Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Quý là chứng từ quan trọng dành cho những tổ chức mua hóa đơn của cơ quan Thuế, thay đổi trạng thái hoạt động hoặc chuyển địa điểm. Bài viết sau đây của Bizzi sẽ cung cấp toàn bộ thông tin về đặc điểm cũng như hướng dẫn nộp mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn chuẩn xác.
Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là gì?
Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn là mẫu báo cáo do doanh nghiệp lập định kỳ gửi cơ quan thuế. Mục đích của mẫu báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn là để thống kê số lượng hóa đơn đã: Sử dụng – Xóa bỏ – Mất – Hủy. Đồng thời, đây còn là căn cứ giúp cơ quan thuế giám sát việc phát hành, sử dụng hóa đơn đúng quy định.
Đối tượng nào phải nộp mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và ngược lại
Theo Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan, đối tượng phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BCTHSDHĐ) bao gồm:
Doanh nghiệp, cá nhân mua hóa đơn từ cơ quan thuế
- Bao gồm: tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
- Có trách nhiệm lập và nộp báo cáo kèm bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ.
Doanh nghiệp thay đổi trạng thái hoạt động
- Trường hợp: Chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản hoặc Chuyển đổi sở hữu
- Phải nộp báo cáo cùng thời hạn với hồ sơ quyết toán thuế.
Doanh nghiệp chuyển địa điểm kinh doanh khác quận/huyện
- Báo cáo nộp tại cơ quan thuế nơi chuyển đi.
Trường hợp đặc biệt khác
- Ví dụ: sự cố với hóa đơn điện tử có mã, tạm thời sử dụng hóa đơn đặt in của cơ quan thuế.
Trái với đối tượng phải nộp mẫu báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn, những đối tượng dưới đây sẽ không cần thực hiện:
- Doanh nghiệp dùng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC: Không cần nộp do dữ liệu đã đồng bộ với cơ quan thuế.
- Doanh nghiệp không phát sinh sử dụng hóa đơn trong kỳ: Nếu hóa đơn kỳ trước đã dùng hết, không phát sinh mua hay sử dụng trong kỳ → không cần báo cáo.
- Doanh nghiệp chưa hoạt động hoặc chưa phát hành hóa đơn: Nếu chưa đăng ký in/tự in, chưa thông báo phát hành thì không cần nộp báo cáo.
Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mới nhất
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy mua của Cơ quan Thuế làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Mẫu số BC26/HĐG theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Để download mẫu báo cáo, click vào đường link bên dưới để tải về và chỉnh sửa.
Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn này có đặc điểm:
- Áp dụng cho tổ chức mua hóa đơn từ cơ quan thuế.
- Nằm trong Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123.
- Tải miễn phí tại đây
Thời hạn nộp mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BCTHSDHĐ) được quy định rõ tại Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
- Nộp định kỳ theo quý:
Hạn cuối là ngày cuối tháng đầu tiên của quý sau: Quý I – 30/04; Quý II → hạn nộp 30/07; Quý III – 30/10; Quý IV – 30/01 năm sau
- Nộp theo sự kiện phát sinh
-
- Chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu: nộp cùng hồ sơ quyết toán thuế.
- Chuyển địa điểm kinh doanh khác địa bàn: nộp tại nơi chuyển đi.
- Sử dụng hóa đơn giấy tạm thời (do sự cố hệ thống cấp mã): nộp chậm nhất 2 ngày làm việc kể từ thời điểm trên thông báo cơ quan thuế
- Trường hợp không sử dụng hóa đơn trong kỳ
Vẫn phải lập báo cáo với số lượng sử dụng = 0, không cần bảng kê chi tiết.
Hướng dẫn nộp mẫu báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách nộp mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC) qua phần mềm HTKK và Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (eTax):
Nộp Báo cáo qua phần mềm HTKK
Bước 1: Chuẩn bị báo cáo
- Mở phần mềm HTKK phiên bản mới nhất.
- Vào menu “Hóa đơn” → “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)”.
- Chọn kỳ báo cáo (theo quý) và loại hóa đơn sử dụng.
- Điền đầy đủ thông tin các cột: mẫu số, ký hiệu, từ số – đến số, số lượng đã sử dụng, xóa bỏ, hủy,…
Bước 2: Ký và kết xuất XML
- Sau khi hoàn tất, kiểm tra kỹ nội dung rồi nhấn “Kết xuất XML” để lưu file báo cáo.
