Bạn đã bao giờ nghe câu nói “Phải chi tiền mới kiếm được tiền” chưa?
Để một doanh nghiệp hoạt động trơn tru và hiệu quả, tiền phải được chi ra. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn để chi phí doanh nghiệp “bay tứ tung” vượt khỏi tầm kiểm soát.
Thông thường, nhiều doanh nghiệp theo dõi chi phí theo tháng thay vì mỗi ngày. Cuối tháng, khi thấy tổng số tiền đã chi, doanh nghiệp bắt đầu cắt giảm ngân sách cho những tháng tiếp theo. Vậy khoản nào nên giữ lại và khoản nào nên cắt?
Đây là tình huống khó xử mà nhiều chủ doanh nghiệp thường gặp phải. Ít ai để ý rằng, bí quyết để cắt giảm chi phí và kiểm soát chi phí là phải tiếp cận chúng mỗi ngày. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá những cách doanh nghiệp có thể thực hiện điều đó để kiểm soát chi phí doanh nghiệp hiệu quả hơn.
Trước hết, hãy tìm hiểu sự khác biệt giữa Expense và Cost nhé!
Sự khác biệt giữa Expense và Cost
Ngoài lĩnh vực kinh doanh, thuật ngữ expense và cost có thể được sử dụng thay thế cho nhau. Mặc dù cả hai đều mô tả số tiền đã chi, nhưng việc phân biệt chúng là quan trọng để đảm bảo quản lý tài chính doanh nghiệp đúng đắn.
Nếu bạn mua một máy in giá 2,150,000 đồng cho công ty của mình, đây có thể được coi là cost Đó là một khoản thanh toán một lần để mua tài sản cố định sử dụng lâu dài. Vì vậy, việc mua đất, tòa nhà hoặc thiết bị cho doanh nghiệp là cost.
Mặt khác, expense là số tiền bạn chi thường xuyên để điều hành doanh nghiệp. Điều này bao gồm tiền thuê, điện nước, thuế, lương, sửa chữa và bảo trì,… Mặc dù các chi phí kinh doanh này thuộc nhiều loại khác nhau, chúng đều quan trọng đối với khả năng tạo ra lợi nhuận của doanh nghiệp. Chúng cũng ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ mà doanh thu hoặc lợi nhuận vượt quá chi phí và giá thành liên quan đến việc điều hành doanh nghiệp.
Chi tiêu và chi phí có thể khác nhau, tuy nhiên, chúng cùng nhau giúp bạn xác định được chi phí để điều hành doanh nghiệp của mình về mặt tài chính.
Hiểu về chi phí doanh nghiệp của bạn – business expense
Tùy thuộc vào loại hình và quy mô của doanh nghiệp, chi phí có thể nhiều hoặc ít. Những chi phí này có thể là cố định hoặc biến đổi. Là một chủ doanh nghiệp, việc hiểu rõ các chi phí này là điều cần thiết để quản lý chúng hiệu quả hơn.
Nhận diện các loại chi phí doanh nghiệp mỗi ngày
- Chi phí biến đổi: Đây là những chi phí dao động tùy thuộc vào hoạt động kinh doanh. Chúng thay đổi dựa trên số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ bạn sản xuất. Nếu khối lượng sản xuất của doanh nghiệp tăng lên, chi phí biến đổi cũng tăng. Nhưng nếu khối lượng sản xuất giảm, chi phí biến đổi cũng giảm.
Vì vậy, nếu bạn nhận thấy một dòng sản phẩm không đạt yêu cầu hoặc đã lỗi thời, bạn có thể chọn ngừng sản xuất dòng sản phẩm đó. Các chi phí liên quan đến sản phẩm này được gọi là chi phí tùy ý, chúng ta sẽ đi sâu vào chủ đề này trong phần sau. Ví dụ về chi phí biến đổi là nguyên liệu, mua hàng tồn kho, chiến dịch tiếp thị, chi phí đi lại, hoa hồng,.. Để tính toán chi phí biến đổi, chỉ cần nhân số lượng sản phẩm đầu ra với chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị sản phẩm.
Hãy cùng xem xét: Giả sử bạn sở hữu một tiệm bánh và chi phí để làm mỗi ổ bánh mì là 1000 đồng. Nếu bạn làm 500 ổ, chi phí biến đổi của bạn sẽ là 500,000 đồng. Tuy nhiên, nếu tiệm bánh của bạn đóng cửa trong ngày lễ và bạn không làm bất kỳ ổ bánh mì nào, bạn sẽ không phải chịu chi phí biến đổi cho việc làm bánh.
