Thông tư 99/2025/TT-BTC không chỉ thay đổi hình thức biểu mẫu chứng từ kế toán, mà buộc doanh nghiệp phải xem lại toàn bộ cách lập – ký – lưu trữ – đối chiếu chứng từ trong bối cảnh số hóa. Với CFO, đây không còn là câu chuyện “tải biểu mẫu về dùng”, mà là thời điểm cần quản trị mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 99 như một chuỗi dữ liệu kiểm soát rủi ro, chi phí và trách nhiệm pháp lý.
Mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là gì và vì sao CFO phải quan tâm?
Mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là hệ thống 33 biểu mẫu chuẩn do Bộ Tài chính ban hành, áp dụng từ 01/01/2026, dùng để ghi nhận, kiểm soát và chứng minh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo Luật Kế toán.
Ở góc nhìn CFO, chứng từ kế toán không đơn thuần là “form để điền”, mà là bằng chứng pháp lý xác nhận trách nhiệm, dòng tiền và quyết định quản trị. Mỗi nghiệp vụ kinh doanh đều đi qua một chuỗi logic: nghiệp vụ phát sinh → chứng từ → hạch toán → báo cáo. Nếu chứng từ sai, toàn bộ chuỗi phía sau dù đúng chuẩn mực vẫn tiềm ẩn rủi ro bị bác bỏ khi thanh tra hoặc kiểm toán.
Thông tư 99 làm rõ hơn vai trò của chứng từ trong hệ thống kiểm soát nội bộ, gắn trực tiếp với trách nhiệm cá nhân của người lập, người duyệt và người đại diện pháp luật. Đây là lý do CFO cần tiếp cận Biểu mẫu Thông tư 99 2025 TT-BTC như dữ liệu đầu vào của kiểm soát tài chính, không phải giấy tờ hành chính.
Ở góc độ triển khai, Bizzi giúp CFO xác định đâu là chứng từ cần kiểm soát rủi ro cao (chi tiền, nhập kho, phân bổ chi phí), từ đó chuẩn hóa ngay từ đầu thành dữ liệu số có metadata và luồng phê duyệt rõ ràng, thay vì xử lý thủ công cuối kỳ.
Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định bao nhiêu mẫu chứng từ kế toán và được phân loại ra sao?
Thông tư 99/2025/TT-BTC ban hành 33 mẫu chứng từ kế toán, được chia thành 5 nhóm nghiệp vụ: Lao động – tiền lương, Hàng tồn kho, Bán hàng, Tiền tệ và Tài sản cố định.
Điểm CFO cần đặc biệt lưu ý là logic phân loại của Biểu mẫu Thông tư 99 2025 TT-BTC không còn thuần kế toán, mà bám sát chuỗi nghiệp vụ kinh doanh thực tế. Điều này khiến cách áp dụng chứng từ ảnh hưởng trực tiếp đến:
- cách tổ chức quy trình nội bộ
- cách kiểm soát rủi ro phát sinh trước khi hạch toán
- và cách tổng hợp dữ liệu cho báo cáo quản trị
Ví dụ, cùng là một nghiệp vụ mua hàng:
- Kế toán thường chỉ quan tâm hóa đơn
- Nhưng với mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 99, CFO phải kiểm soát đủ: đề nghị mua → phê duyệt → nhập kho → đối chiếu → thanh toán
Nếu thiếu hoặc dùng sai chứng từ ở bất kỳ bước nào, rủi ro không chỉ là “sai mẫu” mà là:
- chi phí không đủ căn cứ hợp lệ
- không truy vết được trách nhiệm cá nhân
- và khó bảo vệ khi thanh tra thuế
Khác với các bài chỉ liệt kê danh sách 33 mẫu, CFO nên tiếp cận Biểu mẫu Thông tư 99 2025 TT-BTC như một bản đồ kiểm soát rủi ro theo nghiệp vụ. Mỗi nhóm chứng từ tương ứng với một chuỗi kiểm soát (P2P, O2C, Payroll, Asset), và mỗi chuỗi cần được gắn trách nhiệm rõ ràng. Bizzi hỗ trợ CFO gắn từng mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 99 vào đúng module nghiệp vụ, từ đó theo dõi trạng thái chứng từ theo dòng tiền và chi phí, thay vì theo từng file rời rạc.
