Quản trị sản xuất là gì? Vai trò, mô hình hiệu quả và ứng dụng chuyển đổi số

Quản trị sản xuất đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hoạt động sản xuất của doanh nghiệp diễn ra hiệu quả, ổn định và tối ưu chi phí. Từ việc hoạch định, tổ chức, điều phối đến kiểm soát toàn bộ quy trình sản xuất – mọi mắt xích đều cần được vận hành nhịp nhàng để tạo ra sản phẩm chất lượng với chi phí hợp lý nhất.

Trong bài viết này, Bizzi sẽ giúp bạn hiểu rõ quản trị sản xuất là gì, các phương pháp phổ biến hiện nay và cách ứng dụng chuyển đổi số để nâng cao hiệu quả vận hành trong doanh nghiệp hiện đại.

Quản trị sản xuất là gì? Định nghĩa từ chuyên gia

Vậy, cụ thể quản trị sản xuất là gì?

Quản trị sản xuất là hoạt động quản lý mang tính hệ thống bao gồm việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát tất cả các yếu tố liên quan đến quá trình tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ. Quá trình này tập trung vào việc chuyển đổi các yếu tố đầu vào như nguyên vật liệu thô, nhân công, vốn, công nghệ sản xuất, máy móc thiết bị thành các yếu tố đầu ra là sản phẩm hoặc dịch vụ có giá trị, đáp ứng nhu cầu thị trường. 

Mục tiêu cốt lõi là đạt được hiệu quả tối đa trong sản xuất, thông qua việc tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực và giảm thiểu chi phí.

Tầm quan trọng của quản trị sản xuất trong doanh nghiệp

Quản trị sản xuất đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc duy trì và phát triển doanh nghiệp. Nếu quy trình sản xuất không được quản lý tốt, doanh nghiệp có thể gặp phải các vấn đề lớn về chi phí, chất lượng, hiệu quả và sự hài lòng của khách hàng.

• Đảm bảo hiệu quả hoạt động sản xuất: Tối ưu hóa từng khâu trong quy trình sản xuất, từ đó nâng cao năng suất lao động.
• Tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và chi phí: Giảm thiểu sự lãng phí nguồn lực (như Muda trong Sản xuất tinh gọn – Lean Manufacturing), thời gian, và đặc biệt là giá vốn hàng bán (COGS).
• Nâng cao chất lượng sản phẩm, đáp ứng yêu cầu khách hàng: Xây dựng quy trình kiểm soát chất lượng sản xuất chặt chẽ, như áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001.
• Cân bằng giữa nhu cầu thị trường và năng lực sản xuất: Thông qua việc hoạch định năng lực sản xuất chính xác.
• Gia tăng lợi nhuận và khả năng cạnh tranh trên thị trường.
• Củng cố uy tín thương hiệu và thúc đẩy tính bền vững trong phát triển.

Mục tiêu của quản trị sản xuất trong doanh nghiệp

Mục tiêu của quản trị sản xuất trong doanh nghiệp là để tối ưu hóa tất cả các hoạt động liên quan đến việc sản xuất hàng hóa và dịch vụ, đảm bảo đạt được hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất. Quản trị sản xuất không chỉ giúp cải thiện năng suất mà còn tạo ra sản phẩm có chất lượng vượt trội, giúp doanh nghiệp cạnh tranh và phát triển bền vững. 

Dưới đây là một số mục tiêu chính của quản trị sản xuất:

– Cung cấp sản phẩm đầy đủ và đúng chất lượng

• Đảm bảo số lượng và chất lượng sản phẩm đáp ứng nhu cầu khách hàng
• Sản xuất đúng chủng loại và tiêu chuẩn chất lượng

– Tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp

• Thông qua chất lượng, giá cả, tốc độ cung ứng, sự khác biệt hóa sản phẩm

– Tối ưu hóa chi phí sản xuất

• Sản xuất trong giới hạn chi phí cho phép
• Giảm thiểu chi phí kinh doanh trên mỗi đơn vị sản phẩm
• Tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm lãng phí