- Cắm USB Token (chữ ký số) và kết xuất file XML đã ký điện tử.
Nộp Báo cáo qua Cổng thuế điện tử (eTax)
- Truy cập: https://thuedientu.gdt.gov.vn
Bước 1: Đăng nhập hệ thống
- Chọn Doanh nghiệp, đăng nhập bằng MST và mật khẩu.
- Cắm USB chữ ký số.
Bước 2: Nộp tờ khai
- Vào mục “Khai thuế” → “Nộp tờ khai XML”.
- Chọn tờ khai BC26/AC → Chọn file XML vừa kết xuất từ HTKK.
- Ký số và gửi tờ khai.
Bước 3: Tra cứu trạng thái
- Vào “Tra cứu hồ sơ” → kiểm tra trạng thái báo cáo đã được chấp nhận chưa.
- Nếu trạng thái “Đã gửi CQT” hoặc “Đã phê duyệt”, nghĩa là đã hoàn tất.
Chậm nộp mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn sẽ chịu mức phạt bao nhiêu?
Việc chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BCTHSDHĐ) sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo Điều 23 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP). Cụ thể:
Mức phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP
- 1–5 ngày chậm (có tình tiết giảm nhẹ): Cảnh cáo
- 1–10 ngày chậm hoặc khai sai nội dung: 1–3 triệu đồng
- 11–20 ngày chậm: 2–4 triệu đồng
- 21–90 ngày chậm: 4–8 triệu đồng
- Trên 91 ngày hoặc không nộp: 5–15 triệu đồng
Lưu ý đặc biệt:
- Hộ, cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ có thể được xử lý nhẹ hơn tùy từng trường hợp.
- Mức phạt áp dụng cho từng kỳ báo cáo, nếu doanh nghiệp chậm nhiều quý thì bị phạt cộng dồn.
- Không nộp báo cáo được xem là hành vi trốn tránh nghĩa vụ kê khai hóa đơn, ảnh hưởng đến độ tin cậy của doanh nghiệp trong mắt cơ quan thuế.
Biện pháp khắc phục tình trạng chậm nộp mẫu báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn:
- Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn có nhắc hạn (như Bizzi B-Invoice, MISA, VNPT Invoice…).
Lập báo cáo tự động theo mẫu BC26/AC đúng định dạng XML/Word/Excel. - Nộp sớm ít nhất 2–3 ngày trước hạn để tránh lỗi hệ thống thuế quá tải.
Xác minh lại danh sách hóa đơn đã phát hành – hủy – điều chỉnh trong kỳ báo cáo.
B-Invoice là nền tảng hóa đơn điện tử được phát triển bởi Bizzi, ứng dụng công nghệ tiên tiến nhằm giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn một cách chính xác – hợp pháp – tối ưu chi phí. Hóa đơn điện tử B-Invoice bao gồm:
Hóa đơn điện tử thông thường
- Tuân thủ đầy đủ quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Hỗ trợ lập, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử định dạng XML/PDF, ký số hợp lệ theo chuẩn cơ quan thuế.
- Quản lý trạng thái hóa đơn: đã phát hành – điều chỉnh – thay thế – hủy.
Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (POS)
- Tích hợp trực tiếp với các dòng máy POS phổ biến trên thị trường.
- Hỗ trợ xuất hóa đơn tại điểm bán ngay sau khi giao dịch, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp lý.
Vé điện tử
- Quản lý bán vé và lập hóa đơn điện tử cho vé tham dự sự kiện, vận chuyển, giải trí… nhanh chóng – chính xác – kiểm soát dễ dàng.
Tóm lại, mẫu báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn chính công cụ quản lý nội bộ giúp kế toán, tài chính biết rõ số lượng hóa đơn đã sử dụng, còn tồn, bị hủy hoặc sai sót. Đây được xem là dữ liệu quan trọng để đối chiếu với: Sổ sách kế toán bán hàng, doanh thu; Tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT); Dữ liệu trên hệ thống hóa đơn điện tử (nếu có).
Để nâng cao hiệu quả quản lý hoá đơn cũng như tự động hóa quy trình tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Đăng ký trải nghiệm bộ giải pháp toàn diện của Bizzi ngay hôm nay!
- Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