Nhóm chứng từ Lao động – Tiền lương trong Thông tư 99 dùng trong những trường hợp nào?
Nhóm chứng từ Lao động – Tiền lương dùng để ghi nhận các nghiệp vụ liên quan đến tuyển dụng, chấm công, tính lương, thưởng, giao khoán và phân bổ chi phí nhân sự.
Các mẫu tiêu biểu bao gồm hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng thanh toán lương và bảng phân bổ chi phí lương. Với CFO, bảng phân bổ không chỉ phục vụ hạch toán mà còn là dữ liệu đầu vào cho FP&A, giúp phân tích chi phí nhân sự theo phòng ban, dự án hoặc sản phẩm. Công thức phân bổ lương tưởng chừng đơn giản nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến biên lợi nhuận và KPI quản trị.
Bizzi cho phép các khoản chi liên quan đến nhân sự được ghi nhận và phân bổ theo thời gian thực, thay vì dồn xử lý cuối tháng. Điều này giúp CFO nhìn thấy bức tranh chi phí nhân sự sớm hơn và ra quyết định điều chỉnh kịp thời.
Nhóm chứng từ Hàng tồn kho theo Thông tư 99 giúp kiểm soát rủi ro gì cho CFO?
Chứng từ hàng tồn kho theo Thông tư 99 giúp kiểm soát việc nhập – xuất – kiểm kê vật tư, đồng thời là căn cứ đối chiếu với hóa đơn và thanh toán để tránh sai lệch chi phí.
Các mẫu như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và biên bản kiểm nghiệm là mắt xích trong cơ chế đối chiếu ba bên (PO – phiếu nhập – hóa đơn). Nếu thiếu một mắt xích, chi phí có thể bị loại khi quyết toán thuế hoặc phát sinh tranh chấp với nhà cung cấp.
Bizzi tự động đọc hóa đơn và đối chiếu với chứng từ kho, cảnh báo sai lệch ngay tại thời điểm phát sinh, giúp CFO kiểm soát rủi ro trước khi tiền rời khỏi doanh nghiệp.
Chứng từ tiền tệ theo Thông tư 99 kiểm soát dòng tiền nội bộ như thế nào?
Nhóm chứng từ tiền tệ trong Thông tư 99 dùng để kiểm soát các nghiệp vụ thu – chi – tạm ứng – thanh toán, đảm bảo mọi dòng tiền ra vào đều có căn cứ và được phê duyệt đúng thẩm quyền.
Trong thực tế, 80% gian lận nội bộ và thất thoát tài chính đều bắt đầu từ các nghiệp vụ tiền tệ: tạm ứng kéo dài, chi sai mục đích, thanh toán trùng, hoặc chi vượt ngân sách nhưng hợp thức hóa chứng từ sau.Các mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 99 thuộc nhóm tiền tệ (phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, đề nghị thanh toán…) chính là điểm kiểm soát trước hạch toán (pre-accounting control), chứ không phải thủ tục hậu kiểm.
Nếu CFO chỉ kiểm soát ở sổ cái hoặc báo cáo cuối kỳ thì: tiền đã chi, rủi ro đã xảy ra và chứng từ chỉ còn vai trò “hợp thức hóa”
Điểm quan trọng của Biểu mẫu Thông tư 99 2025 TT-BTC là cho phép doanh nghiệp thiết kế luồng phê duyệt theo hạn mức, ngân sách, mục đích chi, miễn là được quy định rõ trong Quy chế hạch toán.
Bizzi giúp CFO:
- Buộc chứng từ tiền tệ gắn với ngân sách real-time
- Kiểm soát tách biệt người đề nghị – người duyệt – người thực hiện (SoD)
- Lưu vết phê duyệt đầy đủ để bảo vệ trách nhiệm cá nhân
Nhờ đó, mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 99 không còn là “giấy xin tiền”, mà là công cụ kiểm soát dòng tiền chiến lược.