– Đảm bảo sản xuất và giao hàng đúng tiến độ

• Lên kế hoạch và giám sát các hoạt động sản xuất theo lịch trình
• Đáp ứng nhu cầu khách hàng nhanh chóng, tránh tình trạng thiếu hàng

– Linh hoạt trong việc đáp ứng nhu cầu thị trường

• Thích ứng với sự thay đổi của cung và cầu
• Chủ động thay đổi để đáp ứng đúng thị hiếu khách hàng

– Tối ưu hóa quá trình tạo ra sản phẩm/dịch vụ

• Sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực
• Tiết kiệm nguồn lực trong quá trình sản xuất

Các chức năng cơ bản của quản trị sản xuất

Quản trị sản xuất là một lĩnh vực quan trọng trong doanh nghiệp, đảm nhận việc lập kế hoạch, tổ chức, kiểm soát và cải tiến các hoạt động sản xuất để đạt được hiệu quả tối ưu. Các chức năng cơ bản của quản trị sản xuất bao gồm:

– Hoạch định sản xuất

• Xác định mục tiêu và xây dựng kế hoạch sản xuất
• Dự báo nhu cầu, lập kế hoạch sản lượng và quản lý lịch trình sản xuất
• Lập kế hoạch nguồn lực (nhân lực, nguyên vật liệu, tài chính)

– Tổ chức sản xuất

• Sắp xếp, phân bổ và vận hành các nguồn lực (nhân sự, máy móc, nguyên vật liệu)
• Thiết lập cơ cấu tổ chức sản xuất, phân công nhiệm vụ
• Xây dựng quy trình sản xuất, đào tạo nhân lực

– Điều hành sản xuất

• Giám sát và điều chỉnh các hoạt động sản xuất theo kế hoạch
• Phối hợp các bộ phận, cá nhân trong sản xuất

– Kiểm soát sản xuất

• Đánh giá hiệu quả của quá trình sản xuất
• Theo dõi hiệu quả sản xuất và thực hiện các biện pháp điều chỉnh
• Kiểm soát chất lượng và quản lý hàng tồn kho

– Quản lý chuỗi cung ứng và tồn kho

• Quản lý tồn kho nguyên liệu và sản phẩm: Đảm bảo có đủ nguyên liệu để sản xuất nhưng không gây thừa tồn kho.
• Phối hợp với nhà cung cấp: Quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp để đảm bảo nguyên vật liệu cung cấp đúng thời gian, chất lượng.

– Quản lý nhân lực trong sản xuất

• Tuyển dụng và đào tạo: Tuyển dụng nhân sự có kỹ năng phù hợp và tổ chức các khóa đào tạo cho công nhân.
• Đánh giá hiệu suất công việc: Đánh giá năng suất và hiệu quả làm việc của công nhân, từ đó có kế hoạch khen thưởng hoặc cải thiện công việc.
• Khuyến khích và duy trì động lực làm việc: Đảm bảo rằng công nhân có môi trường làm việc tốt, động lực làm việc cao.

– Quản lý tài nguyên và chi phí

• Tính toán và phân bổ chi phí: Quản lý chi phí sản xuất, từ nguyên liệu đến chi phí lao động và thiết bị.
• Tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên: Đảm bảo sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả, tránh lãng phí và tối đa hóa lợi nhuận.

8 yếu tố cốt lõi tạo nên mô hình quản trị sản xuất hiệu quả

Một mô hình quản trị sản xuất hiệu quả là “xương sống” để doanh nghiệp sản xuất vận hành mượt mà, tiết kiệm chi phí, giao hàng đúng hạn và đảm bảo chất lượng. Dưới đây là các yếu tố cốt lõi tạo nên một mô hình quản trị sản xuất hiệu quả:

– Nhận định thị trường và dự toán nhu cầu sản xuất

• Nắm bắt xu hướng, xác định nhu cầu khách hàng
• Dự đoán các yếu tố tác động đến sản xuất
• Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, tránh dư thừa hoặc thiếu hụt
• Liên kết quản lý chi phí: Dự báo chính xác giúp kiểm soát chi phí nguyên vật liệu và sản xuất.