Tương tự, nếu bạn có một đơn đặt hàng lớn và phải làm 2,000 ổ bánh mì, chi phí biến đổi của bạn sẽ tăng lên 2,000,000 đồng. Điều quan trọng là phải nhận ra rằng chi phí biến đổi khác nhau giữa các ngành. Vì vậy, so sánh chi phí biến đổi của một tiệm bánh với một nhà máy may là không hợp lý do sự khác biệt về sản phẩm đầu ra.
- Chi phí cố định: Đây là những chi phí không thay đổi — bạn trả một khoản cụ thể đều đặn. Không giống như chi phí biến đổi, chi phí cố định không thay đổi về giá và tần suất thanh toán. Chúng cũng không thể tránh khỏi. Bạn phải trả chúng dù có sản xuất hàng hóa hay dịch vụ hay không và bất kể khối lượng sản xuất.
Ví dụ phổ biến nhất của chi phí cố định bao gồm tiền thuê nhà, điện nước, lương, bảo hiểm,… Sử dụng cùng ví dụ từ trên, giả sử tiệm bánh của bạn có chi phí cố định là 2,000,000 đồng để thuê máy làm bánh. Nếu công ty của bạn không làm bất kỳ ổ bánh mì nào trong tháng đó, bạn vẫn phải trả 2,000,000 đồng để thuê máy. Ngược lại, nếu bạn làm 1,000 ổ bánh mì, chi phí cố định của bạn vẫn giữ nguyên.
Trong khi đó, với ví dụ này, chi phí biến đổi thay đổi từ 0 đến 1,000,000 đồng. Mặc dù chi phí cố định tương đối ổn định, nhưng chúng vẫn cần được tính vào ngân sách của bạn.
- Chi phí tùy ý: Đúng như tên gọi, chi phí sẽ dựa trên sự tùy ý. Chúng là các chi phí tùy chọn không bắt buộc cho hoạt động của doanh nghiệp nhưng có thể đóng góp vào sự phát triển và/hoặc hiệu quả của nó. Vì vậy, nếu cần thiết, doanh nghiệp của bạn có thể tồn tại mà không có chi phí tùy ý.
Ví dụ về chi phí tùy ý bao gồm chương trình đào tạo, khóa học phát triển chuyên nghiệp, các quyền lợi nhân viên, tiệc văn phòng và các chi phí giải trí khác. Mặc dù chi phí tùy ý có thể thêm giá trị, chúng cần được đánh giá kỹ lưỡng để đảm bảo chúng phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp. Thông thường, doanh nghiệp của bạn nên chi trả chi phí tùy ý bằng số tiền còn lại sau khi đã thanh toán tiền thuê nhà, điện nước, nguyên liệu,…— chi phí cố định và biến đổi.
Những lĩnh vực mà doanh nghiệp chi tiêu quá mức
Doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ chi tiêu để đảm bảo hiệu quả hoạt động và lợi nhuận. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp thường chi tiêu quá mức trong một số lĩnh vực sau:
- Chi phí chung: Đây là những chi phí liên quan đến việc điều hành doanh nghiệp của bạn nhưng không trực tiếp đóng góp vào sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ – còn được gọi là chi phí tùy ý. Các doanh nghiệp thường chi tiêu quá mức vào các chi phí chung này, chẳng hạn như tiền thuê văn phòng, điện nước và bảo trì. Những chi phí này có thể nhanh chóng trở thành một gánh nặng cho doanh thu của bạn nếu không được kiểm soát đúng cách. Đó là lý do tại sao cần cân nhắc các cách để giảm các chi phí này, chẳng hạn như thuê ngoài, xem xét lại chi phí chung thường xuyên, xem xét lại việc cập nhật phần mềm hoặc xem xét các lựa chọn làm việc từ xa.
- Mua sắm không cần thiết: Mua sắm theo cảm hứng không chỉ là vấn đề ở tài chính cá nhân. Những mua sắm không cần thiết này cũng có thể ảnh hưởng đến tài chính của doanh nghiệp và nhanh chóng ăn mòn ngân sách của bạn. Bạn có thể hạn chế điều này bằng cách khuyến khích nhân viên xin phê duyệt trước khi thực hiện các mua sắm không thiết yếu và thiết lập các hướng dẫn, chính sách rõ ràng về giới hạn chi tiêu.