Nhóm chứng từ Tài sản cố định theo Thông tư 99 bao phủ toàn bộ vòng đời tài sản ra sao?
Chứng từ TSCĐ theo Thông tư 99 bao phủ toàn bộ vòng đời tài sản từ ghi nhận, sử dụng, sửa chữa đến thanh lý.
Các biên bản giao nhận, đánh giá lại và thanh lý là hồ sơ bắt buộc khi kiểm toán và quyết toán thuế. CFO cần đảm bảo toàn bộ chứng từ liên quan đến Capex được lưu trữ nhất quán trong suốt nhiều năm.
Bizzi cho phép lưu trữ toàn bộ hồ sơ TSCĐ kèm chi phí phát sinh và kết nối dữ liệu sang báo cáo quản trị, giúp CFO theo dõi hiệu quả đầu tư theo thời gian.
Doanh nghiệp có bắt buộc dùng đúng mẫu chứng từ theo Thông tư 99 không?
Doanh nghiệp không bắt buộc dùng đúng nguyên mẫu, nhưng nếu sửa đổi phải ban hành Quy chế hạch toán kế toán và đảm bảo tuân thủ Luật Kế toán.
Với CFO, Quy chế hạch toán không chỉ là thủ tục pháp lý mà là “lá chắn” bảo vệ trách nhiệm cá nhân khi có thanh tra. Bizzi hỗ trợ lưu vết phê duyệt và phân cấp ký, tạo audit trail đầy đủ để doanh nghiệp chứng minh tính tuân thủ.
Chiến lược số hóa và lưu trữ chứng từ Thông tư 99 trong 10 năm cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp có thể số hóa toàn bộ chứng từ theo Thông tư 99 bằng cách chuyển từ lưu trữ giấy sang lưu trữ điện tử có kiểm soát, giúp giảm chi phí và tăng khả năng truy xuất.
Sai lầm phổ biến của nhiều doanh nghiệp khi áp dụng mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 99 là:
- Scan chứng từ thành PDF
- Lưu vào Google Drive / server
- Cho rằng như vậy là “số hóa”
Với CFO, cách làm này không giải quyết được 3 vấn đề cốt lõi:
- Không tìm được chứng từ theo nghiệp vụ (chỉ tìm theo tên file)
- Không truy vết được luồng phê duyệt và trách nhiệm
- Không kết nối được chứng từ với dữ liệu chi phí – KPI – báo cáo quản trị
Trong khi đó, Biểu mẫu Thông tư 99 2025 TT-BTC yêu cầu lưu trữ tối thiểu 10 năm và phải đảm bảo tính toàn vẹn, truy xuất được khi thanh tra.
Một chiến lược đúng cần chuyển chứng từ từ “file” sang “dữ liệu”, trong đó:
- Mỗi chứng từ có metadata (nghiệp vụ, phòng ban, dự án, MST, kỳ kế toán)
- Mỗi bước ký duyệt có timestamp và người chịu trách nhiệm
- Mỗi chứng từ gắn trực tiếp với dòng tiền, chi phí hoặc tài sản
Bizzi cho phép CFO triển khai chiến lược này bằng cách:
- Đính kèm mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 99 ngay tại điểm phát sinh nghiệp vụ
- Lưu trữ cloud có kiểm soát
- Truy xuất tức thời theo nhiều chiều dữ liệu khi cần thanh tra hoặc phân tích quản trị
Câu hỏi thường gặp (FAQ) về mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 99
- Thông tư 99 có bao nhiêu mẫu chứng từ kế toán?
Thông tư 99/2025/TT-BTC không ấn định cứng số lượng mẫu chứng từ kế toán, mà ban hành danh mục biểu mẫu mang tính khung. Doanh nghiệp được phép thiết kế lại mẫu chứng từ, miễn là đảm bảo đầy đủ các trường thông tin bắt buộc theo quy định.