– Định vị doanh nghiệp

• Xác định vị trí chiến lược trên thị trường
• Xác định lợi thế cạnh tranh (giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng)
• Xây dựng chiến lược sản xuất phù hợp
• Liên kết quản lý chi phí: Định vị đúng giúp tập trung nguồn lực vào các sản phẩm/dịch vụ có lợi nhuận cao.

– Quản lý năng lực sản xuất

• Xác định khả năng tối đa của hệ thống sản xuất
• Lập kế hoạch sử dụng máy móc, nhân lực và tài nguyên hợp lý
• Hạn chế lãng phí, tối ưu hóa hiệu suất
• Liên kết quản lý chi phí: Quản lý tốt năng lực giúp giảm chi phí khấu hao, bảo trì và nhân công nhàn rỗi.

– Đảm bảo chất lượng đầu ra sản phẩm

• Tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng
• Xây dựng văn hóa chất lượng trong toàn bộ tổ chức
• Giảm thiểu sai sót, tăng năng suất
• Liên kết quản lý chi phí: Chất lượng tốt giúp giảm chi phí bảo hành, đổi trả và tổn thất do sản phẩm lỗi.

– Quản lý cơ sở vật chất

• Bố trí mặt bằng, bảo trì máy móc thiết bị
• Tối ưu hóa sử dụng không gian
• Đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra liên tục, giảm thời gian chết
• Liên kết quản lý chi phí: Quản lý hiệu quả cơ sở vật chất giúp giảm chi phí sửa chữa, thay thế và tăng tuổi thọ tài sản.

– Hoạch định và phân bổ nguồn lực

• Đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận
• Phân bổ đúng nguồn lực (lao động, nguyên vật liệu, tài chính, công nghệ)
• Tăng hiệu quả sản xuất, giảm áp lực cho từng khâu
• Liên kết quản lý chi phí: Hoạch định tốt giúp tránh tình trạng thiếu hoặc thừa nguồn lực, tối ưu hóa chi phí.

– Điều phối hoạt động sản xuất

• Liên kết và cân đối giữa các khâu trong chuỗi sản xuất
• Đảm bảo sự vận hành trơn tru
• Tận dụng tối đa các nguồn lực sẵn có, giảm thời gian chờ đợi
• Liên kết quản lý chi phí: Điều phối hiệu quả giúp giảm thời gian sản xuất, chi phí nhân công và các chi phí liên quan đến gián đoạn.

– Kiểm soát vận hành hệ thống sản xuất

• Theo dõi, đo lường và điều chỉnh quy trình sản xuất
• Phát hiện các bất cập và đưa ra giải pháp kịp thời
• Duy trì sự ổn định và hỗ trợ cải tiến liên tục
• Liên kết quản lý chi phí: Kiểm soát chặt chẽ giúp phát hiện và ngăn chặn các yếu tố gây tăng chi phí (lãng phí, sai sót, tồn kho quá mức).

Các phương pháp quản trị sản xuất phổ biến trong doanh nghiệp

Dưới đây là các phương pháp quản trị sản xuất phổ biến được nhiều doanh nghiệp trên thế giới áp dụng, tùy theo quy mô, ngành nghề và chiến lược kinh doanh. Mỗi phương pháp có ưu điểm riêng và hướng đến việc tối ưu hóa chi phí, năng suất và chất lượng sản phẩm.

Phương pháp Just-in-time (JIT)

• Sản xuất và giao hàng những sản phẩm cần thiết, khi cần thiết
• Giúp giảm thiểu hàng tồn kho, giảm chi phí lưu trữ, tăng linh hoạt.
• Liên kết quản lý chi phí: Giảm chi phí lưu trữ và quản lý hàng tồn kho.

Phương pháp Kaizen

• Cải tiến quy trình sản xuất liên tục, thường xuyên
• Khuyến khích sự tham gia của tất cả nhân viên
• Liên kết quản lý chi phí: Tối ưu hóa quy trình, giảm lãng phí và tăng hiệu quả.

