Việc sử dụng mẫu tờ trình xin kinh phí không chỉ cần thiết mà còn rất quan trọng, là căn cứ hợp pháp để xin phê duyệt các khoản chi từ ngân sách nội bộ. Dựa vào tờ trình xin hỗ trợ kinh phí, bộ phận tài chính sẽ có căn cứ để theo dõi, ghi nhận, dự toán và cân đối ngân sách doanh nghiệp, tránh tình trạng lạm chi, thất thoát, tiêu cực nội bộ.
Bài viết dưới đây của Bizzi sẽ cung cấp thông tin chi tiết về mẫu tờ trình xin kinh phí mới nhất cũng như cách lập tờ trình sao cho chính xác, chuyên nghiệp.
Mẫu tờ trình xin kinh phí là gì?
Mẫu tờ trình xin kinh phí là một văn bản hành chính dùng để đề xuất với cấp trên hoặc cơ quan có thẩm quyền về việc phê duyệt và cấp kinh phí cho một hoạt động, chương trình, sự kiện, hoặc kế hoạch cụ thể. Tờ trình thường được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp, hoặc trường học.
Nội dung cơ bản của một mẫu tờ trình xin hỗ trợ kinh phí:
- Quốc hiệu, tiêu ngữ (nếu là cơ quan nhà nước)
- Tên đơn vị/cơ quan gửi tờ trình
- Số và ngày tháng của tờ trình
- Tiêu đề: TỜ TRÌNH V/v xin kinh phí cho [tên hoạt động/sự kiện]
- Kính gửi: [Tên cơ quan, lãnh đạo, phòng ban có thẩm quyền]
- Căn cứ pháp lý: Các văn bản, quy định có liên quan
- Nội dung đề xuất: Giới thiệu sơ lược về hoạt động, lý do xin kinh phí; Mục tiêu, ý nghĩa của hoạt động; Thời gian, địa điểm thực hiện; Dự toán kinh phí chi tiết; Nguồn kinh phí dự kiến (nếu có)
- Kiến nghị, đề xuất cụ thể: Về mức kinh phí cần hỗ trợ, thời gian cấp phát…
- Người lập tờ trình, Xác nhận của đơn vị, Chữ ký lãnh đạo
Mục đích sử dụng mẫu tờ trình xin kinh phí trong quản lý chi phí là để đảm bảo việc chi tiêu tài chính minh bạch, có kế hoạch và đúng quy trình, từ đó giúp tổ chức/quản lý ngân sách một cách hiệu quả.
- Đề xuất chính thức nhu cầu chi tiêu
- Hỗ trợ việc lập và kiểm soát ngân sách
- Tạo căn cứ pháp lý cho việc phê duyệt và giải ngân
- Tăng tính minh bạch và trách nhiệm trong tổ chức
- Giúp hoạch định và đánh giá hiệu quả sau chi tiêu
Các trường hợp sử dụng mẫu tờ trình xin kinh phí phổ biến
Dưới đây là các trường hợp sử dụng mẫu tờ trình xin kinh phí phổ biến trong thực tế tại các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp, tổ chức đoàn thể, trường học, v.v.:
Tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo
- Ví dụ: Tờ trình xin kinh phí tổ chức hội thảo chuyên đề, lễ tổng kết cuối năm, kỷ niệm ngày thành lập, chương trình thiện nguyện…
- Thường bao gồm: chi phí thuê địa điểm, âm thanh – ánh sáng, quà tặng, nước uống, tài liệu..
Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn
- Xin kinh phí tổ chức các lớp tập huấn nội bộ, mời chuyên gia, in tài liệu, chi phí đi lại cho giảng viên/học viên…
- Áp dụng cho các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp hoặc tổ chức xã hội.
Mua sắm trang thiết bị, vật tư, tài sản
- Ví dụ: Xin kinh phí mua máy tính, thiết bị văn phòng, bàn ghế, máy chiếu, phần mềm…
- Cần có dự toán cụ thể và so sánh các phương án để trình duyệt.
Tổ chức các hoạt động phong trào, đoàn thể
- Bao gồm: Tết thiếu nhi, Trung thu, Ngày nhà giáo, hội thao, văn nghệ, team building…
- Áp dụng trong công đoàn, đoàn thanh niên, trường học hoặc doanh nghiệp có hoạt động nội bộ.
Công tác, khảo sát, học tập kinh nghiệm
- Xin kinh phí đi công tác trong hoặc ngoài nước: vé xe/máy bay, khách sạn, phụ cấp ăn ở, chi phí liên quan…
- Cần trình bày rõ thời gian, địa điểm, mục tiêu và số người đi.
Chi phí truyền thông, marketing, quảng bá
- Dành cho tổ chức muốn xin ngân sách thực hiện chiến dịch truyền thông, quảng cáo, thiết kế ấn phẩm, sản xuất video…
- Thường đi kèm bản kế hoạch truyền thông và dự toán chi tiết.
Hỗ trợ, trợ cấp, cứu trợ
- Xin kinh phí để hỗ trợ người lao động gặp khó khăn, thiên tai, dịch bệnh, hoặc các hoàn cảnh đặc biệt.
