Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc đăng ký hóa đơn điện tử trở thành yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp tại Việt Nam. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp cần tuân thủ các điều kiện và quy trình cụ thể để triển khai hóa đơn điện tử một cách hợp pháp và hiệu quả. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết về điều kiện, yêu cầu và quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, giúp chủ doanh nghiệp và kế toán nắm bắt thông tin cần thiết để thực hiện đúng quy định pháp luật.
1. Giới thiệu chung về Hóa đơn điện tử (HĐĐT) và Yêu cầu đăng ký
Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ là xu hướng mà còn là yêu cầu pháp lý bắt buộc đối với doanh nghiệp. Dưới đây là những thông tin cơ bản về hóa đơn điện tử và hướng dẫn đăng ký sử dụng đúng quy định pháp luật.
1.1 Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là loại hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập và gửi bằng phương tiện điện tử theo quy định pháp luật về thuế và kế toán. Đây là giải pháp thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy, giúp đơn giản hóa thủ tục, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý.
Hóa đơn điện tử có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.
Hóa đơn có mã: Được cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua. Mã gồm số giao dịch duy nhất và chuỗi ký tự mã hóa thông tin người bán.
Hóa đơn không có mã: Do tổ chức bán hàng lập và gửi cho người mua mà không cần cơ quan thuế cấp mã.
Bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
1.2 Tính bắt buộc của việc đăng ký hóa đơn điện tử
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là thủ tục bắt buộc đối với tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và hộ kinh doanh đủ điều kiện.
Doanh nghiệp phải hoàn tất thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế trước khi phát hành và sử dụng HĐĐT.
Từ ngày 01/07/2022, việc áp dụng hóa đơn điện tử được triển khai bắt buộc trên toàn quốc.
Không còn yêu cầu làm thông báo phát hành như trước đây, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế qua hệ thống điện tử.
Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp mới được phép phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp.
Việc hiểu rõ quy định và thực hiện đúng thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro pháp lý và vận hành hệ thống hóa đơn minh bạch, hiệu quả hơn.
2. Đối tượng cần làm thủ tục đăng ký sử dụng HĐĐT
Theo quy định hiện hành, mọi tổ chức và cá nhân có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tại Việt Nam đều thuộc diện phải thực hiện thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử. Việc này nhằm đảm bảo tuân thủ đúng quy định của cơ quan thuế và tạo điều kiện thuận lợi trong việc quản lý, lưu trữ chứng từ điện tử.
Dưới đây là danh sách các đối tượng cụ thể cần thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:
Doanh nghiệp được thành lập theo pháp luật Việt Nam, bao gồm cả công ty TNHH, cổ phần, doanh nghiệp tư nhân.
Chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài đang hoạt động tại Việt Nam.
Đơn vị sự nghiệp công lập có phát sinh hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có đăng ký hoạt động hợp pháp.
Tổ hợp tác, hợp tác xã và liên hiệp hợp tác xã.
Các tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh (ví dụ: tổ chức phi chính phủ có hoạt động thương mại, dịch vụ).
Ngoài ra, cần đặc biệt lưu ý đối với các cơ sở kinh doanh mới thành lập trong khoảng thời gian từ 17/09/2021 đến 30/06/2022 nhưng chưa đáp ứng điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin. Trường hợp này sẽ được áp dụng hướng dẫn cụ thể từ cơ quan thuế, tùy theo điều kiện thực tế tại từng địa phương.
Việc xác định đúng đối tượng và tuân thủ đúng quy trình đăng ký là bước đầu quan trọng trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử. Nếu doanh nghiệp bạn chưa chắc chắn về hồ sơ, quy trình hay nền tảng sử dụng, Bizzi cung cấp giải pháp hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ A đến Z, đảm bảo đúng quy định, tiết kiệm thời gian và chi phí cho kế toán.