Phương pháp Material Requirements Planning (MRP)

• Sử dụng hệ thống máy tính để tính toán nhu cầu nguyên vật liệu, Đảm bảo nguyên vật liệu luôn sẵn có để sản xuất đúng tiến độ.
• Tối ưu hóa chi phí, tránh lãng phí nhân lực và tài nguyên
• Giảm thiếu hụt hoặc tồn kho dư thừa, tăng hiệu suất sản xuất.
• Liên kết quản lý chi phí: Quản lý hiệu quả nhu cầu nguyên vật liệu, tránh mua thừa hoặc thiếu.

Phương pháp Kanban

• Sử dụng thẻ báo để quản lý các hoạt động trong từng giai đoạn sản xuất
• Duy trì sự cân bằng giữa nhu cầu và nguồn cung
• Liên kết quản lý chi phí: Tránh tình trạng thừa hoặc thiếu nguyên vật liệu và sản phẩm dở dang.

Sản xuất thông minh (Smart Manufacturing / Industry 4.0)

• Bự động hóa và số hóa quy trình sản xuất với IoT, AI, Big Data.
• Tối ưu hóa hiệu suất, ra quyết định nhanh chóng dựa trên dữ liệu thời gian thực.

Sản xuất linh hoạt (Agile Manufacturing)

• Linh hoạt thích nghi với biến động của thị trường và yêu cầu khách hàng.
• Phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa, sản phẩm đa dạng, thay đổi nhanh.

Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP – Enterprise Resource Planning)

• Tích hợp mọi khía cạnh vận hành từ sản xuất đến tài chính, nhân sự.
• Dữ liệu đồng bộ, quản lý toàn diện, nâng cao hiệu quả ra quyết định.

Khi tích hợp với hệ thống như Bizzi, tích hợp ERP hỗ trợ kiểm soát chi phí sản xuất sát sao hơn qua các tính năng phê duyệt và theo dõi ngân sách.

Các bước triển khai quản trị sản xuất hiệu quả trong doanh nghiệp

Bước 1: Xác định mục tiêu và chiến lược sản xuất

• Xác định sản phẩm, thị hiếu khách hàng và dự báo nhu cầu

Bước 2: Xây dựng hệ thống quản trị sản xuất

• Xác định nhân lực, máy móc, thiết bị cần thiết cho từng giai đoạn.

Bước 3: Đào tạo nhân lực và áp dụng công nghệ mới

• Phân công vị trí phù hợp với năng lực nhân viên.
• Ứng dụng công nghệ để tối ưu hóa thời gian sản xuất.

Bước 4: Đánh giá và điều chỉnh quy trình sản xuất liên tục

• Xem xét lại hệ thống sản xuất để có những điều chỉnh phù hợp.
• Kiểm soát chất lượng sản phẩm và quản trị hàng tồn kho.

Ứng dụng chuyển đổi số giúp quản trị sản xuất toàn diện và tối ưu chi phí

Ứng dụng chuyển đổi số trong quản trị sản xuất giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất, nâng cao hiệu quả và giảm chi phí. Dưới đây là một số cách thức ứng dụng này:

• Tự động hóa quy trình sản xuất: Các hệ thống tự động hóa như ERP (Enterprise Resource Planning) hoặc MES (Manufacturing Execution Systems) có thể theo dõi, điều phối và quản lý toàn bộ quy trình sản xuất từ nguyên liệu đầu vào cho đến thành phẩm cuối cùng. Điều này giúp giảm thiểu lỗi con người và tăng hiệu quả.
  
• Quản lý dữ liệu lớn (Big Data): Các phần mềm chuyển đổi số giúp thu thập, phân tích và xử lý dữ liệu sản xuất, giúp đưa ra quyết định chính xác hơn về việc phân bổ nguồn lực, bảo trì thiết bị, dự báo nhu cầu, và tối ưu hóa chuỗi cung ứng (Supply Chain).
  
• Dự báo và bảo trì dựa trên dữ liệu (Predictive Maintenance): Sử dụng cảm biến IoT để giám sát tình trạng máy móc và thiết bị trong quá trình sản xuất. Việc bảo trì dựa trên dữ liệu giúp giảm thiểu thời gian dừng máy và chi phí sửa chữa không cần thiết.
  