Thẻ tín dụng doanh nghiệp Bizzi Card là giải pháp toàn diện cho các mua sắm không cần thiết. Bạn có thể giải ngân các khoản tiền nhân viên cần để trang trải chi phí kinh doanh và đặt giới hạn chi tiêu theo sự tùy ý của bạn để đảm bảo tính minh bạch và sử dụng đúng mục đích.
- Quy trình không hiệu quả: Các quy trình công việc không hiệu quả và lỗi thời có thể dẫn đến lãng phí thời gian và nguồn lực. Điều này có thể khiến doanh nghiệp của bạn tốn kém hơn bạn nghĩ, vì vậy điều quan trọng là thực hiện các cuộc kiểm toán thường xuyên về hoạt động kinh doanh để xác định các khu vực cần cải thiện và tinh gọn quy trình để giảm chi phí.
- Tồn kho dư thừa: Mặc dù sẽ rất tốt khi luôn có sẵn hàng hóa, nhưng việc tích trữ quá mức có thể khiến vốn của bạn bị ràng buộc nhiều hơn cần thiết. Vì vậy, việc triển khai hệ thống quản lý hàng tồn kho để theo dõi chính xác mức tồn kho, dự đoán nhu cầu hiệu quả hơn và giảm thiểu hàng tồn kho dư thừa là quan trọng để cắt giảm chi phí kinh doanh.
Cách kiểm soát chi phí doanh nghiệp mỗi ngày
Lập ngân sách
Ngân sách là công cụ mạnh mẽ để quản lý chi phí kinh doanh và kiểm soát chi tiêu, đặc biệt trong bối cảnh kinh tế hiện tại. Nó cung cấp một lộ trình giúp bạn hiểu được số tiền mà doanh nghiệp của bạn có và đã chi tiêu bao nhiêu. Với kiến thức này, bạn có thể lập kế hoạch cho mỗi đồng sẽ được chi ra để đạt được điều gì và bao nhiêu sẽ còn lại trong ngân sách của doanh nghiệp sau đó.
Mẹo đặt giới hạn chi tiêu thực tế
Đặt giới hạn chi tiêu thực tế và khả thi là điều cần thiết để đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn duy trì trong phạm vi tài chính và tránh căng thẳng tài chính. Dưới đây là một số mẹo thực tế để đặt giới hạn chi tiêu:
- Đánh giá chi tiêu trong quá khứ: Xem lại hồ sơ tài chính trong quá khứ để xác định các mẫu chi tiêu và tìm ra những khu vực có thể điều chỉnh.
- Ưu tiên chi phí: Phân bổ ngân sách cho các chi phí thiết yếu như tiền lương, điện nước và hàng tồn kho trước khi xem xét các chi tiêu tùy ý.
- Đặt mục tiêu cụ thể: Thiết lập các mục tiêu và chỉ tiêu tài chính cụ thể để hướng dẫn các quyết định ngân sách và theo dõi tiến độ theo thời gian.
- Linh hoạt: Nhận ra rằng ngân sách có thể cần được điều chỉnh định kỳ để phù hợp với nhu cầu kinh doanh và điều kiện thị trường thay đổi.
Theo dõi chi phí chặt chẽ
Nhờ vào thời đại kỹ thuật số, việc theo dõi chi phí doanh nghiệp đã vượt ra khỏi việc sử dụng giấy và bút— và giờ là bảng tính excel. Thay vào đó, việc sử dụng các giải pháp phần mềm như Bizzi Expense được khuyến khích. Công cụ này cung cấp các tính năng như theo dõi chi phí theo thời gian thực và báo cáo tự động, giúp việc theo dõi chi phí của doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Bằng cách tận dụng những công cụ này, các doanh nghiệp có thể tinh gọn quy trình quản lý chi phí, giảm lỗi thủ công và nhận được những thông tin quý giá về tình hình tài chính của họ.
