện, thiết lập mục tiêu, thực hiện các thay đổi và đo lường tác động của những thay đổi đó.

Bằng cách sử dụng các kỹ thuật và phương pháp kiểm soát chi phí này, các tổ chức có thể chủ động quản lý chi phí, tối ưu hóa phân bổ nguồn lực và thúc đẩy hiệu quả và ổn định tài chính.

6. Kiểm soát chi phí trong các ngành công nghiệp khác nhau

• Sản xuất

Trong sản xuất, kiểm soát chi phí tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm lãng phí nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả hoạt động. Các kỹ thuật như sản xuất tinh gọn, quản lý hàng tồn kho kịp thời và tự động hóa được sử dụng để hợp lý hóa hoạt động và giảm thiểu chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng.

• Y tế

Do chi phí y tế tăng trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, việc kiểm soát chi phí hiện đã trở nên cần thiết. Quá trình kiểm soát chi phí trong ngành y tế bao gồm các chiến lược như đàm phán hợp đồng với các nhà cung cấp và nhà cung cấp dịch vụ, thực hiện các công nghệ chăm sóc sức khỏe hiệu quả về chi phí và tối ưu hóa phân bổ nguồn lực.

• Khách sạn

Trong ngành khách sạn, kiểm soát chi phí được thực hiện bằng cách tối ưu hóa chi phí liên quan đến thực phẩm và đồ uống, lao động và tiêu thụ năng lượng. Ngoài ra, nó liên quan đến quản lý hàng tồn kho hiệu quả, kỹ thuật menu để tối ưu hóa lợi nhuận, thực hiện các biện pháp tiết kiệm năng lượng và tối ưu hóa mức độ nhân sự trong khi vẫn duy trì chất lượng dịch vụ.

• Bán lẻ

Trong lĩnh vực bán lẻ, kiểm soát chi phí tập trung vào quản lý hàng tồn kho, giảm chi phí hoạt động và tối ưu hóa chuỗi cung ứng. Các kỹ thuật như hệ thống kiểm kê hiệu quả, đàm phán nhà cung cấp để định giá thuận lợi, giám sát co ngót và chiến lược tiếp thị hiệu quả về chi phí được sử dụng để đạt được các mục tiêu này.

• Xây dựng

Kiểm soát chi phí làm giảm chi phí dự án, tối ưu hóa việc sử dụng vật liệu và nâng cao năng suất lao động trong ngành xây dựng. Các kỹ thuật sau đây được sử dụng để kiểm soát chi phí và cải thiện lợi nhuận dự án trong ngành xây dựng: kỹ thuật giá trị, lập kế hoạch và lập kế hoạch dự án hiệu quả, ước tính chi phí chính xác và thực hành mua sắm siêng năng.

• Công nghệ thông tin

Kiểm soát chi phí trong ngành CNTT đòi hỏi phải quản lý chi phí liên quan đến phần cứng, phần mềm và cơ sở hạ tầng công nghệ. Điều này liên quan đến các kỹ thuật như lựa chọn giải pháp công nghệ cẩn thận, tận dụng điện toán đám mây cho các tài nguyên hiệu quả về chi phí, tối ưu hóa cấp phép phần mềm và thực hiện các phương pháp quản lý dịch vụ CNTT hiệu quả.

• Vận tải và logistics

Kiểm soát chi phí trong lĩnh vực vận tải và hậu cần tập trung vào chi phí nhiên liệu, quản lý đội tàu và tối ưu hóa chuỗi cung ứng. Các chiến lược bao gồm lập kế hoạch và tối ưu hóa tuyến đường, chương trình tiết kiệm nhiên liệu, hợp nhất tải, thực hành bảo trì hiệu quả và tận dụng công nghệ để theo dõi thời gian thực và sử dụng tài nguyên.