Với CFO, điểm quan trọng không nằm ở “bao nhiêu mẫu”, mà ở việc doanh nghiệp đang dùng bao nhiêu biến thể cho cùng một loại nghiệp vụ. Thực tế kiểm toán cho thấy, càng nhiều mẫu phiếu nội bộ khác nhau cho cùng một nghiệp vụ (ví dụ: nhập kho, đề nghị thanh toán), thì rủi ro sai lệch dữ liệu và gian lận càng cao. Do đó, khi áp dụng Biểu mẫu Thông tư 99 2025 TT-BTC, CFO nên chuẩn hóa theo nguyên tắc 1 nghiệp vụ – 1 mẫu lõi, sau đó số hóa để tránh phát sinh “phiên bản ngoài luồng”.
- Có cần in chứng từ nội bộ khi đã ký số không?
Theo tinh thần của Thông tư 99, chứng từ điện tử có ký số hợp lệ không bắt buộc phải in ra giấy. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn in chứng từ vì thói quen hoặc vì chưa tự tin vào hệ thống lưu trữ.
Ở góc độ quản trị, CFO cần phân biệt rõ:
- In chứng từ để “cho yên tâm” không tạo thêm giá trị kiểm soát.
- Quan trọng là chứng từ điện tử phải đảm bảo toàn vẹn dữ liệu, không chỉnh sửa sau ký, truy vết được lịch sử phê duyệt.
Nếu doanh nghiệp chưa số hóa quy trình phê duyệt mà chỉ scan – ký rời rạc, thì dù in hay không in, rủi ro vẫn tồn tại. Việc triển khai mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 99 trên nền tảng số giúp CFO giảm phụ thuộc vào giấy tờ nhưng vẫn đáp ứng yêu cầu pháp lý và kiểm toán.
- Sửa Phiếu nhập kho có bị loại chi phí không?
Việc sửa Phiếu nhập kho không tự động dẫn đến bị loại chi phí, nhưng sẽ trở thành rủi ro lớn nếu:
- Sửa trực tiếp trên chứng từ gốc mà không có chứng từ điều chỉnh
- Không lưu lại lịch sử thay đổi
- Không có phê duyệt hợp lệ
Trong thực tế thanh tra thuế, chi phí thường bị loại không phải vì sai mẫu chứng từ, mà vì mất audit trail. Thông tư 99 yêu cầu doanh nghiệp phải có cơ chế chứng từ điều chỉnh, bổ sung rõ ràng. Với CFO, điều cần kiểm soát là: ai được quyền sửa, sửa khi nào, sửa bằng cách nào, và dữ liệu trước–sau có còn đối chiếu được hay không.
- Lưu trữ chứng từ điện tử bao lâu là hợp lệ?
Theo quy định hiện hành, chứng từ kế toán phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm. Điều này áp dụng cả cho chứng từ giấy và chứng từ điện tử trong hệ thống mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 99.
Tuy nhiên, vấn đề CFO thường gặp không phải là “bao lâu”, mà là:
- Sau 3–5 năm, có còn đọc được dữ liệu không?
- Có xuất được chứng từ đúng định dạng khi kiểm toán hoặc thanh tra yêu cầu không?
- Có đảm bảo chữ ký số vẫn hợp lệ về mặt pháp lý không?
Vì vậy, lưu trữ không chỉ là “giữ file”, mà là bảo toàn khả năng kiểm tra và đối chiếu dữ liệu trong suốt vòng đời kế toán.
- Chứng từ nội bộ khác gì hóa đơn điện tử?
Đây là nhầm lẫn rất phổ biến khi doanh nghiệp triển khai Biểu mẫu Thông tư 99 2025 TT-BTC.
- Hóa đơn điện tử là chứng từ pháp lý với bên ngoài, chịu sự quản lý trực tiếp của cơ quan thuế.
- Chứng từ nội bộ (phiếu chi, phiếu nhập kho, đề nghị thanh toán…) là công cụ kiểm soát nội bộ, phục vụ hạch toán và quản trị.