Phân tích chi phí
Điều này cho phép bạn nhận ra các mẫu, điểm bất thường và danh mục có thể cải thiện trong chi phí kinh doanh. Bằng cách xem lại dữ liệu trong quá khứ, bạn có được cái nhìn sâu sắc về thói quen chi tiêu của doanh nghiệp mình, nhận diện các chi phí định kỳ cũng như bất kỳ sự bất thường nào cho thấy sự chi tiêu quá mức. Có thông tin này giúp bạn có được cái nhìn tổng thể để đưa ra các quyết định sáng suốt nhằm tối ưu hóa chi phí và phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn.
Bạn lấy dữ liệu này từ đâu? Từ nền tảng theo dõi chi phí Bizzi Expense, bcó thể phân tích dữ liệu này để xác định các yếu tố chi phí, theo dõi sự chênh lệch so với số tiền đã dự trù và tìm cơ hội để tiết kiệm. Với thông tin này, bạn có thể tạo ra các chiến lược để giảm chi phí và cải thiện hiệu suất tài chính tổng thể.
Triển khai các chiến lược tiết kiệm chi phí
Mục tiêu cuối cùng của việc giảm chi phí doanh nghiệp hàng ngày là tối đa hóa lợi nhuận và đảm bảo sự bền vững tài chính dài hạn. Bạn có thể khám phá các chiến lược tiết kiệm chi phí khác nhau để đạt được mục tiêu này, bao gồm:
- Đàm phán điều kiện tốt hơn với nhà cung cấp: Dành thời gian để đàm phán các điều kiện thuận lợi hơn với các nhà cung cấp để nhận được chiết khấu, giá mua số lượng lớn hoặc các kế hoạch thanh toán thuận lợi.
- Mua sắm số lượng lớn: Nếu có thể, mua các mặt hàng cần thiết để điều hành doanh nghiệp hoặc sản phẩm của doanh nghiệp bạn với số lượng lớn. Điều này có thể là mua sắm văn phòng phẩm cho văn phòng đến mua sắm thiết bị văn phòng với số lượng lớn.
- Tinh gọn quy trình vận hành: Nhận diện các điểm không hiệu quả trong quy trình hoạt động của doanh nghiệp mà có thể đang khiến bạn tốn kém và triển khai các biện pháp để tinh gọn quy trình làm việc, giảm lãng phí và cải thiện năng suất.
- Áp dụng công nghệ: Đầu tư vào các giải pháp công nghệ, như Bizzi Expense, tự động hóa các công việc thủ công và cải thiện hiệu quả.
Tiết kiệm chi phí liên quan nhiều hơn đến việc thực hiện các thay đổi nhỏ trong tài chính ở các khu vực quan trọng hơn là cắt giảm ngân sách lớn. Đây là lý do tại sao cần thiết để thực hiện các thay đổi nhỏ trong chi phí hàng ngày của bạn.
Khuyến khích trách nhiệm của nhân viên
Tạo ra các quy trình rõ ràng cho việc phê duyệt và hoàn trả chi phí là cần thiết để đảm bảo trách nhiệm và ngăn chặn việc sử dụng sai mục đích quỹ của doanh nghiệp. Với Giải pháp Quản lý Chi phí của Bizzi Expense, bạn có thể tinh gọn quy trình phê duyệt chi phí, ngăn chặn chi tiêu tiền túi của nhân viên và thực thi tuân thủ các chính sách chi phí. Bizzi Expense cho phép các doanh nghiệp đặt giới hạn chi tiêu, theo dõi các quy trình phê duyệt rõ ràng và theo dõi chi phí theo thời gian thực.
Bằng cách tự động hóa quy trình phê duyệt chi phí và giải ngân quỹ, Bizzi Expense giúp các doanh nghiệp giảm chi phí hành chính, giảm thiểu lỗi và khuyến khích tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý chi phí.
Giáo dục nhân viên về tầm quan trọng của việc tiết kiệm chi phí cũng tạo nên một văn hóa trách nhiệm và chi tiêu hợp lý trong tổ chức. Với nền tảng trực quan của Bizzi Expense, bạn có thể cung cấp cho nhân viên cái nhìn về thói quen chi tiêu của họ, giúp họ nhận thức hơn về tác động của các quyết định chi tiêu lên tình hình tài chính của công ty.
Bằng cách trang bị cho nhân viên kiến thức và công cụ để đưa ra quyết định chi tiêu thông minh, Bizzi Expense giúp bạn thúc đẩy một văn hóa tiết kiệm chi phí trong nhân viên và đạt được kết quả tài chính tích cực.