• Tối ưu hóa quản lý tồn kho: Các phần mềm giúp theo dõi lượng tồn kho theo thời gian thực, giảm thiểu tình trạng thiếu hụt nguyên liệu hoặc dư thừa hàng hóa. Điều này giúp giảm chi phí lưu kho và đảm bảo sản xuất không bị gián đoạn.
• Quản lý năng lượng và tài nguyên: Các giải pháp số giúp theo dõi và tối ưu hóa việc sử dụng năng lượng, vật liệu và nguồn lực trong suốt quá trình sản xuất, từ đó giảm chi phí vận hành và tác động môi trường.
  
• Cộng tác và giao tiếp hiệu quả: Các công cụ số giúp kết nối các bộ phận trong doanh nghiệp, từ sản xuất đến kho bãi, bán hàng và chăm sóc khách hàng. Điều này cải thiện sự minh bạch và hiệu quả trong công việc.
  
• Tích hợp chuỗi cung ứng: Các hệ thống ERP và SCM (Supply Chain Management) giúp tối ưu hóa quy trình mua hàng, giao nhận và phân phối, giảm thiểu chi phí và thời gian chờ đợi.

Nhìn chung, chuyển đổi số không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình mà còn giúp doanh nghiệp duy trì sự linh hoạt, tăng trưởng bền vững và cải thiện khả năng cạnh tranh trên thị trường. Chính vì thế, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay thường ưu tiên tích hợp các công cụ quản lý chi phí để quản trị sản xuất một cách tối ưu và hiệu quả. 

• Đơn giản hóa quy trình thu thập hóa đơn và tạo lập chi phí: Mọi chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất (như nguyên liệu, nhân công, chi phí bảo trì thiết bị, v.v.) có thể được tự động thu thập và đưa vào hệ thống. Điều này giúp tự động hóa xử lý hóa đơn, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian so với việc nhập liệu thủ công.

• Phê duyệt chứng từ, ngân sách và chi phí thuận tiện và minh bạch: Module quản lý chi phí của Bizzi cung cấp cơ chế phê duyệt chứng từ, ngân sách và chi phí dễ dàng và minh bạch. Điều này giúp các nhà quản lý kiểm soát chi phí ngay từ đầu mỗi dự án sản xuất, đảm bảo mọi chi phí phát sinh đều được theo dõi và phê duyệt đúng quy trình.

• Kiểm soát chi phí chặt chẽ theo chính sách và ngân sách: Bizzi hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chi phí chặt chẽ theo ngân sách và chính sách đã đề ra. Khi liên kết với các module sản xuất, hệ thống sẽ tự động kiểm tra và cảnh báo khi chi phí vượt mức ngân sách, giúp nhà quản trị nhanh chóng điều chỉnh chiến lược sản xuất hoặc điều hành để tối ưu hóa chi phí.

• Gửi yêu cầu tạm ứng nhanh gọn: Với các khoản dự chi sản xuất, nhân viên có quyền lên kế hoạch rõ ràng và gửi yêu cầu đến cấp trên. Thông tin từng khoản dự chi được hiển thị một cách cụ thể, lý do rõ ràng giúp cho nhân sự, kế toán hoặc cấp quản lý dễ dàng nắm được thông tin.

Với việc tích hợp các module này, Bizzi không chỉ giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả sản xuất mà còn giúp tối ưu hóa chi phí trong toàn bộ quy trình, từ thu thập dữ liệu, phê duyệt đến kiểm soát chi phí một cách khoa học và minh bạch.

Ví dụ thực tiễn về quản trị sản xuất hiệu quả

• Giới thiệu về mô hình quản trị sản xuất Lean của Toyota (Toyota Production System – TPS)
• Các hoạt động quản trị sản xuất ấn tượng của Toyota (Just-In-Time, Kaizen)
• Kết quả đạt được của Toyota nhờ áp dụng TPS (giảm chi phí, cải thiện chất lượng, tăng tốc độ sản xuất, doanh thu và lợi nhuận)

Kết luận

• Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/  
• Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/   

Đọc thêm:

• 27 phần mềm quản lý chi phí tốt nhất 2025
• Cách quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp tự động, hiệu quả