• Dịch vụ chuyên nghiệp

Trong các dịch vụ chuyên nghiệp như tư vấn hoặc công ty pháp lý, nó bao gồm quản lý chi phí chung, tối ưu hóa quy trình quản lý dự án và đảm bảo phân bổ nguồn lực hiệu quả. Các kỹ thuật có thể bao gồm lập ngân sách và giám sát dự án, tối ưu hóa mức độ nhân sự, tận dụng công nghệ để cộng tác và quản lý tài liệu và áp dụng các quy trình làm việc hiệu quả.

7. Các chiến lược kiểm soát chi phí là gì?

•  Quản lý hàng tồn kho

Trong chiến lược này, mức tồn kho cần được quản lý hiệu quả để tránh tình trạng quá tải hoặc thiếu hàng. Bằng cách giám sát và kiểm soát hàng tồn kho, các tổ chức có thể giảm thiểu chi phí vận chuyển, giảm rủi ro tồn kho lỗi thời và tối ưu hóa dòng tiền.

• Quản lý nhà cung cấp

Điều này tập trung vào việc phát triển mối quan hệ mạnh mẽ với các nhà cung cấp để đàm phán giá cả, điều khoản và điều kiện thuận lợi. Hơn nữa, quản lý nhà cung cấp hiệu quả cũng liên quan đến việc lựa chọn các nhà cung cấp đáng tin cậy và tiết kiệm chi phí, duy trì thông tin liên lạc rõ ràng và thúc đẩy quan hệ đối tác hợp tác để tiết kiệm chi phí và cải thiện hiệu quả chuỗi cung ứng tổng thể.

• Tối ưu hóa quy trình

Tối ưu hóa quy trình nhằm mục đích hợp lý hóa hoạt động, loại bỏ sự thiếu hiệu quả và giảm chi phí. Điều này được thực hiện bằng cách phân tích và cải thiện quy trình làm việc, xác định tắc nghẽn, tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và nâng cao năng suất thông qua các sáng kiến cải tiến liên tục.

• Chiến lược giá

Chiến lược định giá liên quan đến việc thiết lập giá cả cạnh tranh cân bằng giữa giá trị và lợi nhuận của khách hàng. Điều này có thể bao gồm các chiến lược như định giá dựa trên giá trị, định giá cộng với chi phí hoặc định giá động. Bằng cách phân tích động lực thị trường, nhu cầu của khách hàng và cấu trúc chi phí, các tổ chức có thể tối ưu hóa giá cả để tối đa hóa doanh thu và đạt được lợi nhuận.

8. Chiến lược giảm chi phí

Thực hiện chiến lược giảm chi phí được suy nghĩ kỹ lưỡng bằng cách xác định các lĩnh vực có thể giảm chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng hoặc hiệu suất. Điều này có thể liên quan đến việc đàm phán lại hợp đồng với các nhà cung cấp, tối ưu hóa quy trình vận hành, cải thiện hiệu quả năng lượng hoặc triển khai các giải pháp công nghệ tự động hóa các nhiệm vụ và hợp lý hóa hoạt động.

• Kiểm soát tài chính

Bằng cách thiết lập các biện pháp kiểm soát tài chính, bạn có thể đảm bảo các hướng dẫn ngân sách được tuân thủ, điều này sẽ ngăn ngừa bội chi. Quy trình phê duyệt chi phí, thiết lập giới hạn chi tiêu và thực hiện các hệ thống giám sát để phát hiện bất kỳ sự bất thường tài chính tiềm ẩn nào, là một số ví dụ về kiểm soát tài chính.

• Đo lường hiệu suất

Đo lường hiệu suất so với các mục tiêu chi phí và điểm chuẩn là một trong những cách hiệu quả nhất để kiểm soát chi phí. Để đánh giá hiệu quả của nỗ lực quản lý chi phí, bạn có thể theo dõi các chỉ số hiệu suất chính liên quan đến chi phí, chẳng hạn như chi phí trên mỗi đơn vị, phương sai chi phí hoặc tỷ lệ chi phí trên doanh thu.

9. Các chỉ số hiệu suất chính để kiểm soát chi phí là gì?

Nhiều chỉ số hiệu suất chính (KPI) được sử dụng để đo lường sự thành công.

• Chênh lệch chi phí

Phương sai chi phí là một chỉ số hiệu suất chính đo lường sự khác biệt giữa chi phí thực tế của dự án, quy trình hoặc hoạt động và chi phí theo kế hoạch hoặc ngân sách. Nó giúp đánh giá hiệu quả quản lý chi phí bằng cách xác định xem chi phí thực tế vượt quá hay thấp hơn số tiền ngân sách.

• Giá vốn hàng bán (COGS)

Giá vốn hàng bán là một số liệu thể hiện chi phí trực tiếp phát sinh trong sản xuất hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Nó bao gồm các chi phí như nguyên liệu thô, lao động trực tiếp và chi phí trực tiếp. Giám sát giá vốn hàng bán giúp đánh giá hiệu quả của các biện pháp kiểm soát chi phí và xác định lợi nhuận của sản phẩm hoặc dịch vụ.

• Lợi tức đầu tư (ROI)

ROI đo lường lợi nhuận và hiệu quả tài chính của một khoản đầu tư bằng cách so sánh lợi nhuận hoặc lợi nhuận được tạo ra từ khoản đầu tư với chi phí của nó. Nó được tính bằng cách chia lợi nhuận ròng hoặc lợi tức đầu tư cho chi phí đầu tư ban đầu. ROI cung cấp thông tin chi tiết về hiệu quả của việc phân bổ chi phí và giúp đánh giá thành công chung của một khoản đầu tư.

• Tỷ suất lợi nhuận gộp

Tỷ suất lợi nhuận gộp là số liệu tính tỷ lệ phần trăm doanh thu còn lại sau khi trừ đi các chi phí trực tiếp liên quan đến sản xuất hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Nó cho thấy lợi nhuận ở giai đoạn đầu của chuỗi giá trị. Bằng cách theo dõi tỷ suất lợi nhuận gộp, bạn có thể đánh giá chiến lược định giá, hiệu quả chi phí và lợi nhuận tổng thể của sản phẩm hoặc dịch vụ.

• Chi phí hoạt động

Chi phí hoạt động, còn được gọi là OPEX, đại diện cho chi phí liên tục để điều hành một doanh nghiệp, không bao gồm giá vốn hàng bán. Nó bao gồm các chi phí như tiền thuê nhà, tiện ích, tiền lương, tiếp thị và chi phí hành chính.

10. Công nghệ và công cụ kiểm soát chi phí

Trong thế giới kiểm soát chi phí, tận dụng công nghệ và sử dụng các công cụ thích hợp có thể nâng cao đáng kể khả năng giám sát và quản lý chi phí hiệu quả của tổ chức. Từ tự động hóa đến phân tích dữ liệu, các giải pháp công nghệ này cung cấp những hiểu biết có giá trị và hợp lý hóa các quy trình kiểm soát chi phí:

• Phần mềm kiểm soát chi phí

Phần mềm kiểm soát chi phí đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp các tổ chức quản lý hiệu quả và tối ưu hóa chi phí của họ. Các giải pháp phần mềm này cung cấp các tính năng như theo dõi ngân sách, giám sát chi phí, phân tích và báo cáo, cho phép doanh nghiệp xác định các cơ hội tiết kiệm chi phí, hợp lý hóa quy trình và đưa ra quyết định tài chính sáng suốt.

Các giải pháp phần mềm kiểm soát chi phí này có thể trao quyền cho các tổ chức chủ động quản lý chi phí, giảm chi tiêu lãng phí và đạt được hiệu quả tài chính cao hơn.

• Công cụ phân tích và báo cáo dữ liệu

Các công cụ phân tích và báo cáo dữ liệu đóng một vai trò quan trọng trong việc trích xuất những hiểu biết có giá trị từ dữ liệu và trình bày chúng ở định dạng có ý nghĩa và có thể hành động. Những công cụ này cho phép các doanh nghiệp phân tích các bộ dữ liệu lớn, khám phá các mẫu, xu hướng và sự bất thường và đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu.

• Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là các giải pháp phần mềm toàn diện tích hợp các quy trình và chức năng kinh doanh cốt lõi khác nhau vào một hệ thống thống nhất. Các hệ thống này tạo điều kiện quản lý hiệu quả các nguồn lực, hợp lý hóa hoạt động, tăng cường cộng tác và cung cấp khả năng hiển thị dữ liệu kinh doanh theo thời gian thực.

Các hệ thống ERP này giúp các tổ chức tối ưu hóa quy trình của họ, nâng cao hiệu quả, tăng cường ra quyết định dựa trên dữ liệu và thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh tổng thể.

• Giải pháp dựa trên đám mây

Các giải pháp dựa trên đám mây đã cách mạng hóa cách thức hoạt động của các doanh nghiệp bằng cách cung cấp các dịch vụ cơ sở hạ tầng và phần mềm linh hoạt và có thể mở rộng qua internet. Các giải pháp này cung cấp nhiều lợi thế, bao gồm tiết kiệm chi phí, dễ thực hiện, khả năng truy cập và cập nhật tự động.

• Tự động hóa và trí tuệ nhân tạo

Tự động hóa và Trí tuệ nhân tạo (AI) đóng một vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chi phí bằng cách hợp lý hóa các quy trình, nâng cao hiệu quả và cung cấp những hiểu biết có giá trị để ra quyết định tốt hơn. Những công nghệ này tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giảm lỗi thủ công và cho phép các doanh nghiệp tối ưu hóa các hoạt động quản lý chi phí của họ.

11. Các phương pháp hay nhất để kiểm soát chi phí hiệu quả

• Thiết lập mục tiêu và mục tiêu rõ ràng: Xác định rõ mục tiêu, mục tiêu kiểm soát chi phí phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể. Điều này cung cấp một định hướng rõ ràng và tập trung cho các nỗ lực quản lý chi phí.
• Tiến hành phân tích chi phí thường xuyên: Thường xuyên phân tích và xem xét chi phí trên các lĩnh vực khác nhau của doanh nghiệp để xác định sự thiếu hiệu quả, cơ hội tiết kiệm chi phí và các lĩnh vực cần cải thiện.
• Thực hiện lập ngân sách và dự báo mạnh mẽ: Phát triển ngân sách toàn diện và dự báo tài chính chính xác để đặt mục tiêu chi phí và theo dõi hiệu suất so với các mục tiêu đó.
• Theo dõi KPI: Xác định và giám sát các KPI có liên quan để đo lường hiệu suất chi phí, chẳng hạn như chênh lệch chi phí, giá vốn hàng bán và tỷ suất lợi nhuận gộp. Điều này giúp xác định sai lệch và thực hiện các hành động khắc phục.
• Nhấn mạnh nhận thức về chi phí và trách nhiệm giải trình: Thúc đẩy văn hóa có ý thức về chi phí trong tổ chức bằng cách thúc đẩy nhận thức về chi phí, trách nhiệm giải trình và trách nhiệm ở tất cả các cấp. Khuyến khích nhân viên đóng góp các ý tưởng tiết kiệm chi phí.
• Hợp lý hóa các quy trình và loại bỏ dư thừa: Liên tục xem xét và hợp lý hóa các quy trình kinh doanh để loại bỏ các bước không cần thiết, giảm lãng phí và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên.
• Quản lý nhà cung cấp: Đàm phán các điều khoản có lợi với các nhà cung cấp và nhà cung cấp, khám phá các tùy chọn giá cả cạnh tranh và duy trì mối quan hệ bền chặt để đảm bảo mua sắm hiệu quả về chi phí.
• Nắm bắt công nghệ và tự động hóa: Tận dụng công nghệ và các công cụ tự động hóa để hợp lý hóa các quy trình kiểm soát chi phí, cải thiện độ chính xác và có được khả năng hiển thị chi phí theo thời gian thực.