CFO cần hiểu rằng: hóa đơn hợp lệ không thể thay thế cho chứng từ nội bộ. Nếu không có chứng từ nội bộ đầy đủ, doanh nghiệp vẫn có thể ghi nhận sai chi phí, sai kỳ, hoặc không kiểm soát được gian lận dù hóa đơn hoàn toàn hợp pháp.
- Khi nào CFO chịu trách nhiệm cá nhân?
Theo Luật Kế toán và các văn bản liên quan, CFO có thể chịu trách nhiệm cá nhân khi:
- Thiết lập hệ thống chứng từ không tuân thủ Thông tư 99
- Cho phép ghi nhận chi phí dựa trên chứng từ không hợp lệ
- Không kiểm soát được việc sửa/xóa chứng từ
Điểm mấu chốt là: CFO không cần ký từng chứng từ, nhưng phải chứng minh được rằng hệ thống mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 99 của doanh nghiệp có kiểm soát, có phân quyền, có truy vết. Nếu hệ thống đó không tồn tại hoặc chỉ mang tính hình thức, rủi ro trách nhiệm cá nhân là hoàn toàn có thật.
- Có thể tích hợp chứng từ vào hệ thống FP&A không?
Hoàn toàn có thể, và đây chính là xu hướng quản trị hiện đại. Khi chứng từ được chuẩn hóa theo Thông tư 99 và được số hóa đúng cách, dữ liệu phát sinh từ chứng từ có thể trở thành nguồn dữ liệu đầu vào cho FP&A.
Điều này cho phép CFO:
- Phân tích chi phí theo thời gian thực
- So sánh ngân sách – thực chi – dự báo
- Phát hiện sai lệch ngay từ khâu chứng từ, thay vì chờ đến khi khóa sổ
Ngược lại, nếu chứng từ vẫn nằm rải rác dưới dạng file Excel, PDF hoặc giấy, FP&A chỉ là “báo cáo hậu kiểm”, không còn giá trị cảnh báo sớm.
Kết luận
Việc áp dụng mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 99 và hệ thống Biểu mẫu Thông tư 99 2025 TT-BTC không đơn thuần là cập nhật quy định pháp lý mới, mà là một bước chuyển quan trọng trong cách doanh nghiệp tổ chức dữ liệu tài chính, kiểm soát chi phí và giảm thiểu rủi ro cho CFO. Nếu chỉ dừng lại ở việc tải mẫu, chỉnh sửa file Excel và lưu trữ rời rạc, doanh nghiệp rất khó đảm bảo tính nhất quán, truy vết và sẵn sàng cho kiểm toán trong dài hạn.
Trong bối cảnh đó, các giải pháp số hóa chứng từ và hóa đơn điện tử trở thành “xương sống” cho hệ thống kế toán hiện đại. Bizzi đóng vai trò như một lớp kiểm soát trước hệ thống kế toán và ERP, giúp doanh nghiệp quản lý tập trung hóa đơn điện tử, đối soát dữ liệu với chứng từ nội bộ, và đảm bảo mọi khoản chi đều có hồ sơ hợp lệ ngay từ đầu. Khi hóa đơn điện tử được tiếp nhận, kiểm tra và liên kết chặt chẽ với chứng từ theo Thông tư 99, kế toán không còn mất thời gian xử lý sai sót thủ công, còn CFO có được dữ liệu minh bạch để ra quyết định.
Quan trọng hơn, Bizzi không chỉ hỗ trợ các nghiệp vụ kế toán, mà còn giúp nâng cấp vai trò của bộ phận tài chính từ “ghi nhận” sang “kiểm soát và phân tích”. Dữ liệu hóa đơn và chứng từ được chuẩn hóa có thể phục vụ báo cáo quản trị, dự báo dòng tiền và kết nối với các hoạt động FP&A, thay vì chỉ dùng để khóa sổ cuối kỳ. Đây chính là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025 một cách bền vững, giảm áp lực cho kế toán và bảo vệ trách nhiệm quản trị của CFO trong dài hạn.
- Để nhận tư vấn và trải nghiệm các tính năng từ bộ giải pháp của Bizzi, đăng ký đặt lịch demo ngay tại đây: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