Xem xét và cải tiến
Xem xét và đánh giá hiệu quả các chiến lược quản lý chi phí
Để đảm bảo hiệu quả và nhận diện tiềm năng cải thiện, việc đánh giá thường xuyên các chiến lược quản lý chi phí là vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp nên tiến hành đánh giá định kỳ quy trình quản lý chi phí, các chỉ số hiệu suất (KPI) và kết quả tài chính.
- Phân tích KPI: Phân tích các chỉ số hiệu suất chính (KPI) cung cấp thông tin chi tiết về hiệu quả của các chiến lược quản lý chi phí. Một số KPI quan trọng bao gồm:
- Tỷ lệ chi phí so với doanh thu: Đo lường tỷ lệ chi phí cho mỗi đồng doanh thu.
- Chi phí trung bình cho mỗi đơn vị: Đo lường chi phí trung bình cho mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ được sản xuất hoặc bán ra.
- Vòng quay hàng tồn kho: Đo lường tốc độ doanh nghiệp bán và thay thế hàng tồn kho.
- Thu thập phản hồi: Lắng nghe ý kiến phản hồi từ các bên liên quan, chẳng hạn như nhân viên, nhà cung cấp và khách hàng, có thể giúp doanh nghiệp xác định những điểm yếu và cơ hội tiềm ẩn trong các chiến lược quản lý chi phí.
Cải tiến và tối ưu hóa để nâng cao hiệu quả và giảm chi phí
Dựa trên kết quả đánh giá, doanh nghiệp cần thực hiện các điều chỉnh cần thiết để nâng cao hiệu quả và giảm chi phí. Một số biện pháp cải tiến bao gồm:
- Điều chỉnh phân bổ ngân sách: Phân bổ lại ngân sách cho các lĩnh vực hiệu quả hơn và cắt giảm chi tiêu cho các hoạt động không mang lại giá trị cao.
- Cải thiện chính sách chi phí: Thiết lập các quy trình rõ ràng và minh bạch hơn cho việc phê duyệt chi phí, mua sắm và quản lý hàng tồn kho.
- Triển khai sáng kiến tiết kiệm chi phí: Áp dụng các công nghệ mới, đàm phán lại hợp đồng với nhà cung cấp và tối ưu hóa quy trình hoạt động để giảm chi phí.
Lợi ích của việc cải tiến
- Nâng cao hiệu quả: Việc cải tiến các chiến lược quản lý chi phí giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn, từ đó tăng lợi nhuận và khả năng cạnh tranh.
- Giảm thiểu rủi ro: Quản lý chi phí hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro tài chính và đảm bảo khả năng phục hồi trong thời kỳ kinh tế khó khăn.
- Tăng cường tính linh hoạt: Doanh nghiệp có thể linh hoạt thích ứng với những thay đổi của thị trường và điều kiện kinh doanh khi có chiến lược quản lý chi phí hiệu quả.
Việc xem xét và cải tiến thường xuyên các chiến lược quản lý chi phí là yếu tố then chốt để đảm bảo hiệu quả hoạt động, lợi nhuận và sự bền vững của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh đầy biến động. Doanh nghiệp cần chủ động đánh giá hiệu quả, xác định điểm yếu và triển khai các biện pháp cải tiến để tối ưu hóa chi phí và nâng cao lợi nhuận.
Kiểm soát chi phí doanh nghiệp mỗi ngày với Bizzi Expense
Làm chủ nghệ thuật quản lý chi phí doan nghiệp mỗi ngày là rất quan trọng để thành công bền vững trong bối cảnh cạnh tranh hiện nay. Bằng cách sử dụng nền tảng quản lý chi phí toàn diện của Bizzi, bạn có thể tinh gọn quy trình của mình, hiểu rõ hơn về thói quen chi tiêu của doanh nghiệp mình và cuối cùng là kiểm soát tốt hơn tài chính doanh nghiệp của mình. Với Bizzi Expense là đối tác tin cậy của bạn, bạn sẽ có tiềm năng nâng cao hiệu quả, giảm chi phí và tăng lợi tức đầu tư (ROI).
Sẵn sàng kiểm soát tài chính doanh nghiệp của bạn? Đặt lịch demo với Bizzi Expense ngay hôm nay và khám phá cách các giải pháp sáng tạo của chúng tôi có thể giúp bạn điều hướng sự phức tạp của quản lý chi phí một cách dễ dàng.
Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:
