Quản lý chi phí luôn là một trong những yếu tố quan trọng trong việc duy trì sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Trong đó, việc kiểm soát chi phí T&E (Travel and Expense – Công tác và Chi phí) đóng vai trò then chốt, bởi chi phí này chiếm một phần không nhỏ trong ngân sách của các công ty. Việc không kiểm soát tốt chi phí T&E có thể dẫn đến việc lãng phí tài chính, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
Trong bài viết này, Bizzi Vietnam sẽ phân tích các yếu tố quan trọng trong việc kiểm soát chi phí T&E, cũng như giới thiệu các giải pháp quản lý chi phí hiệu quả để doanh nghiệp có thể tối ưu hóa ngân sách, đồng thời duy trì hiệu quả công việc.
T&E (Travel and Expense) là thuật ngữ chỉ các chi phí liên quan đến công tác và các khoản chi tiêu phát sinh trong suốt chuyến đi của nhân viên, bao gồm vé máy bay, khách sạn, ăn uống, phương tiện di chuyển, và các chi phí phát sinh khác trong suốt hành trình công tác. Quản lý chi phí T&E chính là việc kiểm soát và theo dõi các khoản chi này, đảm bảo rằng mọi chi phí phát sinh đều hợp lý, tuân thủ chính sách của công ty, và không vượt quá ngân sách đã được phê duyệt.
Một hệ thống kiểm soát chi phí T&E hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản chi phí không cần thiết và tối ưu hóa các khoản đầu tư vào các chuyến công tác, từ đó nâng cao hiệu quả tài chính của công ty.
Quản lý chi phí T&E hiệu quả có thể mang lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, bao gồm:
Khi doanh nghiệp mở rộng, số lượng nhân viên đi công tác cũng như tần suất các chuyến công tác tăng lên, làm gia tăng các chi phí phát sinh. Điều này có thể gây khó khăn trong việc kiểm soát chi phí T&E và tạo ra một số vấn đề phổ biến, bao gồm:
Để giải quyết các vấn đề trên, việc áp dụng các phương pháp và công cụ quản lý chi phí hiệu quả là cần thiết. Dưới đây là một số cách quản lý chi phí T&E hiệu quả:
Một chính sách T&E rõ ràng và chi tiết sẽ giúp nhân viên dễ dàng tuân thủ và tránh tình trạng chi phí vượt quá mức cho phép. Chính sách cần bao gồm:
Sử dụng các công cụ quản lý chi phí tự động giúp nhân viên dễ dàng nhập các khoản chi phí và đính kèm biên lai trực tiếp từ điện thoại hoặc máy tính. Các công cụ này sẽ tự động phân loại và kiểm tra các khoản chi, giúp giảm thiểu sai sót trong báo cáo và làm tăng tính minh bạch.
Các nền tảng quản lý T&E toàn diện như Bizzi Expense có thể giúp doanh nghiệp quản lý chi phí công tác một cách hiệu quả. Các công cụ này cung cấp tính năng theo dõi chi phí, phê duyệt tự động, và báo cáo chi tiết, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro gian lận.
Việc thực hiện kiểm tra định kỳ các báo cáo chi phí và kiểm toán các khoản chi T&E giúp phát hiện sớm các vấn đề phát sinh và đảm bảo các khoản chi đều hợp lý và tuân thủ chính sách.
Bizzi Expense là nền tảng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí T&E một cách hiệu quả và toàn diện. Dưới đây là một số tính năng nổi bật của Bizzi Expense:
Với Bizzi Expense, doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo các quy định trợ cấp công tác, từ số ngày công tác tối đa đến mức trợ cấp hàng ngày, cũng như lựa chọn phương tiện di chuyển và nơi lưu trú phù hợp cho từng vị trí nhân viên. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì quy trình quản lý minh bạch và tuân thủ các quy tắc nội bộ một cách hiệu quả.
Nhân viên có thể lập yêu cầu công tác kèm theo các thông tin cụ thể như thời gian, địa điểm, ngân sách dự kiến và yêu cầu phương tiện di chuyển. Quy trình này giúp giảm khối lượng công việc thủ công và tối ưu hóa sự chuẩn bị cho chuyến công tác.
Các nhà quản lý có thể nhanh chóng phê duyệt yêu cầu công tác trực tiếp trên nền tảng Bizzi Expense và nhận thông báo tức thời. Sau khi được phê duyệt, yêu cầu sẽ được tự động chia sẻ với các bộ phận liên quan như bộ phận đặt vé hoặc quản lý lưu trú để hỗ trợ nhân viên nhanh chóng và thống nhất.
Người dùng có thể dễ dàng xem lại thông tin công tác đã được phê duyệt, bao gồm các giới hạn chi phí cho phương tiện di chuyển và lưu trú theo chính sách công ty. Điều này đảm bảo mọi chi phí công tác đều được giám sát chặt chẽ và phù hợp với quy định doanh nghiệp.
Đăng ký dùng thử miễn phí ngay tại: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
Kiểm soát chi phí T&E là một yếu tố quan trọng trong việc duy trì sự ổn định tài chính của doanh nghiệp. Việc thiết lập chính sách rõ ràng, sử dụng các công cụ quản lý chi phí tự động, và giám sát chi phí thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động và tuân thủ các quy định.
Bizzi Expense là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí T&E một cách hiệu quả, tối ưu hóa ngân sách công ty và nâng cao sự hài lòng của nhân viên.
Hãy bắt đầu triển khai giải pháp quản lý chi phí T&E của Bizzi Expense ngay hôm nay để tối ưu hóa chi phí công ty của bạn.
Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:
CÔNG TY TNHH BIZZI VIỆT NAM - ĐỊA CHỈ ĐKKD: Số 2-4-6 Đường số 5, Phường An Lợi Đông, TP.Thủ Đức, TP.Hồ Chí Minh
© 2023 Bizzi. Đã đăng ký Bản quyền.