12. Những thách thức trong việc thực hiện kiểm soát chi phí

• Giám sát và phân tích chi phí: Thực hiện một hệ thống mạnh mẽ để theo dõi và phân tích chi phí giữa các phòng ban và dự án khác nhau để xác định các trình điều khiển chi phí và các lĩnh vực cải tiến.
• Theo dõi và báo cáo chi phí: Thực hiện các cơ chế theo dõi chi phí và hệ thống báo cáo hiệu quả để cung cấp thông tin chi phí chính xác và kịp thời cho các bên liên quan.
• Sự gắn kết và giao tiếp của nhân viên: Thu hút nhân viên ở tất cả các cấp bằng cách cung cấp các chương trình đào tạo và nâng cao nhận thức về các chiến lược kiểm soát chi phí. Thúc đẩy văn hóa ý thức về chi phí thông qua giao tiếp và khuyến khích thường xuyên.
• Quản lý thay đổi: Giải quyết khả năng chống lại sự thay đổi và đảm bảo thực hiện suôn sẻ các sáng kiến kiểm soát chi phí thông qua các thực tiễn quản lý thay đổi hiệu quả.
• Cải tiến liên tục: Khuyến khích tư duy cải tiến liên tục bằng cách thường xuyên đánh giá các chiến lược kiểm soát chi phí, tìm kiếm phản hồi từ các bên liên quan và thích ứng với nhu cầu kinh doanh thay đổi.
• Quản lý rủi ro: Xác định và quản lý các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến nỗ lực kiểm soát chi phí, chẳng hạn như biến động thị trường, thay đổi quy định và các sự kiện không lường trước được.
• Điểm chuẩn và các phương pháp hay nhất: Tiến hành các bài tập đo điểm chuẩn để so sánh thực tiễn kiểm soát chi phí với các đồng nghiệp trong ngành và áp dụng các phương pháp hay nhất để cải thiện quản lý chi phí.

Bằng cách thực hiện các phương pháp hay nhất này, các tổ chức có thể tăng cường nỗ lực kiểm soát chi phí, tối ưu hóa phân bổ nguồn lực và đạt được hiệu quả tài chính bền vững.

13. Xu hướng kiểm soát chi phí trong tương lai

Dưới đây là một số xu hướng trong tương lai trong kiểm soát chi phí:

• Chuyển đổi số trong kiểm soát chi phí

Việc áp dụng các công nghệ kỹ thuật số, chẳng hạn như điện toán đám mây, tự động hóa và trí tuệ nhân tạo, sẽ cách mạng hóa các hoạt động kiểm soát chi phí. Các tổ chức sẽ tận dụng các công cụ và phân tích tiên tiến để tối ưu hóa quản lý chi phí, nâng cao hiệu quả và có được thông tin chi tiết theo thời gian thực về dữ liệu tài chính.

>> Đọc thêm: Doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả nhờ sự kết hợp vượt trội

• Tính bền vững và kiểm soát chi phí xanh

Với sự tập trung ngày càng tăng vào tính bền vững môi trường, các tổ chức sẽ tích hợp các thực hành xanh vào chiến lược kiểm soát chi phí của họ. Điều này bao gồm giảm tiêu thụ năng lượng, tối ưu hóa quản lý chất thải và thực hiện các hoạt động mua sắm bền vững, cuối cùng dẫn đến tiết kiệm chi phí và tác động tích cực đến môi trường.

• Phân tích dự đoán để kiểm soát chi phí

Phân tích dự đoán sẽ đóng một vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chi phí, cho phép các tổ chức dự đoán xu hướng chi phí, xác định rủi ro tiềm ẩn và đưa ra quyết định chủ động. Bằng cách tận dụng dữ liệu lịch sử và các thuật toán nâng cao, phân tích dự đoán sẽ nâng cao độ chính xác của dự báo và cải thiện chiến lược kiểm soát chi phí.