3. Điều kiện và Yêu cầu cần chuẩn bị trước khi đăng ký
Trước khi thực hiện đăng ký hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện và chuẩn bị các yếu tố cần thiết để quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ, đúng quy định pháp luật. Dưới đây là hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với những yêu cầu quan trọng:
Đăng ký phần mềm chữ ký số hợp lệ: Doanh nghiệp cần có chữ ký số hợp pháp, còn hiệu lực tại thời điểm đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là điều kiện bắt buộc để ký số lên hóa đơn khi phát hành.
Có thiết bị và đường truyền ổn định: Máy tính, thiết bị truy cập internet và đường truyền mạng cần đảm bảo đủ tốc độ và độ ổn định để thực hiện các nghiệp vụ kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử một cách liên tục, không bị gián đoạn.
Đảm bảo khả năng lưu trữ hóa đơn 10 năm: Theo quy định của Luật Kế toán, doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm. Có thể lựa chọn tự xây dựng hệ thống lưu trữ hoặc hợp tác với nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, có cơ sở hạ tầng lưu trữ dữ liệu đạt chuẩn bảo mật và được chứng nhận đầy đủ.
Chuẩn bị nhân sự và đào tạo sử dụng phần mềm: Người phụ trách cần được hướng dẫn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đúng cách. Việc lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm có hỗ trợ kỹ thuật 24/7 sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng xử lý các tình huống phát sinh.
Kết nối phần mềm bán hàng và kế toán (nếu có yêu cầu từ Cơ quan Thuế): Nhiều Cơ quan Thuế yêu cầu hệ thống bán hàng cần được tích hợp với phần mềm kế toán để đảm bảo dữ liệu hóa đơn điện tử được chuyển tự động, đồng bộ hóa khi lập hóa đơn. Đặc biệt với doanh nghiệp mới thành lập, nên tham khảo ý kiến của Cơ quan Thuế quản lý để chuẩn bị phù hợp.
Hồ sơ pháp lý đầy đủ: Doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy phép đăng ký kinh doanh, quyết định thành lập, mã số thuế và các giấy tờ liên quan nếu thực hiện nộp hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử trực tiếp.
4. Hồ sơ cần chuẩn bị để đăng ký sử dụng HĐĐT
Để hoàn tất thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử đúng quy định, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo một trong hai hình thức: nộp bản giấy trực tiếp hoặc nộp bản điện tử thông qua hệ thống. Dưới đây là hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử chi tiết cho từng cách nộp.
4.1 Hồ sơ nộp bằng văn bản giấy (Cách 1):
Mẫu hóa đơn điện tử: Tạo mẫu trên phần mềm khởi tạo, chọn “Xem mẫu”, sau đó “Ký điện tử” và “In ra giấy”. Một số chi cục thuế có thể yêu cầu thêm bản hóa đơn chuyển đổi sang chứng từ giấy – thao tác tương tự: “Chuyển đổi HĐ giấy” → “Ký điện tử” → “In”.
Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử: Soạn theo mẫu chuẩn, in ra giấy, ký tên và đóng dấu doanh nghiệp.
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử: Trên giao diện phần mềm, chọn “Thông báo phát hành HĐĐT”, in ra, ký tên, đóng dấu. (Lưu ý: Từ 2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp không còn bắt buộc gửi thông báo phát hành hóa đơn mẫu cho cơ quan thuế, trừ trường hợp đặc biệt yêu cầu từ chi cục thuế.)
4.2 Hồ sơ nộp bằng văn bản điện tử (Cách 2 – phổ biến theo Nghị định 123):
Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Sử dụng mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123. Hồ sơ được kết xuất dưới định dạng XML từ phần mềm hóa đơn.
Mẫu hóa đơn điện tử: Trên giao diện phần mềm, nhấn “Xem mẫu”, “Ký điện tử”, sau đó xuất ra file Word (.doc) không dấu.
Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử: Có thể nộp bản scan hoặc file Word (.doc).
(Lưu ý thêm: Tùy theo hệ thống kê khai, có thể yêu cầu gộp tất cả tài liệu như Quyết định, Thông báo phát hành (nếu có), mẫu hóa đơn vào cùng một file Word.)
Đăng ký sử dụng chữ ký số USB Token: Thiết bị chữ ký số là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp có thể ký và nộp hồ sơ hợp lệ qua hệ thống điện tử.
