Trong thế giới toàn cầu hóa, các doanh nghiệp logistics phải đối mặt với vô vàn thách thức để duy trì hiệu quả và năng suất trong hoạt động. Đặc biệt với những doanh nghiệp lớn như Lineas việc quản lý chi phí hiệu quả đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Tuy nhiên, trước khi chuyển đổi hệ thống quản lý chi phí, Lineas đã gặp phải không ít vấn đề với quy trình cũ. Sau khi ứng dụng công nghệ hiện đại vào việc quản lý chi phí, họ không chỉ tiết kiệm được thời gian mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo ra sự minh bạch tài chính trong toàn bộ tổ chức.
1. Giới thiệu về Lineas
Lineas, trước đây được biết đến với tên gọi B Logistics, là một trong những công ty dẫn đầu trong lĩnh vực logistics và vận tải tại châu Âu. Với cam kết cung cấp các dịch vụ Green Express Network, Lineas không chỉ mang đến các giải pháp vận chuyển nhanh chóng, an toàn mà còn bảo vệ môi trường, đồng thời giúp giảm thiểu khí thải và tối ưu hóa việc vận hành.
Với một mạng lưới hoạt động trải rộng tại hơn 62 quốc gia, đội ngũ nhân viên của Lineas hiện nay đã vượt qua con số hàng nghìn, phân bổ ở khắp các quốc gia như Bỉ, Pháp, Đức và Cộng hòa Séc. Tuy nhiên, mặc dù sở hữu một lực lượng lao động lớn, Lineas lại gặp phải một vấn đề lớn với hệ thống quản lý chi phí trước đây, khi quy trình thủ công và dựa trên giấy tờ không còn đáp ứng được yêu cầu của một tổ chức hiện đại với nhân viên làm việc phân tán ở nhiều nơi.
2. Thách thức: Quy trình thủ công gây cản trở hiệu quả
Trước khi ứng dụng công nghệ vào quy trình quản lý chi phí, Lineas đã phải đối mặt với nhiều vấn đề lớn từ hệ thống quản lý chi phí lỗi thời:
Hệ thống thủ công chậm chạp
Nhân viên phải in ấn các biểu mẫu Excel, đính kèm hóa đơn giấy tờ và gửi chúng đến phòng tài chính để xử lý. Quy trình này không chỉ mất thời gian mà còn dễ dẫn đến sai sót trong việc xử lý các khoản chi phí.
Thiếu minh bạch trong quản lý chi phí
Việc theo dõi và đối chiếu chi phí được thực hiện thủ công khiến phòng tài chính không thể kiểm soát và báo cáo chi tiêu một cách nhanh chóng và chính xác. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng ra quyết định của ban lãnh đạo.
Gián đoạn trong quá trình hoàn trả chi phí
Nhân viên phải chờ đợi lâu để được hoàn trả chi phí, gây bất tiện và làm giảm động lực làm việc của họ, đồng thời ảnh hưởng đến hiệu quả công việc chung của tổ chức.
Christine Darquenne, Giám đốc Tài chính của Lineas, chia sẻ:
“Trước đây, quy trình quản lý chi phí yêu cầu nhân viên phải đến trực tiếp văn phòng để xử lý các khoản chi tiêu. Điều này thật không thực tế với một lực lượng lao động phân tán và di chuyển liên tục như chúng tôi.”
3. Giải pháp: Hiện đại hóa quy trình quản lý chi phí
Để giải quyết các vấn đề này, Lineas đã quyết định áp dụng hệ thống quản lý chi phí mới, mang lại những cải tiến rõ rệt trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc:
Tự động hóa và số hóa toàn diện:
Nhân viên có thể dễ dàng nộp chi phí và hóa đơn trực tiếp qua ứng dụng điện thoại di động, loại bỏ hoàn toàn việc phải in ấn giấy tờ. Quy trình này giúp tiết kiệm thời gian xử lý và giảm thiểu rủi ro sai sót.
Quy trình phê duyệt nhanh chóng:
Hệ thống tự động hóa hoàn toàn quy trình phê duyệt, giúp giảm thiểu các công đoạn thủ công và đảm bảo tuân thủ chính sách chi phí của công ty. Đồng thời, quy trình phê duyệt nhanh chóng và linh hoạt hỗ trợ tốt hơn cho đội ngũ lao động di động.
Tuân thủ và kiểm soát chi tiêu:
Hệ thống mới có khả năng phát hiện các khoản chi trùng lặp hoặc không tuân thủ chính sách chi tiêu của công ty. Điều này giúp phòng tài chính kiểm soát chi tiêu hiệu quả hơn, tránh việc vượt quá ngân sách hoặc chi vượt ngoài phạm vi cho phép.
Báo cáo minh bạch và chi tiết theo thời gian thực:
Lineas có thể theo dõi chi phí chi tiết, phân loại và báo cáo chi tiêu theo từng danh mục chi phí, giúp phòng tài chính đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
Giao diện dễ sử dụng:
Hệ thống mới có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, giúp nhân viên làm quen nhanh chóng mà không cần quá nhiều thời gian đào tạo.