• Quản lý rủi ro trong kiểm soát chi phí

Quản lý rủi ro hiệu quả sẽ trở thành một phần không thể thiếu trong kiểm soát chi phí. Các tổ chức sẽ chủ động xác định và quản lý các rủi ro có thể ảnh hưởng đến hiệu suất chi phí, chẳng hạn như gián đoạn chuỗi cung ứng, biến động thị trường và thay đổi quy định. Điều này sẽ liên quan đến việc thực hiện các chiến lược giảm thiểu rủi ro và các kế hoạch dự phòng mạnh mẽ.

• Kiểm soát chi phí trong thời đại gián đoạn

Những tiến bộ công nghệ nhanh chóng và sự gián đoạn thị trường sẽ đòi hỏi các hoạt động kiểm soát chi phí nhanh. Các tổ chức sẽ cần phải thích ứng nhanh chóng với điều kiện thị trường thay đổi, áp dụng cấu trúc chi phí linh hoạt và tận dụng các giải pháp sáng tạo để duy trì hiệu quả chi phí và khả năng cạnh tranh.

Bizzi giúp quản lý kiểm soát chi phí như thế nào?

Bizzi là giải pháp quản lý chi phí tinh gọn hỗ trợ các tổ chức quản lý kiểm soát chi phí hiệu quả.

Dưới đây là những cách mà Bizzi giúp kiểm soát chi phí:

• Tự động hóa chi phí, tạo – duyệt với chỉ 2 click

Bizzi tự động hóa quy trình quản lý chi phí từ đầu đến cuối của doanh nghiệp, loại bỏ các tác vụ thủ công và giảm nguy cơ sai sót. Bizzi tự động thu thập hóa đơn về ứng dụng nhanh chóng và dễ dàng. Sau đó bằng công nghệ, trợ lý Bizzi bot tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn và đối soát. Bằng cách số hóa quy trình tự động tạo – duyệt yêu cầu chi phí, đề nghị thanh toán, Bizzi hợp lý hóa toàn bộ quy trình, tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

• Thực thi chính sách

Nền tảng này cho phép các tổ chức thực thi các chính sách chi phí và quy tắc kinh doanh, đảm bảo tuân thủ chính sách 100%. Bizzi cho phép doanh nghiệp thiết lập chính sách chi phí công tác và các thuật toán thông minh của Bizzi tự động gắn cờ các chi phí chưa có hóa đơn, hóa đơn sai sót, các chi phí vượt hoặc không có trong ngân sách. Nhờ đó giúp giảm khả năng bội chi và ngăn ngừa các chi phí không cần thiết.

>> Đọc thêm: 5 thách thức hàng đầu trong quy trình quản lý công tác phí – Bizzi

• Khả năng hiển thị theo thời gian thực

Bizzi cung cấp khả năng hiển thị thời gian thực về chi phí thông qua bảng dashboard và báo cáo tương tác. Doanh nghiệp có thể theo dõi chi phí, theo dõi xu hướng chi phí và hiểu rõ hơn về mô hình chi tiêu, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt và thực hiện các biện pháp kiểm soát chi phí cần thiết.

• Tích hợp với hệ thống ERP

Bizzi tích hợp với các hệ thống ERP, cho phép đồng bộ hóa liền mạch dữ liệu tài chính. Việc tích hợp này đảm bảo thông tin tài chính chính xác và cập nhật, nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát chi phí.

Bằng cách tận dụng giải pháp quản lý chi phí của Bizzi, các tổ chức có thể hợp lý hóa các quy trình kiểm soát chi phí của họ, giảm nỗ lực thủ công, thực thi tuân thủ chính sách và có được tầm nhìn tốt hơn về chi phí. Điều này cuối cùng giúp tối ưu hóa chi phí, cải thiện quản lý tài chính và thúc đẩy hiệu quả kiểm soát chi phí tổng thể.

Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:

• Facebook: https://www.facebook.com/bizzivietnam
• Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bizzi-vietnam
• Youtube: https://www.youtube.com/@bizzivietnam