Trong bối cảnh Chính phủ đẩy mạnh chính sách hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa, việc miễn lệ phí môn bài, ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và cho phép tính chi phí đào tạo vào chi phí hợp lệ đang trở thành lợi thế lớn để giảm gánh nặng tài chính. Không chỉ giúp tối ưu nghĩa vụ thuế, những ưu đãi này còn tạo điều kiện để doanh nghiệp tái đầu tư vào nhân sự, công nghệ và mở rộng thị trường. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa, doanh nghiệp cần nắm rõ quy định, hạch toán đúng chuẩn và ứng dụng công cụ quản lý hiện đại nhằm hạn chế rủi ro.
1. Miễn lệ phí môn bài, thuế TNDN – doanh nghiệp nhỏ và vừa hưởng lợi gì?
Chính phủ đã triển khai nhiều chính sách ưu đãi thuế nhằm hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV). Cụ thể:
- Miễn lệ phí môn bài hoàn toàn kể từ ngày 1/1/2026
- Miễn thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) trong 3 năm đầu kể từ ngày cấp Giấy đăng ký doanh nghiệp lần đầu
Những chính sách này giúp giảm trực tiếp chi phí thuế và lệ phí, giải phóng nguồn vốn cho doanh nghiệp đầu tư vào nhân sự, công nghệ và phát triển thị trường. Chẳng hạn, chi phí cho nhân sự hoặc máy móc có thể nhanh chóng chuyển hóa thành năng lực cạnh tranh thực tế.
2. Chi phí đào tạo được tính vào chi phí hợp lệ
Đào tạo nhân sự vốn được coi là chi phí “khó hạch toán” vì không tạo ra lợi nhuận trực tiếp. Tuy nhiên, pháp luật đã cho phép chi phí đào tạo nhân sự được tính vào chi phí hợp lệ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, miễn là đáp ứng đủ điều kiện.
Điều này mang lại 2 lợi ích lớn:
- Doanh nghiệp không lo tăng chi phí thuế khi đầu tư cho nhân sự.
- Nguồn vốn cho đào tạo nhân sự được tối ưu, khuyến khích doanh nghiệp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, từ đó tạo lợi thế cạnh tranh lâu dài.
Ví dụ: Một doanh nghiệp bỏ ra 200 triệu đồng để đào tạo kỹ năng quản lý cho đội ngũ trưởng phòng. Nếu có đầy đủ chứng từ hợp lệ, khoản chi này sẽ được tính vào chi phí được trừ, giúp doanh nghiệp giảm thuế phải nộp mà vẫn nâng cao năng lực nhân sự.
3. Điều kiện và cách hạch toán
Chi phí đào tạo nhân viên được tính vào chi phí hợp lệ khi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật và được hạch toán minh bạch. Điều này giúp doanh nghiệp vừa nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, vừa tối ưu được lợi ích về thuế.
3.1 Điều kiện để chi phí đào tạo được tính vào chi phí hợp lệ
Để khoản chi đào tạo được công nhận là chi phí hợp lệ, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:
- Liên quan đến hoạt động sản xuất – kinh doanh: Nội dung đào tạo phải phù hợp với ngành nghề, vị trí công việc.
- Đầy đủ chứng từ, hóa đơn: Bao gồm quyết định cử đi học, hợp đồng đào tạo, hóa đơn, phiếu thu/ủy nhiệm chi…
- Thanh toán qua ngân hàng với chi phí từ 20 triệu đồng trở lên: Đây là điều kiện bắt buộc để được tính chi phí hợp lệ.
- Chi phí lớn có thể phân bổ trong nhiều năm: Tối đa trong 3 năm, nếu chi phí đào tạo quá lớn và mang lại lợi ích lâu dài.
3.2 Cách hạch toán chi phí đào tạo
Tùy tình huống, kế toán có thể định khoản:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (đào tạo nhân sự quản lý, văn phòng)
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có TK 111/112/331 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hoặc công nợ phải trả
Nếu chi phí phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp:
- Ghi nhận vào TK 242 (Chi phí trả trước) và phân bổ tối đa trong 3 năm
Cách hạch toán đúng giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo minh bạch, vừa không lo bị loại trừ chi phí khi quyết toán thuế.
4. Quản lý chi phí, hạch toán tự động trên phần mềm
Thực tế hiện nay, nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn đang quản lý chi phí và hạch toán bằng Excel. Mặc dù dễ sử dụng, nhưng cách làm này tồn tại không ít hạn chế:
- Dễ sai sót số liệu, khó kiểm soát chứng từ: Việc nhập liệu thủ công khiến số liệu dễ bị nhầm lẫn, thất lạc hóa đơn hoặc chứng từ không khớp với thực tế. Khi cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp dễ gặp rủi ro bị loại trừ chi phí.
- Tốn nhiều thời gian và nguồn lực: Kế toán phải dành hàng giờ đồng hồ để nhập liệu, đối chiếu và kiểm tra thủ công. Điều này không chỉ làm chậm tiến độ lập báo cáo mà còn khiến nhân sự ít có thời gian tập trung cho công việc phân tích và hoạch định tài chính.
- Khó tổng hợp và lập báo cáo khi cần quyết toán: Do dữ liệu rời rạc, thiếu liên kết nên việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính hoặc báo cáo thuế thường mất nhiều ngày. Chỉ cần một sai sót nhỏ, cả hệ thống báo cáo có thể phải chỉnh sửa lại từ đầu.
Quản lý chi phí & hạch toán tự động trên phần mềm Bizzi
Việc quản lý chi phí thủ công bằng Excel thường khiến kế toán và chủ doanh nghiệp mất nhiều thời gian nhập liệu, dễ nhầm lẫn số liệu và khó lưu trữ chứng từ hợp lệ. Đây là nguyên nhân phổ biến dẫn đến tình trạng chi phí đào tạo hoặc các khoản chi hợp lệ bị loại khi quyết toán thuế.
Giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay là phần mềm quản lý chi phí và kế toán tự động Bizzi. Không chỉ thay thế công việc thủ công, Bizzi còn giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa các ưu đãi thuế nhờ:
- Tự động thu thập và kiểm tra hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp: Bizzi tích hợp trực tiếp với email, hệ thống quản lý hóa đơn và cơ quan thuế, giúp kế toán không phải nhập liệu thủ công. Mọi hóa đơn đào tạo, mua sắm dịch vụ đều được tự động lưu trữ, đảm bảo hợp lệ khi cơ quan thuế kiểm tra.
- Đồng bộ dữ liệu với phần mềm kế toán đang sử dụng: Bizzi không thay thế hoàn toàn hệ thống kế toán của doanh nghiệp mà tích hợp và đồng bộ dữ liệu. Nhờ đó, kế toán tránh nhập liệu lặp lại, tiết kiệm 70–80% thời gian xử lý chứng từ.
- Lập báo cáo thuế chính xác và kịp thời: Bizzi tự động tổng hợp chi phí, phân loại hợp lệ và không hợp lệ theo quy định. Khi quyết toán, doanh nghiệp có ngay báo cáo thuế rõ ràng, minh bạch, hạn chế tối đa rủi ro bị loại chi phí đào tạo hay chi phí quản lý.
- Nâng cao minh bạch và quản trị tài chính: Toàn bộ dữ liệu chi phí được lưu trữ tập trung, có thể tra cứu tức thì. Chủ doanh nghiệp và bộ phận kế toán dễ dàng theo dõi tình hình chi phí, quản trị ngân sách và ra quyết định kịp thời.
Nhờ ứng dụng Bizzi, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí quản lý mà còn tận dụng tối đa các chính sách miễn lệ phí môn bài, ưu đãi thuế TNDN và chi phí đào tạo hợp lệ. Đây là bước đi chiến lược để DNNVV quản trị tài chính bài bản, minh bạch và phát triển bền vững.
Để nâng cao hiệu quả quản lý hoá đơn cũng như tự động hóa quy trình tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Đăng ký trải nghiệm bộ giải pháp toàn diện của Bizzi ngay hôm nay!
- Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
5. Lưu ý để không bỏ lỡ ưu đãi thuế
Để tận dụng trọn vẹn các chính sách ưu đãi thuế, đặc biệt là miễn lệ phí môn bài, giảm thuế TNDN và ghi nhận chi phí đào tạo hợp lệ, doanh nghiệp nhỏ và vừa cần chú ý một số điểm sau:
- Xác định chính xác thời điểm được miễn thuế: Thời gian miễn lệ phí môn bài thường được tính từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu kế toán không theo dõi sát mốc thời gian này, doanh nghiệp dễ nộp thừa hoặc mất quyền lợi ưu đãi.
- Lưu giữ đầy đủ hồ sơ đào tạo: Bao gồm hợp đồng ký với đơn vị đào tạo, danh sách học viên, quyết định cử nhân sự tham gia, chứng từ thanh toán và hóa đơn tài chính. Đây là cơ sở chứng minh chi phí đào tạo là hợp lý, hợp lệ khi cơ quan thuế thanh tra.
- Thanh toán qua ngân hàng cho khoản chi trên 20 triệu đồng: Theo quy định, các khoản chi từ 20 triệu trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản, ủy nhiệm chi). Nếu thanh toán bằng tiền mặt, chi phí đó có thể không được tính vào chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế.
- Hạch toán đúng tài khoản kế toán: Với chi phí đào tạo, doanh nghiệp cần ghi nhận vào các tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) hoặc chi phí sản xuất chung (TK 627) tùy trường hợp. Nếu chi phí lớn, cần phân bổ hợp lý theo từng kỳ để đảm bảo phù hợp với chuẩn mực kế toán và tránh tăng đột biến chi phí trong một năm tài chính.
- Ứng dụng phần mềm quản lý chi phí và kế toán: Việc quản lý bằng Excel dễ dẫn đến thất lạc hóa đơn, nhập liệu sai hoặc bỏ sót chi phí hợp lệ. Phần mềm như Bizzi giúp doanh nghiệp tự động thu thập, lưu trữ chứng từ, hạch toán chính xác và lập báo cáo thuế kịp thời, nhờ đó giảm thiểu rủi ro mất ưu đãi.
Tóm lại, doanh nghiệp không chỉ cần nắm chắc quy định thuế mà còn phải có cơ chế quản lý hồ sơ, chứng từ và chi phí minh bạch. Đây là nền tảng để vừa tuân thủ pháp luật, vừa tận dụng tối đa các chính sách ưu đãi thuế hiện hành.
Kết luận
Chính sách miễn lệ phí môn bài, ưu đãi thuế TNDN và tính chi phí đào tạo vào chi phí hợp lệ là những hỗ trợ thiết thực mà Nhà nước dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Nếu biết cách tận dụng, DNNVV không chỉ giảm gánh nặng thuế mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh lâu dài.
Tuy nhiên, việc hạch toán chính xác, lưu giữ chứng từ minh bạch và quản lý chi phí khoa học là điều kiện tiên quyết. Đây cũng là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn phần mềm như Bizzi để tự động hóa quản lý chi phí và tận dụng tối đa các ưu đãi thuế.
Trải nghiệm demo phần mềm Bizzi ngay hôm nay để tối ưu quản lý chi phí, hạch toán tự động và khai thác trọn vẹn chính sách ưu đãi thuế cho doanh nghiệp của bạn.
- Đăng ký trải nghiệm bộ giải pháp Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Đặt lịch demo trực tiếp: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