4. Kết quả: Tác động tích cực đến toàn bộ doanh nghiệp
Việc chuyển đổi sang hệ thống quản lý chi phí hiện đại đã mang lại những kết quả tích cực ngay lập tức cho Lineas, đặc biệt là trong việc tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất và tạo sự minh bạch trong quản lý tài chính:
Tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc
- Nhân viên không còn phải đợi đến cuối tháng để xử lý chi phí, giúp họ tập trung vào công việc chính mà không bị gián đoạn.
- Thời gian xử lý chi phí của phòng tài chính giảm đáng kể nhờ quy trình tự động hóa, giúp họ làm việc nhanh chóng và chính xác hơn.
Minh bạch tài chính và kiểm soát chi phí
- Các dữ liệu chi phí được cập nhật theo thời gian thực, cung cấp cái nhìn toàn diện và chi tiết về tình hình tài chính, giúp các cấp quản lý đưa ra quyết định kịp thời và chính xác.
- Quy trình phê duyệt rõ ràng và minh bạch giúp giảm thiểu sai sót, tăng cường sự tuân thủ chính sách và đảm bảo tài chính công ty luôn trong tầm kiểm soát.
Christine Darquenne nhận xét:
“Với hệ thống mới, mọi thứ trở nên minh bạch và dễ dàng hơn rất nhiều. Chúng tôi có thể theo dõi mọi khoản chi, từ mức độ nhân viên đến các khoản chi toàn công ty, qua đó tăng cường kiểm soát tài chính và đưa ra quyết định chính xác hơn.”
Không chỉ dừng lại ở việc số hóa quy trình quản lý chi phí, Lineas tiếp tục tìm kiếm những giải pháp công nghệ tiên tiến để tối ưu hóa quy trình vận hành. Công ty đang nghiên cứu triển khai các công nghệ như trí tuệ nhân tạo (AI) để phân tích chi phí và đưa ra dự báo chi tiêu chính xác hơn. Điều này không chỉ giúp Lineas duy trì hiệu quả hoạt động trong hiện tại mà còn mở ra những cơ hội mới cho sự phát triển bền vững trong tương lai.
5. Tối ưu quản lý chi phí: Bước chuyển mình quan trọng của Lineas
Nhờ việc áp dụng giải pháp quản lý chi phí hiện đại, Lineas, nhà cung cấp logistics hàng đầu tại châu Âu, đã vượt qua thách thức từ các quy trình thủ công cũ kỹ để xây dựng nền tảng tài chính minh bạch và hiệu quả hơn. Sự tự động hóa đã giúp công ty tiết kiệm đáng kể thời gian, nâng cao năng suất và đảm bảo tuân thủ các chính sách chi tiêu.
Tại Việt Nam, các doanh nghiệp, giống như Lineas, cũng đang tìm kiếm những giải pháp quản lý tài chính thông minh nhằm tối ưu hóa ngân sách và cải thiện hiệu quả vận hành. Trong đó, Bizzi Expense nổi bật như một công cụ tiên tiến, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và quản lý tài chính một cách toàn diện.
Những tính năng ưu việt của Bizzi Expense
- Tự động hóa quy trình chi phí: Quy trình từ đề xuất thanh toán đến phê duyệt đều được số hóa hoàn toàn, loại bỏ sự chậm trễ và sai sót từ phương pháp thủ công.
- Cảnh báo vượt ngân sách thông minh: Hệ thống tự động thông báo khi có chi phí vượt quá hạn mức cho phép, giúp doanh nghiệp nhanh chóng đưa ra điều chỉnh phù hợp.
- Theo dõi và kiểm soát theo thời gian thực: Dữ liệu chi tiêu được cập nhật liên tục, mang lại sự minh bạch và hỗ trợ ra quyết định tài chính kịp thời.
- Quản lý ngân sách theo dự án và phòng ban: Phân bổ ngân sách chi tiết, đảm bảo tài chính ổn định và tránh những chi tiêu ngoài kế hoạch.
Ngoài ra, Bizzi Expense còn có 20+ tính năng khác giúp doanh nghiệp quản lý chi tiêu và kiểm soát chi phí doanh nghiệp chặt chẽ.
👉 ĐĂNG KÝ NGAY để được ưu đãi 6 tháng dùng thử miễn phí: https://bizzi.vn/bizzi-expense-promotion?utm_source=social&utm_content=lineas-casestudy
6. Kết luận
Thành công trong việc cải tiến quản lý chi phí tại Lineas đã cho thấy vai trò quan trọng của công nghệ trong việc hiện đại hóa tài chính doanh nghiệp. Với các doanh nghiệp Việt Nam, Bizzi Expense chính là giải pháp tối ưu, mang lại khả năng tự động hóa vượt trội và kiểm soát tài chính chặt chẽ.
Nếu doanh nghiệp của bạn cũng đang đối mặt với những thách thức trong quản lý chi phí, đừng chần chừ mà hãy trải nghiệm Bizzi Expense ngay hôm nay để khám phá giải pháp tài chính hiện đại và hiệu quả!
Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:
- Facebook: https://www.facebook.com/bizzivietnam
- Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bizzi-vietnam
- Youtube: https://www.youtube.com/@bizzivietnam