- Tờ trình kèm danh sách người nhận, mức hỗ trợ cụ thể.
Tổ chức lễ khởi công, khánh thành, nghiệm thu công trình
- Xin chi phí cho lễ cắt băng khánh thành, tổ chức mời đại biểu, tiệc nhẹ, quà lưu niệm…
Hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo mẫu tờ trình xin kinh phí hiệu quả
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo mẫu tờ trình xin kinh phí hiệu quả, từ bố cục đến nguyên tắc trình bày – giúp bạn dễ dàng được phê duyệt và hỗ trợ kinh phí nhanh chóng.
Bố cục của mẫu tờ trình xin hỗ trợ kinh phí
Phần mở đầu (Quốc hiệu – tiêu ngữ – tiêu đề)
- Quốc hiệu – tiêu ngữ:
- Địa danh, ngày tháng năm soạn tờ trình.
- Tiêu đề tờ trình: Viết in hoa, rõ ràng,
Phần kính gửi
- Gửi đến đúng đơn vị hoặc người có thẩm quyền phê duyệt (Giám đốc, Ban Giám hiệu, Trưởng phòng Kế hoạch – Tài chính…)
Phần căn cứ (nếu cần)
- Nêu rõ các văn bản, kế hoạch, công văn, quy định… liên quan để làm cơ sở xin kinh phí.
Phần trình bày lý do xin hỗ trợ kinh phí
- Phân tích tình hình thực tế, nêu bật sự cần thiết của việc cấp kinh phí.
- Sử dụng ngôn từ khách quan, chuyên nghiệp.
Phần nội dung đề xuất
- Mục đích – ý nghĩa của hoạt động cần xin kinh phí.
- Thời gian – địa điểm thực hiện.
- Nội dung công việc chính.
- Dự toán kinh phí chi tiết (có thể trình bày dưới dạng bảng rõ ràng).
- Nguồn kinh phí đối ứng (nếu có)
Phần kiến nghị – đề xuất
- Đề nghị cụ thể số tiền cần cấp và đề xuất phương thức cấp phát, thời gian giải ngân.
- Có thể thêm mong muốn được hỗ trợ nhân sự, truyền thông, hậu cần…
Phần kết thúc
- Câu cảm ơn: Kính mong quý cơ quan xem xét, tạo điều kiện…
- Ký tên: người lập tờ trình, người duyệt, người đứng đầu đơn vị.
Nguyên tắc cần thực hiện khi viết mẫu tờ trình xin kinh phí
Trình bày rõ ràng, mạch lạc
- Dùng ngôn ngữ hành chính, ngắn gọn, không dùng từ cảm tính.
- Tránh diễn giải dài dòng, đi thẳng vào lý do xin kinh phí và nội dung cần thiết.
Dự toán chi phí minh bạch, hợp lý
- Nêu rõ từng hạng mục, đơn giá, số lượng, tổng chi tiết.
- Có thể kèm bảng hoặc phụ lục nếu kinh phí nhiều khoản.
Nêu bật giá trị – lợi ích của hoạt động
- Giúp người duyệt hiểu lý do vì sao nên chi khoản này.
- Nhấn mạnh mục tiêu: nâng cao hình ảnh đơn vị, góp phần phát triển tổ chức, mang lại hiệu quả cụ thể…
Đúng người – đúng thẩm quyền
- Đảm bảo tờ trình được gửi đến đúng cấp có quyền phê duyệt.
- Có đầy đủ chữ ký xác nhận từ người có trách nhiệm liên quan (người lập, trưởng bộ phận, lãnh đạo đơn vị…).
Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi
- Lỗi chính tả, số liệu sai, trình bày xấu sẽ làm giảm uy tín văn bản.
- In ra giấy nếu cần, hoặc đính kèm bản mềm theo đúng quy định hồ sơ.
Một số lưu ý khác khi viết mẫu tờ trình xin hỗ trợ kinh phí
- Tuân thủ quy định về trình bày văn bản hành chính (Nghị định 30/2020/NĐ-CP).
- Nêu rõ nhu cầu và mong muốn được cấp kinh phí.
- Thể hiện tính cần thiết của việc sử dụng kinh phí, đảm bảo hiệu quả.
- Cung cấp thông tin chính xác, cụ thể về mục đích xin kinh phí.
- Đưa ra lý do thuyết phục và số tiền cần thiết.
Quy trình nộp và xử lý mẫu tờ trình xin kinh phí
Bước 1: Chuẩn bị văn bản đề xuất.
- Nêu rõ mục đích và nội dung cần trình bày.
- Đính kèm dữ liệu, số liệu, tài liệu liên quan.
- Chia tờ trình thành các phần hợp lý.
- Kiểm tra và chỉnh sửa lỗi.
Bước 2: Nộp/Gửi văn bản.
- Gửi đến người hoặc phòng ban có thẩm quyền (email, bản cứng).
Bước 3: Tiếp nhận.
- Phân loại, ghi nhận và chuyển tiếp.
Bước 4: Đánh giá.
- Xem xét tình tiết, chứng cứ và đưa ra nhận định, đề xuất.
Bước 5: Quyết định xử lý.
- Người quản lý ra quyết định cuối cùng.
Bước 6: Phản hồi và thông báo kết quả.
- Thông báo cho người viết hoặc các bên liên quan.
Các mẫu tờ trình xin kinh phí tham khảo
- Mẫu tờ trình xin kinh phí chung.
- Tải miễn phí tại đây
- Mẫu tờ trình xin kinh phí cho doanh nghiệp.
- Tải miễn phí tại đây
- Mẫu tờ trình xin kinh phí mua sắm trang thiết bị.
- Tải miễn phí tại đây
Ứng dụng công nghệ số trong quản lý và phê duyệt tờ trình xin hỗ trợ kinh phí
Quản lý hàng trăm yêu cầu hoàn trả chi phí, đề nghị thanh toán của nhân viên theo cách thủ công được coi là nhiệm vụ đáng sợ của nhân viên kế toán trong doanh nghiệp. Vì vậy, các giải pháp tự động hóa quy trình phê duyệt tờ trình xin hỗ trợ kinh phí là lựa chọn thông minh để xử l tạm ứng – đề nghị thanh toán, giảm thiểu rủi ro sai sót và tăng cường hiệu suất toàn bộ hệ thống quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Việc ứng dụng công nghệ số nói chung và phần mềm quản lý chi phí nói riêng nhằm mục đích giảm thiểu thời gian và công sức của nhân viên kế toán và đảm bảo tính chính xác và hiệu suất. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm:
- Chuẩn hóa quy trình.
- Tự động hóa phê duyệt.
- Thông báo trực tuyến.
- Lưu trữ văn bản, tài liệu dễ dàng.
- Giám sát việc thực hiện quy trình.
- Tối ưu thời gian xử lý.
- Đảm bảo tính minh bạch.
Bizzi Expense là ứng dụng quản lý chi phí tinh gọn cho doanh nghiệp. Dưới đây là cách tự động hóa phê duyệt chi phí mà Bizzi Expense có thể giúp tổ chức của bạn:
Hỗ trợ xây dựng chính sách chi tiêu cho tổ chức
- Dễ dàng cài đặt chính sách sử dụng chi phí cho tổ chức
- Quản lý thông tin xuất hóa đơn của từng người dùng: MST, email nhận hóa đơn, địa chỉ, thông tin cá nhân
- Quản lý danh mục chi phí theo nhu cầu của tổ chức
Chuẩn hóa quy trình tự động tạo – duyệt chi phí
- Xây dựng luồng quy trình duyệt theo từng hạn mức chi tiêu, phù hợp với tính chất chi phí của công ty
- Phân quyền phê duyệt và quản lý nhóm quyền theo từng cấp bậc phòng ban
- Tạo và gửi yêu cầu chi tiêu theo đa dạng danh mục: di chuyển, công tác, tiếp khác, văn phòng phẩm,…
- Tạo và duyệt đề nghị thanh toán, chi phí thuận tiện mọi lúc, mọi nơi, tức thì qua mobile app
- Thuận tiện đính kèm thông tin hóa đơn, chứng từ theo từng chi phí
Quản lý chi phí phòng ban và dự án theo thời gian thực
- Ghi nhận chi phí nhanh chóng theo thời gian thực
- Quản lý chi phí theo từng danh mục/phòng ban/dự án
- Giảm thiểu rủi ro và đối chiếu các khoản thanh toán nhanh hơn
- Cho phép xuất file excel bảng kê chi phí.
Kiểm soát chi phí chặt chẽ theo ngân sách
- Thiết lập và phân bổ ngân sách theo năm tài chính với quy mô tổ chức/dự án/phòng ban
- Chủ động kiểm soát ngân sách với tính năng đặt giới hạn chi tiêu và chỉ định ngân sách cho từng danh mục/phòng ban/dự án
- Tự động cảnh báo khi vượt chi so với ngân sách phân bổ
- Dễ dàng theo thông tin ngân sách còn lại và chi phí đã sử dụng
- Hệ thống Dashboard báo cáo ngân sách so với thực tế giúp đánh giá hiệu suất, hoạt động tài chính hiệu quả
- Đồng bộ với hệ thống quản lý chi phí và quy trình phê duyệt đề nghị thanh toán của tổ chức
Kết luận
Mẫu tờ trình xin kinh phí là văn bản được dùng thường xuyên phục vụ cho việc trình bày, đề xuất với cấp trên về việc sử dụng ngân sách cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc quản lý doanh nghiệp. Các mục đích viết tờ trình kinh phí có thể kể đến như: Chi phí mua văn phòng phẩm, chi phí marketing, chi phí tổ chức sự kiện… Không phải tờ trình nào khi gửi đi cũng được phê duyệt mà cần đi qua nhiều bước, nhiều bên kiểm tra, đánh giá nội dung trong tờ trình. Do đó, người soạn thảo văn bản này cần làm rõ nội dung để nhanh được xem xét và phê duyệt.
Để tìm hiểu thêm về cách tự động hóa quy trình phê duyệt chi phí cho công ty của bạn, hãy book lịch demo với Bizzi ngay hôm nay!
- Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