5. Quy trình đăng ký sử dụng HĐĐT theo Nghị định 123 (Nộp điện tử)
Để chính thức sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình đăng ký với cơ quan thuế. Dưới đây là hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử chi tiết, giúp chủ doanh nghiệp và kế toán dễ dàng thực hiện đúng chuẩn, hạn chế sai sót:
Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (TVAN)z: Doanh nghiệp không được miễn phí dịch vụ từ cơ quan thuế cần chọn đơn vị cung cấp HĐĐT. Ưu tiên những đơn vị uy tín, hỗ trợ nhanh, chi phí minh bạch như Bizzi để đảm bảo tuân thủ quy định và tiết kiệm thời gian triển khai.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký sử dụng HĐĐT Bao gồm Tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT), Quyết định áp dụng HĐĐT và Mẫu hóa đơn dự kiến phát hành.
Bước 3: Nộp hồ sơ điện tử qua hệ thống Thuế điện tử Doanh nghiệp truy cậpthuedientu.gdt.gov.vn để thực hiện nộp hồ sơ:
Đăng ký tờ khai lần đầu: Vào tab Khai thuế → chọn Đăng ký tờ khai → kéo xuống và tích chọn “Thông báo phát hành HĐĐT”, “Quyết định áp dụng HĐĐT” → nhấn Tiếp tục và Chấp nhận.
Nộp tờ khai chính thức: Quay lại tab Khai thuế → chọn Nộp tờ khai XML → tải lên file Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (định dạng .xml) → ký điện tử bằng USB Token → nhấn Nộp tờ khai → nhận thông báo nộp thành công.
Bước 4: Đính kèm phụ lục (Quyết định áp dụng và Mẫu hóa đơn) Truy cập mục Tra cứu → chọn Tờ khai → tra cứu hồ sơ vừa nộp → chọn biểu tượng đính kèm → tải lên Quyết định áp dụng HĐĐT và Mẫu hóa đơn → ký số và nộp lại.
Bước 5: Chờ phản hồi từ cơ quan thuế Trong vòng 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ phản hồi qua email đăng ký:
Chấp nhận: Doanh nghiệp có thể bắt đầu xuất hóa đơn điện tử theo quy định.
Không chấp nhận: Doanh nghiệp điều chỉnh hồ sơ theo yêu cầu và nộp lại như các bước trên.
Nắm rõ quy trình đăng ký hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, mà còn tối ưu quy trình quản lý hóa đơn, tiết kiệm thời gian và chi phí. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp triển khai HĐĐT nhanh chóng, hiệu quả, hãy liên hệ Bizzi để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết.
6. Các bước sau khi được Cơ quan thuế chấp nhận
Sau khi hoàn tất quy trình đăng ký hóa đơn điện tử và nhận được thông báo chấp nhận từ Cơ quan thuế, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước dưới đây để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, tránh rủi ro về thuế:
Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định cũ: Doanh nghiệp phải dừng toàn bộ việc sử dụng hóa đơn theo hình thức cũ, bao gồm cả hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đã thông báo phát hành trước đây.
Tiêu hủy hóa đơn giấy chưa sử dụng (nếu có): Những hóa đơn giấy đã được thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng cần được tiêu hủy theo đúng trình tự tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần lập biên bản kiểm kê, biên bản tiêu hủy và quyết định thành lập hội đồng tiêu hủy.
Lập báo cáo quyết toán tình hình sử dụng hóa đơn (mẫu BC26/AC): Báo cáo này cần được gửi bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế, nhằm xác nhận số lượng hóa đơn đã sử dụng, chưa sử dụng hoặc tiêu hủy.
Lưu trữ hồ sơ hủy hóa đơn tại doanh nghiệp: Hồ sơ gồm biên bản kiểm kê, biên bản hủy, quyết định thành lập hội đồng tiêu hủy và thông báo hủy (mẫu TB03/AC) cần được lưu trữ đầy đủ, phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra sau này.
Bắt đầu sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử mới: Khi đã nhận được thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể chính thức sử dụng phần mềm để khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử mỗi khi phát sinh giao dịch hàng hóa, dịch vụ.
Không cần thông báo phát hành hóa đơn mới: Theo Nghị định 123, doanh nghiệp không còn phải làm thủ tục thông báo phát hành mẫu hóa đơn, số lượng và thời gian sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế như trước đây.
Việc nắm rõ hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và các bước sau khi được chấp nhận sẽ giúp doanh nghiệp chuyển đổi thuận lợi, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro pháp lý trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử.
7. Kiểm tra tình trạng hồ sơ sau khi nộp
Dưới đây là các bước kiểm tra tình trạng sau khi nộp hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử dành cho doanh nghiệp:
Nhập các thông tin cần thiết như mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha.
Nhấn “Tìm kiếm” để kiểm tra trạng thái hóa đơn.
Nếu hệ thống hiển thị trạng thái “Đã cấp mã hóa đơn”, nghĩa là hóa đơn đã được chấp nhận.
Nếu không thấy thông tin hóa đơn, cần kiểm tra lại thông tin nhập hoặc liên hệ với cơ quan thuế để xác nhận.
Bước 5: Liên hệ với cơ quan thuế
Nếu sau khi thực hiện các bước trên mà vẫn không nhận được phản hồi hoặc không xác định được tình trạng hồ sơ, doanh nghiệp nên chủ động liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế quản lý để được hỗ trợ và xác nhận tình trạng hồ sơ.
8. Câu hỏi thường gặp về đăng ký hóa đơn điện tử
8.1 Ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử có nhất thiết phải trùng nhau không?
Có, ngày lập hóa đơn điện tử được xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
8.2 Người mua có bắt buộc phải ký trên hóa đơn điện tử hay không?
Không bắt buộc với người mua, tiêu thức chữ ký điện tử chỉ bắt buộc với người bán. Chỉ những trường hợp người mua có thỏa thuận ký số với người bán từ trước thì mới buộc phải ký.
8.3 Bên bán phải lưu trữ hóa đơn điện tử không?
Có, người bán (và cả tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT nếu hóa đơn khởi tạo từ hệ thống của họ) phải lưu trữ HĐĐT theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (hiện hành là 10 năm). Cần sao lưu dữ liệu ra vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến để bảo vệ.
8.4 Thời điểm bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn sang Nghị định 123 & Thông tư 78 là khi nào?
Toàn bộ doanh nghiệp bắt buộc chuyển đổi xong trước ngày 01/07/2022. Riêng 6 tỉnh thành thí điểm phải hoàn thành trước ngày 01/04/2022.
8.5 Trường hợp doanh nghiệp của tôi không chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC thì có bị phạt không?
Tính tới thời điểm hiện tại thì không có quy định về việc phạt đối với trường hợp này được đề cập trong nguồn.
8.6 Doanh nghiệp chúng tôi chuyển đổi hóa đơn sang Thông tư 78 thì có cần phải hủy hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử theo Thông tư 32 không?
Có, sau khi chuyển đổi và được cơ quan thuế chấp nhận tờ khai đăng ký sử dụng theo Thông tư 78, doanh nghiệp phải ngừng xuất hóa đơn cũ, hủy hóa đơn giấy và HĐĐT theo Thông tư cũ trước khi sử dụng hóa đơn theo Thông tư 78 và làm báo cáo quyết toán tình hình sử dụng hóa đơn BC26/AC.
8.7 Sử dụng hóa đơn có mã theo Thông tư 78/2021/TT-BTC thì gửi dữ liệu lên cơ quan thuế như thế nào?
Mặc định dữ liệu hóa đơn được truyền lên thuế ngay tại thời điểm ký phát hành hóa đơn.
Kết luận
Việc đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ là tuân thủ quy định pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, như tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý và minh bạch trong giao dịch. Để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cần thiết và thực hiện đúng quy trình đăng ký theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Sự hỗ trợ từ các giải pháp công nghệ hiện đại, như phần mềm hóa đơn điện tử của Bizzi, sẽ giúp doanh nghiệp triển khai nhanh chóng và hiệu quả.
